چه می‌کنید اگر کارمندتان با مدیر ارشدتان ارتباط برقرار کند؟

مترجم: رویا مرسلی

اینکه یک کارمند رئیسش را دور بزند و با مدیر او وارد صحبت شود، خشم‌انگیز است. نه‌تنها آنها شما را از گفت‌وگو کنار گذاشته‌اند، بلکه به‌طور بالقوه باعث می‌شوند شما بد به‌نظر برسید. اگر کسی سعی کند شما را کنار بگذارد، چه می‌توانید بگویید و انجام دهید؟ چگونه باید این موضوع را با همکارتان درمیان بگذارید؟ و چگونه باید اطمینان حاصل کنید که این مساله بر حسن شهرت شما در رابطه با رئیس‌تان اثر منفی نمی‌گذارد؟

افراد خبره چه می‌گویند

علت اینکه یک همکار سعی می‌کند به سراغ مقام‌های بالاتر از شما برود هم دلیل روانی دارد و هم دلیل عملی. این نظر آدام گایسنکی، پروفسور دانشکده بازرگانی کلمبیا و یکی از نویسندگان مجموعه «دوست و دشمن: چه موقع همکاری کنیم، چه موقع رقابت و چگونه در هر دو موفق باشیم» است. از لحاظ روانشناسی احتمال دارد آنها مشتاق باشند که نشان دهند دارای نفوذ و مرجعیت بیشتری نسبت به شما هستند. دلیل دیگر ممکن است این باشد که آنها از بروز درگیری هراس دارند و می‌ترسند موضوعات خود را مستقیما با شما درمیان بگذارند. شاید وسوسه شوید که پشت میز آن شخص بروید، پایتان را به زمین بکوبید و آنها را با تهدید از این عمل بازدارید. کارولین وب به‌عنوان نویسنده مجموعه «چگونه یک روز خوب داشته باشیم: قدرت علم رفتاری را تحت کنترل خود درآورید تا زندگی کاری خود را متحول نمایید» می‌گوید «باید آنقدر انسان خوب و شکیبایی باشید که در مواجهه با چنین رخدادهایی اذیت نشوید، یا استرس نگیرید یا عصبی نشوید» اما در اینجا نیز همانند هر تضاد دیگر، حتی اگر احساس می‌کنید تحقیر شده‌اید، بهتر است روش حساب‌شده‌تری را درپیش گیرید. در اینجا به چگونگی انجام آن می‌پردازیم.

پیش‌فرض‌های خود را زیر سوال ببرید

وب پیشنهاد می‌کند ابتدا به آنچه واقعا به آن مطمئن هستید، فکر کنید. شاید فکر کنید همکارتان نزد رئیس شما رفته تا شما را بر سر لج بیاورد، اما شاید در مورد این موقعیت دچار سوءتفاهم شده باشید. فقط به واقعیت‌ها توجه و از قضاوت سریع پرهیز کنید. به‌عنوان مثال، به جای آنکه فکر کنید «او کل مرجعیت مرا زیر سوال برده» به خودتان بگویید «او با رئیس من درباره مقدمات کاری که در حال انجام آن است صحبت کرد». سپس از خودتان بپرسید: آیا روش‌های متفاوتی برای توضیح آنچه رخ داد وجود دارد؟ وب توصیه می‌کند «روی سه یا چهار سناریوی مختلف کار کنید که دید شما را بازتر کند و به شما کمک کند این فرضیه را که آن شخص ناجوانمردانه برخورد کرد، یا سوءنیت داشته است را زیر سوال ببرد». گایسنکی تاکید می‌کند که شاید مساله فقط یک سوءتفاهم ساده باشد و خود او نیز تجربه‌هایی از چنین سوءتفاهم‌هایی را داشته است.

بیشتر تحقیق کنید

اگر همه واقعیت‌ها را درباره یک موضوع نمی‌دانید (مثلا از شایعاتی که در دفتر هست و از وقوع چنین گفت‌وگویی آگاه شده‌ای) سعی کنید بفهمید واقعا چه اتفاقی افتاده است. نظر وب این است که نزد رئیس خود بروید و به شکل خنثی درباره آنچه نقل شده، سوال کنید: «شنیده‌ام شما و کارلوس درباره ‌ایده جدید او صحبت می‌کردید.» مراقب باشید لحن شما غیرجدی و به دور از اتهام‌زنی باشد تا رئیستان فکر نکند قصد شروع دشمنی دارید.

نزد همکارتان بروید

از همکارتان بپرسید که آیا امکان دارد شما دو نفر بتوانید ترجیحا در یک اتاق خصوصی صحبت کنید. وب می‌گوید وقتی وارد گفت‌وگو می‌شوید، ذهنتان باز باشد. «با این میل که او را تحت‌فشار قرار دهید وارد گفت‌وگو نشوید. به‌جای آن، به اهمیت رابطه خود با همکارتان فکر کنید.» به اهداف نهایی خود فکر کنید، ممکن است این را با اعتمادسازی مجدد یا حفظ مرجعیت خود انجام دهید. آماده باشید تا بشنوید او چه حرفی برای گفتن درباره این موضوع دارد و چرا دست به چنین عملی زده است.

وضعیت خود را بیان کنید

گایسنکی می‌گوید در ابتدا آنچه را می‌دانید به‌صورت «بی‌پرده» بازگو کنید. توضیح دهید چرا ناامید شده‌اید، اما از کلماتی مثل «عصبانی» یا «خیانت» پرهیز کنید. به نظر وب درست است که احتمالا همین احساس را دارید، اما استفاده از این کلمات همکارتان را در وضعیت دفاعی قرار می‌دهد. می‌توانید از عباراتی مثل این استفاده کنید: «شنیده‌ام با راجر درباره اقدامات اولیه‌ات بعد از اینکه با هم صحبت کردیم، وارد گفت‌وگو شده‌ای و این مساله کمی باعث نگرانی من شد که شاید ما خوب با هم ارتباط برقرار نمی‌کنیم.» بعد نظریات او را بپرسید و به آن گوش دهید.

