حفظ کارمندان کارآمد در شرایط سخت

مترجم: رویا مرسلی

در زمانی که اقتصاد به کندی پیش می‌رود و نرخ بیکاری بالا است، ساده است که فکر کنید کارمندانتان با خوشحالی در شغل فعلی‌شان باقی می‌مانند؛ اما این طرز فکر خطرناکی است. یکی از وظایف شما به عنوان مدیر این است که راه‌هایی بیابید که بتوانید کارمندان کارآمد را حفظ کنید ولو اینکه شرکت شما همچنان در مسیر رکود پیش رود. شکی نیست که بیشترین فشار در سازمان‌ها بر مدیران است. به همین خاطر، جی کانگر، استاد تحقیقات بخش هنری کراویس در زمینه مطالعات رهبری در کالج کلارمونت مک کنا و نویسنده «تمرین رهبری: توسعه نسل بعدی رهبران» می‌گوید: «بزرگ‌ترین پیشگو درباره اینکه آیا یک کارمند در شرکت می‌ماند یا آن را ترک می‌کند، بستگی به میزان رضایت او از مدیر مستقیمش است». در دوران سخت کنونی، احتمالا نگاه کارمندان‌تان برای دریافت الهام یا راهنمایی به شما است و ممکن است شما در جهت پیشرفت آنها و جبران خدماتشان بتوانید کار کمی ‌برایشان انجام دهید یا هیچ کاری از عهده‌تان بر نیاید. بسیاری از شرکت‌ها پاداش یا افزایش حقوق را کم یا متوقف کرده‌اند تا زمانی که در وضعیت اقتصاد نشانه‌هایی از بهبود پدیدار شود. خوشبختانه به عنوان مدیر، ابزار دیگری هم در اختیار شما هست که بتوانید در کارمندان کارآمد خود انگیزه ایجاد کنید و آنها را راضی نگه دارید. چنین ابزارهایی می‌توانند برای شما در شرکت بدون هزینه باشند اما اغلب همین اقدامات ارزش زیادی برای کارمندان کارآمد ایجاد می‌کند.

متخصصان چه می‌گویند

به عنوان یک مدیر، یکی از نقش‌های مهم شما این است که بفهمید چه منافعی برای افرادتان بیشترین اهمیت را داراست. همان‌طور که کانگر اشاره می‌کند «بسیاری از مدیران نمی‌دانند چه ابزارهایی در دست دارند.» استفاده از روش‌های کم هزینه یک روش بسیار خوب است تا به کارمندان با ارزشتان نشان دهید که قدر آنها را می‌دانید، کار آنها را با ارزش تلقی می‌کنید و برای آنها در حیطه کاری شان سرمایه‌گذاری شده است. بوریس گرویسبرگ، استاد بخش رفتار سازمانی دانشکده بازرگانی ‌هاروارد و یکی از نویسندگان «انگیزش کارمندان: یک مدل جدید قوی» پیشنهاد می‌کند که «ابزارهایی بیابید که ارزش آن برای فرد بیشتر از هزینه‌ای باشد که شرکت تقبل می‌کند.» در زیر چند مورد از این ابزارها برای مواقعی که با کمبود بودجه مواجه هستید، ارائه می‌شود:

۱- تقدیر از کار خوب

این یکی از ابزارهای بسیار ارزان قیمت برای مدیران است، اما متاسفانه چندان مرسوم نیست. کانگر می‌گوید: «تقریبا در همه شرکت‌ها فقدان قدردانی وجود دارد». قدردانی می‌تواند در نشان دادن اینکه چقدر برای کار افراد کارآمد ارزش قائل هستید بسیار مؤثر باشد. مراتب سپاسگزاری خود را برای کارهایی که ورای استاندارد معمول هستند ابراز دارید. این کار را به صورت خاص برای افراد انجام دهید و مطمئن شوید که قدردانی شما حتما برای یک عمل مجاز و قانونی باشد.

۲- پروژه‌ها و کارگماری‌های چالش‌انگیز

برای آنکه کارآمدترین افرادتان را مشغول نگه دارید، برای آنها فرصت‌هایی ایجاد کنید تا یک پروژه جدید در دست بگیرند یا آنها را به کارهایی بگمارید تا مهارت‌های او را افزایش دهد و شانس موفقیت برای او به وجود آورد. حال این پروژه می‌تواند یک کار تیمی ‌باشد که در آن بهترین افراد را در کنار هم قرار می‌دهید و بقیه افراد کارآمد را از واحدها یا ماموریت‌های دیگر به آنها ملحق می‌کنید یا می‌توانید یک پروژه را برای یک نفر در نظر بگیرید تا نشان دهید چقدر به توانایی‌های او اطمینان دارید.

