اختیاراتی که بهتر است واگذار شوند

پوریا اولادزاد

تفویض اختیار فرآیند انتقال وظایف به رده‌های پایین‌تر سلسله مراتب سازمان و اعطای قسمتی از اختیارات مدیر به کارکنان است. به‌‌طور کلی دو نوع تفویض اختیار وجود دارد: محول کردن وظایف جدید و متفاوت به فرد به همراه اختیارات لازم برای انجام آنها یا دادن اختیارات مشخص بیشتر به فرد برای انجام وظایف قبلی خود.

باید توجه داشت که در هر دو نوع تفویض اختیار مطرح شده انتقال اختیارات، مسوولیت تفویض کننده را سلب نمی‌کند و او به هر حال در برابر وظیفه تفویض شده خود مسوول است. در اینجا سعی شده است نگاهی کاربردی به تفویض اختیار ارائه گردد. دلایل زیر سبب می‌شود که تفویض اختیار امری مهم تلقی گردد:

۱- بسیاری از مدیران دارای مشغله فراوان بوده و همواره بیشتر از ظرفیت خود فعالیت می‌کنند ۲- بسیاری از مدیران به کارکنان خود امکان استفاده از توانایی‌ها و پتانسیل‌های فردیشان را نمی‌دهند ۳- بسیاری از سازمان‌ها مشکلات جدی در امر جانشین پروری دارند ۴- بسیاری از مدیران دچار محدودیت زمانی برای انجام فعالیت‌های کلیدی خود بخصوص در امر برنامه‌ریزی هستند ۵- بسیاری از سازمان‌ها با وجود اینکه نیروهای متخصص فراوانی دارند، ولی در کیفیت تصمیمات خود دچار مشکل هستند. علاوه بر موارد فوق می‌توان به مزایای تفویض اختیار برای مدیر، کارکنان و سازمان نیز اشاره کرد. تفویض اختیار در مدیریت زمان به مدیر یاری رسانده و به توسعه و رشد مدیر کمک می‌کند.

یک مدیر نیز مانند سایر افراد برای توسعه خود نیاز به انگیزه و کسب توانایی‌های لازم دارد، کسب توانایی‌های جدید نیاز به زمان داشته و تفویض اختیار موثر و مناسب می‌تواند این زمان را برای مدیر به ارمغان آورد.

به یاد داشته باشیم که بسیاری از سازمان‌ها به علت اینکه مدیرانشان در سطحی از توانایی متوقف شدند، نتوانستند به رشد خود ادامه دهند. از سوی دیگر تفویض اختیار موثر، سبب رضایت‌، رشد و توانمندی کارکنان سازمان می‌گردد.

