ارتقای عملکرد سازمان با هدف‌گذاری موثر

نویسنده: Byron Conway

مترجم: مریم مرادخانی 　

در همه کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، یکی از مهم‌ترین اقلام بودجه مربوط به کارکنان است. همه ما به خوبی می‌دانیم که کارکنان، ارزشمندترین دارایی هر سازمان هستند. به عبارت دیگر، بهره‌وری و سودآوری هر سازمان به میزان قابل توجهی به عملکرد کارکنان، اهداف سازمانی و اهداف استراتژیک بستگی دارد.مطالعات نشان داده است که اگر در یک سازمان، اهداف تک‌تک کارکنان به درستی تعیین شده باشد و این اهداف با استراتژی و اهداف سازمانی در یک راستا قرار بگیرند، عملکرد کارکنان به طرز چشمگیری افزایش یافته و کسب‌وکار نیز توسعه خواهد یافت.

تاثیرات همسویی اهداف کارکنان با اهداف سازمانی

۱. تمرکز کارکنان بر انجام فعالیت‌ها به صورت هوشمندانه و کارآمد. وقتی کارمندان اهداف فردی خود را به درستی درک کنند و بدانند که چگونه اهداف تک تک آنها در جهت اهداف سازمانی قرار دارند، طبیعتا در کارها مشارکت بیشتری خواهند داشت. به این ترتیب آنها به دنبال راه‌هایی خواهند بود تا وظایف را به صورت هوشمندانه و به بهترین نحو ممکن به انجام برسانند. در نتیجه، افزایش بهره‌وری کارکنان بر حاشیه سود عملیاتی و قابلیت سودآوری سازمان تاثیر خواهد گذاشت.

به‌منظور نیل به این هدف، سازمان‌ها باید یک فرآیند مدیریت عملکرد طراحی کنند تا:

مشارکت کارکنان از طریق هدف‌گذاری موثر (SMART Goal Setting) افزایش پیدا کند.

درباره اهداف در تمامی سطوح سازمان شفاف‌سازی به عمل آید و تمامی واحدها از اهداف یکدیگر باخبر باشند.

با تقسیم وظایف و هدف‌گذاری برای تک‌تک کارکنان به صورت مجزا، هر کارمند پاسخگوی اشتباهاتش باشد و مسوولیت خطاهایش را بپذیرد.

در تمامی مراحل نیل به اهداف، انتظارات به صورت شفاف مطرح شوند.

۲. تسریع در اجرای استراتژی‌های مربوط به اهداف سازمانی. وقتی اهداف سازمانی به صورت شفاف مطرح شوند و تمامی اهداف در یک راستا قرار بگیرند، استراتژی‌های مربوط به اهداف با سرعت بیشتری به اجرا درخواهند آمد، چرا که تیم‌های مدیریتی می‌توانند منابع را به بهترین نحو به پروژه‌ها اختصاص دهند. به‌طور کلی، با اجرای پروژه‌ها به صورت گروهی و بهره‌گیری از طیف وسیعی از مهارت‌ها، از «دوباره‌کاری» و اتلاف وقت و منابع جلوگیری می‌شود و بهره‌وری سازمان افزایش می‌یابد. همسویی اهداف باعث قدرتمندتر شدن رهبری سازمان می‌شود و به مدیران اجازه می‌دهد تا:

مسوولیت‌هایی را که برای نیل به اهداف لازمند، درک کنند.

خود را از قید و بند عناوین شغلی آزاد کنند و در عوض، روی مهارت‌ها و فعالیت‌ها تمرکز کنند.

کارکنان را به تمرکز بر اهداف کلیدی و مهم تشویق کنند.

۳. کاهش نرخ جابه‌جایی نیروی کار(Employee Turnover). مشارکت کارکنان و تعهد و اشتیاق آنها برای انجام کارها یک عامل ارزشمند است. آن را دست کم نگیرید. تحقیقات اخیر حاکی از آن است که اگر کارکنان از وضعیت شغلی خود ناراضی باشند نسبت به انجام وظایف خود اشتیاق نشان نخواهند داد. وقتی کارمندان به اصطلاح «دل به‌کار ندهند»، بهره‌وری سازمان کاهش خواهد یافت. اما شما می‌توانید با همسو کردن اهداف و اجرای برنامه‌های «مالکیت کارمند» این مشکل را حل کنید. مالکیت کارمند (Employee Ownership) یعنی اختصاص دادن کل یا بخشی از مالکیت یک سازمان، به‌صورت مستقیم یا غیر مستقیم به کارمندان. به‌علاوه، همسویی اهداف سازمانی شما را قادر می‌سازد تا فرهنگ «پرداخت در ازای عملکرد» (pay-for-performance) را در سازمان نهادینه کنید. در اغلب سازمان‌های دارای عملکرد بالا چنین فرهنگی رایج است. فرهنگ پرداخت در ازای عملکرد، تنها به حوزه حقوق و دستمزد محدود نمی‌شود بلکه مجموعه‌ای از فرآیندهای منابع انسانی است که با هدف تشویق کارکنان به گسترش اهداف (Stretching Goals) به اجرا در می‌آیند و در نهایت، کسی که بهترین عملکرد را داشته، بیشترین میزان درآمد را خواهد داشت.

