مترجم: معصومه عشوری مقدم

مدیران ارشد مالی و دیگر مدیران ارشد اهمیت مدیریت موجودی را می‌دانند. با این حال، بیشتر مدیران محتاط اغلب برای رسیدن به نتیجه درست در این کار به مشکل برمی‌خورند. دو تصور غلط قدیمی در این زمینه وجود دارد؛ یکی اینکه افزایش دقت پیش‌بینی‌های فروش بهترین روش برای کاهش موجودی است و و دیگر آنکه تقویت خدمت‌رسانی به مشتری مستلزم نگهداری موجودی بیشتر است.

حقیقت این است که این دو فرضیه می‌تواند باعث مازاد یا کمبود موجودی شود. ما دریافته‌ایم سازمان‌هایی که درست‌ترین میزان عرضه را دارند، می‌توانند با به‌کارگیری ابزارهای تحلیل حرفه‌ای، سطوح موجودی را بین ۲۰ تا ۵۰ درصد ارتقا دهند که این امر به سال‌ها صرفه‌جویی در شرکت منجر می‌شود. معمولا از شرکت‌ها ۱۰ سوال می‌پرسیم تا میزان سلامت موجودی آنها را ارزیابی کنیم. این سوال‌ها برای سنجش اثربخشی فرآیندهای کاهش موجودی و نیز پیچیدگی و گستردگی تلاش آنها طراحی شده‌اند:

۱) آیا می‌توانید موجودی عملیاتی خود را به سه دسته اصلی ایمنی، تامین کالا و موجودی اضافه یا اسقاط تقسیم کنید؟

این تقسیم‌بندی اتخاذ تصمیمات درست درباره سطوح مناسب هر کدام از این سه حوزه را آسان‌تر می‌سازد. همچنین به تعیین کمترین ایمنی لازم برای تهیه یک سیاست بیمه‌ای برای مقابله با مشکلات حاصل از نبود اطمینان در توزیع یا تولید زنجیره تامین کمک می‌کند تا مشتریان آنچه سفارش داد‌ه‌اند را تحویل بگیرند. بهتر است میزان موجودی مورد نیاز برای تامین کالای جدید هر دو هفته یک بار تعیین شود. این کار به شرکت‌ها برای یافتن روش‌هایی برای اجتناب از انباشت موجودی اسقاط و اضافه کمک می‌کند.

۲) آیا شرکت شما از موثرترین روش برای محاسبه سطوح ایمنی موجودی استفاده می‌کند؟

مشکلی که در رابطه با رویکرد قاعده سرانگشتی وجود دارد این است که معمولا محصولاتی را دربرمی‌گیرد که تاریخ ارسال مشخصی ندارند. عملیات‌ کارآمد از یک فرمول آماری استاندارد برای هریک از محصولات فردی استفاده می‌کنند.

۳) آیا سطوح موجودی امن را برای اطمینان از به روز بودن آنها، به‌طور مرتب حساب و کتاب مجدد می‌کنید؟

شرکت‌های هوشیار نسبت به عرضه محصولات، محاسبات خود را هر سه تا شش ماه یک بار به‌روزرسانی می‌کنند تا مطمئن شوند تصمیماتی که اتخاذ شده مبتنی بر دقیق‌ترین اطلاعات است.

۴) چه کسی درباره سیاست کلیدی مربوط به موجودی، مانند ایجاد تعادل درست بین خدمات مشتری و سطوح به صرفه موجودی محصول تصمیم‌گیری می‌کند؟

بسیاری از تصمیمات مربوط به سطوح موجودی از نظر راهبردی مهم هستند، بنابراین به جای اتکای صرف بر سازمان تامین کننده، مدیران نیازمند داشتن یک دید عمده در موضوعات بنیادین هستند تا مدیریت موجودی موثر باشد؛ یعنی همه چیز از تعیین پیچیدگی مناسب برای عرضه محصول تا مدیریت بهینه کارخانه و توزیع.