وقتی به پروژه‌هایی فکر می‌کنید که قرار است آنها را به افراد بدهید، از خود بپرسید کدام‌یک از پروژه‌ها برایتان از همه جالب‌تر هستند و شما را بیشتر مشغول خواهند کرد و بعد فکر کنید قصد دارید چگونه آنها را تفویض نمایید. پروژه مناسبی را انتخاب کنید که مطمئن هستید کارمند کارآمدی که مدنظر شماست، می‌تواند در آن موفق شود. به ویژه، پروژه‌های خوب آنهایی هستند که متضمن ایجاد روابط با مشتریان مهم هستند یا در ارتباط بیشتری با افراد مهم سازمان مثل مدیران ارشد یا اعضای هیات مدیره می‌باشند. پروژه‌ای را انتخاب کنید که به موقعیت فعلی سازمان مربوط باشد. به عنوان مثال می‌توانید از کارمند کارآمدتان بخواهید منابع جدید درآمد را شناسایی کند یا درباره این موضوع که شرکت چگونه می‌تواند با یک محصول قیمت پایین در بازار رقابت کند، تحقیق نمایید. در زمان تفویض این پروژه‌ها مراقب باشید. هیچ‌کس نمی‌خواهد که به جای پاداش، کار بیشتری به او بدهند. مطمئن شوید که او این مساله را می‌فهمد که این تفویض نوعی رای اعتماد به او می‌باشد و فرصتی به او می‌دهد که بتواند مهارت‌های بیشتری کسب کند و مقصود این نیست که به او کار اضافه داده شود.

۳- فرصت‌های رشد

بسیاری از مدیران از استفاده از ابزارهای مدیریتی خود فروگذار می‌کنند؛ چرا که فکر می‌کنند بودجه آموزش و توسعه باید بین افراد تقسیم شود. با این وجود، راه‌های ارزان قیمت یا رایگان زیادی برای توسعه مهارت‌ها وجود دارد. به کارگماری چالش‌انگیزی که در بالا به آن اشاره شد یکی از آنها است. حتی می‌توانید تفویضی انجام دهید که در آن فرصت یادگیری و توسعه در زمینه خاصی برای افراد را مدنظر داشته‌اید. همچنین می‌توانید برای فرد کارآمد مورد نظرتان یک راهنما انتخاب کنید که دارای موقعیت بالاتری در سازمان باشد و بتواند تجربیاتش را به آن فرد انتقال دهد. اگر شرکت، مشاوره افراد مجرب را فقط به مدیران عالی‌رتبه اختصاص می‌دهد، می‌توانید چند جلسه مشاوره توسط افراد مجرب برای کارمندان کارآمد ترتیب دهید. همچنین می‌توانید از مشارکت افراد کارآمد برای آموزش مهارت‌هایشان به دیگر کارمندان بهره‌مند شوید. به عنوان مثال، اگر کارمند کارآمدتان در انعقاد قراردادهای سخت با مشتریان بزرگ در شرکت مشهور است، از او بخواهید مدل پیش بردن جلسات مذاکره با مشتریان بزرگ را به کارمندان دیگر آموزش دهد. این کار به او اجازه می‌دهد هم نقش یک الگو را در شرکت برای خود ایجاد کند و هم به مهارت خود در آن زمینه عمق ببخشد.

۴- مزایای غیرپولی

انواع مختلفی از مزایا وجود دارد که اعطای آن برای شما کم هزینه است یا اصلا هزینه‌ای ندارد. مثل انعطاف‌پذیری، تعادل بهتر در زندگی یا کار و یا استقلال بیشتر. کانگر می‌گوید: «شرکت‌ها تمایل دارند در شرایط سخت کنترل بیشتری اعمال کنند و مقابله با این میل بسیار مهم است.» از افراد کارآمدتان بپرسید چه چیزی برای آنها از هم مهم‌تر است. اگر مثلا در خانواده کودک خردسال دارد، راهی پیدا کنید تا به او اجازه دهید گاهی در منزل کار کند. اگر می‌خواهد ادامه تحصیل بدهد، به او کمی ‌وقت آزاد بدهید تا بتواند به این کار بپردازد. گرویسبرگ می‌گوید: «در اغلب موارد، ارائه چنین پاداش‌هایی باعث شکل‌گیری رفتار خوب می‌شود.»

اضطراب‌ها و ناامیدی‌ها را مدیریت کنید

وقتی پاداش‌ها قطع می‌شوند یا حقوق‌ها افزایش کمی‌ می‌یابند، بی‌شک برخی از کارکنان کارآمد در مورد آینده کاری‌شان در سازمان ناامید و بیمناک می‌شوند. نقش شما به عنوان یک مدیر، پاسخ به این اضطراب‌هاست. کانگر پیشنهاد می‌کند وقتی با کارمندان کارآمدی روبه‌رو هستید که انگیزه خود را از دست داده‌اند، خودتان را الگو نمایید. او می‌گوید «از خودتان بپرسید شما چرا در شرکت باقی می‌مانید» و دلایل خود را با کارمند کارآمد در میان بگذارید. در صورت امکان، فرصت‌های بیشتری به کارمندان با ارزشتان بدهید.

