ارزیابی کارآیی کارمندان مجازی

مترجم: فرهاد امیری

فصل چهارم- بخش دوم

اشاره: در هفته‌ گذشته با یکی از مهم‌ترین امکان‌های دورکاری یعنی کار مجازی به طور مختصر آشنا شدیم. نویسنده در شماره‌ پیش پیوستاری از کار مجازی ترسیم کرد و گفت که در خلال این طیف سه نوع کار مجازی وجود دارد: فرد مجازی که در آن تنها یک فرد از دور با استفاده از ارتباط از راه دور به کار مشغول می‌شود؛ تیم مجازی که در آن یک تیم یا یک بخش از شرکت به طور کلی با کار مجازی به تولید می‌پردازد؛ و بالاخره سازمان مجازی که هیچ دفتر مرکزی واقعی داخل خیابان‌ها ندارد. در این شماره توضیحات مفصل مربوط به فرد مجازی را خواهیم خواند.

فرد مجازی

شرکت‌های بسیاری نیاز ضروری به اتخاذ سیاست‌های کار مجازی احساس نمی‌کنند یا میلی به آن ندارند. اما این بی‌میلی یا عدم نیاز تنها تا زمانی کار می‌کند که بالاخره پای زندگی و ضرورت‌های زیستی یک کارمند مهم به وسط کشیده شود؛ کارمندی که شرکت سال‌ها روی او سرمایه‌گذاری کرده است و خوش ندارد وی را از دست بدهد.

این ضرورت‌های زندگی می‌تواند به خاطر جابه‌جایی همسر یا مشکلات حاد پزشکی و درمانی که نیازمند مراقبت ویژه است، یا هر چیز دیگری پیش بیاید که باعث می‌شود کارمند مورد نظر از حضور در محل کار باز بماند. به این دلیل، کارمند مزبور ممکن است به استعفا تن بدهد.

یک کارمند به عنوان فرد مجازی می‌تواند خارج از محل کار به وظایف خود مشغول شود، در حالی‌که بقیه‌ شرکت از یک آدرس مشخص در خیابانی واقعی برخوردار است. احتمالا افراد مجازی از سیاست‌های شرکتی پشتیبان برخوردار نیستند، بلکه باید با مدیر یا کارفرمای خود مذاکره کنند و مشخصات کار مجازی خود را مورد به مورد با وی به بحث بنشینند.

مذاکره و توافق در این مورد نیز همچون دیگر موارد مربوط به شخصی‌سازی محیط کار عنصری ضروری است.

برای مثال، شاید کارفرما از شما بخواهد هر روز به طور مرتب به صورت تلفنی با وی در تماس باشید، در حالی که در محل کار متعلق به شرکت، پیشتر چنین تماس مداومی ضروری نبوده است یا شاید کارمند از کارفرمای خود بخواهد که هزینه‌ اتصال به شبکه و تلفن را تقبل کند.

قطعا چالش‌هایی در برابر موفقیت کار فرد مجازی وجود دارد. یکی از چالش‌های یادشده این است که شرکت برای کارمند مجازی امکانات مخصوص را پیش‌بینی نکرده باشد. این کار شاید وقتی اضافی را از مدیر بطلبد یا نیازمند پیش‌بینی‌های سازمانی مخصوصی باشد که کار افراد مجازی را تسهیل می‌کند.

برای مثال، دایرکردن کنفرانس‌های تلفنی یا کنفرانس‌های ویدئویی از راه دور یکی از این موارد است و شاید کارمند ما مجبور باشد وقت بیشتری را بر سر مواردی بگذارد که پیش‌تر در محل کار متعلق به شرکت با چند قدم راه رفتن به انتهای سالن و واردشدن به دپارتمان‌های دیگر آنها را رفع و رجوع می‌کرد. همچنین شاید برای تمرکز بر کار گروهی و پاسخگویی دقیق به مدیر کار بیشتری نسبت به سابق لازم باشد.

فرد مجازی همچنین با تغییرات اساسی و البته ضروری در راه‌های ارتباط برقرارکردن روبه‌رو خواهد بود: در حالی که وی پیش‌تر از ارتباطی چهره به چهره سود می‌جسته است، اکنون اوضاع تفاوت کرده است. همچنین ممکن است این کارمندان مجازی مجبور باشند که با احساس انزوای ناشی از کار در خانه کلنجار بروند.

کار مجازی افراد بی‌عیب و نقص نیست، اما نتایج حاصل از پیگیری این سیاست برای فرد و شرکت امتحان کردن آن را

ارزشمند می‌کند.

