راهنمای مدیران اطلاعات
دستورالعمل‌هایی برای طراحی زیرساخت جهانی فناوری
فناوری امکان اداره سازمان‌های پراکنده جغرافیایی را فراهم کرده و توانایی بهره‌گیری از فرصت‌های کسب‌وکار در بازارهای پراکنده چالش‌های تازه‌ای را برای سازمان‌ها به وجود آورده است.
مترجم: محمدجعفر نظری
فناوری امکان اداره سازمان‌های پراکنده جغرافیایی را فراهم کرده و توانایی بهره‌گیری از فرصت‌های کسب‌وکار در بازارهای پراکنده چالش‌های تازه‌ای را برای سازمان‌ها به وجود آورده است. هر کدام از این چالش‌ها می‌تواند خود یک پروژه تحقیقاتی باشد. چگونه کسب‌وکارها در بازارهای کنونی می‌تواند مردم جهان را به هم نزدیک‌تر سازد؟ آیا ممکن است که اثر فاصله جغرافیایی در کسب‌وکار را از بین ببریم؟ در این مقاله ابتدا نیازهای کسب‌وکار را که مستلزم فناوری اطلاعات هستند بیان می‌کنیم و سپس پنج اصل کلیدی را برای مدیران ارشد اطلاعات شرح می‌دهیم تا با رعایت آنها زیرساخت کسب‌وکار خود را در همه اندازه‌ها بازطراحی کنند.
بیش از هر چیز باید روندهای اصلی که بازطراحی عملیات سازمان‌ها را لازم کرده است درک کنیم. این زمینه‌ها عبارتند از:
۱- انعطاف‌پذیری
سازمان‌هایی که در مرزهای سنتی خود مشغول به فعالیت هستند باید بتوانند به فرصت‌ها و چالش‌هایی که پیش‌روی آنها است پیش از هر زمان دیگری پاسخ دهند. این کسب‌وکارها معمولا با سازمان‌های ثروتمندی درگیر هستند که ممکن است در مبدا فرصت‌ها قرار داشته باشند. بنابراین برای ماندن در رقابت با رقبای سرسخت بازار باید در تحویل مطلوب و بهتر کالاها و خدمات به مشتریان سرعت بیشتری نسبت به آنان داشته باشند.
۲- سادگی
گسترش فناوری باعث شده است که رقابت بین سازمان‌ها بیش از هر زمان دیگری افزایش یابد. این در حالی است که صرفه به مقیاس این فناوری همیشه در حال افزایش است. در سازمان‌های فشرده افزایش هزینه‌ها دیده می‌شود.
با فشاری که فناوری اطلاعات برای کاهش هزینه‌ها و افزایش سودآوری بالا به کسب‌وکارها وارد می‌کند تنها اضافه کردن پهنای باند یا وحدت اقتصادی اطلاعات یا فناوری‌های اضافه در سازمان دیگر، رویکرد قابل پذیرشی برای مدیریت فناوری اطلاعات نیست؛ بلکه مدیران هوشمند فناوری اطلاعات باید بر فناوریهایی همچون حفاظت مستمر داده‌ها و مجازی‌سازی و قابلیت اتصال بی‌سیم تاکید کنند تا به مزیت رقابتی دست یابند. از آنجا که تیم فناوری اطلاعات معمولا در موقعیت‌ها و مکان‌های مختلفی قرار دارد؛ بنابراین مدیر فناوری اطلاعات معمولا باید همزمان نقاط صرفه‌جویی در هزینه‌ها را تشخیص دهد و در عین حال به سختی برای بهبود مستمر خدمات فناوری اطلاعات در سازمان تلاش کند.
۳- امنیت
با رشد اهمیت نرم‌افزارهای دیجیتال و داده‌ها، تهدیداتی که متوجه اطلاعات سازمان‌ها می‌شود به شدت افزایش یافته است. هر چیزی اعم از وقایع طبیعی و خرابکاران شبکه ممکن است سعی در از بین بردن داده‌ها یا سوءاستفاده از آنها کنند. سازمان‌ها باید تمام تلاش خود را برای توقف این تهدیدات انجام دهند و در عین حال برای رفع ضرر این تهدیدات با حداکثر سرعت اقدام کنند.