چرا هدف‌گذاری موثر برای سازمان و کارکنان یک امر ضروری است؟

برای اینکه بتوانید به نتایج دلخواهتان برسید یا کارآمد و موثر باشید، باید اهدافی تعیین کنید که پاسخگوی نیازهای سازمان و البته کارکنان باشند. اهداف سازمانی باید به‌طور مستقیم، هم در بلندمدت و هم در کوتاه‌مدت در اجرای استراتژی‌های کسب‌وکار دخیل باشند. اهداف کارکنان نیز باید عینی، شفاف و قابل درک باشند.برای آنکه اهداف سازمان در یک راستا قرار بگیرند، باید بتوانید اهداف استراتژیک سازمانی را به شکلی کاملا واضح برای کارکنان تمامی سطوح شرح دهید. اگر اهداف واحدها، قابل مشاهده باشند، فرآیند همسوسازی اهداف با سرعت بیشتری پیش خواهد رفت. قابل مشاهده بودن (Visibility) یعنی هر واحدی از اهداف سایر واحدها باخبر باشد. از آنجا که مدیران در جریان اهداف همه واحدها هستند، اگر میان این اهداف تعارض یا تشابهی پیش بیاید، می‌توانند از آن جلوگیری کنند. تشابه یا افزونگی اهداف (redundancy) زمانی رخ می‌دهد که دو واحد مجزا فرآیندهای متفاوتی را طی می‌کنند اما در نهایت به یک نتیجه یکسان و تکراری می‌رسند. مدیران می‌توانند با نظارت بر اهداف، از دوباره‌کاری و اتلاف وقت جلوگیری کنند. به اشتراک گذاشتن اهداف همچنین به مدیران واحدها کمک می‌کند تا از یکدیگر حمایت کنند و اگر فعالیت‌هایشان در یک یا چند زمینه، ناخواسته در تضاد با یکدیگر قرار گرفت، آن زمینه‌ها را شناسایی کنند.زمانی که اهداف کلی سازمان تعیین شدند، مدیران واحدها می‌توانند هدف‌گذاری برای واحد خودشان را آغاز کنند. اهداف هر واحد باید با اهداف کلی سازمان همسو باشند. مدیران واحدها نه تنها باید انتظارات خود را مطرح کنند، بلکه باید نحوه انجام وظایف شغلی را نیز به شکلی کاملا شفاف برای اعضای تیم خود شرح دهند. برای آنکه اهداف موثر واقع شوند، باید ابتدا با روش «هدف‌گذاری موثر» یا S.M.A.R.T Goal Setting آشنا شوید.

هدف‌گذاری موثر چیست؟

اگر هدفمند نباشید، زندگی‌تان مسیر درستی را طی نخواهد کرد. شما با هدف‌گذاری، نه تنها کنترل زندگی خود را در دست می‌گیرید، بلکه معیاری برای سنجش موفقیت در دست خواهید داشت. سازمان‌ها نیز از این قاعده مستثنی نیستند. هدف‌گذاری تنها به این معنا نیست که اهداف را در ذهن خود مجسم کنید یا آن را روی یک تکه کاغذ بیاورید. تعیین هدف، با بررسی و تجزیه و تحلیل اهداف آغاز می‌شود و نیل به اهداف نیازمند تلاش و سختکوشی است. تجربه ثابت کرده است که هدف‌گذاری موثر، روشی کارآمد برای ایجاد انگیزه در کارکنان و بهبود عملکرد آن‌هاست. اهداف موثر باید دارای این ویژگی‌ها باشند:

مشخص (Specific). وقتی اهداف دقیق و مشخص هستند، شما به‌عنوان یک کارمند می‌دانید که مدیران دقیقا چه انتظاراتی از شما دارند. در این صورت کسی دچار سوءتعبیر یا تفسیر نادرست نمی‌شود. اهداف مشخص به شکلی صریح و آشکار تعیین می‌کنند که چه کسی مسوول است، چه اهدافی مد نظر هستند، یک هدف مشخص در چه مدت زمانی باید محقق شود، چه محدودیت‌هایی وجود دارد و چرا این اهداف حائز اهمیتند.

