جلوگیری از انباشتگی ایمیل
منبع: HBR
شکایت از انباشتگی ایمیل‌ها موضوع تازه‌ای نیست. شاید درباره آن زیاد شنیده باشید یا خودتان گرفتار آن باشید: دریافت صدها ایمیل در روز. نمی‌توان تمام روز را به پاسخگویی به آنها اختصاص داد.
مترجم: رویا مرسلی
منبع: HBR
شکایت از انباشتگی ایمیل‌ها موضوع تازه‌ای نیست. شاید درباره آن زیاد شنیده باشید یا خودتان گرفتار آن باشید: دریافت صدها ایمیل در روز. نمی‌توان تمام روز را به پاسخگویی به آنها اختصاص داد. درعین حال نمی‌توان یک ایمیل خاص را در میان این حجم عظیم نامه‌ها پیدا کرد. برخی شرکت‌ها برای حل این مساله اقدامات موثری برای کمک به کارمندان در مدیریت پیام‌هایی که دریافت می‌کنند انجام می‌دهند. مدیرعامل آتوس که یک شرکت خدمات آی تی فرانسوی است، تصمیم گرفت تا سال ۲۰۱۳ ایمیل‌های داخلی را قطع کند. شرکت فولکس واگن در آلمان موافقت کرد که ارسال ایمیل به برخی کارمندان بعد از ساعت کار متوقف شود. این شرکت‌ها چنین اقدامات ریشه‌ای را اتخاذ کرده‌اند، آیا برای شما نیز وقت آن رسیده است که از انباشتگی مستندات خود جلوگیری کنید؟
افراد خبره چه می‌گویند
این موضوع برای متخصصین بهره وری بسیار مهم است. دیوید آلن، به عنوان یک مشاور و نویسنده می‌گوید: ایمیل، بدون شک یک تهدید برای بهره‌وری است؛ اما در عین حال تاکید می‌کند که این وسیله یک ابزار حیاتی برای کار است. او می‌گوید «من از سال ۱۹۸۳ ایمیل داشتم. بدون ایمیل، زندگی من این‌گونه که اکنون هست نبود.» باب پوزن، به عنوان سخنران ارشد مدیریت بازرگانی در دانشکده بازرگانی هاروارد نیز با این موضوع موافق است. او می‌گوید حتی اگر بخواهید کمتر از ایمیل استفاده کنید نیز خواهید دید که این روزها دسترسی به افراد از طریق تلفن یا رو در رو تقریبا غیرممکن شده است. پوزن و آلن هر دو معتقدند به کارگیری این قوانین فراگیر که توسط شرکت آتوس و فولکس واگن اجرا می‌شوند چندان ضرورتی ندارد. با بررسی ریشه ایجاد این مشکل و دنبال کردن چند قانون خاص که در اینجا شرح خواهیم داد، می‌توانید بر ایمیل‌های خود کنترل داشته باشید و اثرات منفی آن بر بهره‌وری خود را کاهش دهید.
درک کنید که مساله واقعا خود
ایمیل نیست
طبق گفته آلن، انباشته شدن ایمیل نشانگر مساله بزرگ‌تری است: نداشتن روش‌های مشخص و موثر. اگر سازمان شما در فرآیندهای تصمیم‌گیری خود شفاف نباشد و افراد از همکارانشان آنچه انتظار دارند را دریافت نکنند، سیستم را پر از ایمیل و درخواست جلسه می‌کنند. سپس این ایمیل‌های انباشته به درخواست‌های بیشتری از همکاران مستاصل منجر می‌شود که برای پیگیری درخواست خود ایمیل‌های بیشتری ارسال می‌کنند.
یکی از مشتریان آلن به طور متوسط ۳۰۰۰ تا ۴۰۰۰ ایمیل در صندوق پستی خود داشت. بعد از آنکه بالاخره موفق شد صندوق نامه‌هایش را خالی کند، هم ترافیک ایمیل‌هایش و هم بار جلساتش کمتر شد. وقتی همکارانش دستورات و اطلاعاتی را که لازم داشتند از او دریافت کردند، دیگر لازم نبود که او را با پیگیری‌های مداوم احاطه کنند. آلن می‌گوید: «اگر به ایمیل‌ها به درستی رسیدگی شود، جلسات را کاهش می‌دهند و اگر به جلسات به درستی رسیدگی شود، ایمیل‌ها کاهش می‌یابد.» اگر اکنون برای پاسخ دادن وقت بگذارید، در آینده دو برابر بیشتر در زمان صرفه جویی خواهید نمود.
