چرا باید دانش سازمانی را مدیریت کنیم؟

محسن کرمی

قرن بیست‌و‌یکم در کنار تمام پیامدهایی که برای بشر امروزی در بر داشته است، سازمان‌‌ها و شرکت‌ها را نیز بی نصیب نگذاشته و آنها را به شدت تحت تأثیر قرار داده است. امروزه شاهد تغییرات سریع در فناوری‌ها و شدت پیچیدگی محیط سازمان‌ها هستیم. در چنین وضعی سازمان‌ها به منظور حفظ حیات خود ناچارند به صورت مداوم تغییر کنند تا از غافله رقبا عقب نمانند. اما این تغییر لزوما باید مبتنی بر جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات مناسب از محیط و تبدیل آن به دانش باشد.

طی دو دهه اخیر افزایش حجم اطلاعات در سازمان‌ها و لزوم استفاده موثر از آنها در تصمیم‌های سازمانی، باعث ظهور پدیده‌ای به نام مدیریت دانش شده است. چهار عامل عمده را در ظهور مدیریت دانش موثر دانسته‌اند:

۱) گذر از عصر سلطه سرمایه‌های مادی به سلطه سرمایه‌های فکری؛

۲) افزایش خارق‌العاده حجم اطلاعات، ذخیره الکترونیکی آن و افزایش دسترسی به اطلاعات؛

۳) تغییر هرم سنی جمعیت و خطر از دست دادن دانش سازمانی به واسطه بازنشستگی کارکنان؛

۴) تخصصی‌تر شدن فعالیت‌ها. فعالیت‌های مدیریت دانش ابتدا در بخش‌های سیستم‌های اطلاعاتی سازمان‌ها متمرکز بود، اما با مد نظر قرار گرفتن مهارت و خبرگی کارکنان، کم‌کم توجه به سوی واحدهایی دیگر معطوف شد.

در اقتصاد امروز، رقابت بسیار شدیدی بین سازمان‌ها وجود دارد. تمرکز این رقابت از منابع محسوس و فیزیکی به منابع دانشی و غیرمحسوس تغییر کرده است. همچنین سیاست‌های سیستم‌های اطلاعات نیز از مدیریت اطلاعات به مدیریت دانش تغییر کرده است. باید دانست که کسب‌و‌کارهایی که ضمن دستیابی به دانش لازم، آن‌را در تمام عملیات، فرآیندها و خدمات خود گسترش می‌دهند، قادر خواهند بود گوی توسعه و پیشرفت را از سایرین بربایند.

سازمان دانشی به توانایی‏هایی دست می‌یابد که قادر است از نیروی‌ اندک، قدرتی عظیم بسازد. مدیریت دانش تلاش نوین قرن موسوم به عصر دانش، برای حفظ، هدایت و افزایش هدفمند سرمایه‌های دانشی سازمان‌ها است و به این اشاره دارد که سرمایه‌گذاری در علم بهترین و بیشترین سود را به بار می‌آورد.

دانش تنها منبع مطمئن برای ایجاد مزیت رقابتی پایدار است و سازمان‏ها هر روز بیشتر به اهمیت دانش به عنوان سرمایه فکری پی می‏برند. دانش همیشه برای همه مردم و سازمان‌ها ارزشمند بوده است. اغلب سازمان‌ها درک کرده‌اند که موفقیت آنها نه به دلیل دارایی‌های فیزیکی‌شان بلکه به خاطر تجارب و مهارت‌های کارکنان آنها می‌باشد. سازمان‌ها متوجه شده‌اند که دانش آنها در مورد نحوه انجام دادن امور و ارائه خدمات به عنوان یک دارایی مهم قلمداد می‌شود که باید همانند سایر دارایی‌های ارزشمند سازمان، این دارایی (دانش) را نیز مدیریت کرد.

امروزه به موازات درک سازمان‌ها از این نکته که رقابت‌پذیری بر پایه مدیریت موثر دانش استوار است، این علم درحال تبدیل شدن به فعالیت لاینفک کسب‌و‌کار سازمان‌ها می‌باشد. یکی از دغدغه‌های اصلی درخصوص مدیریت دانش، چگونگی اجرای آن است. بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌هایی که درحال تلاش برای آغاز مدیریت دانش هستند درخصوص تعیین بهترین رویکرد به منظور پذیرش آن از اطمینان کافی برخوردار نیستند. ‌بررسی‌های انجام شده مشخص می‌کند که برخورداری از رویکردی ترکیبی که دربرگیرنده عوامل اجتماعی و تکنولوژیک باشد، ایده‌آل است. بنابراین آگاهی سازمان‌ها ازعوامل اصلی مدیریت دانش که پذیرش و اجرای آن‌را با موفقیت همراه می‌سازد، موجب هموار شدن مسیر پیش روی آنان خواهد شد.

