نکات مدیریتی
دانستن دستورجلسه پنهان
گاهی انگیزه طرف مقابل از مذاکره همانی نیست که شما فکر می‌کنید و فرد هدف‌های دیگری را در سر می‌پروراند یا دنبال میکند. در بسیاری موارد، تشخیص منظور اصلی طرف از مذاکره ساده نیست، به این رو بر هر مذاکره‌کننده‌ای واجب است با احتیاط مذاکره کند و تا زمانی که منظور اصلی را متوجه نشده است، اطلاعات اساسی را بروز ندهد. بدیهی است دریافت اطلاعات مربوط به دستور جلسه پنهان از منابع غیررسمی می‌تواند بسیار مفید باشد. بدیهی است ورودی‌های دیگری نیز می‌توان برای مذاکره در نظر داشت؛ مثلا بحث آنالیز ریسک مذاکرات، می‌تواند یکی از ورودی‌های حیاتی و تعیین‌کننده مذاکرات باشد. به‌رغم وجود چندین ورودی دیگر برای مذاکرات و به‌رغم کم بودن یا متعدد بودن، آنها همگی بر یک اصل پافشاری می‌کنند و آن اینکه قبل از هر مذاکره‌ای باید به آمادگی کامل رسید و در شرایط خوب اطلاعاتی حضور پیدا کرد. بدیهی است داشتن اطلاعات خوب، یکی از ابزارهای قدرت در مذاکره به حساب می‌آید که می‌تواند موضع فرد را به نحو قابل‌ملاحظه‌ای بهبود بخشد.
آنچه از مقوله فوق می‌توان دریافت این است که در بحث مذاکره، به‌رغم تسلط به تکنیک‌های مذاکره‌ای یا آشنایی با قواعد و اصول آن، اگر ورودی‌های مذاکره درست طراحی نشوند، امکان توفیق به حداقل ممکن می‌رسد. چه بسا در بسیاری مواقع دیده شده است که مذاکره‌کنندگان متوسط به موفقیت رسیده‌اند؛ چراکه ورودی‌ها به درستی طراحی شده‌اند. از آنجا که از تمامی این ورودی‌ها باید در راستای طراحی مزیت‌های سازمانی استفاده کرد، این جمله معروف را می‌توان یادآور شد که «مذاکره نمی‌تواند جایگزین مزیت‌ها و ارجحیت‌های غیرموجود باشد»؛ یعنی اگر سازمان یا فردی در مذاکرات خود واجد مزیت‌ها و ارجحیت‌های رقابتی با سایرین نیست، نمی‌توان از مذاکره‌کننده حرفه‌ای انتظار معجزه داشت. پس شرط اول هر مذاکره‌ای، ایجاد مزیت‌ها یا ارجحیت‌هایی است که مذاکره‌کننده بتواند با آن ابزار در راستای هدف‌های موجود گام بردارد. از دیگر کلید واژه‌های تعریف مذاکره، داشتن موضوع مشخص است. در مذاکره ما از هر دری سخن نمی‌گوییم؛ بنابراین باید موضوع مشخص داشت و روی این موضوع متمرکز ماند. بدیهی است عدم‌داشتن موضوع مشخص یا عدم تمرکز روی آن، افزون بر اتلاف وقت فراوان، امکان به نتیجه رسیدن را به حداقل کاهش می‌دهد و موجبات سردرگمی طرفین را فراهم می‌سازد. برای متمرکز ماندن روی موضوع مذاکره، بهترین کار داشتن دستورجلسه است. این دستورجلسه می‌تواند قبلا به صورت کتبی نگارش شده و در اختیار طرفین باشد یا می‌تواند در زمان جلسه به طور شفاهی مطرح شود. آنچه که بسیار توصیه می‌شود این است که در جلسات متعدد شما نیز موضوعاتی برای گنجاندن در دستور جلسه داشته باشید وگرنه حداکثر در مورد موضوعاتی بحث خواهید کرد که مورد علاقه طرف مقابل است.
