ایجاد تحول در مدیریت فناوری اطلاعات برای مواجهه با چالش‌ها
منبع: مک‌کنزی ۲۰۱۱
مدل تازه‌ای برای مدیریت فناوری اطلاعات ارائه شده است که بهره‌وری کف کارخانه را با کاهش هزینه‌ها افزایش دهد. این مدل مبتنی بر نوآوری و سرعت برای تطبیق با تغییرات پرشتاب است.
مترجم: محمدجعفر نظری
منبع: مک‌کنزی ۲۰۱۱
مدل تازه‌ای برای مدیریت فناوری اطلاعات ارائه شده است که بهره‌وری کف کارخانه را با کاهش هزینه‌ها افزایش دهد. این مدل مبتنی بر نوآوری و سرعت برای تطبیق با تغییرات پرشتاب است. با اینکه چند دهه از ورود فناوری اطلاعات به سازمان‌ها می‌گذرد، این امر همچنان برای مدیران مبهم است. در اغلب مواقع، پیوند بین هزینه‌ها و عملکرد در این حوزه شفاف نیست؛ در نتیجه، سازمان‌ها احساس می‌کنند که تنها کاری که باید انجام دهند استخدام یک مدیر ارشد اطلاعات (CIO) شایسته است. آنها بر این باورند که با صرف پول بیشتر می‌توان در ارتباط با فناوری اطلاعات بهره‌وری بیشتری کسب کرد؛ اما بحران اقتصادی اخیر سازمان‌ها را به بازاندیشی در نقش بنیادین فناوری اطلاعات برانگیخته است.
در اکثر سازمان‌ها ورود فناوری اطلاعات در قالب یک بخش پشتیبانی انجام می‌گیرد که منجر به شکل‌گیری یک رویکرد تک‌بعدی در مدیریت می‌شود. در حالی که محصولات فناورانه، ارتباطات دوسویه آن و پویایی و تداوم محیط اطلاعاتی، فناوری اطلاعات را در عرصه سازمان‌ها پیشتاز کرده و فرصت‌های بسیار مناسبی را برای رشد کسب‌و‌کار و جلب توجه مشتریان فراهم می‌کند. افزون بر این، فناوری اطلاعات با توانمندسازی روش‌هایی مانند فنون مدیریت ناب، ارزش خود را به عنوان عاملی در کاهش اتلاف و افزایش بهره‌وری بیش از پیش آشکار کرده است.
این شناخت عمیق‌تر نسبت به ظرفیت فناوری اطلاعات یک مدل مدیریتی جدید را پایه‌گذاری کرده که از دو مقوله تشکیل شده: فناوری اطلاعات کارخانه و فناوری اطلاعات توانمندساز . فناوری اطلاعات کارخانه مجموعه فعالیت‌های مربوط به فناوری اطلاعات در سازمان و به کارگیری درس‌هایی از فعالیت‌های کارخانه است که افزایش کارآیی، بهینه‌سازی تحویل کالا به مشتریان و کاهش هزینه‌های سربار را تحقق می‌بخشد. فناوری اطلاعات توانمندساز معطوف به کمک به سازمان‌ها در برای پاسخگویی اثربخش‌تر به نیازهای متغیر کسب‌و‌کار و کسب مزیت رقابتی از طریق نوآوری و رشد است.
این رویکرد فراتر از آن است که صرفا بخش‌های سازمان را ناچار به گسترش رهبری و درگیرشدن در تغییرات سازمانی بداند، بلکه در این رویکرد، مدیران باید مهارت‌های متفاوتی را بیاموزند. ضمن آنکه شفافیت بیشتر و معیارهای بهتری باید برای پیکربندی و معماری فناوری اطلاعات در نظر گرفته شوند. در نتیجه این فعالیت‌های دشوار، مدیران نیازمند جلب همکاری شرکای جدیدی در زمینه فناوری اطلاعات برای پشتیبانی از نوآوری خواهند بود. مدیران در این راه باید از این خبرگان فناوری به عنوان اعضای اصلی گروه مدیریتی خود استفاده کنند و انگیزه‌ها و پاداش‌های بیشتری را برای بهبود عملکرد آنان در نظر بگیرند.