۵) چه کسی تناوب بهینه برای تولید یا سفارش محصولات را تعیین می‌کند؟

چندین عامل بر برنامه‌ریزی موجودی اثرگذارند. برای نمونه، کمپین‌های بازاریابی می‌توانند نقش جانبی منبع‌یابی را بازی کنند. بنابراین یک تیم با چند کارکرد می‌تواند برنامه‌های تولید و سفارش را تنظیم کند. تولید به تنهایی اندازه‌ کالا را تعیین می‌کند که معمولا بر حداقل کردن هزینه‌های محصولات مبتنی‌ است. با سنجش همه عوامل و استفاده از یک فرآیند فروش و برنامه‌ریزی عملیاتی، تیم‌های میان کارکردی سطح تامین کالا را تا ۵۰ درصد کاهش می‌دهند و تضمین می‌کنند که محصولات لازم برای حراجی‌های بزرگ در دسترس هستند.

۶) اگر تنها متکی به کارخانه‌ها یا سازمان تامین نباشید، چگونه تناوب سفارش‌ دهی و تولید موجودی را تعیین می‌کنید؟

در حالت ایده‌آل، دو عامل وجود دارد: شرکت‌ها باید محاسبات را در نظر بگیرند که همه هزینه‌ها مانند هزینه‌های تامین و جابه‌جایی موجودی را حداقل می‌کند. همچنین باید مذاکراتی متناوب بین طرف‌های مختلف درگیر ترتیب دهند و وقایع پیش رو مثل ترفیع فروش و اتفاق‌های غیرقابل پیش‌بینی را لحاظ کنند.

۷) آیا تناوب سفارش یا تولید بهینه به‌طور منظم به عنوان بخشی از فرآیند بهبود مستمر محاسبه می‌شود؟

پس از آنکه موجودی را کاهش دادید، باید فرآیندهای جدیدی را برای کاهش مستمر آن برقرار کنید. ما از یک ابزار تحلیلی بهره می‌بریم که بزرگ‌ترین اهرم‌ها برای ادامه کاهش موجودی را مشخص می‌کند.

۸) آیا نظارت منظمی بر موجودی کهنه و اضافه دارید و آیا این باعث می‌شود برنامه‌های هدفمندی برای کاهش این موجودی ترتیب دهید؟

معمولا، موجودی قدیمی و اضافه از پیش‌بینی ناکارآمد در فروش و برنامه‌ریزی یا استفاده از یک مدل کسب و کاری که پیچیدگی محصول و چرخه عمر آن را در نظر نگرفته نشأت می‌گیرد. مدیران این بخش، فرآیندهایی را برای اندازه‌گیری چرایی افزایش ایجاد شده در نظر می‌گیرند و سپس یک برنامه اقدام را برای فروش آنها توسعه می‌دهند. در برخی موارد، ترس از چنین اقدامی منجر به ایجاد انبوهی از موجودی اسقاط در طول زمان شده است.

۹) آیا تحلیل‌های ریشه‌ای در مورد مازاد موجودی انجام می‌دهید و می‌دانید این اتفاق چه ارتباطی به اقدامات شما برای محدود کردن اضافه موجودی دارد؟

شرکت‌هایی که مدیریت موجودی کارآمد دارند، دو کارگروه با وظایف مرتبط ایجاد می‌کنند. کارگروه اول مشکلات را ریشه‌یابی می‌کند و روش‌هایی را برای کاهش مازاد موجودی مشخص می‌کند. کارگروه دوم، بر روش‌هایی برای فروش موجودی به شکل موثر متمرکز می‌شود. این کارگروه مثلا لیستی از محصولات مازاد یا کهنه را در اختیار تیم فروش قرار می‌دهد تا آنها این محصولات را با تخفیف‌های مناسب وارد بازار کنند.

۱۰) آیا روش‌های بالا را در همه بخش‌های موجودی و در کل سازمان به‌کار می‌گیرید؟

یکی از مهم‌ترین اشتباه‌های رایج در بخش تامین این است که تنها زیرمجموعه کوچکی از کل موجودی را در نظر می‌گیرد. در نتیجه، پس‌انداز‌های بالقوه خود را از دست می‌دهد. یک نقشه سازمانی از کل موجودی‌ها باعث می‌شود بهتر بتوان روش‌های کاهش موجودی را اولویت‌بندی کرد. بعد از پاسخ دادن به این ۱۰ سوال، می‌توانید سلامت موجودی شرکت خود را تشخیص داده و فرصت‌هایی را برای بهبود اثربخشی هزینه‌ها و دارایی‌ها مشخص کنید. این سنجش که اغلب مورد غفلت واقع می‌شود، اهرمی بزرگ برای ارتقای سلامت مالی شرکت شما است.

منبع: Wall Street Journal