مورد دیگری نیز که در جلسات توصیه می‌شود این است که در جلسات متعدد افزون بر قرائت دستورجلسه، خلاصه‌ای از موضوعات مطرح شده قبلی را تکرار کنید. این کار باعث می‌شود اطلاعات همه در یک سطح قرار گیرد و از تصویب و بحث در مورد موضوعاتی که قبلا در مورد آن اقدام شده است، خودداری شود. توصیه می‌شود از امضای صورتجلساتی که به دلیل تنگنای وقت از قبل تنظیم شده‌اند، بپرهیزید؛ زیرا همیشه احتمال گنجانده شدن مواردی که مورد علاقه شما نیست در آن وجود دارد. اگر در جلسه‌ای به هر دلیل ممکن چنین اتفاقی افتاد و از قضای روزگار، بندی در صورتجلسه ذکر شد که مورد توافق شما نبوده است، پس از دریافت صورتجلسه، بلافاصله نامه‌ای را به منظور اصلاح مورد یادشده برای طرف مقابل ارسال نمایید و تقاضای اصلاح کنید.
یادآور می‌شود که در هیچ کدام از موارد فوق مذاکره‌کننده حق ندارد از جملات یا عبارات تند استفاده کند و از دامنه ادب و احترام خارج شود.توصیه می‌شود بار تهیه صورتجلسه را خود بر دوش بگیرید، زیرا به کرات اتفاق می‌افتد که در هنگام تنظیم صورتجلسه، مواردی هرچند جزئی از بندهای صورتجلسه حذف یا به آن اضافه شود که می‌تواند تفسیرهای متعددی را به بار بیاورد و تعهدات طرف را کمرنگ‌تر و تعهدات شما را پررنگ‌تر کند. در مذاکرات، به صرف اینکه نمی‌توان صورتجلسه را مجددا نگارش کرد، آن را امضا نکنید. ولی در صورت عدم امکان واقعی برای تغییر صورتجلسه، توضیحی در صورتجلسه اضافه کنید که باید به طور جداگانه آن را همه حاضران امضا کنند. خاطرنشان می‌شود تمامی صورتجلسات۱، تفاهمنامه‌ها۲ یا توافقنامه‌ها۳ که قبل از انعقاد قرارداد تنظیم می‌شوند، اعتبار قانونی و قابلیت اجرایی ندارند، بنابراین برای قانونی کردن توافقات بایستی به تنظیم پیش‌قرارداد یا قرارداد مبادرت کرد. البته صورتجلساتی که بعد از انعقاد قرارداد تنظیم می‌شوند، به شرط آنکه مضمون الحاقیه۴ یا اصلاحیه۵ را داشته باشند، وجاهت قانونی داشته و بخشی از قرارداد محسوب می‌شوند.در ادامه تعریف مذاکره، به موضوع حل اختلاف یا انجام توافق برمی‌خوریم. هر دوی این مطالب، اشاره به نتیجه‌گرا بودن مذاکره میکند. از اینجا است که خروجی مذاکره شکل می‌گیرد و آن نیز به صورت حل یک اختلاف یا رسیدن به یک توافق، خود را نشان می‌دهد. مجددا تاکید می‌شود که در صورت وجود ورودی‌های مناسب در یک فرآیند گفت‌وگو‌محور است که با بحث در مورد یک موضوع مشخص از قبل تعیین شده می‌توان توافق مناسب و اساسی به دست آورد. بدین رو نتیجه‌گرا بودن مذاکره یکی از شروط اساسی آن است و مذاکره از این حیث با گفت‌وگو تفاوت دارد. گفت‌وگو یک ابزار است، ولی مذاکره یک فرآیند است که از ابزارهای متعدد بهره می‌‌جوید.
در دنیای امروزی، مذاکره بایستی به عنوان ابزاری در راستای ایجاد یک رابطه پایدار و بلندمدت مورد استفاده قرار گیرد. از آنجا که در نظر نگرفتن منافع و رضایت طرف مقابل اصل پایداری و بلندمدت بودن ارتباط را خدشه‌دار میکند، بنابراین می‌تواند از مصادیق یک مذاکره بد و غیراصولی به حساب آید. از سویی دیگر با کمرنگ‌شدن یا از بین رفتن وجوه تمایز یا ابزارهای قدرتی که طرف را وادار به پذیرش مواضع کرده است، به مرور زمان، امکان بروز انتقام از سوی طرف مقابل مهیا می‌شود که می‌تواند به از دست رفتن فرصت‌های مهم تجاری منجر شود.
پاورقی:
۱- Minutes of Meeting (M.O.M)
۲- Memorandum of Understanding (M.O.U)
۳- Memorandum of Agreements (M.O.A)
منبع: اصول، فنون و هنر مذاکره؛ نویسنده: محمدحسین غوثی و پرویز درگی؛ انتشارات بازاریابی
ارسال نظر