فناوری اطلاعات کارخانه: ارائه خدمات با کارآیی بیشتر
ترکیب عناصر محوری بخش‌های فناوری اطلاعات در سازمان‌ها در دهه اخیر نسبت به گذشته تغییرات عمده‌ای یافته است. ده سال پیش برای سازمان‌ها بسیار دشوار بود که نرمافزارهای ویژه‌ای را برای بخش‌های مختلف خود ایجاد کنند؛ اما امروزه بسیاری از نرمافزارهای قابل تغییر به بازار ارائه شده‌اند که می‌توانند این نیازها را برطرف کنند. به همین صورت، سرورهای گران و تک‌هدفه‌ای در سال‌های پیش رواج داشتند که نیازمند استخدام نیروهای پشتیبانی مخصوص بودند. این سیستم‌ها را امروزه می‌توان با سرورهای کالا جایگزین کرد که مدیریت آنها را می‌توان از کیلومترها دورتر به انجام رساند.
افزون بر این، این سکوهای استاندارد را هم‌اکنون می‌توان با فرآیندهای بالغی برای مدیریت جنبه‌های پیچیده فناوری اطلاعات همراه کرد. برای این کار می‌توان از یک زیرساخت مبنایی و نرمافزارهای مختلف مربوط به هر کدام از بخش‌های کسب‌و‌کار استفاده کرد. با این پیکربندی، فرآیندهای فناوری اطلاعات را می‌توان با یک ساختار جدید و بهبودیافته و با استفاده از آمیزه‌ای از تکنیک‌های ناب خودکارسازی و رایانش ابری در جهت کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت مورد استفاده قرار داد. نتایج تازه‌ترین پیمایش فناوری ما نشان می‌دهد که سازمان‌ها چگونه استفاده از برخی از این تجارب را آغاز کرده‌اند.
فناوری اطلاعات صنعتی: به کارگیری فنون سنتی مدیریت کسب‌و‌کار در فناوری اطلاعات
استانداردسازی، نیاز به منابع و توسعه‌های تخصصی برای پشتیبانی از فناوری اطلاعات را کاهش می‌دهد. این امر به سازمان‌ها اجازه می‌دهد که از روش‌های اثبات‌شده مدیریتی برای کاهش هزینه‌های فناوری اطلاعات استفاده کنند. فنون مدیریت ناب بسیار فراتر از تولید رفته‌اند؛ به‌گونه‌ای که می‌توان از آنها برای بهره‌گیری از گونه‌های مختلفی از خدمات کارشناسی در زمینه فناوری اطلاعات استفاده کرد. یک شرکت معمولا می‌تواند با روان‌سازی فرآیندها، خودکارسازی کارهای تکراری و حذف دوباره‌کاری‌ها از طریق فناوری اطلاعات، سودآوری خود را تا ۲۰ تا ۳۰ درصد افزایش دهد. منابع عمده اتلاف در فناوری اطلاعات عبارتند از: تعبیه کارکردهای غیرضروری، بروز گلوگاه‌های جریان کاری در نتیجه آموزش ناکافی و دوباره‌کاری حاصل از ایرادات سیستم و تغییر نیازمندی‌های سیستم.
