هیچ‌گاه از ضرب‏الاجل‏های کاری نترسید

نویسنده: الیزابت گریس ساندرز

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

alavitarjomeh@gmail.com

من به‌عنوان یک مربی مدیریت زمان همیشه به مدیران تازه‌کار و کارمندان کم‌تجربه‌ای که از من مشاوره می‌گیرند توصیه می‌کنم که از ضرب‌الاجل‌های کاری نترسند و نگران فرا رسیدن آنها و تمام نشدن کارهایشان نباشند. جالب آنکه بسیاری از کسانی که از ضرب‌الاجل‌های کاری می‌ترسند، کارهایشان را سر موقع انجام می‌دهند البته با کمی بیداری کشیدن و اضافه کاری که بر جسم و روان آنها اثر منفی می‌گذارد. آنهایی هم که از ضرب‌الاجل‌های کاری می‌ترسند و قادر به انجام کارشان در زمان مقرر نمی‌شوند به شدت احساس گناه و تقصیر می‌کنند که به هیچ عنوان احساس خوشایندی نیست.

با این همه باید دانست که ضرب‌الاجل‌های کاری نه تنها استرس‌زا و ترسناک نیستند بلکه برعکس انرژی‌دهنده و انگیزه‌بخش بوده و باعث می‌شوند با تمرکز و اراده بیشتری کارهایتان را انجام دهید. افراد می‌توانند با توجه به ضرب‌الاجل‌هایی که برای خود در نظر می‌گیرند یا برای آنها در نظر گرفته شده، کارهایشان را اولویت‌بندی کرده و با سایر همکاران خود برنامه‌ای منظم و قابل اجرا بچینند. حال آنکه چنین کارهایی در حالت عادی به سختی امکان‌پذیر است. با ایجاد چنین نظمی است که به روشنی درمی‌یابید آخرین فرصت برای انجام هر پروژه‌ای چه موقع است و چه کاری را باید قبل از بقیه کارها انجام داد.

ضرب‌الاجل‌ها چه از طرف مافوق‌تان برای شما تعیین شده باشد و چه توسط خودتان، می‌توانند به افزایش بهره‌وری فردی و تیمی شما کمک کنند و زمینه‌ای را فراهم آورند که در آن هم شما، هم اعضای تیم تحت رهبری‌تان و هم سازمان متبوع شما قادر باشند بهترین کارها را به بهترین شکل انجام دهند، بدون اینکه ترس و واهمه‌ای داشته باشند. در اینجا به چند استراتژی و رهنمون کاربردی در ارتباط با ضرب‌الاجل‌های کاری و تاثیر مثبت و سازنده آنها بر افزایش بهره‌وری کاری اشاره خواهد شد که با پیاده‌سازی آنها در محل کارتان خواهید توانست برنامه‌ریزی‌های کاری بدون استرس و در عین حال موفق را تجربه کنید.

فقط برای کارها و پروژه‌های مهم و کلیدی ضرب‌الاجل تعیین کنید

یکی از علل استرس‌آور بودن ضرب‌الاجل‌ها برای آنهایی که از آن می‌ترسند، در زیاد بودن و غیرضروری بودن آنها نهفته است. اینکه ما برای انجام هر کار پیش پا افتاده و غیرضروری بخواهیم یک بازه زمانی تعیین کرده و آن را رعایت کنیم، خودمان در حال استرس وارد کردن به خودمان هستیم. برای اجتناب از این حالت منفی کافی است کارهای جزئی را در لیست کارهای روزمره خود قرار دهیم و سر فرصت انجامشان دهیم. در مقابل برای پروژه‌ها و فعالیت‌های حساس خود یک سری ضرب‌الاجل‌های منطقی و معقول در نظر گرفته و آنها را به مرحله اجرا درآوریم.

از زمان تقریبی به عنوان ضرب‌الاجل کارهای نه خیلی حساس استفاده کنید

گاهی اوقات بعضی‌ها زمان‌هایی را برای ضرب‌الاجل‌های در نظر گرفته شده برای انجام کارهای معمولی در نظر می‌گیرند که غیر از استرس‌زا بودن و فشار آمدن به آنها اثر دیگری ندارد. مثلا اگر می‌خواهید کاری را برای دوستی که عجله چندانی ندارد انجام دهید، بی‌جهت ضرب‌الاجل‌هایی مانند «تا ساعت ۴ بعد از ظهر جمعه» یا «تا شش روز دیگر» تعیین نکنید، بلکه سعی کنید از زمان‌های تقریبی مانند «تا جمعه بعد از ظهر» یا «تا یک هفته دیگر» استفاده کنید تا هم نزد دیگران بدقول نشوید و هم بی‌جهت به خودتان فشار نیاورید. انعطاف در زمان ضرب‌الاجل‌های کاری تا حد زیادی از استرس‌های احتمالی و همچنین بدقول شدن افراد نزد دیگران خواهد کاست.

خودتان برای خودتان ضرب‌الاجل تعیین کنید

یکی از عادت‌های من در کارم عبارت است از اینکه پس از آنکه دیگران برای من ضرب‌الاجلی تعیین می‌کنند و من مجبور هستم طی آن زمان کارم را انجام دهم، خودم نیز یک ضرب‌الاجل شخصی برای خودم تعیین می‌کنم که کمی قبل از ضرب‌الاجل تعیین شده برای من به پایان می‌رسد. به عنوان مثال اگر قرار باشد کاری را ظرف یک هفته انجام دهم، ضرب‌الاجل خودم را بر اساس پنج روز تعیین می‌کنم و در اغلب موارد هم موفق می‌شوم کارم را طبق ضرب‌الاجل خودم به پایان برسانم و در نتیجه همیشه از ضرب‌الاجل‌های بیرونی جلوترم. به این طریق می‌توانم با مسائل پیش‌بینی نشده و غیرمترقبه‌ای که جزئی اجتناب‌ناپذیر از هر کار و حرفه‌ای محسوب می‌شوند، مقابله کنم.

دیگران را از ضرب‌الاجل‌های کاری‌تان آگاه سازید

یکی از بهترین راه‌ها و اقدامات در ارتباط با ضرب‌الاجل‌ها برقراری ارتباط با دیگران و اطلاع‌رسانی در مورد آنها است. اگر می‌خواهید ضرب‌الاجل‌های کاری‌تان به شما فشار نیاورند سعی کنید همکاران و اطرافیانتان را در مورد آنها مطلع سازید و از آنها برای تحقق خواسته‌های تان کمک بگیرید. بارها پیش آمده که عدم آگاهی اطرافیانم در مورد کارهایی که باید سر موقع انجام می‌دادم باعث شده نتوانم آنها را به موقع انجام دهم. بنابراین بهترین اقدام برای خارج شدن از زیر فشار ضرب‌الاجل این است که همکاران، مافوق‌ها و حتی اعضای خانواده‌تان را در مورد آنها آگاه سازید و از آنها بخواهید با شما همکاری کنند.

در صورت نیاز، مهلت بیشتری برای انجام کارهایتان بگیرید

با وجود همه این تمهیدات باز هم ممکن است به دلایل مختلف نتوانید پروژه‌هایتان را سر موقع انجام دهید و ضرب‌الاجل‌هایی را که برایتان تعیین شده رعایت کنید. در چنین شرایطی به جای وارد آوردن فشار بیش از حد به خود که نتیجه‌ای جز انجام ناقص و ضعیف کارها به دنبال ندارد، بهتر است درخواست مهلت بیشتر کنید تا سر فرصت و با تمرکز کافی کارهایتان را انجام دهید.

منبع: HBR