۴- استمرار
با گسترش کسب‌وکارها نیاز به دسترسی به نرم‌افزارها در هر مکان و زمانی به یک الزام تبدیل شده است. در عین حال، فراهم‌سازی امکان دسترسی جدای از مکان و زمان، هزینه‌های نگهداری و تعمیرات تجهیزات فناوری اطلاعات را افزایش داده است و تاخیر یا از دست دادن داده‌ها به هر دلیلی تاثیر سلسله‌واری بر کل سازمان و تمامی نسل‌های آن در تمامی زمان‌ها خواهد گذاشت.
تعریف مجدد محیط کار سازمان
سازمان‌هایی که در پراکندگی خود موفق می‌شوند لزوما با افزودن بخش‌های فناوری و پشتیبانی از دفاتر از راه دور خود نمی‌توانند کارآیی بیشتری داشته باشند و رشد عملیات پراکنده در سازمان‌ها مدیران را مجبور می‌کند که بازاندیشی ریشه‌ای ساختار سازمان را در دستور کار خود قرار دهند. در نتیجه آنها می‌خواهند فناوری اطلاعات خود را برای پشتیبانی از هدف نزدیک‌تر کردن نیروهای کاری خود در سراسر نقاط جهان هدایت کنند.
پیش از این قدرت تصمیم‌گیری در دفاتر مرکزی متمرکز بود. در نتیجه، زیرساخت فناوری اطلاعات بخش عمده تمرکز خود را بر ساختار مرکزی قرار می‌داد. مراکز داده‌ها معمولا در نزدیک‌ترین مکان به دفتر مرکزی واقع می‌شدند جایی که اغلب کارکنان آنجا کار می‌کردند و کارکنان دوردست معمولا در دفاتر بسیار کوچکی غیرمرتبط در نقاط گسترده‌ای پراکنده بودند. معمولا این دفاتر پراکنده نمایندگان فروشی بودند که تنها نیاز داشتند اطلاعاتی را از دفتر مرکزی دریافت کنند. تصمیمات اصلی معمولا در همان دفتر مرکزی انجام می‌گرفت. کارکنان سیار هم از دفاتر مختلف به دفتر مرکزی رفت‌وآمد می‌کردند. آنها دسترسی به نرم‌افزارها و داده‌ها نداشتند و چون معمولا در سفر بودند در تصمیم‌گیری‌ها دخالت داده نمی‌شدند.
سازمان‌های امروزه بسیار متفاوت هستند. دیگر مکان مطرح نیست. داده‌ها در مرکز داده قرار دارند و به‌وسیله هر کسی در هر جایی قابل دسترسی هستند. تصمیم‌گیری بسیار نامتمرکز شده است و کارکنان سیار در دفاتر دوردست در تصمیم‌گیری‌های مهم سازمان‌ها شرکت داده می‌شوند. بنابراین آنها دیگر تنها نمایندگان فروش نیستند؛ بلکه هم دستمزد آنها بالا است هم نیازمند دانش بسیار بیشتری هستند.
آنها بسیاری از کارها همچون طراحی محصولات، پیاده‌سازی پروژه‌ها در مکان‌های مختلف متعلق به مشتریان، برنامه‌نویسی رایانه‌ها و درگیر کردن مشتریان در چرخه‌های فروش بسیار پیچیده را انجام می‌دهند. علاوه بر این، این افراد با کارکنان محلی و تیم کسب‌وکار محلی کار نمی‌کنند؛ بلکه همکاری بسیار پرپیچ‌وخم و چندمرحله‌ای را با متخصصان مختلف (که در بستر جغرافیایی سازمان پراکنده هستند) دارند. طبیعت میان‌بخشی نیروهای کاری پراکنده چگونگی نیازمندی کسب‌وکار به منابع و پشتیبانی دفاتر دوردست و کارکنان سیار را تغییر داده است.
بسیاری از سازمان‌ها دیدگاه خود را در مورد چگونگی کارکنانی که خارج از دفاتر مرکزی کار می‌کنند به کلی تغییر داده‌اند. بیش از این تصمیمات تنها به اطلاع آنها رسانده می‌شد و آنها در فرآیند تصمیم‌گیری نقشی نداشتند؛ اما هم‌اکنون آنها در تصمیم‌گیری شرکت داده می‌شوند و بر آن تاثیر می‌گذارند. اکنون ممکن نیست که یک بخش از اطلاعات استراتژی را بدون در نظر گرفتن نیروهای کار پراکنده تدوین کند. یکی از پیمایش‌های تازه فارستر (forester) نشان می‌دهد که هشتاد درصد سازمان‌های جهانی در حال تدوین استراتژی و سیاست‌هایی برای کارکنان سیار و دورکاری در سازمان‌های خود هستند. با این نیازها چگونه یک مدیر اطلاعات باید مسیر پیش‌رو را ترسیم کند. این بحثی است که در ادامه به آن می‌پردازیم.