رشد مدیران و کارکنان سازمان باعث رشد خود سازمان شده، به جانشین پروری در سازمان کمک کرده و در صورتی که در زنجیره ارزش سازمان به درستی تعریف شود، می‌تواند سبب افزایش بهره‌وری در سازمان گردد. با توجه به مزایای یاد شده از تفویض اختیار باز هم مدیران دلایل زیر را به عنوان علل عدم تفویض اختیار بیان می‌کنند؛ تصمیمات مدیران شامل اطلاعات محرمانه است (آیا همه تصمیمات مدیران شامل اطلاعات محرمانه است؟) تصمیمات مدیران بسیار مهم هستند، مدیران وظایف را بهتر از کارکنان انجام می‌دهند، برخی از وظایف برای مدیران بسیار جذاب و لذت بخش است (این موضوع در مورد مهندسانی که مدیر هستند بیشتر دیده می‌شود، به عنوان مثال مهندس نرم‌افزاری که مدیر واحدی شده است؛ به علت علاقه به کد نویسی بسیاری از کارهای کدنویسی را نیز انجام می‌دهد‌، این امر سبب می‌شود زمان کافی برای انجام وظایف کلیدی مدیریت خود نداشته باشد)، توضیح بسیاری از وظایف برای کارکنان دشوار است‌، نظارت بر بسیاری از وظایف دشوار است و در برخی از کارها اگر اشتباهی صورت گیرد بسیار مشهود بوده و برای یک مدیر موفق چندان مطلوب نیست. مدیرانی که دلایل فوق را ابراز می‌دارند معمولا دارای یک یا چند ویژگی از ویژگی‌های زیر هستند که در واقع این ویژگی‌ها سبب می‌شود آنها تفویض اختیار نکنند. اولین ویژگی نیاز شدید مدیر به قدرت است‌، دو نوع نیاز به قدرت را می‌توان برشمرد؛ مدیرانی که این احساس نیاز را برای دستیابی به منافع شخصی خود دارند و مدیرانی که نیاز به قدرت را برای دستیابی به منافع اجتماعی در خود احساس می‌کنند . در هر دو نوع، بخصوص نوع اول چون فرد احساس می‌کند تفویض اختیار از محدوده اعمال قدرتش می‌کاهد از آن اجتناب می‌کند. ویژگی دوم احساس عدم امنیت است‌، مدیر احساس می‌کند با تفویض اختیار برای خود رقیب ایجاد کرده و از سوی دیگر چون مسوولیت انجام وظیفه در نهایت با خود مدیر است، اگر وظیفه به درستی انجام نشود، خود مدیر بایستی پاسخگو باشد.

ویژگی سومی ‌که سبب شود مدیر تفویض اختیار نکند، احساس نیاز فراوان دستیابی به موفقیت در مدیر است و از آنجاکه مدیر نمی‌خواهد موفقیت را با کسی تقسیم کند، وظایف را تفویض نمی‌کند. ویژگی دیگری که وجودش در مدیر مانع علاقه او به تفویض اختیار می‌شود‌، کمال‌گرا بودن است‌، افراد کمال گرا همه کار‌ها را مهم و فوری می‌دانند و معتقدند که همه کارها باید کامل و به درستی صورت گیرد و از آنجا که در نتیجه تفویض اختیار احساس می‌کنند اختیار کار از کنترلشان خارج شده است مدام نگران بوده و بدین سبب‌ترجیح می‌دهند همه وظایف مربوطه را خود انجام دهند.

آخرین مورد در افرادی دیده می‌شود که در برقراری ارتباط با دیگران دچار مشکل هستند. این امر سبب می‌شود که فرد توانایی انتقال انتظارات خود در مورد وظیفه تفویض شده را نداشته باشد و به دلیل عدم برقراری ارتباطات موثر، مدام قضاوت‌های نادرست نماید، همین موضوع سبب می‌شود که مدیر نتواند به افراد جهت تفویض اختیار اعتماد نماید. از سوی دیگر، بسیاری از مدیران مطرح می‌کنند که آنها خود علاقه به تفویض اختیار دارند و از مزایای آن با خبر هستند، اما در اکثر مواردی که سعی کرده اند وظایفی را تفویض کنند، آن وظیفه به خوبی انجام نشده است.

باید توجه کرد که هر تفویض اختیاری موجب نتیجه مطلوب نمی‌شود، بلکه یک تفویض اختیار موثر می‌تواند مزایا و نتایج مناسبی را برای مدیر‌، کارکنان و سازمان به ارمغان آورد. در یک تفویض اختیار موثر بایستی به چهار مورد توجه نمود: ۱- چه چیزی را باید تفویض نمود؟ ۲- قبل از تفویض اختیار چه باید کرد؟ ۳- پس از آنکه وظایف تفویض گردید به چه مواردی باید توجه نمود؟ ۴- پس از به پایان رسیدن وظیفه چه باید کرد؟

چه وظایفی را تفویض کنیم؟ وظایفی را که کارکنان بهتر از مدیر می‌توانند انجام دهند، وظایفی که فوری بوده، اما اهمیت بالایی ندارند، وظایفی که با مسیر شغلی کارکنان مرتبط است، وظایفی که دشواریشان متناسب با توانایی و انگیزه کارکنان است، هم وظایف خوشایند و هم ناخوشایند را بایستی تفویض کرد (بسیاری از مدیران تنها وظایف ناخوشایند را تفویض می‌کنند‌، به قول خودشان کار گل را باید تفویض نمود)، وظایفی که به نقش کلیدی مدیر مربوط نمی‌شود را می‌توان تفویض کرد.

