چگونه بیشترین ارزش را از آموزش کارکنان به دست آوریم؟
جنی سرمک و مونیکا مک‌گورک: هنگامی که دوره‌های آموزشی حین‌کار، برنامه‌ریزی شده و نشان‌دهنده شاخص‌های نحوه عملکرد موفق باشند، بر ارزش سازمان‌ها افزوده می‌شود.
مترجم: بهزاد بهمن‌نژاد
جنی سرمک و مونیکا مک‌گورک: هنگامی که دوره‌های آموزشی حین‌کار، برنامه‌ریزی شده و نشان‌دهنده شاخص‌های نحوه عملکرد موفق باشند، بر ارزش سازمان‌ها افزوده می‌شود. برای دستیابی به این مهم، آزمودن نتایج به دست آمده از جهان واقعی، بسیار ضروری است.تمام سازمان‌ها از دوره‌های آموزشی برای تعلیم کارکنان خود استفاده می‌کنند و اغلب هزینه هنگفتی صرف این عمل می‌کنند. این در حالی است که سازمان‌ها عموما هیچ‌گونه ارزیابی راجع به میزان ارزش تجاری ایجاد شده در نتیجه برگزاری این دوره‌های آموزشی ندارند. اکثر سازمان‌ها علاوه بر اینکه به کارمندان جدید وظایفشان را آموزش می‌دهند، دوره‌های آموزشی دیگری همچون چگونگی مدیریت، نحوه برقراری روابط عمومی و راه‌های صرفه‌جویی، برای کارمندان خود برگزار می‌کنند. مشکل اینجا است که اغلب سازمان‌ها، از روی تعداد شرکت‌کنندگان یا تعداد کسانی که دوره‌های آموزشی را به اتمام رسانده‌اند، میزان تاثیرگذاری دوره‌ها را بررسی می‌کنند؛ در حالی که باید میزان یادگیری افراد در این دوره‌ها و تاثیر آن بر پیشرفت کار را در نظر بگیرند.
چنین عملکردی در زمان پیش از وقوع بحران که سازمان‌ها سرمایه اضافی داشتند تا حدی قابل قبول بود؛ اما در شرایط فعلی، اکثر سازمان‌ها چنین بودجه‌ای ندارند. نیاز مبرم سازمان‌ها به کارمندان با توانایی‌های بالا، روز به روز بیشتر می‌شود. به عنوان مثال، ۹۰ درصد از افراد شرکت‌کننده در نظرسنجی اخیر مک‌کنزی کوارترلی (McKinsey Quarterly) توانایی ساخت را جزو ده نیاز اول سازمان‌شان برشمرده‌اند. این در حالی است که تنها یک‌چهارم سازمان‌ها، دوره‌های آموزشی خود را در بهبود عملکرد موثر دانسته‌اند و تنها در ۸ درصد موارد، بازده این دوره‌ها نسبت به سرمایه هزینه شده برای آنها به طور مداوم بررسی و اندازه‌گیری می‌شود. بررسی ماجرای گروه اجتماعی باشگاه‌های کودکان آمریکایی (BGCA)، به خوبی نشان می‌دهد که سازمان‌ها چطور می‌توانند، بخش اعظم بودجه خود را صرف برنامه‌های آموزشی کنند؛ بنابراین باید درک کنند کدام برنامه، ارزش تجاری بیشتری به همراه دارد و چگونه پاسخ‌های این مساله بسیار واضحند؛ به‌طوری‌که خرده‌فروشان، صاحبان کارخانه و برخی دیگر از سازمان‌ها می‌توانند از آنها بهره‌مند شوند.
باشگاه‌های کودکان چگونه عمل می‌کنند؟
این باشگاه‌ها (BGCA) عمدتا با یک مشکل اساسی مواجه می‌شوند که عبارت است از: نبود توانایی‌های لازم در قسمت مرکزی (نحوه‌مدیریت) و همچنین نبود بودجه لازم برای ایجاد توانایی‌های مدیریتی. علاوه بر این، پشتیبانان مالی این کلوپ‌ها تمایل دارند در زمینه‌هایی سرمایه‌گذاری کنند که مستقیما کودکان را تحت تاثیر قرار می‌دهد؛ در حالی که می‌توانستند بودجه خود را صرف فعالیت‌هایی نظیر آموزش‌های عملی کنند و از نتیجه‌ای که این فعالیت‌ها به طور غیرمستقیم بر روی افراد می‌گذارند، بهره‌مند شوند. این امر باعث می‌شود باشگاه‌ها (BGCA) مجبور شوند تاثیرات مستقیم هر دوره آموزشی عملی را برای سرمایه‌گذاران خود بازگو کنند.
باشگاه‌های کودکان آمریکایی (BGCA) یکی از بزرگ‌ترین سازمان‌های غیرانتفاعی در آمریکا می‌باشند. اینها (BGCA) بیش از ۱۱۰۰ سازمان محلی و ۴۰۰۰ کلوپ را تحت پوشش خود دارد، این مکان‌ها طوری ساخته شده‌اند که افراد جوان به راحتی بتوانند تحت آموزش قرار بدهند و در برنامه‌های ورزشی و یادگیری مهارت‌های زندگی شرکت کنند. در هر کدام از ۱۱۰۰ سازمان محلی، مدیریت فعالیت‌هایی نظیر توسعه منابع، طراحی استراتژی‌ها، برگزاری دوره‌های آموزشی و سرمایه‌گذاری بر عهده خود سازمان است.