سازمان‌ها همچنین می‌توانند با جایگزینی سیستم‌های سفارشی با گزینه‌های استانداردشده (همچون خدمت‌دهنده وب یا سکوهای ایمیل که از سخت‌افزار، نرم‌افزار و سطوح پشتیبانی مشترک استفاده می‌کنند و همچنین کاتالوگ‌های خدمات بهره بسیار ببرند. این بهبودها شفافیت هزینه‌ها را افزایش می‌دهند و فرصت‌های روشنی را برای سازمان به ارمغان می‌آورند تا در عین افزایش کارآیی، آزادی عمل بیشتری در سفارشی‌سازی ویژگی‌ها و کارکردهای خاص به واحدهای مختلف کسب‌و‌کار داده شود. سازمان‌ها همچنین باید بفهمند که تمامی فرآیندها ارزش یکسانی ندارند؛ بنابراین، تخصیص خدمات و سطوح پشتیبانی باید طبق اولویت بر اساس ارزش فرآیندها انجام گیرد.
طبق تجربه ما، در نظر گرفتن این ملاحظات و اعمال آنها معمولا بهره‌وری نیروی کار را به دو برابر افزایش می‌دهد؛ زیرا با استفاده از این روش‌ها یا توزیع نیروی کار اثربخش‌تر می‌شود یا اینکه تعداد آنها کاهش می‌یابد. افزون بر این، یک محیط فناوری اطلاعات استاندارد سازمان‌ها را قادر می‌کند که از میان فروشنده‌های مختلف راهکارهای فناوری اطلاعات که خدمات خود را در مقیاس‌ها و با مهارت‌های مختلف ارائه می‌کنند مناسب‌ترین فروشنده را انتخاب کنند.
فناوری اطلاعات در یک چرخه سرمایه‌گذاری بسیار درازمدت عمل می‌کند که متشکل از پروژه‌های بزرگ و چندساله، برون‌سپاری‌های فراوان و برقراری زیرساخت‌های پایدار است. با شدت گرفتن تغییرات کسب‌و‌کار و نیاز به پاسخگویی به شرایط متغیر و پویای کسب‌و‌کار، رهبران فناوری اطلاعات در تنگنای این سرمایه‌گذاری‌ها قرار گرفته‌اند. بخش‌های فناوری اطلاعات به دو روش خود را با این تغییرات هماهنگ می‌کنند:
• رایانش ابری: این فناوری دسترسی به اطلاعات، ذخیره‌سازی و پردازش را از طریق یک ارائه‌دهنده خدمت خارج از سازمان فراهم می‌کند. این شیوه سازمان‌ها را قادر می‌کند که پردازش اطلاعات را به عنوان یک خدمت خریداری کنند و از سرمایه‌گذاری در زیرساخت‌ها و ظرفیت‌های فناوری اطلاعات و استخدام افراد برای پشتیبانی آنها دوری کنند. مثلا روزنامه نیویورک تایمز بیش از صد سال از بایگانی مقالات خود را طی بیست‌وچهار ساعت با استفاده از سرویس رایانش ابری amazon توانست روی سایت خود قرار دهد بدون اینکه نیاز به پیکربندی و راه‌اندازی زیرساخت‌های فناوری اطلاعات در سازمان خود داشته باشد. از آنجا که نیویورک تایمز فقط یکبار می‌خواست این کار را انجام دهد، صرفه بسیار زیادی از این کار حاصل کرد.
• توسعه چابک نرم‌افزار: فناوری‌های اطلاعاتی حول محورهایی حرکت می‌کنند که تاکید آنها بر توسعه سیستم‌ها با سرعت و تکرار بیشتر از طریق تعاملات نزدیک با کاربران، بازخورد مستمر و پالایش برنامه‌نویسی است. امروزه این شتاب افزایش یافته و می‌توان سیستم‌ها و قابلیت‌های جدیدی را در چند هفته یا چند ماه به سازمان‌ها ارائه داد. در گذشته این قابلیت‌ها در چند سال حاصل می‌شد. توسعه چابک ممکن است برای هر پروژه‌ای سودمند نباشد؛ اما از آنجا که این رویکرد در زمان تغییر نیازهای کسب‌و‌کار اثربخش‌ترین رویکرد است، سازمان‌های بسیاری در حال بهره‌گیری از آن هستند.