قبل از تفویض اختیار چه باید کرد؟ مسوولیت‌ها به دقت مشخص گردد و زمان ارائه نتایج به روشنی مشخص شود، اگر کارکنان تجربه کافی ندارند، مراحل انجام کار بایستی به دقت برایشان مشخص و تعریف گردد، اختیارات لازم برای انجام وظیفه داده شود و حدود این اختیارات بخوبی مشخص گردد.، به‌جز اختیارات لازم به سایر منابع مورد نیاز جهت تفویض فکر شود، مشخص شود که گزارش باید چگونه ارائه گردد( نوع‌، شکل و اینکه هر چند وقت یک‌بار باید گزارش ارائه و در گزارش به چه مواردی اشاره شود به‌‌طور کامل مشخص گردد)، باید مطمئن شد کارکنان مسوولیت تفویض شده را پذیرفته‌اند. در این مورد بهتر است به ملاحظات فرهنگی نیز توجه شود، اما توصیه می‌شود با توجه به فرهنگ حاکم حتما قبل از تفویض اختیار از فرد مورد نظر بازخورد گرفته و تا آنجا که امکانش وجود دارد تفویض اختیار به‌صورت عملیاتی در آید، در نهایت به فردی که قرار است به او وظایف تفویض گردد این اطمینان داده شود که خود مدیر برای رفع مشکلات احتمالی در کنار اوست و از او حمایت می‌کند، در همین راستا برای فرد مشخص شود که مدیر در چه زمان‌هایی برای مراجعه او حضور دارد و فرد چگونه می‌تواند به مدیر مراجعه نماید.

پس از آنکه وظایف تفویض گردید به چه مواردی باید توجه نمود؟ بهتر است افراد دیگر توسط مدیر از حدود اختیارات جدیدی که به فرد تفویض شده مطلع شوند، این موضوع هم مانع از وقوع تعارضات شده و هم سبب می‌شود که فرد مربوطه اعتبار لازم را بین سایرین جهت اعمال اختیارات جدید خود کسب نماید، پیشرفت وظیفه تفویض شده از راه‌های مناسبی نظارت شود، راه‌هایی جهت دسترسی فرد به اطلاعات مورد نیاز خود فراهم گردد، حمایت و مساعدت لازم صورت گیرد، اما به هیچ‌وجه تفویض اختیار صورت گرفته پس گرفته نشود، به کارکنان کمک شود که روش‌های حل مساله را به‌‌طور موثر فرا گرفته و به‌کار برند و همواره نگاهی به‌سوی پیشرفت داشته باشند.

پس از پایان وظیفه تفویض شده نیز بهتر است موضوعاتی مورد توجه قرار گیرد. نظر فرد در مورد اینکه این تفویض اختیار برایش چگونه بود پرسیده شود، دستاوردهای تفویض اختیار برای فرد شناسایی شده و بر جنبه‌های مثبت آن تاکید گردد، از تجربه حاصل برای توانمندسازی کارکنان استفاده شود، این کار می‌تواند از طریق مربیگری یا آموزش موارد مورد نیاز فرد صورت گیرد.

یک تفویض اختیار موثر می‌تواند منافع زیادی را برای خود مدیر، کارکنان و سازمان داشته باشد. آیا شما وظایفی را تفویض می‌کنید ؟ آیا این تفویض اختیار به‌طور موثر صورت می‌گیرد؟