در سال ۲۰۰۷، باشگاه کودکان آمریکایی (BGCA) با مشکل کمبود مدیر مواجه شدند. سازمان تصمیم داشت تعداد باشگاه‌ها را افزایش دهد؛ در حالی که گروه زیادی از مدیران محلی در حال بازنشستگی بودند. اینها (BGCA) برای رفع مشکل، از یک مدل که در آن، مدیریت از حدود ۵۰ جنبه مختلف بررسی می‌شد، استفاده کردند و تک‌تک مدیران محلی را به‌طور کامل مورد ارزیابی قرار دادند. آنها (BGCA) به کمک تحلیل رگرسیونی توانستند رابطه‌ای بین جنبه‌های مختلف مدیریتی و نحوه عملکرد سازمان در اندازه‌گیری‌های دشوار (نظیر اندازه‌گیری میزان افزایش عضویت و بودجه) پیدا کنند؛ یعنی با این فرض که سازمان‌های محلی هر کدام به عنوان یک سازمان کلی در نظر گرفته می‌شوند، اندازه‌گیری‌ها را انجام دادند. چهار جنبه مدیریتی متمایز، از میان جوانب بررسی شده (۵۰ تا) عبارتند از: توانایی مدیر برای تشکیل یک هیات‌مدیره کارآمد، یافتن و اجرای استراتژی‌های درآمدزا و کارآ، به‌کارگیری یک تفکر سرمایه‌گذاری برای پیشرفت برنامه‌ها و توسعه منابع و در نهایت مدیریت با سرسختی و پشتکار شخصی.بنابراین باشگاه‌های کودکان آمریکایی (BGCA)، دوره‌های آموزشی عملی خود را حول جنبه‌های مذکور بنا نهادند. دوره‌ها هم شامل کلاس‌های عملی متمرکز بود و هم پروژه‌ای که گروه‌ها خود انتخاب می‌کردند؛ پروژه‌ها می‌توانستند در گستره وسیعی انتخاب شوند، از اجرای فرآیندهای جدید منابع انسانی (HR) گرفته تا بررسی نحوه افزایش بازده برنامه‌های بعد از مدرسه. تا اواخر سال ۲۰۰۹، بیش از ۶۵۰ مدیر از حدود ۲۵۰ سازمان محلی آموزش داده شدند.
از آنجایی که دوره‌ها برای بهبود عملکرد سازمان در یک زمینه مشخص برگزار شده بود، ارزیابی تاثیر آنها ساده بود. از آنجایی که مدیران سازمان‌های محلی تحت تعلیم در دوره‌های آموزشی قرار گرفتند، باشگاه‌های (BGCA) نتایج ماقبل و مابعد دوره‌ها را با هم مقایسه کردند. از این مهم‌تر، مقایسه نتایج مابعد دوره‌ها با زمینه‌های مشابهی بود که هنوز مدیران در آنها شرکت نکرده بودند (نظیر میزان بودجه). رکود اقتصادی و همچنین تفاوت در شرایط اقتصادی شهرهای مختلف باعث می‌شود تلاش‌های زیادی برای ارزیابی میزان افزایش عضویت و بودجه بر پایه اصول معین انجام شود. باشگاه‌های کودکان آمریکایی با کنترل این دو مشکل، توانستند اثر عوامل خارجی (عواملی نظیر نرخ بیکاری یا تفاوت در میزان تحصیلات در هر منطقه) را بر روی میزان افزایش عضویت و بودجه بررسی کنند. به این ترتیب آنها (BGCA) توانستند اثر دوره‌های آموزشی را به صورت مجزا بررسی کنند. علاوه بر ارزیابی‌های کمی، آنها (BGCA) به ارزیابی کیفی نیز پرداختند. مثلا از اعضای هیات‌مدیره محلی در رابطه با رفتار مدیر، قبل و بعد از دوره، پرس و جو کردند.به‌طور میانگین کلیه محل‌هایی که مدیرانشان در دوره‌های آموزشی شرکت کرده بودند، بهترین عملکرد را در زمینه‌های مختلف داشتند. اگر تمام سازمان‌های عضو باشگاه کودکان آمریکایی (BGCA) در سطح یکسانی آموزش ببینند، باشگاه‌های (BGCA) قادر خواهند بود ۳۵۰۰۰۰ عضو جدید بگیرند و بیش از ۱۰۰ میلیون دلار درآمد سالانه داشته باشند؛ یعنی دو تا سه درصد افزایش میانگین بودجه سازمان‌ها که در این شرایط کمبود بودجه بسیار حائز اهمیت است. علاوه بر این، آنها (BGCA) برآورد کرده‌اند که بیش از چهار برابر هزینه مصرفی برای دوره‌ها به سازمان بازگشت داده می‌شود، آنها در واقع هنگام ارزیابی، هزینه وقت شرکت‌کنندگان را در کنار مخارج سفرها و دوره‌ها در نظر گرفته‌اند.پس از این باشگاه‌های کودکان (BGCA) میزان بهبود عملکرد را در میان شرکت‌کنندگان بررسی کردند و دریافتند عملکرد شرکت‌کنندگان چارک بالایی، سه تا ۵ برابر میانگین بهبود یافته است. عموما افرادی که کارآیی بالایی داشتند، اقدام به انجام فعالیت‌های مفیدی می‌کردند؛ مثلا اهداف را به صورت کمی و بسیار مشخص درمی‌آوردند و حتی یک گام جلوتر می‌رفتند و آموزه‌های خود را در اختیار دیگر افراد سازمان قرار می‌دادند. این اعمال زیرکانه به آنها (BGCA) کمک می‌کرد تا بتوانند برای برگزاری دوره‌های آموزشی برنامه‌ریزی کنند و به این وسیله موفقیت خود را تضمین کنند.
