گام‌به‌گام تا اخراج کارمندان

دیک گرات سیدحسین علوی لنگرودی

نویسنده: دیک گرات

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

alavitarjomeh@gmail. com

جمله معروفی است که می‌گوید: «اخراج یک کارمند جریمه‌ای است که شرکت‌ها باید به خاطر طلاق دادن کارکنانی ناکارآمد بپردازند. » اگر به‌طور عمیق به این جمله دقت کنیم، درمی‌یابیم که اخراج یک کارمند باید به‌عنوان اقدامی دردناک و ناخوشایند درنظر گرفته شود و نه یک اقدام حاکی از اقتدار مدیریتی یا جلوگیری از زیان بیشتر. اگر مدیران به فرآیند اخراج کارکنان‌شان به مثابه طلاق دادن و خاتمه زندگی مشترک نگاه کنند، آنگاه این کار را با دقت و تفکر بیشتر انجام می‌دهند و از سویی دیگر تمام تلاش‌شان را صرف جلوگیری و خودداری از انجام آن خواهند کرد تا در نتیجه بتوانند پس از رفع اختلافات و مشکلات به زندگی مشترک خود ادامه دهند.

نویسنده: دیک گرات

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

[e-mail]

جمله معروفی است که می‌گوید: «اخراج یک کارمند جریمه‌ای است که شرکت‌ها باید به خاطر طلاق دادن کارکنانی ناکارآمد بپردازند.» اگر به‌طور عمیق به این جمله دقت کنیم، درمی‌یابیم که اخراج یک کارمند باید به‌عنوان اقدامی دردناک و ناخوشایند درنظر گرفته شود و نه یک اقدام حاکی از اقتدار مدیریتی یا جلوگیری از زیان بیشتر. اگر مدیران به فرآیند اخراج کارکنان‌شان به مثابه طلاق دادن و خاتمه زندگی مشترک نگاه کنند، آنگاه این کار را با دقت و تفکر بیشتر انجام می‌دهند و از سویی دیگر تمام تلاش‌شان را صرف جلوگیری و خودداری از انجام آن خواهند کرد تا در نتیجه بتوانند پس از رفع اختلافات و مشکلات به زندگی مشترک خود ادامه دهند.

با این همه گاهی اوقات شرایط به گونه‌ای پیش می‌رود که چاره‌ای غیر از اخراج یک کارمند باقی نمی‌ماند و ادامه زندگی مشترک کاری با او به هیچ‌عنوان میسر نیست.در چنین شرایطی است که فرآیند طلاق کاری یا همان اخراج کارمند باید به جریان بیفتد که البته باید با دقت و در نظر گرفتن تمام جوانب صورت پذیرد. در ادامه به فرآیند گام‌به‌گام اخراج کارمندان اشاره خواهد شد که به‌کارگیری آن توسط مدیران می‌تواند به کاهش پیامدهای منفی ناشی از اخراج کارکنان کمک شایانی کند.

گام اول: بهترین زمان برای اعلام خبر اخراج را تعیین کنید

از قدیم گفته‌اند که خبر بد را نباید در زمان بد به اطلاع افراد رساند. در مورد خبر اخراج کارمندان نیز این زمان باید کاملا هدفمند و سنجیده انتخاب شود. تجربه نشان داده که ساعات پایانی یکی از روزهای اول هفته کاری بهترین زمان برای اعلام خبر برکناری و اخراج افراد به آنهاست، چراکه در طول هفته خواهند توانست به دنبال شغل جدیدی بگردند و بخشی از درد و رنج ناشی از اخراج شدن را کمتر احساس کنند. این زمان مزیت دیگری نیز دارد و آن اینکه فرد را از تجربه یک آخر هفته سخت و غمبار که طی آن هیچ کاری از عهده افراد ساخته نیست، نجات خواهد داد.

