عناصر حیاتی چهارگانه ‌‌سازمان‌ها

پرویز نصرتی کردکندی

عضو انجمن ایرانیان فارغ‌التحصیل ژاپن

هر کسی که با موضوع مدیریت آشناست، همیشه با این سوال بنیادین روبه‌رو است که چه مواردی برای نگهداشت و رشد سازمان از اولویت‌های اصلی قلمداد می‌شود‌‌‌؟

مدیران به‌طور روزمره با چالش‌های متفاوتی ‌‌روبه‌رو هستند و در عین حال فرصت‌های رشد نیز برای ‌‌سازمان‌های آنها وجود دارد. ولی برای نیل به آن ‌‌باید ابتدا اهداف واضح و روشنی در ‌‌کسب‌وکار وجود داشته باشد که بسیار کارساز است. البته دل خوش کردن به اهداف نمی‌تواند به تنهایی موفقیت شما را تضمین کند. برای موفق شدن داشتن برنامه لازم است و زمانی قابلیت تعمیم پیدا ‌‌می‌کند که سازوکارهای مناسب دیگری نیز همراه برنامه وجود داشته باشد‌‌‌. به تجربه ثابت شده است وجود چهار عنصر در سازمان ستون‌های اصلی چنین سازوکار و رویکردی هستند و نبود یا همپا نبودن آنها می‌تواند برای ناکامی یک سازمان کافی باشد یا حداقل در میزان و سطح موفقیت تاثیر زیادی داشته باشد‌‌. این عناصر در صورت کارکرد مطلوب و البته متناسب با یکدیگر کلید اصلی موفقیت برای هر سازمانی خواهند بود‌‌‌.

عناصر چهارگانه کدامند؟

به باور قریب به اتفاق خبرگان و محققان مدیریت‌‌، ساختار سازمانی‌‌، فرهنگ سازمانی‌‌، استراتژی و سبک رهبری عناصری به غایت مهم هستند و در ماندگاری و رشد هر سازمانی تاثیر بی‌بدیلی دارند‌‌. اما موضوع مهم وجود این عناصر با هر شرایطی نیست، چرا که قطعا همه ‌‌سازمان‌ها هر چهار مولفه را دارا هستند. این کارکرد شایسته این عناصر با یکدیگر است که اهمیت دارد.

استراتژی بدون اجرا

نگارنده زمانی برای یک شرکت خیلی بزرگ داخلی به‌عنوان مشاور برای عارضه‌یابی عدم موفقیت در اجرای استراتژی دعوت به همکاری شد.در اولین جلسه، مدیر مذاکره‌کننده گفت ما هزینه‌های زیادی برای تدوین استراتژی خود کرده‌ایم، ولی با وجود همه تمهیدات به نتایج درخوری نرسیده‌ایم. پس از چند ماه بررسی سازمان، پاسخ جلسه اول مذاکره بسیار روشن و شفاف مشخص شد. این شرکت فقط تدوین استراتژی را انجام داده بود و نه رهبری سازمان خود را درگیر تدوین و اجرای استراتژی کرده بود و نه ساختار سازمانی بسیار امیدوارکننده بود، چراکه این ساختار باقی‌مانده از سال‌های بسیار دور بود و با شرایط روز سازمان و محیط فاصله زیادی پیدا کرده بود. همچنین فرهنگ سازمانی کارکنان را برای تفوق بر مشکلات و اجرای استراتژی تشویق نمی‌کرد، بلکه خود تبدیل به مانع بزرگی نیز شده بود.برای اکثر کارشناسان و محققان دنیا مشخص شده است که کارآمدی‌ها و ناکارآمدی‌های سازمان به چهار عنصر کلیدی بستگی دارد‌‌‌. برای اینکه سازمانی بخواهد در سطح بالایی از کارآمدی عمل ‌‌کند، باید هر یک از این عناصر به شکل انتزاعی مورد بررسی قرار گیرند و نیز نقش‌ آنها در سه مولفه دیگر مشخص شود:

۱) رهبری سازمان ‌‌فرآیندی است که فرد به موجب آن با نفوذ اجتماعی بر اعضای یک گروه اعمال نظر ‌‌می‌کند. یک رهبر سازمانی فردی است که قدرت بیشتری نسبت به دیگران دارد و از این قدرت برای تاثیرگذاری بر رفتارها استفاده ‌‌می‌کند. نقش رهبر سازمانی از مدیر ارشد اجرایی تا مدیری که نماینده گروهی از کارکنان است یا سرپرستان اجرایی در خط تولید را دربرمی‌گیرد. وظیفه اصلی رهبران سازمان این است که مجریان را درگیر و هدایت ‌‌می‌کنند تا اهداف عملیاتی محقق شود. رهبری در تمام سطوح در یک سازمان ضروری است. رهبری سازمان ممکن است در سطوح مختلف صورت‌های مختلفی داشته باشد. در سطوح پایین‌تر، ممکن است به معنی توانایی سازماندهی و انجام یک پروژه پیچیده، مشارکت و انگیزش دیگران و انجام کار به خوبی و در زمان مناسب باشد و در سطوح بالاتر، به معنی توانایی مفهوم‌سازی آنچه باید انجام شود.ارتباطات یک قابلیت اساسی رهبران در تمام سطوح است. آنها باید ایده‌های خود را به دیگران انتقال دهند و ایده‌های دیگران را درک کنند، کارکنان را از اهداف و استراتژی‌های خود مطلع کنند و همه را در ‌‌فرآیند مشورت، برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری مشارکت دهند.شیوه‌های اساسی که رهبران را قادر می‌سازد کارهای خارق‌العاده انجام دهند، قطعا به تعداد رهبران موفق زیاد است. ولی اقدامات زیر بخشی از این شیوه‌ها است که سبک رهبری مناسب را به‌وجود می‌آورند:

• رهبران چالش‌ها را دنبال و موانع و محدودیت‌ها را برطرف ‌‌می‌کنند.

• آزمایش و ریسک را با قبول شکست می‌پذیرند.

• سوال اساسی و بنیادین آنها این است که «چه چیزی می‌توانیم یاد بگیریم؟»

• راه‌هایی برای بهبود و نوآوری دنبال ‌‌می‌کنند.

• کارکنان را برای عملکرد بهتر رهبری و از تلاش تیمی حمایت ‌‌می‌کنند.

• کارکنان را در برنامه‌ریزی و اقداماتی که بر آنها تاثیر می‌گذارد‌‌، درگیر ‌‌می‌کنند.

• به کارکنان آزادی عمل بیشتری ‌‌می‌دهند تا تصمیمات مناسب را اتخاذ کنند.

• فضای احترام و اعتماد متقابل را در سازمان گسترش ‌‌می‌دهند.

• مطمئن می‌شوند کارکنان بر اساس ارزش‌های توافق شده عمل ‌‌می‌کنند.

• برای کارکنان آینده‌ای را که می‌توانند با هم ایجاد کنند، توصیف ‌‌می‌کنند.

• کارکنان را به برنده شدن تشویق ‌‌می‌کنند.

• تم‌های کلیدی یا ارزش‌های غالب را مورد تشویق قرار می‌دهند.

• داستان‌ها و افسانه‌ها را درباره ارزش‌های اصلی شرکت گسترش ‌‌می‌دهند.

• شیوه‌هایی که به‌طور سیستماتیک اعتقادات و ارزش‌های موردنظر را تقویت ‌‌می‌کنند، سازماندهی می‌کنند.

۲) مولفه دوم استراتژی است که مشخص ‌‌می‌کند چگونه باید در مسیر حرکت سازمان عمل شود.

یک جنبه کلیدی در اجرای استراتژی، نهادینه کردن آن است. بنابراین تصمیمات و اقدامات روزانه را باید به شیوه‌ای سازگار با موفقیت‌های استراتژیک در بلندمدت گره زد‌‌‌. دستورالعملی که استراتژی یک سازمان را دربر می‌گیرد شامل سه جزء کلیدی است: نهادینه کردن یک استراتژی، مناسب بودن ساختار‌‌، فرهنگ سازمانی و سبک رهبری مناسب.

۳) ساختار یک سازمان نشانگر روش‌هایی است مبنی بر اینکه سازمان چگونه کار خود را تقسیم ‌‌می‌کند که در آن وظایف، متمایز از هم و سپس با هماهنگی باشد. هر ساختاری نیاز دارد تصمیم‌گیری و انجام هماهنگ کارها را بر اساس نوع استراتژی انجام دهد. با توجه به متفاوت بودن استراتژی‌های هر شرکتی با شرکت دیگر و حتی متفاوت بودن با گذشته‌های نه‌چندان دور‌‌، نیاز است شرایط جدید در ساختار سازمانی لحاظ شود تا با توجه به نوع استراتژی‌‌، سبک رهبری و فرهنگ سازمانی طراحی شود.مطالعات نشان می‌دهد ارتباط بین یک ساختار و اجرای استراتژی تدوین شده، یک ارتباط معنی‌دار است و بر نحوه تحقق استراتژی تاثیر مستقیم می‌گذارد. برای هماهنگی بین استراتژی و ساختار سازمانی یک فعالیت و اقدام پیشگیرانه، لازم است چارچوب ساختار سازمانی شامل قوانین، تقسیم کار و سلسله مراتب قدرت‌‌، ابعاد ساختار سازمانی (مانند رسمی بودن‌‌، تمرکز و پیچیدگی) باشد.در تعیین ساختار، ماهیت سازمان بسیار مهم است. یک شرکت تک محصولی یا یک شرکت تجاری بزرگ‌‌، ساختار کاربردی متفاوتی دارند. مثلا در ‌‌شرکت‌هایی که در چند صنعت مشغول فعالیت هستند یا به نحوی با صنایع دیگر ارتباط دارند، باید یک ساختار چندرسانه‌ای به‌کار گرفته شود. دستاورد اولیه یک ساختار استراتژیک می‌تواند مزیت رقابتی نیز باشد.