تعریف دانش

دانش ترکیب سازمان یافته‌ای از داده‌ها است که از طریق قوانین، فرآیندها و عملکرد‌ها حاصل شده است. دانش را معنا یا مفهومی می‌داند که از فکر پدید آمده است و بدون آن اطلاعات یا داده تلقی می‌شود و تنها از طریق این مفهوم است که اطلاعات حیات یافته و به دانش تبدیل می‌شود. اطلاعات به دانش تبدیل نمی‌شود مگر اینکه به کار گرفته شود، به عبارت دیگر با کاربرد اطلاعات است که دانش به معنای واقعی حاصل می‌شود.

دانش و اطلاعات اغلب به صورت مترادف به کار می‌روند، اما بین این دو تفاوت وجود دارد. دانش معمولا متضمن یک حامل است، درحالی که اطلاعات به صورت مستقل و خودکفا می‌باشد. جدا کردن دانش دشوارتر از اطلاعات است، بنابراین بسته‌بندی و انتقال آن دشوار است، دانش بیشتر نیاز به یکسان‌سازی دارد، دانش چیزی است که ما بیش از آنکه دارنده آن باشیم، آن را هضم می‌کنیم. اهمیت مردم به عنوان تولیدکننده و حامل دانش، باعث می‌شود سازمان‌ها دریابند که دانش، بیشتر به مردم حامل آن تکیه دارد تا پایگاه اطلاعاتی اگر داشتن اطلاعات متضمن کاربرد آن نمی‌باشد، پس چالش مهم، یافتن موثرترین ابزار‌ها برای تسهیل کاربرد آن خواهد بود. صرف دریافت اطلاعات لزوما به معنی درک معنای آن و اثرگذاری بر نگرش و رفتار فرد نیست.

جریان دانش

فلمینگ داشته‌های ذهنی بشر را با توجه به میزان درک و ارتباط زمینه‌ای به سطوح مختلف تقسیم می کند: داده، اطلاعات، دانش، خرد. بنابراین یکی از مبانی اصلی مباحث مرتبط با مدیریت دانش، درک مفهوم چهار جزء داده، اطلاعات، دانش، خرد و تعامل بین آنها است. به منظور درک و تعریف دانش، از جریان دانش می‌توان کمک گرفت.

جریان دانش مجموعه فرآیندها و فعالیت‌هایی است که از طریق آن داده، اطلاعات، دانش و خرد از یک حالت به حالت دیگر تبدیل می‌شود. به این ترتیب لازمه بحث درباره دانش این است که ابتدا راجع به داده صحبت کنیم.

راسل اکوف، نظریه‌پرداز سیستم‌ها و استاد تحول سازمانی، محتوای ذهن انسان را به پنج طبقه تقسیم کرده است: ۱) داده‌ها، ۲) اطلاعات، ۳) دانش، ۴) درک، ۵ ) خرد.

به نظر اکوف سه طبقه اول به گذشته مربوط می‌شود. این چهار طبقه به دانسته‌های گذشته و حال می‌پردازد. تنها طبقه پنجم یعنی خرد است که به آینده می‌پردازد، زیرا شامل چشم‌انداز و طراحی است. مردم با خرد، آینده را می‌آفرینند نه این که فقط گذشته و حال را درک کنند، اما کسب خرد، آسان نیست. باید از این مراحل گذشت تا به خرد رسید. بعد درک، فهم «چرایی» است، احتمالی و از جنس درون‌یابی است، شناختی و تحلیلی است، فرآیندی است که اخذ دانش و تولید دانش جدید با استفاده از دانش‌های قبلی را انجام می‌دهد. تفاوت بین درک و دانش، تفاوت میان یادگیری و حفظ کردن است. افرادی که به سطح درک رسیده‌اند می‌توانند اقدامات مفیدی انجام دهند، زیرا می‌توانند دانش جدید یا لااقل اطلاعات جدید را از آنچه قبلا دانسته و درک شده است به دست آورند، به این معنی که صاحب درک می‌تواند بر اساس اطلاعات، دانش و درک موجود، اقلام جدید آنها را تولید کند؛ برای مثال، سیستم‌های هوش مصنوعی دارای درکند، زیرا می‌توانند دانش جدید را از اطلاعات و دانش ذخیره شده قبلی تولید کنند.