برقراری ارتباط بیش از حد

برقراری ارتباط با کارمندان کارآمد بسیار مهم است. واقعیت این است که در شرایط سخت، مدیران باید به کارمندان با ارزش خود بیش از حد ارتباط برقرار کنند تا کمک کنند ترس و اضطراب آنها از میان برود. درباره وضعیت شرکت و چشم انداز آینده آن صادق باشید. گرویسبرگ می‌گوید «هر چه اطلاعات بیشتری را در میان بگذارید، سودمندتر است.» اما مواظب باشید قولی ندهید که نتوانید به آن عمل کنید. همانطور که کانگر می‌گوید «انسان‌ها حافظه بسیار ماندگاری دارند.» خیلی روشن و صریح بگویید که چرا به وجود آن کارمند توانا در شرکت نیاز است. کانگر می‌گوید «چشم‌انداز آینده را به صورت واقعی برای افراد تشریح کنید و درباره چالش‌هایی که پیش‌رو است صادق باشید.»

فرهنگ بیش از همه اهمیت دارد

یک فرهنگ قوی، در حفظ کارمندان کارآمد بسیار سودمند است. گرویسبرگ می‌گوید «شرکت‌ها باید بر ساختن یک فرهنگ قوی در مقابل یک ملت مختار متمرکز شوند تا افراد بسیار کارآمد به واسطه این فرهنگ وادار به ماندن بشوند به خصوص در زمانی که شرکت در وضعیت مطلوبی قرار ندارد.» موسسه ساس یک شرکت تولید نرم افزار در کارولینای شمالی است که از مدت‌ها پیش یک برنامه «تعهد به حفظ و انگیزش کارمندان» را در پیش گرفته است. این شرکت، مزایا و برنامه‌هایی ایجاد کرده است که استرس را کم می‌کند و کارمندان را طوری هدایت می‌کند که بر کار متمرکز شوند. این مزایا و امکانات شامل همه چیز هست؛ از تسهیلات پزشکی در محل با زمان انتظار کم یا بدون معطلی گرفته تا یک زمین ورزشی ۵۳۰۰ متری برای آنکه شرکت مطمئن شود کارمندان از کار در این شرکت خرسند هستند. مدیران ارشد موسسه ساس، خود یک الگو در ایجاد این فرهنگ هستند و به صورت باز و راحت با کارمندان ارتباط برقرار می‌کنند. طبق گفته یکی از مدیران، «این کار ترس را از بین می‌برد.» اوایل سال، مدیرعامل موسسه توضیح داد که ۴۰ درصد از درآمد شرکت مربوط به صنعت خدمات مالی بوده و این یعنی بخش نرم‌افزار پیشرفت چندانی نداشته است. اما با این وجود، شرکت متعهد بود که اخراج یا تعدیل صورت نپذیرد و این تعهدی بود که همه شاهد آن بودند. با وجود آنکه شرکت طی آن سال قادر نبود دستمزدها را افزایش دهد، اما آمار افرادی که داوطلبانه شرکت را ترک کردند، بسیار پایین‌تر از حد انتظاربود.

به عنوان یک مدیر، نخواهید توانست فرهنگ یک شرکت را کنترل نمایید مخصوصا اگر شرکت بزرگ باشد. با این وجود، طرز رفتار و تعامل شما با کارمندان کارآمد، در ارتباط با ایجاد این فرهنگ است. به مدیران رده بالاتر درباره سیاست‌های جدیدی که باعث حفظ کارمندان شود و بتوانید افراد کارآمد را راحت‌تر در شرکت نگه دارید، پیشنهاد ارائه نمایید.

اصولی که باید به خاطر داشت

• تحقیق کنید چه منافعی بیش از هر چیز برای کارمندانتان اهمیت دارد.

• بیش از حد لازم با کارمندان ارتباط برقرار کنید.

• درباره نگرانی‌ها و ناامیدی‌های کارمندان واقع بین باشید.

آنچه نباید انجام شود

• نباید فراموش کنید که رضایت از مدیر مستقیم کارمندان تاثیر بسیار زیادی در تصمیم آنها مبنی بر ماندن در شرکت دارد.

• فکر نکنید که وجود اوضاع بد اقتصادی، تضمین می‌کند که کارمندان با ارزش شما شرکت را ترک نمی‌کنند.

• فکر نکنید پول تنها ابزاری است که در کارمندان انگیزه ایجاد می‌کند.

درخصوص این موضوع دو موردکاوی در زیر آمده است.