دو شیوه مذکور می‌توانند با صرف هزینه‌های کمتر و کاهش زمان پاسخگویی پرشتاب‌تر، فناوری اطلاعات کارخانه را سریع‌تر و دقیق‌تر کنند.
پیاده‌سازی فناوری اطلاعات کارخانه
در حالی که این مدل فناوری اطلاعات نیازمند ساختاردهی مجدد ریشه‌ای نیست؛ اما مستلزم تغییراتی هدفمند در استعدادهای سازمان، پاسخگویی و شیوه اداره سازمان است. مدیران باید از این فرصت برای روان کردن بخش فناوری اطلاعات استفاده کنند و در پی ایجاد تعادلی بین کیفیت خدمات و صرفه‌جویی در هزینه‌ها باشند. مدل مورد نظر باید به اهداف زیردست پیدا کند تا موفق قلمداد شود:
• اطمینان حاصل کند که مشتریان از حفظ کیفیت مواد اولیه به‌کاررفته در ساخت کالا خیال آسوده‌ای دارند. ضمن آنکه نتایج ملموسی نیز برای کاربران درون‌سازمانی فناوری اطلاعات کسب خواهد شد.
• ارائه خدمات از طریق یک فرآیند شفاف انجام گیرد که دارای معیارهایی آشکار و ملموس باشد تا تضمین شود که طرح‌ریزی برای محیط اطلاعاتی فناوری اطلاعات در هماهنگی با نیازهای کسب‌و‌کار است و با روندهای بازار هم سازگاری دارد. به این منظور باید مدیرانی مسوولیت فناوری اطلاعات سازمان را بر عهده گیرند که علاوه بر داشتن مهارت‌ها و انگیزه‌های لازم برای ایجاد شراکت اثربخش در سراسر سازمان، در به کارگیری فنون ناب و اعمال بهبودهای مستمر نیز تجربه کافی داشته باشند.
توانمندسازی سازمان: پشتیبانی از نوآوری و ایجاد ارزش برای کسب‌و‌کار
توانمندسازی فناوری اطلاعات به عنوان تکمیل‌کننده مدل کارخانه در جنبه بازار مطرح است. تاکید بر نوآوری نیازمند سه چیز است: دسترسی آسان به اطلاعات مرتبط؛ تمایل به آزمون و یادگیری و همکاری نزدیک. توانمندسازی فناوری اطلاعات با توسعه فرآیندها و فناوری‌هایی برای ایجاد کانال‌های تازه فروش، طراحی ویژگی‌های تازه برای محصولات و افزایش وفاداری مشتریان از طریق سیستم‌های پیشنهاددهنده برخط به سازمان‌ها در حصول این اهداف کمک می‌کند.
تبدیل داده‌های خام به آگاهی‌های مفید
افزایش حجم و تنوع داده‌ها توانایی سازمان‌ها برای ردیابی، غربال و تحلیل اطلاعات و تبدیل آنها به آگاهی‌های مفید و عملی را کاهش داده است. در این حال سازمان‌هایی که سیستم اطلاعاتی اثربخشی دارند می‌توانند از فرصت‌های جدید برای پاسخگویی سریع‌تر به تغییرات نامشهود بازار استفاده کنند. مثلا با افزایش حجم داده‌های مربوط به سلامت و سوابق درمانی بیماران، شرکت‌های دارویی به سیستم‌هایی نیاز دارند که این اطلاعات را سازمان‌دهی و ذخیره‌سازی کنند تا اثربخشی داروها بر بیماران افزایش یابد.
حل و فصل این موضوعات نیازمند تشکیل یک گروه میان‌بخشی از خبرگان فناوری اطلاعات، تحلیلگران آماری و رهبران کسب‌و‌کار است. فناوری اطلاعات باید قابلیت‌های فنی جدیدی را برای مدیریت داده‌های بزرگ فراهم کند و رهبران فناوری اطلاعات باید ارتباط نزدیک‌تری با گروههای مدیریتی داشته باشند تا بتوانند حداکثر ارزش را از این فرصت ایجاد کنند.