بسیاری از کارگران مجازی از بالارفتن بازده خود سخن گفته‌اند و علاوه بر آن، مرخصی‌های استعلاجی ناشی از بیماری نیز در میان این گونه کارمندان بسیار اندک است.

در واقع، کارگران مجازی بسیار سالم‌تر هستند و ارتباط بیشتری با اجتماعات خویش دارند و به همین دلایل استرس کمتری به ایشان وارد می‌شود.

آنها از آزادی بیشتری برای پیگیری اهداف مهم خود یا از انعطاف‌پذیری بیشتری برای رسیدگی به مسوولیت‌های خانوادگی فوری برخوردارند.

نتیجه‌ بررسی‌های یک موسسه‌ پژوهشی کانادایی در مورد کارگران این کشور نشان داده است که ۴۳ درصد کارکنان حاضرند کارفرمای فعلی خود را به خاطر موقعیت شغلی کار مجازی نزد کارفرمایی دیگر ترک کنند و ۳۵ درصد ایشان نیز حاضرند از دستمزد خود بکاهند تا چنین گزینه‌ای را در اختیار داشته باشند.

به‌علاوه، باید به خاطر داشت که وقتی کارفرمایی با اعطای گزینه‌ کار مجازی احترام نسبت به کارگران خویش ابراز می‌دارد، کارگران نیز در عوض وفاداری بیشتری از خود نشان می‌دهند و راندمان کاری آنها بالاتر می‌رود.

دیویس مثال فوق‌العاده‌ای است برای نشان دادن اینکه وفاداری چه نقش مهمی در کار دارد. او اکنون مهندس سی ساله‌ای است که روی نرم‌افزار مهمی برای شرکتی بزرگ کار می‌کند. او از بیست و یک‌سالگی وارد این شرکت شد و در بیست‌و‌شش سالگی رییس تیمی شد که قرار بود چندین نرم‌افزار برای شرکت طراحی کنند. دیویس از موقعیت بسیار خوبی برخوردار بود، تا اینکه او و همسرش به اتفاق تصمیم گرفتند پیش از آغاز زندگی مشترک خود مدتی را در خارج از کشور به سر برند.

همسر دیویس معلم است و به همین خاطر فرصت‌های بسیار مناسبی در خارج از کشور نیز برای او مهیا است و او توانست فرصت تدریس یک‌ساله در اروپای شرقی را به دست آورد. پیش از اینکه همسر دیویس فرآیند تقاضا برای تدریس را آغاز کند، دیویس با کارفرمای خود درباره‌ تصمیمش سخن گفت و از او پرسید که آیا می‌تواند برای یک سال به صورت راه دور کار کند یا خیر.

او تصور می‌کرد که پاسخ کارفرما منفی باشد؛ هم به خاطر شرایط پروژه و هم به این خاطر که تا کنون مدیر برای کسی شرایط کار مجازی را فراهم نکرده بود. به همین خاطر دیویس آماده بود تا استعفای خود را تسلیم کند و تجربه‌ای را که برای همسرش و او مهم بود، با آغوش باز پذیرا شود.

اما اوضاع این طور نشد. دیویس از اینکه کارفرما از پیشنهاد او حمایت کرد بسیار شگفت‌زده بود. تنها نگرانی کارفرما درباره‌ شرایط این دورکاری بود. دیویس به کارکردن در محل کار واقعی خود عادت کرده بود و شرکت و محیط آن نیز تنها کارکردن در چنین فضایی را ممکن

می‌ساختند.

برای مثال، شرکت ابزارهای بسیار زیادی برای ارتباط کسب و کار با تیم‌های دور از محل در هند داشت، اما ساختار مدیریتی آن پشتیبان ملاقات‌های مجازی یا حل مشکلات با افراد مستقر در هند به طریقی جز ایمیل نبود. به علاوه، در محیط کار جلسات منظم هفتگی ملاقات با مدیر برپا می‌شد و بسیاری از مشکلات با جمع‌شدن مهندسان در یک اتاق رفع و رجوع می‌شد.

اگرچه می‌شد گزارش چهره به چهره با مدیر را با استفاده از امکانات ارتباط از راه دور نیز انجام داد، اما معلوم نبود دیگر قسمت‌های سیستم این شرکت چطور خودشان را با کار در خارج دیویس تطبیق می‌دهند.

با این حال، مهیانبودن کارخانه برای پشتیبانی از کار مجازی به معنای دور از دست بودن خواسته‌ دیویس نبود. موقعیت شغلی او با توجه به محدودیت‌های شرکت تغییر کرد. شرح وظایف او نیز با توجه به دورکاری بازنویسی شد و وی دیگر مدیریت مهندسان زیردست را بر عهده نداشت ـ نقشی که به واقع نیازمند تماس چهره‌به‌چهره بود ـ و به او وظایف مستقلی داده شد که بدون حضور فیزیکی‌اش قابل حل باشد.

