فرهنگ کسب و کار در ژاپن

کوشان غلامی

بخش چهارم

جلسات در ژاپن

سر وقت حاضر شدن در جلسات، بسیار مهم، و نشانه احترام به سایر حاضران است. با این وجود به دلیل ذات تعاون محور فرآیند تصمیم‌گیری در ژاپن، در اکثریت قریب به اتفاق موارد، تعیین زمان دقیق اتمام جلسه دشوار است. پس همیشه مدت‌زمان را قدری بیشتر از میزانی که برای حصول نتایج تخمین می‌زنید، در نظر بگیرید. جلسات معمولا با بحث‌های مودبانه غیر تجاری پیرامون موضوعاتی چون دوستان و رابط‌های مشترک، صلاحیت‌های شرکت شما، غذای ژاپنی و نظایر آن آغاز می‌شوند. از این که وقت خود را به بحث پیرامون چنین مسائلی می‌گذرانید، خشمگین نشوید؛ چرا که این پدیده، یک عنصر حیاتی در فرآیند برقراری ارتباط به شمار می‌رود. تنها هنگامی ‌که خطر خسارت دیدن جدی شد، بی‌صبری خود را اظهار کنید.

مفهوم وا (Wa) که احتمالا بهترین ترجمه برای آن هماهنگی است، بطن رویکرد ژاپنی تشکیل جلسات است. هر چند جست‌وجوی راه‌حل‌ها بسیار مهم است؛ اما این مهم نمی‌بایست به قیمت از دست رفتن آرامش حاصل شود. هیچ یک از حاضران مایل به بیان یک عقیده چالش بر انگیز نخواهد بود؛ چرا که این عمل احتمالا منجر به بروز تعارض و تاثیر سوءنهادن بر وا می‌گردد.

در ژاپن تصمیمات طی یک فرآیند هم اندیشی کامل در جلسات و با رعایت خدشه‌ناپذیر وا اتخاذ می‌شوند. نتیجتا ممکن است فرآیند تصمیم‌گیری بسیار طولانی و خسته‌کننده به نظر برسد. در چنین موقعیت‌هایی شکیبایی بسیار مهم است: اظهار بی‌صبری و ناشکیبایی بر وا اثر منفی می‌گذارد.

کارت‌های کسب‌و‌کار

هنگام مذاکرات تجاری در ژاپن، بسیار حائز اهمیت است که تعداد کافی از کارت‌های کسب و کار، که اطلاعات به زبان ژاپنی پشت آن درج شده باشد، به همراه داشته باشید. این کارت‌ها در مراحل اولیه مذاکره و به شکلی رسمی ‌ارائه می‌شوند. کارت‌ها را با دو دست بگیرید و با دو دست تحویل دهید. (آن سوی کارت که به زبان ژاپنی نوشته شده است، بالا قرار گیرد.)

با کارت‌های تجاری طرفین ژاپنی با احترام رفتار کنید: هر ورق به منزله یک انسان است. روی کارت‌ها چیز اضافه‌ای ننویسید و آنها را جا نگذارید؛ رفتار‌هایی از این دست حمل بر بی‌احترامی‌خواهد شد. در حین جلسات کارت‌ها را با دقت روی میز مقابل خود قرار دهید و کارت‌های مربوط به افراد ارشد را بالاتر قرار دهید.

هدیه دادن

هدیه دادن یک جزء بومی ‌و سنتی در حیات تجاری ژاپن است و نباید با مسائلی از قبیل فساد مالی و رشوه اشتباه گرفته شود. لازم نیست هدیه خیلی گرانقیمت باشد؛ ولی همواره می‌بایست از کیفیت بالایی برخوردار باشد. مهم است که در سفر به ژاپن همواره تعدادی هدیه کوچک همراه خود داشته باشید و آنها را به دوستان و رابط‌های قدیمی ‌و جدید خود تقدیم کنید.

هدایا حتما می‌بایست کادو شده باشند. هدایا را در بسته‌های چهارتایی یا ۹ تایی تقدیم نکنید؛ چرا که این اعداد نحس قلمداد می‌شوند. هر شیء تیز گوشه نشانگر تمایل به اتمام رابطه است.

همیشه مدت زمان را قدری بیشتر از میزانی که برای حصول نتایج تخمین می‌زنید، در نظر بگیرید.

کار گروهی در ژاپن

در واقع ژاپنی‌ها جلسات تمرینی تیم‌سازی را نمی‌گذرانند؛ آنها ذاتا گروه محور هستند که این قضیه در باطن نیز برای اعمال یک رویکرد هم‌اندیشانه در مسائل نهفته است. فرآیند ایجاد فضای همکاری یا نماواشی (Nemawashi ) متضمن حصول توافقات اصلی پیش از آغاز جلسه رسمی، به منظور اجتناب از هر گونه تعارض و درگیری در جلسات است. بنا براین اگر با حضور در جلسه‌ای انتظار دارید موضوعات به شیوه‌ای مستقیم و صریح بیان شوند، تقریبا همیشه ناامید خواهید شد.

همچنین لازم است که هر یک از اعضای گروه، در برابر دیگر اعضا تعظیم کند که این نیز در کنار برخی رفتار‌های دیگر، برخاسته از این باور سنتی است که افراد باید خاکسار و فروتن باشند. فخر فروشی برخاسته از فرهنگ غربی، رفتاری بچگانه و شرم آور تلقی می‌شود.

لازم است که هر یک از اعضای گروه، در برابر دیگر اعضا تعظیم کند.