۴) فرهنگ که ارزش‌های حاکم و شیوه تفکر در یک سازمان را نشان می‌دهد، مجموعه‌ای از فرضیه‌های مهم است که اعضای یک سازمان در آن مشترک هستند. فرهنگ سازمانی شامل مفروضات، ارزش‌ها، سنت‌ها و رفتارهایی است که چگونگی اعمال افراد را در یک شرکت تجویز ‌‌می‌کند. سیستم فرهنگ سازمانی به‌عنوان یک عنصر نفوذکننده فراگیر در زندگی سازمانی شناخته شده است. فرهنگ سازمانی شامل اعتقادات و ارزش‌های مشترک در سازمان است که ممکن است کمک‌کننده یا مانع اصلی اجرای استراتژی باشد. برای مدیریت فرهنگی ‌‌باید استراتژی فرهنگی سازمان شناسایی شود. در فرهنگ ‌‌سازمان‌های نوین شبکه‌ای، با تمرکز شدید بر مشتری و اتحاد ذی‌نفعان‌‌، کلید موفقیت را مهیا ‌‌می‌کنند‌‌‌. دستاوردهای متمرکز بر استعداد کارکنان‌‌، اشتراک‌گذاری موفقیت و... سناریوهای موفقیت‌آمیزی هستند که می‌توانند در برآوردن شرایط فرهنگی خوب مدنظر قرار گیرند‌‌‌.

فرهنگ سازمانی در سه بخش «جلوه‌های ظاهری»، «ارزش‌های مورد حمایت» و «باورهای مشترک» نیز تعریف شده است‌‌. منظور از جلوه‌های ظاهری همان مواردی است که هنگام ورود به یک سازمان به چشم می‌آید. در واقع جلوه‌های ظاهری حسی است که هنگام ورود به یک سازمان به ما دست می‌دهد؛ حال چه از نظر ظاهر و پوشش افراد، چه از نظر معماری ساختمان و چه از نظر حال و هوای محیط. این بخش از فرهنگ سازمانی ملاک چندان مناسبی برای قضاوت راجع به مجموعه فرهنگ سازمانی نیست چون صرفا ظواهر را نشان می‌دهد.ارزش‌های مورد حمایت، اهداف، استراتژی‌ها و خط مشی‌هایی است که از جانب کل اعضای یک سازمان یا نهاد مورد پذیرش قرار می‌گیرند.

می‌توان گفت ارزش‌های مورد حمایت همان اصول و ارزش‌هایی است که یک سازمان به آن معتقد است و آنها را اجرایی ‌‌می‌کند. مثلا برخی سازمان‌ها به‌کار تیمی اهمیت زیادی ‌‌می‌دهند و این امر یکی از ارزش‌های آنها به‌شمار می‌آید و کل اعضای سازمان در جهت عملی شدن آن می‌کوشند. اما نکته اینجاست که ممکن است بین ظواهر یک نهاد یا سازمان و ارزش‌های عنوان شده ناسازگاری وجود داشته باشد. یعنی ظاهر امر چیزی را نشان دهد و اصول چیز دیگری را. این تناقض را می‌توان در قالب بخش سوم فرهنگ سازمانی گره‌گشایی کرد. سومین بخش از تعریف فرهنگ سازمانی، باورهای مشترک نهفته است که به تفکرات، اندیشه‌ها و احساسات ناخودآگاه گفته می‌شود. این نوع پندارها مسلم فرض می‌شوند چون ریشه‌ای ناخودآگاه دارند و بدون اینکه مدیریت شوند، رفتار می‌شوند. این ارزش‌های نهفته را باید در گذشته سازمان جست‌وجو کرد؛ یعنی همان باورها و ارزش‌هایی که سازمان را در گذشته به موفقیت رسانده و به‌طور ناخودآگاه نهادینه شده‌اند. در مجموع می‌توان نتیجه گرفت که فرهنگ سازمانی سیستمی از استنباط و درک مشترک است که اعضای یک سازمان یا نهاد نسبت به آن سازمان دارند و همین ویژگی موجب تفکیک دو سازمان از یکدیگر می‌شود. در بخش‌های دیگر به موارد دیگری از آنچه استراتژیست‌ها باید بدانند خواهیم پرداخت‌‌. سه‌شنبه‌ها با ما باشید.