به‌کارگیری آموزه‌ها
انتخاب شاخص‌های درست، کلید افزایش بازده دوره‌های آموزشی است. اغلب سازمان‌های غیرانتفاعی شاخص‌های عملکرد تجاری‌شان را به صورت کمی درآورده‌اند. این شاخص‌ها، در لیست‌های بلندبالاتری نسبت به آنچه در باشگاه‌های پسران و دختران امریکایی (BGCA) تهیه می‌شود، ثبت می‌شوند. یک خرده‌فروش، می‌تواند خدمات بهتری به مشتری‌ها ارائه دهد و فروش را افزایش دهد؛ به عنوان مثال، می‌تواند مدیرانش را وادار به مربیگری و استفاده از تکنیک‌های الگوی نقش (role-model)، تجربیات موفق (best-practice) و اشتغال مشتریان (customer-engagement) کند و به این ترتیب کارمندان را توسط مدیرانش آموزش دهد. از مهم‌ترین وظایف خرده‌فروش در چنین وضعیتی ارزیابی میزان زمانی است که مدیران به این آموزش‌ها اختصاص می‌دهند و همچنین میزان علاقه‌مندی کارمندان به شرکت در این دوره‌ها است. علاوه بر اینها خرده‌فروش موظف است تاثیر برنامه‌هایش بر شاخص‌های تجاری نظیر بازار فروش، حجم سبد خرید و نرخ تبدیل مقولات بحرانی و ادارات را بررسی کند. به‌طور مشابه یک صاحب‌کارخانه موظف است نحوه مدیریت مالی و مهارت‌های رهبری را به ناظران کارخانه‌اش آموزش دهد تا بتواند عملکرد بهینه‌ای داشته باشد. وی علاوه بر داشتن آمار تعداد مدیران آموزش‌دیده، می‌بایست شاخص‌های لازم نظیر زمان استراحت دستگاه‌ها و افراد در طول شبانه‌روز، طول عمر مفید ابزارآلات، یا نرخ پرکردن انبار را در نظر داشته باشد.در تمام موارد سازمان‌ها می‌بایست به‌طور پیوسته رابطه بین مهارت‌ها، عملکرد و دوره‌های آموزشی را بازبینی و اصلاح کنند. برای درک اینکه کدام شاخص می‌بایست بهبود یابد، شرکت‌ها عموما عملکرد فعلی‌شان را با معیارهای موجود در صنعت یا با اهداف مدنظرشان می‌سنجند. همانند خرده‌فروشان و صاحبان کارخانه، سازمان‌ها نیز می‌دانند که در هر محدوده کاری به چه مهارت‌هایی نیاز دارند. بنابراین گام بعدی تشکیل گروه‌هایی از کارمندان هر بخش می‌باشد که این گروه‌ها وظیفه دارند مهارت‌های لازم برای بهبود عملکرد را شناسایی کنند (مانند آنچه که باشگاه‌های کودکان آمریکایی(BGCA) انجام دادند). برای تعیین میزان کارآیی دوره‌های آموزشی، کنترل عوامل خارجی (به‌عنوان مثال بازگشایی یک خرده‌فروش رقیب در محدوده سازمان) و عوامل غیرمترقبه داخلی (مانند پلمب شدن یک کارخانه در حال کار) و نحوه اثرگذاری این عوامل، کار بسیار دشواری می‌باشد. همچنین گروه‌های اجرایی یا تجاری، کار بسیار دشواری در تعیین یک معیار سنجش مناسب برای گروه‌های مشابه خود دارند.کلام آخر اینکه اگر موضوعات دوره‌های آموزشی به شاخص‌های نحوه عملکرد موفق نزدیک‌تر شوند و سپس تاثیر آنها بر این شاخص‌ها اندازه‌گیری شود، سازمان‌ها از دوره‌های آموزشی خود بهره بیشتری خواهند برد و برای بهبود پیوسته این دوره‌ها راهکارهای بهتری پیدا خواهند کرد.
ارسال نظر