مدیریت با کنترل از راه دور

این جملات را مدیر آموزش و پرورش یک ناحیه مسکونی بیان می‌کند و به خوبی نشان‌دهنده چالش‌های مدیریتی در این حوزه است. سوال اینجاست که شما چگونه می‌توانید افرادتان را به سمت انجام همان کاری سوق دهید که می‌خواهید، درحالی‌که در آن محل حضور ندارید تا مداوم موضوعات را به آنها گوشزد کنید. بسیاری از مدیران جوان و تازه کار فکر می‌کنند که لازم است کنترل زیادی بر کارمندانشان داشته باشند، درحالی‌که در عمل چنین چیزی اتفاق نمی‌افتد و این خود افراد هستند که در نهایت تصمیم می‌گیرند چه کنند و چه نکنند و این خود افراد هستند که تصمیم می‌گیرند چه کاری را چگونه، چه وقت و همراه با چه کسی انجام دهند.

آری، مدیران نمی‌توانند همه کارها را انجام دهند و تنها کاری که از آنها برمی‌آید عبارت است از: نفوذ در افراد، انگیزه دادن به آنها و نظارت بر عملکردشان. اما این کنترل نیست، بلکه کنترل از راه دور است.به‌طور کلی، پیش فرض همه مدیران این است که انسان‌ها به‌طور کلی میل به بی‌نظمی دارند و صرف‌نظر از اینکه مدیران با چه دقتی افرادشان را انتخاب کرده‌اند، باید به این واقعیت توجه کرد که هرکدام از افراد دارای سبک کار کردن خاص خود بوده و نیازهای خاص خود را دارند و به شکلی خاص باید به آنها انگیزه داد. البته هیچ چیز منفی و نادرستی در این تنوع و تکثر وجود ندارد و این یک مزیت برای تیم‌های کاری محسوب می‌شود. با این همه باید دانست همین تنوع و تفاوت‌ها باعث پیچیده‌تر شدن کار مدیران می‌شود، چرا که نه تنها مدیران مجبور می‌شوند کارمندان را از راه دور کنترل کنند، بلکه باید خود را برای دریافت پاسخ‌های مختلف نیز آماده کنند. در اینجا مدیران با دو واقعیت پیچیده روبه‌رو هستند: یکی اینکه نمی‌توان افراد را خیلی تغییر داد و آنها را وادار ساخت تا دقیقا همان کاری را که از آنها انتظار می‌رود به همان شیوه‌ای که گفته شده، انجام دهند و دوم اینکه هدف نهایی هر سازمانی در یک چیز خلاصه می‌شود و آن عملکرد است و عملکرد مطلوب همان چیزی است که برای مشتریان خارجی و دست‌اندرکاران و سهامداران داخلی ارزشمند و مطلوب است. از این منظر، مسوولیت اصلی مدیران صرفا کمک کردن به همه افراد برای رشد و فراهم آوردن یک محیط کاری مطلوب و آرمانی برای کارکنان که به آنها احساس مثبت و خاص بودن بدهد نیست، بلکه در کنار اینها عمده توجه و تمرکز مدیران باید بر تحقق عملکرد مورد انتظار و مطلوب، معطوف شود. از همین‌جاست که معلوم می‌شود چرا مدیران بزرگ در مورد واگذار کردن تمام اختیارات به کارمندان تردیدی به خود راه نمی‌دهند و به افراد این اجازه را می‌دهند تا تمام تصمیم‌‌‌هایی که به ارائه عملکرد مطلوب منتهی می‌شود را خودشان اتخاذ کنند.