گردش کار را کنترل کنید
روش دیگر برای کاهش زمانی که به ایمیل اختصاص می‌دهید بستن راه پیام‌های دریافتی است. روش‌های مختلفی برای این کار وجود دارد از جمله اعلام انصراف از دریافت اخبار یا پیام از فیس بوک یا توییتر. شاید نخواهید همکارانتان یا روسایتان ایمیل‌های زیادی با مضمون «صرفا جهت اطلاع» برایتان بفرستند. اگر این طور است، به سادگی به آنها توضیح دهید که فقط می‌خواهید در برخی موضوعات خاص یا تنها وقتی تصمیم نهایی اتخاذ شد در جریان قرار گیرید.
پوزن می‌گوید می‌توانید حجم ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنید را با کاهش ایمیل‌های ارسالی و محدود کردن تعداد افراد کاهش دهید. سعی کنید از عبارات یک کلمه‌ای مثل «متشکرم» استفاده نکنید. از دکمه «پاسخ به همه» تنها زمانی استفاده کنید که واقعا همه باید آنچه را می‌خواهید بگویید بدانند. از ایمیل برای اتخاذ تصمیمات بزرگ یا حل مسائل پیچیده استفاده نکنید، از جمله برای ایجاد تغییر در سیاست سازمان که احتمال دارد به مساله جنجالی در سازمان تبدیل شود. بدانید که چه کارهایی بهتر است رو در رو یا از طریق تلفن انجام شود. با مدل سازی ایمیل به صورت صحیح، می‌توانید اطرافیان خود را تشویق کنید که فقط پیام‌های ضروری و مناسب را برای شما ارسال کنند.
صندوق پستی خود را خالی کنید و آن را مرتب نگه دارید
هر چقدر هم که صندوق پستی شلوغی داشته باشید، همیشه امکان مرتب کردن آن وجود دارد. احتمالا مطالب زیادی درباره نحوه مدیریت ایمیل‌ها خوانده‌اید، اما این قسمت اجتناب ناپذیر است: اول صندوق‌پستی خود را خالی کنید. اگر صدها پیام در پوشه اصلی خود دارید، پوشه جدیدی تحت نام «صندوق پستی قدیم» درست کنید و پیام‌ها را در آنجا قرار دهید. در این صورت همیشه به آنها دسترسی خواهید داشت، در حالی که برای پیدا کردن یک پیام نیازی نیست که در میان انبوهی از نامه‌ها به دنبال آن باشید.
وقتی تعداد پیام‌ها به صفر رسید (یا نزدیک به صفر)، متعهد شوید که ایمیل‌های جدید را فورا مرتب کنید. از سه گام زیر استفاده کنید:
۱- پاک کردن. نگاهی به صندوق پستی خود بیندازید و هر پیامی را که لازم نیست بخوانید یا نگه دارید پاک کنید: مثل دعوتنامه، تبلیغات و غیره. پوزن می‌گوید «باید بتوانید ۸۰ درصد از چنین ایمیل‌هایی را فقط با دیدن موضوع دور بیندازید».
۲- پاسخ دهید. اگر می‌توانید به یک ایمیل ظرف چند دقیقه یا کمتر پاسخ دهید، این کار را انجام دهید. پوزن می‌گوید «اگر آن را کنار بگذارید، مجددا باید برای پیدا کردن آن وقت صرف کنید و به خاطر بیاورید چه می‌خواستید بگویید.»
۳- بایگانی کنید. برای باقیمانده پیام‌ها، تصمیم بگیرید باید آنها را کجا قرار دهید. آنها را در پوشه قرار دهید یا از نشانه استفاده کنید تا با یک نگاه به آنها درجه اولویت پیام و زمان پاسخگویی را ببینید.
زمان‌های مشخصی از روز را به مرور صندوق پستی خود اختصاص دهید
اگر این کار را هر پنج دقیقه انجام دهید، در پایان روز خواهید دید که تمام روز را به ایمیل‌ها پرداخته‌اید، اما در این کار بیش از حد نیز تعلل نکنید. چک کردن ایمیل‌ها فقط یک یا دو بار در روز عملی نیست. پوزن می‌گوید «اغلب افراد وقتی ایمیلی می‌فرستند، انتظار دارند فورا پاسخ دریافت کنند».
مراقب قوانین باشید
آلن و پوزن هر دو معتقدند اجرای سیاست‌هایی که بر جمع زیادی از کارکنان تاثیر بگذارد و به آنها دیکته کند چگونه و چه وقت ایمیل‌هایشان را چک کنند، نه عاقلانه است و نه احتمال تاثیرگذاری آن وجود دارد. آلن می‌گوید «چرا کارآیی کارمندان خود را با قوانین بی‌معنی کاهش می‌دهید؟» سیاست‌هایی مانند این، گذرا هستند. پوزن می‌گوید «سخت است بتوان قوانین مکانیکی را ایجاد کرد که برای همه کارآیی داشته باشد.»