قابل اندازه‌گیری (Measurable). وقتی هدف‌گذاری می‌کنید، باید معیارهایی را نیز برای اندازه‌گیری فرآیندهای دستیابی به این اهداف تعیین کنید. این به کارکنان کمک می‌کند تا پیشرفت خود را زیر نظر داشته باشند، وظایف خود را در موعد مقرر به انجام برسانند و به نتایج مطلوب برسند.

دست‌یافتنی (Attainable). اگر اهدافی که تعیین می‌کنید غیرواقع‌بینانه باشند و امکان دسترسی به آنها وجود نداشته باشد، کارکنان به مرور انگیزه خود را برای تلاش از دست می‌دهند، اما اگر اهداف شما جاه‌طلبانه اما واقع‌بینانه باشند، کارکنان تشویق می‌شوند تا از تمام استعدادها و فرصت‌هایی که برایشان ایجاد می‌شود برای دستیابی به اهداف استفاده کنند.

مرتبط (Relevant). باید به کارکنان خود نشان دهید که چگونه یک هدف مشخص، به آنها و فعالیت‌های روزانه‌شان ارتباط پیدا می‌کند. این به کارکنان کمک می‌کند تا ارتباط میان خود و اهداف سازمان را درک کنند و به نقش و اهمیت اهداف فردی خود در نیل به اهداف سازمان پی ببرند.

زمان‌بندی (Timely). برای آنکه اهدافتان موثر باشند، باید برای آنها یک چارچوب زمانی مشخص تعیین کنید تا خود را ملزم بدارید که در زمان مقرر آنها را محقق کنید. زمان‌بندی اهداف در کارکنان احساس «ضرورت» و «فوریت» ایجاد می‌کند و به آنها کمک می‌کند تا در اسرع وقت، تلاش برای رسیدن به اهداف را آغاز کنند.

نقش تکنولوژی در همسوسازی اهداف

چگونه می‌توانیم از تکنولوژی به‌عنوان اهرمی برای همسوسازی استراتژی و اهداف سازمانی استفاده کنیم؟ اگر از طریق همسوسازی اهداف، کارکنان را در فعالیت‌ها مشارکت دهید، آنها نسبت به سازمان تعهد بیشتری نشان خواهند داد و عملکرد موفق‌تری خواهند داشت، اما اگر کارکنان اهداف و چشم‌اندازهای سازمانی را عمیقا درک کرده و بپذیرند، در انجام امور بیشتر مشارکت خواهند کرد. چگونه می‌توانیم کارکنان را به درک درستی از اهداف برسانیم؟ به این منظور، مدیران به ابزارهایی نیاز دارند که به کمک آنها بتوانند اهداف سازمانی را به شکلی موثر و شفاف به کارکنان تمام سطوح ابلاغ کنند. این روزها سیستم‌هایی برای مدیریت عملکرد کارکنان وجود دارند که مبتنی بر وب (web-based) و خودکار هستند و به شما کمک می‌کنند تا بهره‌وری کارکنان را افزایش داده و سودآوری سازمان را بهبود ببخشید.خودکارسازی سیستم‌های مدیریت عملکرد به شما کمک می‌کند تا اهداف خود را به بهترین شکل همسو کنید. یکی از موثرترین راه‌ها برای همسوسازی اهداف کارکنان و اهداف سازمانی، اتوماسیون یا خودکارسازی فرآیندهای مدیریت عملکرد است، اما چرا راه‌اندازی یک سیستم مدیریت عملکرد خودکار به سازمان‌ها توصیه می‌شود؟ این دلایل از این قرارند:

۱. فرآیندهای هدف‌گذاری موثرتر

فرآیند تعیین اهداف از دستیابی به اهداف دشوارتر است. اگر یک سیستم مدیریت عملکرد خودکار راه‌اندازی کنید، می‌توانید تمامی فرآیندهای هدف‌گذاری را از نو طراحی و سازماندهی کنید. فرآیندهای مدیریت عملکرد با کمک تکنولوژی به مدیران کمک می‌کنند تا هدف‌گذاری موثرتری داشته باشند. یک سیستم اتوماتیک همچنین به شما این امکان را می‌دهد که لیستی از اهداف و چشم‌اندازهای مربوط به نقش‌های مختلف تهیه کنید. این لیست، مخزن اهداف مبتنی بر نقش (role-based goal library) نام دارد. اهدافی که در این مخازن یافت می‌شوند را می‌توانید به راحتی و به تناسب نیازهای خود شخصی‌سازی کنید. شما با کمک سیستم‌های مدیریت عملکرد خودکار می‌توانید فرآیند هدف‌گذاری را طبق یک برنامه منظم پیش ببرید. این سیستم‌ها دارای یادآورهای اتوماتیک هستند و گزارش‌هایی را به‌طور منظم به مدیران ارائه می‌کنند.

۲. تسریع در دستیابی به اهداف سازمانی

اگر شما موفقیت را برای تک تک کارکنان ترسیم کنید و اهداف را همسو و فرآیندها را خودکارسازی کنید، می‌توانید با سرعت بیشتری به اهداف دست یابید. این سیستم‌ها باعث می‌شوند تا اهداف برای همگان ملموس و قابل مشاهده باشند و کارکنان، مسوولیت کارهای خود را بپذیرند. در این صورت، مدیران و کارکنان می‌توانند اهداف را درک کرده و در مدت زمان کمتری، به اهداف بیشتری دست پیدا کنند.

۳. افزایش پاسخگویی (Accountability) کارکنان از طریق یکپارچه‌سازی اهداف

اگر اهداف دو یا چند کارمند با یکدیگر یکپارچه باشند و این اهداف با اهداف بزرگ‌تر سازمان در یک راستا قرار بگیرند، احساس مسوولیت کارکنان افزایش خواهد یافت و این عاملی است که در موفقیت سازمان تاثیر بسزایی خواهد داشت. فرض کنید که قصد دارید اهداف مشترکی را برای گروهی از کارکنان تعیین کنید. یک سیستم خودکار، این فرآیند را آسان‌تر می‌کند و باعث می‌شود تا همه کارکنان برای دستیابی به یک هدف مشخص تلاش کنند.

۴. بهبود عملکرد

اگر قصد دارید عملکرد کارکنان خود را بهبود بخشید، باید به آنها بازخورد شفاف و مستمر ارائه کنید. با کمک یک سیستم مدیریت خودکار، می‌توانید داده‌های مربوط به عملکرد کارکنان در دستیابی به تک تک اهداف را جمع‌آوری کنید و با استفاده از این داده‌ها، کارکنان را دقیق‌تر و منصفانه‌تر ارزیابی کنید.سیستم‌های خودکار به مدیران این امکان را می‌دهد تا به راحتی در دسترس کارکنان باشند. با کمک این سیستم‌ها مدیران می‌توانند روند پیشرفت کارکنان را تسریع بخشند و در صورت لزوم آنها را آموزش دهند.

۵. استفاده بهینه از داده‌ها

سیستم‌های خودکار به شما کمک می‌کنند تا به صورت آنلاین، داده‌ها را به آسانی جمع‌آوری و ذخیره کنید. شما می‌توانید روند دستیابی به اهداف سازمانی را زیر نظر داشته باشید، نقاط قوت و ضعف، گرایش‌های مربوط به عملکرد کارکنان و شکاف‌های مهارتی را شناسایی کنید و رتبه‌بندی کارکنان را کنترل کنید.

۶. بهبود کیفیت بازخورد کارکنان

سیستم‌های خودکار، شامل ابزارهای مربیگری جامعی هستند که نکات و توصیه‌های حرفه‌ای و آموزنده‌ای را به‌منظور پیشرفت شغلی در اختیار کارکنان می‌گذارند. با استفاده از سیستم‌های خودکار، مدیران می‌توانند بازخوردهای کاربردی ارائه کنند و کیفیت و تناسب داده‌ها را ارتقا بخشند. به این ترتیب کارکنان می‌دانند که برای موفقیت، روی کدام جنبه‌ها باید بیشتر تمرکز کنند.

۷. افزایش بازگشت سرمایه

اگر شما فرآیندهای مدیریت عملکرد کارکنان را خودکارسازی کنید، به دنبال افزایش بهره‌وری، افزایش نرخ حفظ نیروی کار (Employee Retention) و بهینه‌سازی سیستم‌های حقوق و دستمزد، بازگشت سرمایه دوچندان خواهد شد.