با هم مشکل را حل کنید

وقتی دیدگاه‌هایتان را با یکدیگر در میان گذاشتید، با هم تصمیم بگیرید که چگونه این مساله را حل کنید. وب توضیح می‌دهد «اول سعی کنید درباره افکار و اندیشه‌های آنها سوال کنید، سپس راه‌حل را بر مبنای پیشنهاد‌های آنها بنیان نهید. تحقیقات نشان می‌دهد افراد نسبت به ‌ایده‌هایی که خودشان ارائه داده‌اند وابستگی بیشتری دارند». به همین خاطر به‌جای دادن دستور (مثلا اینکه به این شکل باید مساله را اداره کنیم) سوال بپرسید: «فکر می‌کنی بهترین راه برای پرداختن به این مساله چیست در حالی که اکنون در این نقطه ایستاده‌ایم؟»به‌عنوان مثال، می‌توانید با هم نزد رئیستان بروید و توضیح دهید که اکنون با هم هماهنگ هستید و یا اینکه قصد دارید یکی از بخش‌های ایده همکارتان را که به‌طور ناعادلانه رد کرده بودید مورد بازبینی مجدد قرار دهید. وب می‌گوید باید فکر کنید که چه تغییراتی را لازم است اعمال کنید. آیا آن شخص به این علت شما را دور زده که فکر می‌کرد به ‌ایده‌های او توجه لازم را ندارید یا در تصمیم‌گیری خود شفاف عمل نکرده‌اید؟ اگر چنین است، باید این مساله را اصلاح کنید.

چارچوب برقراری ارتباط را مشخص کنید

همچنین باید درباره این موضوع صحبت کنید که قرار است موقعیت‌های مشابه را در آینده چگونه اداره کنید. در حالت ایده‌آل، شما و همکارتان به توافق می‌رسید که او باید دفعه بعد مستقیما نزد شما بیاید. اما طبق نظر گایسنکی اگر او با این نظر شما موافق نیست، سعی کنید به او نشان دهید که رفتن او نزد رئیستان نه تنها زیان‌بخش است، بلکه بی‌فایده نیز هست. به او توضیح دهید که شما و رئیستان در تماس مداوم هستید و به همین خاطر اگر کسی بخواهد شما را دور بزند متوجه می‌شوید. مثلا می‌توانید بگویید «من مرتب راجر را ملاقات می‌کنم تا درباره اولویت‌های گروهمان صحبت کنیم و او اغلب در صورتی که اعضای تیم از او درخواستی داشته باشند به من می‌گوید.» این کار نباید با لحن تهدیدآمیز همراه باشد؛ شما قرار است به روش ساده به او آموزش دهید که شیوه درست برقراری ارتباط چگونه است.

رابطه خود را با رئیستان بهبود بخشید

این شکاف در زنجیره سازمانی ممکن است باعث ناراحتی رئیستان شده باشد یا باعث شود او توانایی شما را در انجام وظایفتان زیر سوال ببرد. در ضمن اگر او نتواند، آن کارمند را دوباره به سمت شما سوق دهد ممکن است شما نیز نسبت به او دلسرد شوید. پس بعد از آنکه امور را با همکارتان سامان دادید، با رئیستان نیز جلسه‌ای بگذارید تا درباره آنچه اتفاق افتاد با او صحبت کنید، اینکه چرا این اتفاق افتاد و اینکه نحوه جلوگیری از مشکلات مشابه در آینده چگونه خواهد بود. آنچه می‌دانید و احساسی که داشته‌اید را بگویید و سپس به ‌نظرات او توجه کنید: «من شنیده‌ام که کارلوس با شما درباره اقدامات اولیه خود درباره این موضوع صحبت کرده و این مساله من را نگران کرده است که مبادا من خارج از حلقه قرار گیرم. می‌توانم بپرسم چه اتفاقی افتاد و شما آن را چگونه دیده‌اید؟» وقتی صحبت‌های او را شنیدید می‌توانید بپرسید: «اگر این مساله در آینده اتفاق بیفتد چه کاری را می‌توانیم متفاوت انجام دهیم؟ اگر کارلوس باز هم نزد شما آمد اشکالی ندارد اگر او را نزد من بفرستید تا ما با هم بدون اینکه وقت شما را بگیریم به حل مساله بپردازیم؟» هدف شما باید این باشد که حسن شهرت خود را بازگردانید و قوانین برقراری ارتباط را دوباره ایجاد کنید. وب می‌گوید: «باید خودتان را باهوش، اندیشمند و تحت کنترل نشان دهید.»

اصولی که باید به خاطر داشت

ذهن خود را باز نگه دارید و به ‌نظرات همکارتان نیز توجه کنید.

از کلماتی مثل «عصبانی» یا «خیانت» پرهیز کنید. حتی اگر درست باشد، باز هم استفاده از این کلمات می‌تواند همکارتان را در موضع تدافعی قرار دهد.

با رئیس خود صحبت کنید تا مطمئن شوید که حسن شهرت شما آسیب ندیده است.

درباره علت اینکه همکارتان نزد رئیستان رفته است پیش‌فرض نداشته باشید.

بر شایعات و شنیده‌ها تکیه نکنید. در عوض بفهمید واقعیت موضوع چیست.

اینکه دفعه بعد این اتفاق بیفتد یا خیر را به شانس واگذار نکنید، از رئیس خود بخواهید کارمندتان را مجدد به خود شما ارجاع دهد.

منبع:‌ HBRa