گام دوم: برای تمام مراحل جلسه اطلاع‌رسانی به فرد اخراجی برنامه داشته باشید

نحوه برگزاری جلسه اطلاع رسانی به فرد اخراجی دارای چنان اهمیت و حساسیتی هم برای آن فرد و هم برای شرکت شماست که باید برای تمام مراحل آن برنامه‌ریزی مدونی صورت پذیرد تا کمترین تنش و پیامد منفی در نتیجه آن به وجود آید. به همین منظور لازم است که پیش از برگزاری این جلسه آن را در ذهن خود شبیه‌سازی کنید. برای انجام این کار توصیه‌های زیر را به‌کار بندید:

• پس از یک احوالپرسی صمیمانه و کوتاه خیلی زود سر اصل مطلب بروید.

• از فعل‌های زمان گذشته برای بیان خبر اخراج فرد استفاده کنید. اگر می‌خواهید به فردی در مورد اخراج‌شدنش از شرکت اطلاع دهید از جملات زمان آینده به هیچ‌عنوان استفاده نکنید.

• از گفتن جملات احساسی و حاکی از تاسف و ناراحتی خودتان هنگام اخراج فرد خودداری کنید. بعضی از مدیران به اشتباه فکر می‌کنند که بیان جملات عاطفی و ترحم برانگیز می‌تواند از درد و ناراحتی فرد اخراج شده پس از شنیدن خبر اخراج‌شدنش بکاهد، در حالی که به هیچ عنوان چنین نیست و این جملات باعث می‌شود که آن فرد فکر کند اقدام شما کاری نادرست و اشتباه بوده است که پیامد این مساله چیزی غیر از اعتراض او و افزایش دلخوری‌اش نخواهد بود.

گام سوم: خود را برای برخورد با بروز هر گونه واکنشی از سوی فرد اخراج شده آماده کنید

معمولا افراد به محض شنیدن خبر اخراج‌شان واکنش‌های متفاوتی همچون ناراحتی، شوکه شدن، انکار کردن و حتی خشمگین شدن و سر و صدا کردن نشان می‌دهند که باید از قبل و با کمال خونسردی خود را برای روبه‌رو شدن با همه آنها مهیا سازید. واکنش درست و سنجیده شما در قبال هرکدام از این رفتارها به کاهش پیامدهای فردی و سازمانی اخراج شدن افراد کمک شایانی می‌کند و پذیرش آن را از سوی فرد آسان‌تر می‌سازد.

گام چهارم: به آنچه در آینده روی خواهد داد، بپردازید

پس از به پایان رسیدن واکنش فرد اخراج شده زمان آن فرا می‌رسد تا به مراحل بعدی بپردازید که در این مرحله بیان جملاتی همچون «تمام حقوق و مزایای شما تا پایان این ماه پرداخت خواهد شد» یا «در ازای مرخصی استحقاقی استفاده نشده شما نیز مبلغ قابل‌توجهی پرداخت خواهد شد» می‌تواند آرامش‌بخش و تسکین‌دهنده باشد.

گام پنجم: یک وداع با شکوه و محترمانه با فرد اخراج‌شده داشته باشید

همان طور که گفته شد بهترین زمان برای برگزاری جلسه اخراج ساعات پایانی روز کاری است، چراکه پس از پایان این جلسه می‌توانید فرد اخراج شده را با برخوردی خوب و امیدبخش نسبت به آینده تا دم در شرکت مشایعت کنید و به او این اطمینان را بدهید که تمام کارهای اداری و تسویه‌حساب‌ها در اولین فرصت توسط شما انجام خواهد شد.

و اما کلام آخر

اگر پس از سنجیدن شرایط و بررسی تمام جوانب کار تصمیم گرفتید کارمندی یا کارگری را اخراج کنید، آن را با جدیت تمام و بدون هیچ اغماضی انجام دهید و پس از انجام آن هیچ‌گونه توصیه و پادرمیانی از طرف هیچ‌کس را نپذیرید، چراکه با این کار نه‌تنها اقتدار مدیریتی و درست بودن تصمیمات خود را زیر سوال برده‌اید، بلکه فرآیند اخراج کارکنان در آینده را نیز برای خود وشرکت تان دشوار‌تر و پرآسیب‌تر کرده‌اید.

منبع: مجله Human Resource Management