مدیران شرکت تصمیم به انجام کاری گرفتند که معنایش حفظ دیویس در کنار شرکت (و البته همسرش!) بود. مدیران دیویس از تدابیر پیاده‌شده راضی بودند و به علاوه، حفظ استعدادها و سرمایه‌ دیویس نیز برای آنها خبر خوشی بود.

دیویس از سفر بازگشت و اکنون در محل کار مشغول است. مدیر فعلی وی را «کارمندی فوق‌العاده با آینده‌ بسیار روشن حرفه‌ای» توصیف می‌کند. وی می‌گوید: «به نفع ما نیست که یکی از رقبا از استعدادهای پرورش‌یافته‌ ما استفاده کند.» خود دیویس نیز از اینکه اوضاع به گونه‌ای پیش رفت که توانست شغل خود را نگاه دارد بسیار راضی است.

دیویس نمونه‌ کسی است که می‌خواسته به طور موقت کار مجازی انجام دهد. کار مجازی این امکان را برای وی فراهم آورد تا به آرزوهای خویش برسد و کنار همسرش باقی بماند. برای بسیاری از شرکت‌ها تکوین سیاست کار مجازی افراد چنین

خط سیری دارد.

به عبارت دیگر، بسیاری از شرکت‌ها برای موارد خاص امکان کار مجازی را فراهم می‌کنند که بسته به هر مورد، این کار مجازی می‌تواند تمام وقت باشد یا تنها بخشی از کارهای کارمند مورد نظر را در بر بگیرد.

پس از مدتی ممکن است امکان کار مجازی فردی به یکی از سیاست‌های شخصی‌سازی محیط کار آن شرکت بدل شود و کارکنان و کارفرمایان به طور یکسان از مزایا و منافع آن بهره‌مند شوند.

از ارتباط از راه دور تا حضور از راه دور

بله، هم ارتباط چهره‌به‌چهره داریم و هم کنفرانس از راه دور، اما چطور می‌توان بهترین خصیصه‌های هر یک از این دو را کنار یکدیگر گذاشت و ترکیب کرد ـ ارتباط فوری با حضور در محل کار به علاوه‌ همه‌ مزایای ارتباط مجازی؟ برای این کار باید یک روبات باشید.

دالاس گروکر در ایندیانا زندگی و در شرکت ویلو گاراژ در سیلیکون والی کار می‌کند. این شرکت دست بر قضا طراح سخت‌افزار و نرم‌افزار برای کاربردهای روباتیک شخصی است. همکاران دالاس به خوبی او را می‌شناسند، هر روز با او حرف می‌زنند، در سالن با او ملاقات می‌کنند، به او می‌گویند که در اتاق کنفرانس باید حضور به هم برساند و... اما خوب؛ آنها دالاس را به نام تگزاس صدا می‌زنند. تگزاس یک روبات است.

تگزاس با استفاده از یک وب‌کم، اسکنر لیزری و دستگاه‌هایی از این دست ارتباط برقرار می‌کند. رییس دالاس در مصاحبه با ای.بی.سی نیوز می‌گوید: «ابتدا این کار به نظرمان غیرضروری آمد. معنای این کار را نمی‌فهمیدیم، اما دست آخر فهمیدیم چه تفاوت عظیمی ایجاد کرده و چقدر شناخت ما را نسبت به دالاس دستخوش تحول کرده است.» دالاس نیز موافق است. به باور او همکارانش اکنون بهتر او را می‌شناسند.

این روبات‌های به اصطلاح «حضور از راه دور» به طور خاص در مراقبت‌های پزشکی و درمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند و به پزشکان امکان می‌دهند تا از راه دور تماس با بیماران را حفظ کنند. اکنون این روبات‌ها در آموزش نیز به کار گرفته شده اند. مراکز پژوهشی آمریکا و ژاپن بر کار روی روبات‌هایی همچون تگزاس تمرکز کرده‌اند؛ روبات‌هایی که می‌توانند جانشین یک کارگر دورکار باشند. و البته علاوه بر آن به دنبال ساخت روبات‌هایی می‌گردند که در کار خانه و خرید از مغازه به کمک خانواده‌ها بیایند.

خوب! شما اسم روبات‌تان را چه می‌گذارید؟

کارگران مجازی بسیار سالم‌تر هستند و ارتباط بیشتری با اجتماعات خویش دارند و به همین دلایل استرس کمتری به ایشان وارد می‌شود.