مترجم: هوتسا عسکری نسب

در حال حاضر سازمان‌های مختلف بیشتر از همیشه درگیر ایجاد تغییرات هستند و به تبع آن، عوامل خارجی و داخلی سازمان هم تغییر می‌کنند. اما تغییرات محدود به مواردی چون پیشرفت، عدم رشد، چرخه‌های اقتصادی، فناوری‌های نوظهور، تغییرات در چشم انداز رقابتی، مدیریت عالی نیروی کار در نسل‌های مختلف، شکاف فرهنگی و چالش‌های ارتباطی نیست.یکی از مهم ترین وظایف مدیر، ایجاد تغییرات لازم و ذکر اهمیت آن است. پذیرش و حمایت از فرهنگ شرکت، مسائل مهمی هستند که این کار فقط با ارتباط روشن، منسجم و پیگیری انجام می‌شود. مدیریت شرکت و ایجاد تغییرات کار ساده‌ای نیست و مطمئنا در این راه اشتباهات فراوانی رخ می‌دهد که با به‌کارگیری راه حل‌هایی این مشکلات برطرف می‌شود. در ادامه به مراحل بسیار مهمی اشاره شده است که افراد گروه تغییرات را راحت‌تر بپذیرند و حتی در داخل سازمان اجرا کنند.

1- توضیح درباره تغییرات

تغییرات چه عمده باشند چه جزئی، مدیران باید درباره علت اهمیت و نتایج مثبت و فضای بعد از تغییرات به وضوح برای کارمندان توضیح دهند. تغییرات در سازمان باید از بالا به پایین صورت بگیرد. مدیران ارشد پیش از اینکه درباره ایجاد تغییرات با دیگر اعضای شرکت صحبت کنند، باید این موضوع را با مدیران رده‌های پایین مطرح کرده و در این خصوص با یکدیگر مشورت داشته باشند.

2- گوش دادن به بازخوردها

به خواسته‌های اعضای گروه باید گوش داد. بسیاری از افراد به احتمال زیاد خواستار ایجاد تغییرات و از احتیاجات گروه هم مطلع هستند. اطلاع از بازخورد، به ایجاد تغییرات و حمایت از تصمیمات بی‌دردسر کمک خواهد کرد. تغییرات معمولا به گونه‌های مختلفی در سازمان‌ها اتفاق می‌افتند. تغییرات نوع اول تغییراتی هستند که نیازی به توضیح ندارد و همه متوجه نیاز و علت آن هستند. نوع دیگری از تغییرات به نوع اول شباهت دارد که به‌طور کلی، گروه متوجه نیاز به تغییر است، اما خواستار توضیحات بیشتر درباره دلایل ایجاد تغییرات است. انواع دیگر تغییرات یا تحریف شده‌اند یا تاثیرات زیان آوری دارند. در طی ایجاد تغییرات، بازخوردها باعث حس مسوولیت در افراد شده و همچنین به همسو شدن افراد در جهت تغییرات سازمانی کمک می‌کند.

3- پذیرفتن بازخورد

مهم‌تر از گرفتن بازخورد، تایید آن است. بهتر است در ابتدا، وسط و پایان فرآیند تغییر، نظر افراد گروه را بدانید. بررسی بعد از ایجاد تغییرات برای فرآیند یادگیری مهم است. این کار را فراموش نکنید! روند کار نباید رسمی باشد و می‌توانید نظر افراد را طی یک گفت‌وگوی دوستانه جویا شوید. تکمیل فرم نظرسنجی بدون ذکر نام در حین ایجاد تغییرات نیز پیشنهاد بهتری است، زیرا کارمندان زمانی که تحت فشار نباشند احساس راحتی بیشتری خواهند داشت. بسیاری از اقدامات زمانی انجام می‌گیرد که مدیر نشان دهد بازخوردها و گفته‌های اعضا را شنیده و آنها را در تغییرات لحاظ کرده است.

4- استفاده از هوش هیجانی

مدیران در این زمینه باید الگو باشند. شاید ایجاد تغییرات برای گروه کمی دلهره آور باشد، بنابراین دلسوزی و همدلی در این زمینه نقش بسزایی دارد. مدیران باید با اعضای گروه رفتاری روشنگرانه و ارتباطی صادقانه داشته و در عین حال منضبط باشند. هوش هیجانی یک استراتژی مدیریتی است و مدیرانی که فعالانه به تقویت هوش هیجانی خود می‌پردازند، با ایجاد تغییرات مثبت بهتر می‌توانند گروه را در رفع مشکلات موجود در مسیر ترقی مدیریت کنند.

5- توضیح دلایل

تمام کارمندان مایل هستند از اهداف تغییرات سازمانی اطلاع پیدا کنند. مدیریت یک سازمان پس از انجام بررسی‌هایی به این نتیجه رسید که برای مدیریت موثرتر پروژه به اطلاعات کامل‌تر و بهتری نیاز است مبنی بر اینکه هر نفر از اعضای گروه در هر لحظه، کجا به چه کاری مشغول است. بنابراین نرم‌افزار جدید و ابزاری برای پیمایش زمان ارائه شد که همگان از نتیجه کار متعجب بودند. باید توضیحات بیشتری پیرامون دلایل انجام کارها داده شود. زمانی که کارمندان متوجه علت تغییرات شوند و از هدف که پیشرفت و تعادل در کار است اطلاع پیدا کنند، احساس امنیت و آرامش بیشتری خواهند داشت.

6- شرح وظایف به‌طور واضح

در مسیر تغییرات مشخص کردن تصمیم‌گیران و همچنین تعیین شرح وظایف اعضای گروه از اهمیت زیادی برخوردار است. هر فردی که مسوول ایجاد تغییرات است باید بداند که چه افرادی مسوول، پاسخگو و آگاه هستند. اعضای خاص گروه باید از ابعاد مختلف فرآیند تغییر اطلاع داشته باشند. زمانی که فهرست کارها مشخص شد، مراحل مهم و اصول ارتباطات نیز معین شود.

7- ارائه آموزش

اکثر اوقات آموزش درباره نحوه ایجاد تغییرات مورد نیاز خواهد بود. اگر این تغییرات مرتبط با یک سیستم، فرآیند، نرم‌افزار یا بازسازی جدید در خدمات مشتری باشند، باید توجه داشت که گروه برای ایجاد تغییرات موثر به آموزش صحیح و خوب که بسیار مهم است، نیاز دارد. بنابراین، آموزش قبل از تغییرات نباید نادیده گرفته شود. زمان و بودجه خاصی را برای آموزش در نظر بگیرید. شرکت‌ها بیشتر زمان خود را تلف می‌کنند. بنابراین مدیران باید زمان و منابع مناسبی را برای آموزش در نظر بگیرند.

8- قبول پاداش

بعضی از افراد به راحتی تغییرات را می‌پذیرند و حتی در روند تغییرات فعالانه کمک می‌کنند. در حالی که عده‌ای دیگر برای ایجاد هر گونه تغییر به زمان نیاز دارند. سعی کنید برای گروهی که آمادگی پذیرش و ایجاد تغییرات را دارد و در جهت تشویق دیگران تلاش می‌کند، پاداش مناسبی در نظر بگیرید. رعایت این موارد به افزایش سرعت تغییرات در سازمان کمک خواهد کرد و باعث حفظ و تقویت روحیه بالا طی فرآیند تغییرات می‌شود.

منبع: Forbes