اصول نیروی کار جهانی
پنج اصل کلیدی را باید مدیران ارشد سازمان در هنگام تفکر درباره تغییرات امروز کسب‌وکار در نظر بگیرند.
۱- فاصله دیگر مطرح نیست:
کارکنان اکنون انتظار دارند که در هر زمان با هر کدام از همکاران خود همکاری کنند. آنها انتظار دارند که به همه اطلاعات سازمان دسترسی داشته باشند. مکان آن همکار دیگر در همکاری مطرح نیست. حتی می‌توانند در خانه و دفاتر مختلف در فرودگا‌ه‌ها و در هر مکان دیگری با همدیگر همکاری کنند. کارکنان دانشی به انعطاف‌پذیری نیاز دارند تا در هر مکانی که لازم باشد بتوانند به بهترین شکل کار خود را انجام دهند. فناوری اطلاعات باید یک عامل توانمندساز برای این نیازمندی‌های عملیاتی کسب‌وکار باشند. بیست دقیقه منتظر ماندن برای ارسال یک فایل بین دو کارمند دیگر قابل پذیرش نیست.
۲- کسب‌وکار هیچ‌گاه متوقف نمی‌شود:
با داشتن نیروی کار جهانی و مشتریان جهانی، سازمان‌ها دیگر نمی‌توانند حتی برای چند دقیقه نیز کار خود را متوقف کنند. مسوولیت سازمان‌ها نسبت به فجایع طبیعی و توقف سیستم‌های سازمانی نسبت به قبل بسیار بالاتر رفته است. مسائلی چون گردبادها یا آنفلوآنزا ممکن است کارکنان را به کار در خانه مجبور کند. یکپارچه‌سازی مراکز داده‌ها این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد که عملیات خود را با سرعت بیشتری و بدون از دست دادن اطلاعات به مکان دیگری منتقل کنند و به این ترتیب کسب‌وکار خود را استمرار بخشند.
۳- نرم‌افزارها و داده‌ها باید همه جا در دسترس باشند اما خودشان در یک مکان قرار داشته باشند.
سازمان‌ها در حال تلاش برای نگهداری اطلاعات ارزشمند خود و اطلاعات حساس مشتریان خود هستند و در این راستا بسیاری از سازمان‌های مبتنی بر فناوری اطلاعات پروژه‌های یکپارچه‌سازی فناوری اطلاعات را در سیستم‌های سازمانی خود اجرا می‌کنند. یکپارچه‌سازی داده‌ها ردیابی، حفاظت و بازیابی آنها را بسیار آسان‌تر می‌کند.
فناوریهایی که در این راستا مورد استفاده قرار می‌گیرند، می‌توانند در حالت ساده شامل یک پشتیبان فیزیکی از راه دور باشند و در حالت پیشرفته شامل پروژه‌های پیچیده‌ای از جمله سرورهای فایل، نرم‌افزارهای مدیریت مستندات همچون PLM و نرم‌افزارهای وب باشند.
مدیران ارشد اطلاعات تمایل دارند که داده‌ها از دفاتر دوردست پس گرفته شود. در همین حال سازمان‌ها دریافته‌اند که داده‌ها و نرم‌افزارها باید در این دفاتر در دسترس باشند. با اینکه یکپارچه‌سازی استراتژی بسیار مهمی برای حفاظت و کنترل هزینه‌های داده‌ها است، می‌تواند اثر منفی هم بر عملیات کسب‌وکار داشته باشد؛ مگر اینکه سازوکاری مشابه شبکه‌های ناحیه محلی (LAN) بتواند در همه جا گستره سازمان به صورت کارآ در جریان باشد.
۴- دانش باید درو شود و داده‌ها باید مدیریت شوند.
یکپارچه‌سازی در حذف جزایر ذخیره‌سازی داده‌ها و یکپارچه‌سازی آنها بسیار کارآ عمل می‌کند. اما سازمان‌ها نیازمند نشان دادن واکنش سریع به تغییرات هستند و گاه باید برای بهره‌گیری از یک فرصت مکان خود را به سرعت تغییر دهند. انعطاف‌پذیری در جابه‌‌جایی داده‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی امری ضروری است.