البته این به آن معنا نیست که همه قوانین بد هستند. شما می‌توانید برای خودتان و افرادی که با شما در ارتباط هستند دستورالعمل تنظیم کنید. دیگران را تشویق کنید ایمیل‌های خود را فقط به اشخاص مربوطه ارسال کنند. این مساله را که چگونه می‌توانید درباره موضوعات مهم به نتیجه برسید به بحث بگذارید. پوزن می‌گوید «سعی کنید با گروه به توافق برسید که چه موضوعاتی برای ارسال و دریافت توسط ایمیل معنادار هستند.»
فرصتی برای استراحت به خود بدهید
از آنجا که حضور ایمیل در زندگی ما بسیار پررنگ است، جدا شدن از همه ابزارهای الکترونیکی برای مدتی کوتاه می‌تواند حس متفاوتی ایجاد کند. برخی از افراد زمانی را که در تعطیلات می‌گذرانند چنین می‌کنند. برخی دیگر نیز یک «جمعه فارغ از ایمیل» برای خود در نظر می‌گیرند. آلن می‌گوید «هر چند وقت، رها کردن خود از تعاملات فشرده روزمره ایده بسیار خوبی است تا به خود ثابت کنید که ناامیدانه وابسته به زندگی دیجیتال نیستید و کمی هوای تازه دریافت کنید.»
البته این استراتژی در مورد همه صادق نیست: آلن می‌گوید «اگر همیشه نگران آنچه ممکن است از دست بدهید هستید، بهتر است تا می‌توانید وقت صرف کنید تا به آنچه می‌خواهید برسید.»
اصولی که باید به خاطر داشت:
• صریح و واضح به افرادی که نیاز به توجه یا اطلاعات شما دارند پاسخ بدهید. این کار، حجم ایمیل‌های دریافتی را کم می‌کند.
• اگر نمی‌توانید فورا پاسخ دهید، ایمیل‌ها را برای اقدام بعدی بایگانی کنید.
• یک روز به سراغ ایمیل نروید تا به خود استراحت داده باشید.
آنچه نباید انجام شود:
• فکر نکنید که مشکل از ایمیل است. یک صندوق پستی پر شده احتمالا معنایش این است که شما اولویت‌بندی صحیح نداشته‌اید.
• ایمیل‌های یک کلمه‌ای نفرستید و پاسخ ایمیل‌ها را برای همه ارسال نکنید. هر چه بیشتر ایمیل بفرستید، بیشتر دریافت می‌کنید.
• فکر نکنید که سیاست‌های سازمان می‌تواند مشکلات ایمیل را حل کند، بر آنچه در کنترل شما است تمرکز نمایید: یعنی رفتار خودتان.
موردکاوی شماره ۱
ایجاد یک سیستم و عمل به آن
آنا دوترا، مدیرعامل شرکت کرون/فری اینترنشنال، با این ویژگی شناخته شده است که به همه ایمیل‌هایی که دریافت می‌کند ظرف ۲۴ ساعت پاسخ می‌دهد، بدون توجه به اینکه ایمیل از طرف چه کسی است، اما او احساس نمی‌کند که زمان زیادی را به ایمیل اختصاص می‌دهد. او می‌گوید «من سیستمی دارم که برای من کارآمد است». او نیاز به این فرآیند را زمانی حس کرد که مسوولیت رهبری روش‌های استراتژی سازمانی جهانی را برعهده داشت و هر روز ۲۵۰ تا ۳۰۰ ایمیل دریافت می‌کرد. هر چند این تعداد اکنون کمتر شده است (طبق گفته او حدود ۱۲۰ ایمیل در روز) اما او هنوز قادر است به همه ایمیل‌ها بپردازد و صندوق پستی خود را خالی کند. او می‌گوید «ایمیل‌ها هر چه بیشتر انباشته شوند، پیگیری آنها و تشخیص اینکه کدام مهمتر هستند مشکل‌تر می‌شود».