جاشاپارا یکی از متخصصین بین‌المللی در زمینه مدیریت دانش سطح دیگری به صدر این سلسله مراتب می‌افزاید: حقیقت. در واقع، او خرد و حقیقت را درجاتی مساله‌ساز و جنجال برانگیز می‌داند. از نظر او، خرد و حقیقت، درجات بالاتر از دانش در سلسله مراتبند. این درجات حتی از مفهوم دانش هم انتزاعی‌تر است.

تعریف مدیریت دانش

دانش بشری هر ۳۳ سال دو برابر می‌شود، در حالی که ظرفیت فکری انسان‌ها هر ۵/۱ تا ۳ میلیون سال دو برابر می‌شود. سازمان‌ها نیز از انباشتگی دانش بی بهره نبوده‌اند، به طوری که افزایش حجم اطلاعات در سازمان‌ها و لزوم استفاده از آن در تصمیم‌های سازمانی طی دو دهه اخیر باعث ظهور پدیده‌ای به نام مدیریت دانش شده است. این امر، ضرورت برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری و پایش دانش سازمانی، همچنین مدیریت فرآیند دسترسی به دانش درست به گونه‌ای که کارآیی و اثربخشی داشته باشد را نشان می‌دهد.

بنابراین مدیریت دانش تلاش نوین قرن موسوم به عصر دانایی، برای حفظ، هدایت و افزایش هدفمند سرمایه‌های دانشی سازمان‌ها است و به این اشاره دارد که سرمایه‌گذاری در علم بهترین و بیشترین سود را به بار می‌آورد. مدیریت دانش فرآیندی است که به سازمان‌ها یاری می‌دهد تا اطلاعات مهم را بیابند، گزینش، سازماندهی و منتشر کنند. مدیریت دانش تخصصی است که برای فعالیت‌هایی چون حل مشکلات آموختن پویا، برنامه‌ریزی راهبردی و تصمیم‌گیری ضروری است. مدیریت دانش در چند سال اخیر پیشرفت قابل توجهی داشته است و در برنامه‌های دانشگاهی و اقتصادی بسیاری از کشورها نقش کلیدی ایفا کرده است.

مدیریت دانش همچنین به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات و مهارت‌های مهم را که به عنوان حافظه سازمانی محسوب می‌شود و به طور معمول به صورت سازماندهی نشده وجود دارند، شناسایی، انتخاب، سازماندهی و منتشر نمایند. مدیریت دانش بر شناسایی دانش و ارائه آن تاکید می‌ورزد، به روشی که بتواند به صورت رسمی به اشتراک گذارده شود و در نتیجه دوباره مورد استفاده قرار گیرد.

به‌طور کلی می‌توان گفت: مدیریت دانش فرآیند ایجاد، تایید، ارائه، توزیع و کاربرد دانش می‌باشد. این پنج عامل در حوزه مدیریت دانش در یک سازمان، زمینه آموزش، بازخورد و آموزش مجدد را فراهم می‌آورد که به طور معمول برای پدید آوردن، نگهداری و احیای قابلیت‌های سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

تعاریف زیادی در این زمینه توسط دانشمندان مختلف ارائه شده است که به برخی از آنان اشاره می‌شود:

لوپز بیان می‌کند دانش و قابلیت‌های سازمانی اشکالی از دارایی‌های استراتژیک هستند که اهداف بلندمدت سازمان را از حیث رقابتی و اقتضائات محیطی ارتقا داده و در محیط‌های پویا کاربرد استراتژیک دارند. تبدیل دانش ذهنی (ضمنی) به دانش ثبت شده رسمی (صریح)، یکی از اهداف کلیدی مدیریت دانش است که باعث کاهش ریسک از دست رفتن دانش با ارزش سازمان به واسطه افت کارکنان و کاهش خطر از دست دادن حافظه سازمان به هنگام تعدیل نیروی انسانی می‌شود.

باکویتز و ویلیامز مدیریت دانش را فرآیندی تعریف می‌نمایند که از طریق آن سازمان با استفاده از دارایی‌های فکری و مبتنی بر دانش خود به تولید ارزش و ثروت می‌پردازد.

۱۱. بیهاکت نیز مدیریت دانش را فرآیند ایجاد، خلق، نشر، توزیع و کاربرد دانش می‌داند. هدف مدیریت دانش مهار و به‌کارگیری دانش و اطلاعات و ایجاد دسترسی بی‌کم و کاست آن برای همه کارکنان است. به این منظور که کارشان را بهتر انجام دهند.