مدیران ارشد اطلاعات باید بتوانند مقادیر بیش از پیشی از داده‌ها را به سرعت بین مکان‌های مختلف انتقال دهند و گاه باید یک زیرساخت نرم‌افزاری را یک‌شبه در یک مکان دوردست راه‌اندازی کنند. دفاتر تازه و سازمان‌های ادغام‌شده باید به سرعت به‌وسیله دسترسی فوری به سیستم‌ها و داده‌های جدید سازمان مادر حمایت شوند. یکپارچه‌سازی در این زمینه بسیار مهم است.
۵- از این پس هیچ‌کدام از کارکنان سازمان شهروند درجه دو نیستند.
زمانی که افراد «مهم» در سازمان کار می‌کردند سپری شد. کارکنان در همه جا هم‌اکنون می‌توانند در تصمیم‌گیری مهم دخالت داشته باشند؛ تصمیم‌گیری‌هایی همچون طراحی یا تولید یک محصول، کار با یک مشتری خاص، یا کار روی یک نسخه محلی‌شده از یک نوع تبلیغات تجاری. فعالیت‌ها در همه جای سازمان به انجام می‌رسند و ما باید کار همه کارکنان پراکنده را به یک اندازه
مهم بدانیم.
به همین صورت کارمندان باید همکاران نرم‌افزارها و داده‌ها در سراسر سازمان تعامل داشته باشند. مدیران ارشد دیگر نیاز ندارند کارمندان را بر اساس منطقه جغرافیایی آنها طبقه‌بندی کنند. هر عضوی از سازمان باید به همان نرم‌افزار مشترک دسترسی داشته باشد و دارای یک سطح از عملکرد کارکردی باشد.
بهینه‌سازی WAN، کوچک‌سازی سازمان گسترده
هیچ فناوری به تنهایی نمی‌تواند مدیر ارشد اطلاعات را برای دستیابی به این اهداف بزرگ توانمند کند. نرم‌افزارها، منابع ذخیره‌سازی داده‌ها، شبکه‌ها و راهکارهای امنیت اطلاعات باید با یکدیگر یک ترکیب مناسب را تشکیل دهند. اما صرف نظر از اینکه کدام‌یک از این فناوری‌ها انتخاب شود یک چیز قطعی و بدون شک باید انجام شود: راهکارهای بهینه‌سازی WAN. اینها ابزارهایی هستند که می‌توانند همه این عناصر را به‌هم پیوند دهند.
راهکارهای بهینه‌سازی WAN مزایای بهینه‌سازی WAN را با مزایای تشدید سرعت نرم‌افزارها ترکیب می‌کنند و کارکنان را در همه مکان‌ها قادر می‌سازند که به اطلاعات نرم‌افزارها و فایل‌ها به صورت محلی دسترسی آسان داشته باشند. کارکنان می‌توانند بدون در نظر گرفتن محدودیت پهنای باند و بدون توجه به فاصله و تاخیر در شبکه این عملکرد را از ابزارهای بهینه‌سازی انتظار داشته باشند و کارهای خود را به صورت کارآتری انجام دهند. اثرات بهینه‌سازی WAN بسیار زیاد است و همکاری را بسیار آسان‌تر می‌کنند.
معماری بهینه‌سازی WAN باید با در نظر گرفتن سه ویژگی انجام گیرد:
۱- سرعت: چه نوع افزایش سرعتی در گستره نرم‌افزارهای مختلف در سازمان با استفاده از این راهکار فراهم می‌شود؟
۲- مقیاس: آیا این راهکارها می‌توانند نیازهای دفاتر بزرگ‌تر، مرکز داده‌ها و دفاتر پراکنده را به یک میزان برطرف کنند؟
۳- سادگی: هزینه سرانه به‌کارگیری و مدیریت این راهکارها چقدر است؟
به‌علاوه وقتی بخش فناوری اطلاعات یک راهکار بهینه‌سازی را پیاده‌سازی کند، شیوه پیاده‌سازی خدمات می‌تواند به شدت ساده شود، زیرا مکان دیگر مطرح نیست. این امر شیوه معماری سیستم‌های مدیریت مستندات، سیستم طرح‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و سیستم‌های پشتیبانی را تغییر می‌دهد.
ارسال نظر