پاسخ به موردکاوی هفته گذشته

موردکاوی هفته گذشته به چالش‌های پیش روی شریل مدیرعامل جدید یک شرکت می‌پرداخت که به صحت گزارش‌های مالی مدیر عامل قبلی مشکوک شده است. سوال مطرح شده این بود که: «آیا شریل باید تجسس در اسناد مالی را انجام دهد یا خیر.» در زیر نظر کارشناسان در این مورد را می‌خوانیم. برای اینکه شریل موفق به در یافتن واقعیت شود، باید تمام تما‌س‌های تلفنی، تقویم‌های مدیران، گزارش‌های خرید و سایر اسناد سازمان را دنبال کند. برای دست یافتن به این اسناد، وکیل او باید به سازمان هدفش مسائل را شرح دهد و چنین کاری بسیار بیشتر از آن چیزی سر و صدا به پا می‌کند که شریل مایل به انجام آن است.

خوب پس شریل این تحقیقات را باید از کجا شروع کند؟ ما در مورد ساختار هیات‌مدیره اطلاعی نداریم. به عنوان یک سازمان حاضر در بورس هموند باید کمیته‌های بازرسی، حقوق دهی و... خود را داشته باشد. این سازمان همچنین ممکن است یک کمیته اخلاق و مسوولیت سازمانی داشته باشد. چنین کمیته‌ای مسلما این احتمال را که ممکن است مدیران برای برنده شدن برخی قراردادها از رشوه استفاده کرده باشند، مد نظر قرار خواهد داد.

پیشنهاد صاحب‌نظران این است که شریل باید در حال حاضر حداقل برای مدتی گزارش کردن وضعیت و شک‌هایش به هیات‌مدیره را نادیده بگیرد و این موضوع به این دلیل نیست که صاحب‌نظران با کارهایی که سازمان می‌کند، موافق هستند. به نظر متخصصان شریل در نهایت مجبور به انجام این تحقیق خواهد شد؛ چرا که این کار درست‌ترین کار ممکن به نظر می‌رسد. ولی قبل از اینکه موضوع را به جنجال بزرگی تبدیل کند، شاید بهتر باشد مدتی صبر کند تا از برخی موارد مطمئن شود. حتی سازمان‌های پلیسی هم در زمان انجام تحقیقات پنهانی بسیاری از کارها را به صورت ناگهانی انجام نمی‌دهند. بازرسان پلیس هم قبل از اینکه یک تحقیق بسیار بزرگ به راه بیندازند، برخی تحقیقات کوچک و بی‌سر و صدا را انجام می‌دهند. شریل باید این تحقیق را انجام دهد. اگر سازمان فاقد کمیته بررسی اخلاقیات است، در این‌صورت شریل باید به سراغ مدیر حسابرسی داخلی سازمان برود.

این موضوع که شریل به محض وارد شدن به این موقعیت جدید با چنین وضعیتی مواجه شده است، بسیار ناراحت‌کننده است.

در بهترین وضعیت اگر شما یک مدیرعامل جدید سازمان باشید که از خارج از سازمان استخدام شده است، یک سوم افراد سازمان موافق شما، یک سوم مخالف شما و یک سوم نسبت به شما بی‌تفاوت خواهند بود. به نظر می‌رسد که در مورد شریل دو سوم این افراد در مقابلش قرارگرفته‌اند و مخالفش هستند. نقطه امیدواری این است که شاید بهترین روش فهمیدن موضع واقعی آدم‌ها که در اینجا همان موافق یا مخالف بودنشان است، در زمان بحران مشخص می‌شود. اگر او به مدیران پیامی مبنی بر تحقیق کردن در مورد هرگونه خلاف در سازمان بفرستد، در این صورت مدیران هر کدام به روش متفاوتی واکنش نشان خواهند داد؛ واکنشی که او می‌تواند از آن برای شناسایی افرادی که او مایل به داشتنشان در تیم مدیریتی‌اش است، استفاده کند.

مشخصا این موقعیت بهترین موقعیت برای تاثیر‌گذاری شریل بر فرهنگ سازمانی است. بسیاری از سازمان‌ها کارکنانشان را تشویق به گزارش موقعیت‌های مشکوک به خلاف‌های اخلاقی می‌کنند و به آنها می‌گویند که از پیامدهای این کار نهراسند. بهترین کاری که شریل می‌تواند در مورد سازمان هموند انجام دهد، تغییر فرهنگ سازمانی است و این موضوعی است که شریل شاید در حال حاضر بهترین موقعیت را برای آن به دست آورده است.

تحقیقات پنهانی در سازمان‌ها در دنیای کنونی از مهم‌ترین اخبار روز هستند. مشکلات زیربنایی که باعث به راه افتادن چنین تحقیقاتی می‌شوند، بسیار پیچیده هستند. هیات مدیران و مدیران ارشد سازمان‌ها باید استراتژی‌هایی برای پیشگیری از قدم‌های اشتباه داشته باشند تا به این ترتیب بتوانند از خطراتی که ممکن است برای خودشان یا سازمانشان ایجاد شود، پیشگیری کنند.

قانون اول این است که به جای مدیریت بحران به مدیریت فرآیند بپردازند. چند سوال که شریل قبل از به راه‌انداختن یک تحقیق داخلی بهتر است بپرسد عبارتند از: آیا سازمان دارای برنامه‌های مخالفت با رشوه هست؟ آیا اعضای هیات‌مدیره برای چنین موقعیتی کارهای لازم را انجام داده‌اند؟ آیا سازمان‌ها تحقیقات قبلی را به عهده گرفته است و اگر این کار را کرده است، تحقیقات چگونه پیش رفته‌اند و به چه نتیجه‌ای رسیده‌اند.

سپس شریل باید ببیند که آیا اطلاعات لازم برای دست یافتن به مسوولیت قانونی برای اقدام کردن را در اختیار دارد؟ قبل از اینکه او از منشی‌اش در مورد این رشوه‌ها سوال کند، هیچ ایده‌ای در مورد این موضوع نداشت. اگر شریل به رشوه در سطوح پایین‌تر سازمانی شک داشت، در این صورت انعطاف‌پذیری بیشتری نسبت به موقعیت فعلی داشت. ولی با توجه به اینکه موضوعی که مشکل بر سر آن پیش آمده است، بسیار خطرناک است؛ در این صورت شاید بهتر باشد شریل موقعیت را با هیات مدیره در میان بگذارد.

در عین در دست گرفتن اختیارات و مسوولیت‌های این موضوع او باید هزینه‌ها و مسوولیت‌های چنین عملی را هم به عهده بگیرد. هدایت کردن تحقیقات بسیار گسترده زیر زمینی سازمانی کار بسیار دشواری است؛ چرا که هزینه و زمان بسیاری می‌طلبد. اگرچه همکاری گرفتن از برخی سازمان‌های حقوقی هم ممکن است در عین ارزان بودن به رهایی سازمان از وضعیت فعلی کمک کند.

در این سازمان یا هر سازمان دیگر ابتدا دولت باید مسوولیت‌هایش را در این موارد بپذیرد و سعی کند تحقیقات سازمانی را با در نظر داشتن موارد گوناگون شکل دهد. خلاصه‌ اینکه تحقیقات کوتاه که به صورت منظم انجام می‌شوند، منجر به آمادگی مواجهه با بحران‌های بعدی توسط سازمان می‌شوند.

منبع: HBR