ابهام و دوراهی دیگری نیز به چشم می‌خورد که توضیح آن کمی مشکل است: مدیران باید کنترل و زمام امور شرکت‌ها را در اختیار خود داشته باشند و در عین حال بر عملکرد کارمندان نیز متمرکز باشند. اما واقعیت دیگری نیز وجود دارد و آن اینکه افراد را نمی‌توان مجبور کرد به شکلی خاص عمل کنند. راه‌حل برطرف ساختن این ابهام در یک چیز نهفته است و آن عبارت است از: تعریف نتایج و دستاوردهای درست و مطلوب و در عین حال اختیار دادن به افراد برای یافتن و پیاده سازی روش‌های مناسب برای تحقق آن دستاوردها و نتایج.  این راه‌حل اگر چه ساده به نظر می‌رسد، اما باید با دقت بالا و نکته‌سنجی کامل آن را به مرحله اجرا درآورد. به‌طور کلی، سه مزیت اصلی را می‌توان برای راه حل برشمرد، اول اینکه باعث برطرف شدن همان ابهام و دوراهی‌هایی می‌شود که اغلب مدیران با افرادی دارای انگیزه‌ها و سبک‌های کاری متفاوت روبه‌رو هستند که باید به شکل‌های مختلفی با آنها رفتار کرده و در عین حال باید ارائه عملکرد مشابه و مشخصی را از آنها انتظار داشت. در این حالت، تنها با تعریف و تبیین نتایج و دستاوردهای درست و مطلوب است که می‌توان این دو هدف را به هم پیوند زد و آزادی دادن به کارکنان از یکسو و انتظار ارائه عملکردهای خاص از آنها داشتن را استانداردسازی کرد.

دومین مزیت این راه حل، کارآمدی و کاربردی بودن فوق‌العاده آن است، چرا که زمینه‌ای را فراهم می‌آورد که در آن به افراد کمک می‌شود استعدادهای درونی‌شان را در مسیری درست و مشخص و کمترین مقاومت و مانع به عملکرد مطلوب پیوند بزنند. با داشتن چنین ذهنیتی است که مدیران موفق در زمینه فروش می‌توانند بر وسوسه اصلاح سبک‌های فروش هر کدام از فروشندگان غلبه کنند و به آنها اجازه دهند بر اساس اراده و نظر خود، روش فروش را برگزینند و به عملکرد مطلوب دست یابند. پس فروشندگان باید این آزادی عمل را داشته باشند که یا از طریق برقراری ارتباط با خریداران یا از طریق رقابت فنی و بیان جزئیات برای آنان، یا از طریق متقاعدسازی به وظایف خود عمل کرده و به فروش بیشتر دست یابند و در این میان نیازی به دخالت مستقیم مدیر فروش نیست.  سومین مزیت این راه حل عبارت است از: اینکه کارمندان را تشویق به پذیرش مسوولیت کارها و عملکرد خود می‌کند و آنها را پاسخگوتر می‌سازد. مدیران بزرگ این توانایی را دارند که همه کارمندان را مانند خود، افرادی مسوولیت‌پذیر و پاسخگو سازند. مدیران بزرگ از طریق تعریف و نه صرفا ابلاغ و کنترل نتایج، محیطی را به وجود می‌آورند که در آن، کارکنان خود را تحت یک نوع فشار نرم و دوست‌داشتنی برای تحقق عملکرد مطلوب و کسب نتایج درست احساس می‌کنند. محیطی که در آن، افراد می‌توانند با اختیار کامل و طبق نظر خود و با همان روشی که خود صلاح می‌دانند، حرکت کنند و بهترین عملکردشان را ارائه دهند. در چنین محیط مطلوبی است که امکان شکوفا شدن استعداد افراد فراهم می‌شود و احساس می‌کنند که باید چیزهای بسیاری یاد بگیرند و سپس آموخته‌های خود را در قالب ارائه بهترین عملکرد ممکن بروز دهند. در این حالت افراد اگرچه تحت نظر مدیران قرار دارند، اما در خود یک نوع احساس آزادی و اختیار عمل و در کنار آن مسوولیت‌پذیری و پاسخگویی دارند. در نتیجه آنها تمام تلاش خود را برای پیدا کردن بهترین مسیر با کمترین مقاومت و مانع برای ارائه نتایج مطلوب مبذول خواهند داشت.