آنا هرگاه که صندوق پستی خود را باز می‌کند، یک فرآیند چهارمرحله‌ای را طی می‌نماید. او ابتدا هر چه را بتواند پاک می‌کند: دعوتنامه، هرزنامه۱ و غیره. سپس ایمیل‌ها را بر مبنای موضوع مرتب می‌کند. به این ترتیب، آخرین نامه از یک گفت‌وگو را می‌خواند. او نامه‌های قبلی مربوط به این گفت‌وگو را نمی‌خواند مگر آنکه لازم باشد. او می‌گوید «ممکن است مشکل از قبل حل شده باشد». سپس به سراغ نامه‌هایی می‌رود که برای او رونوشت ارسال شده تا ببیند آیا موضوع فوری که او باید در جریان باشد وجود دارد یا خیر. آخرین کاری که می‌کند این است که به پیام‌هایی که می‌تواند فورا به آن بپردازد پاسخ می‌دهد و بقیه فایل‌ها را در در پوشه مربوط ذخیره می‌کند. به عقیده او ارسال پاسخ سریع، احترام گذاشتن به طرف مقابل است. او می‌گوید «حدود ۲۰ تا ۳۰ ثانیه طول می‌کشد تا در یک ایمیل توضیحات لازم نوشته شود». به عقیده او بسیاری از مشکلات توسط ایمیل حل می‌شود و تصمیمات زیادی از این طریق گرفته می‌شود و پاسخ ندادن کاری غیرمسوولانه است. او در عین حال به افرادی که با آنها کار می‌کند آموزش نیز می‌دهد. او می‌گوید «اگر می‌خواهید آنچه برای من می‌فرستید بخوانم آن را کوتاه بنویسید». او همچنین از افراد می‌خواهد در موضوع نامه خود ذکر کنند «اقدام لازم است» یا «اقدام لازم نیست- فقط جهت اطلاع». هر زمان که وقت اضافه‌ای داشته باشد، مثلا در اتومبیل یا زمان انتظار برای قرار ملاقات، به ایمیل‌ها می‌پردازد. به عقیده او زمانی که صرف رسیدگی به ایمیل‌ها می‌شود بار اضافه‌ای برایش ایجاد نمی‌کند. اتفاقا بر عکس. او می‌گوید «این کار به هیچ وجه مسوولیت سنگینی نیست بلکه فوق‌العاده است».
۱- spam
موردکاوی شماره ۲
متوقف کردن منبع
فرانک ساپر، رییس شرکت اوپن بوک لرنینگ است که برای مدارس دولتی آمریکایی نرم افزار آموزشی تهیه می‌کند و به مدیران در زمینه کارآیی مشاوره می‌دهد. او مایل نیست رونوشت هیچ ایمیلی را دریافت کند. او می‌گوید «اگر کسی این کار را انجام دهد او را سرزنش نخواهم کرد، اما شاید از آن شخص بپرسم چرا این ایمیل را برای من می‌فرستید؟» ساپر به دقت به ایمیل‌هایی که سال‌ها پیش در پست قبلی اش دریافت می‌کرد فکر کرد و از خود پرسید: آیا لازم است عملی از طرف من درباره این ایمیل‌ها صورت گیرد؟ اگر نیست، چرا باید ایمیل دریافت کنم؟
در شرکت اوپن بوک، او افرادی که با آنها کار می‌کرد را تشویق می‌کرد تا فکر کنند علت ارسال یک ایمیل چیست و چه کسی باید آن را دریافت کند. او می‌گوید «ما در سازمان خود درباره این مساله سخت کار کردیم که افراد در یک ایمیل رونوشت نشوند مگر آنکه لازم باشد اقدامی انجام دهند.» هدف، فرونشاندن گفت‌وگو نبود بلکه اطمینان از این امر بود که موضوع به شخص مربوط باشد. او می‌گوید «همه می‌توانند با من ارتباط برقرار کنند. هر کس بخواهد برای من ایمیل بفرستد مرا در قسمت «خطاب به» قرار می‌دهد نه رونوشت.»
مدیران در شرکت اوپن بوک درباره این قانون احساس اجبار نمی‌کنند. در واقع ساپر معتقد است با این روش کارمندان احساس آزادی بیشتری می‌کنند؛ چرا که حس می‌کنند به آنها در انجام کارشان اطمینان شده است. او نیز به عنوان رییس، از ابزارهای دیگری برای نظارت استفاده می‌کند. او می‌گوید «من باید اطمینان داشته باشم که معیارهای دیگری- به جز کنترل گفت‌وگوهای انجام شده میان آنها- برای‌اندازه گیری کارایی افراد وجود دارد.» آیا روش عدم دریافت رونوشت حجم ایمیل‌های دریافتی او را کاهش داده است؟ او می‌گوید «من نمی‌دانم چه تعداد ایمیل دریافت می‌کنم. در هر صورت از شر آنها خلاص می‌شوم و آنها را به پوشه‌های دیگی منتقل می‌کنم. ایمیلی در صندوق پستی من باقی نمی‌ماند. اما مطمئن هستم که حجم ایمیل‌های دریافتی من از همتایانم در سازمان‌های همتراز با سازمان ما کمتر است.»
ارسال نظر