این در حالی است که رسانه‌های ضعیف، اطلاعات کمتر، کلیدهای اجتماعی کمتر و حضور اجتماعی کمتری را منتقل می‌کنند و راه‌های ارتباطی نسبتا محدودی دارند. هم رسانه‌های غنی و هم رسانه‌های ضعیف مهم هستند و سلسله‌وار به هم متصلند. رسانه‌های غنی‌تر در موقعیت‌هایی که ابهام بالاتر و شفافیت کمتر دارند، موثرترند. رسانه‌های ضعیف‌تر در موقعیت‌هایی که صریح‌تر و بی‌پرده‌تر است، اثربخشی بیشتری دارند. همان‌طور که می‌بینید، رسانه‌های ضعیف‌تر غیرهمزمان و رسانه‌های غنی‌تر همزمان هستند. محققان در بررسی انواع فعالیت‌های کاری که با سطوح مختلف ضعیف‌ بودن/ غنی بودن و همزمانی متناسب باشند، به این نتیجه رسیده‌اند که ارتباط از دو فرآیند اصلی تشکیل شده که عبارتند از: «رسانش» و «همگرایی.» رسانش یعنی انتقال اطلاعات جدید از یک فرد به فرد دیگر. به عنوان مثال، ارسال محموله جدید حاوی تعدادی کالای مشخص، صبح روز ۱۵ اکتبر انجام خواهد شد. دریافت‌کننده اطلاعات ارسال شده، به زمان نیاز دارد تا موجودی کالاهای ارسالی را چک کند و آن را با سفارش اصلی تطبیق دهد. رسانه ضعیف و غیرهمزمان، برای این کار مناسب است. از طرف دیگر، همگرایی یعنی ارتباطی که در آن افراد باید در مورد اطلاعات موجود بحث و آن را تفسیر کنند تا به یک توافق برسند. بحث در مورد چگونگی بهترین استفاده از کالاهای ارسالی به محض رسیدن، به دیالوگ دو طرفه در یک رسانه غنی‌تر و همزمان نیاز دارد.

به هر حال، همه فعالیت‌های کاری را نمی‌توان صرفا به رسانه‌ای که ضعیف، غنی، غیرهمزمان، یا همزمان باشد نسبت داد. بیشتر این فعالیت‌ها به شرایط دیگر بستگی دارند. گاهی اوقات به یک رسانه غنی‌تر نیاز است تا مشخص شود چه کسی در یک گروه مسوول مجموعه بزرگی از وظایف رقابتی خواهد بود، در حالی که در مواقع دیگر، یک نظرسنجی ضعیف و غیرهمزمان می‌تواند بهترین زمان برای برنامه‌ریزی یک جلسه بین اعضای گروه را مشخص کند (جدول ۱).

8

 محققان دیگر، یک قدم جلوتر رفتند. آنها متوجه شدند با اینکه هم تماس تلفنی و هم پیام دادن فوری، جزو رسانه‌های همزمان هستند، اما در همه شرایط، به یک اندازه موثر نیستند. یک نفر می‌تواند به راحتی یک پیام فوری بفرستد که به طور همزمان برای تعداد زیادی از افراد ارسال شود. یک تماس تلفنی، معمولا صدا را به یک نفر یا نهایت یک گروه کوچک منتقل می‌کند. آنها پنج ویژگی تکنولوژی را با در نظر گرفتن قابلیت‌های خاص آن شناسایی کردند که بیشترین اهمیت را داشتند: سرعتی که یک رسانه می‌تواند پیامی را به مخاطبان مورد نظر بفرستد؛ تعداد افرادی که رسانه می‌تواند به طور همزمان به آنها دسترسی داشته باشد؛ انواع اظهاراتی که یک رسانه می‌تواند انتقال دهد (اطلاعات فیزیکی، بصری و کلامی)؛ میزانی که رسانه می‌تواند به ارسال‌کننده امکان دهد یک پیام را قبل از ارسال تکرار و تنظیم کند؛ و میزانی که رسانه دریافت یک پیام و دائمی شدن آن را برای بررسی و پردازش دوباره یا تکرار، امکان‌پذیر می‌کند. این قابلیت‌ها که در جدول 2 ترسیم شده‌اند، با جزئیات نشان می‌دهند که وقتی می‌خواهیم انتخاب کنیم از چه چیزی، چه زمانی و تحت چه شرایطی استفاده کنیم، چگونه در مورد ویژگی‌ها و اثربخشی رسانه‌‌های خاص، فکر کنیم. از آنجا که جلسات رو در رو، غنی‌ترین شکل برقراری ارتباط هستند، ممکن است فکر کنید هدف استفاده از ارتباطات دیجیتال همیشه این است که غنی‌ترین حالت اولویت باشد. درست است که ارتباطات غنی اغلب برای اثربخشی تیمی مطلوب است، اما همیشه بهترین انتخاب نیست. مهم‌تر از غنی بودن یا ضعیف بودن، ارتباط اعضای تیم با یکدیگر و هدف آنها در این ارتباط است. مثلا محققان دریافته‌اند تیم‌هایی که روی وظایف «غیرروتین» مثل تهیه پیش‌نویس یک گزارش کار می‌کنند، از تکنولوژی‌هایی استفاده می‌کنند که امکان ردیابی وظایف را داشته باشند و مشخص شود چه کسی چه کاری انجام داده است. ارتباطات ضعیف و غیرهمزمان، برای برنامه‌ریزی و امور دفترداری بهترین کارآیی را دارند. در مقابل، وقتی تیم‌ها درگیر فعالیت‌هایی می‌شوند که زبان‌های متعدد یا مناطق زمانی مختلف را دربرمی‌گیرند، تکنولوژی‌هایی مثل تماس تصویری که اطلاعات حضور افراد را افزایش می‌دهند، عملکرد را ارتقا می‌دهند. به عبارت ساده، تکنولوژی‌های مختلف، بر اهداف تیمی و دستاوردهای عملکرد تاثیر می‌گذارند.  دستاوردهای عملکرد و مسیردهی مثل قابلیت‌های رسانه‌های دیجیتال که در جدول زیر نمایش داده شد، در انتخاب رسانه‌ مناسب برای دورکاری بسیار مفید، اما ناقص هستند، چون افراد برای ارتباط برقرار کردن، به‌ندرت فقط از یک رسانه استفاده می‌کنند. در واقع، کاربران حرفه‌ای رسانه‌ها، ابزارهای دیجیتال خود را به صورت استراتژیک ترکیب و سازگار می‌کنند.

9

 

اخبار مرتبط