فناوری Web ۲/۰ مدل‌های تعامل جدیدی را ارائه می‌کند.
فناوری اطلاعات در شکل سنتی متمرکز بر تراکنش‌های طولانی مدتی برای طرح‌ریزی منابع سازمانی (ERP)، زنجیره‌های ارزش و مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) بود. این تمرکز هم‌اکنون معطوف به ابزارهای
Web ۲.۰ است که تراکنش‌های متنوع‌تر و پیچیده‌تری را مورد پشتیبانی قرار می‌دهند و مبتنی بر نوآوری و بازنگری مکرر هستند. این ابزارها از نظر پیچیدگی از بلاگ‌های مدیریتی ساده تا پورتال‌های پیچیده‌تر را در بر می‌گیرد؛ جایی که کاربران می‌توانند مجموعه‌های داده‌های با همکاری یکدیگر مورد تحلیل قرار دهند.
اغلب اوقات این شکل‌های جدیدتر از تبادل دانش با سرمایه‌گذاری اندکی قابل دستیابی هستند؛ زیرا محتوای آنها تا حد زیادی به‌وسیله کاربران تولید می‌شود و عمدتا با نرم‌افزارها و زیرساخت‌های موجود سازگار هستند. یعنی تنها سیستم‌های تراکنشی موجود را اصلاح می‌کنند و به کلی جایگزین آن نمی‌شوند؛ در نتیجه افزایش ارزش سرمایه‌گذاری فناوری اطلاعات را همزمان با کاهش هزینه‌ها ممکن می‌سازند. از آنجا که تحول این ابزارهای همکاری به‌وسیله کاربران جهت‌دهی می‌شود، استراتژ‌ی‌هایی که کاربران و سبک کار آنان را در این‌گونه سیستم‌ها مورد پشتیبانی قرار می‌دهند بسیار اثربخش هستند. هرچند که این تلاش‌ها چالش‌انگیزند؛ اما می‌توانند بازدهی زیادی داشته باشد. توانمندسازی فناوری اطلاعات می‌تواند حامی فرهنگ نوآورانه سازمانی هم باشد
برای اینکه مدل توانمندسازی فناوری اطلاعات بهتر کار کند به سه بخش زیر نیاز دارد:
• گروههای کانونی چابک، منعطف و متمرکزی که هم به سرپرست واحد خود پاسخگو هستند و هم به مدیر ارشد اطلاعات.
• یک رویکرد کیفی‌تر به سنجش عملکرد: تمرکز بر میزان تأثیری که تیم فناوری اطلاعات بر اثربخشی واحدهای کسب‌و‌کار می‌گذارد.
• رهبران فناوری اطلاعات بسیار دانشمند و دارای شخصیت مورد پذیرش باشند؛ ضمن آنکه اعضای گروه فناوری اطلاعات باید به عنوان بخشی جدانشدنی و تمام وقت از بخش‌های کارکردی و سازمانی باشند که در آن مشغول به کار هستند.
با اینکه سازمان‌های پیشرو ممکن است این اصول را بر مبنای نیازهای کسب‌و‌کار و فرهنگ خاص خود به صورت های مختلف پیاده‌سازی کنند، اما به اعتقاد ما در مجموع یک روش واحد باید پیگیری شود. فناوری اطلاعات کارخانه با کاهش هزینه‌هایی که در پی دارد می‌تواند منابع مالی مورد نیاز برای موج بعدی نوآوری در توانمندسازی فناوری اطلاعات را تأمین کند. ترکیب بهره‌وری کارکردی و ایجاد ارزش برای کسب‌و‌کار یک مزیت رقابتی خواهد بود. بهره‌گیری از مدیران مناسب و شایسته نخستین گام در ایجاد این ارزش است.
ارسال نظر