منبع: HBR

موردکاوی شماره ۱:

انعطاف‌پذیری در جهت حفظ کارمندان کارآمد

کایل اوالت، به عنوان رییس دفتر شرکت مشاوره مدیریت کارتزنباخ، یک کارمند کارآمد بود. طبق نظر شانتی مایاک که مدیر منابع انسانی شرکت بود، کارآیی کایل از همه افرادی که قبل از او آمده بودند بهتر بود. او سخت‌کوش و جزئیات گرا بود و توانایی منحصر به فردی در حل مشکلات داشت.

وقتی شرکت کارتزنباخ توسط شرکت بوز در سال ۲۰۰۹ خریداری شد، مشخص بود که بسیاری از کارمندان از واحدهای مختلف جابه‌جا می‌شوند. شغل کایل در خطر بود به خصوص از این جهت که کار مشابهی در شرکت بوز وجود نداشت که او بتواند به آسانی خود را با آن تطبیق دهد. اما تیم مدیریت شرکت کارنزنباخ می‌دانستند که نمی‌خواهند کایل را از دست بدهند.

آنها کایل را ملاقات کردند و از او پرسیدند «هم اکنون چه چیزی برای شما از همه مهم‌تر است؟» او گفت که کارش را بسیار دوست داشته اما در این مقطع در زندگی اش، او نیاز به انعطاف بیشتری از طرف شرکت داشت تا بتواند به فعالیت مورد علاقه خود در زمینه موسیقی ادامه بدهد.

با داشتن این اطلاعات، یکی از مدیران با رییس دفتر شرکت بوز صحبت کرد و نقش و مهارت کایل را در شرکت جدید به او خاطرنشان نمود. آنها سرانجام توانستند یک کار انعطاف‌پذیر به او بدهند که او بتواند سه روز در هفته در شرکت حضور یابد و وظایفش رسیدگی به امور برنامه ریزی، فرهنگ سازی، حمایت شوراها و آموزش بود. این اقدام برای همه برد به همراه داشت: کایل از شغل جدید و انعطاف پذیرش راضی بود و شرکت بوز نیز موفق شد یک کارمند کارآمد را حفظ کند و در عین حال، با توجه به پاره وقت بودن کار او، هزینه خود را نیز کاهش دهند.

موردکاوی شماره ۲:

به کارگیری افراد کارآمد برای آموزش دیگران

گئوف بارتاکودیک، مدیر عامل شرکت تیستینگ تیبل که یک شرکت تبلیغاتی در زمینه رستوران‌ها و مواد غذایی است، به خوبی می‌داند که راضی کردن کارمندان کارآمد بدون در نظر گرفتن مزایای مالی، بسیار مشکل است. از آنجا که این شرکت تازه تاسیس است و کارش را از اواخر سال ۲۰۰۸ آغاز نموده، فاقد منابع مالی هنگفتی است که شرکت‌های بزرگتر توان ارائه آن را دارند و گئوف مجبور بود رضایت افراد با استعداد را از طرق دیگری کسب نماید. یکی از اقدامات او جهت جلب رضایت، ایجاد فرصت انجام کارهای مهیج بود و دیگر اینکه آن افراد بتوانند خود را بخشی از آن شرکت به سرعت در حال رشد احساس کنند. او همیشه مصاحبه‌ها را با دو پرسش تمام می‌کند:

۱- برای پیشرفت این شرکت چه کارهایی انجام خواهید داد؟

۲- این شرکت برای افزایش مهارت‌ها و تحقق برنامه‌های حرفه‌ای شما چه کاری می‌تواند انجام دهد؟

برای گئوف، بهترین پاسخ زمانی است که جواب‌ها هم‌پوشانی داشته باشند. پس از طی فرآیندهای مربوط، شخصی به نام هیتر از یک نشریه صنعتی به بخش ویراستاری این شرکت در شیکاگو پیوست. خیلی زود بعد از ورود او، شرکت شکل تیمی ‌به خود گرفت. گئوف درباره نیازهای شرکت درباره درک بهتر از بهینه سازی موتورهای جست‌وجو که برای شرایط رو به رشد شرکت بسیار مهم بود با کارمندان صحبت می‌کرد. هیتر گفت که در این زمینه دارای تجربیاتی است. گئوف که رییس شرکت بود از او خواست که مسوولیت بخش بهینه سازی موتورهای جست‌وجو را در شرکت بر عهده گیرد؛ او از کارمندش هیتر خواست تا مهارت و دانش خود را در این زمینه بالاتر ببرد تا بتواند افراد دیگر را در سازمان آموزش دهد. در سال ۲۰۱۰، شرکت دایره خدمات خود را به پنج شهر دیگر گسترش داد. هیتر، مسوول آموزش پنج ویراستار جدید شد و به آنها در زمینه موتورهای جست‌وجو آموزش می‌داد.