نویسنده: Liz Ryan

مترجم: مریم مرادخانی

منبع: Forbes

مشاور عزیز،

من مدیر بخش منابع انسانی یک شرکت هستم. از زمانی که این شغل را پذیرفتم هفت ماه گذشته و کم‌کم احساس می‌کنم که نکات اولیه را یاد گرفته‌ام و دارم در کارم پیشرفت می‌کنم. من عاشق کارم هستم. به مدیر ارشد اجرایی شرکت که صاحب شرکت نیز هست گزارش می‌کنم. تا به اینجا همه چیز خوب پیش رفته تا اینکه چند روز پیش با یک مشکل بزرگ مواجه شدم.

«آلن» که یکی از مدیران شرکت است، سراغ من آمد و گفت که با کارمندی به اسم «مایک» به مشکل برخورده. گفت مایک کارمند خوبی است، اما گاهی بر اثر سهل‌انگاری اشتباهاتی مرتکب می‌شود که جبران‌ناپذیرند. رفتم و پرونده مایک را بررسی کردم و دیدم که یک بار در سال ۲۰۰۸ و یک بار دیگر در سال ۲۰۱۴ اشتباهاتی از او گزارش شده. اما از آن زمان به بعد عملکرد او مطلوب بوده است.

آلن به من گفت: «من دیگر طاقتم تمام شده و ‌تصمیم دارم عذر او را بخواهم». از او خواستم بنشیند و ماجرا را برایم تعریف کند. این شرکت، طی این سال‌ها کارمندان انگشت‌شماری را اخراج کرده اما مسوولان بخش منابع انسانی در هیچ‌یک از این اخراج‌ها نقشی نداشته‌اند جز اینکه کارهای دفتری مربوط به آن را انجام داده‌اند. آنها نمی‌دانسته‌اند که نظارت بر فرهنگ سازمان یا تیم کارکنان در حوزه اختیاراتشان بوده است.

سعی کردم از گفتن جملاتی مثل این پرهیز کنم: «نمی‌توانی تنها به این دلیل که از دست مایک خسته شده‌ای یا به‌دلیل دو اشتباهی که قبلا مرتکب شده او را اخراج کنی». در عوض به او گفتم بیا فکرهایمان را روی هم بگذاریم و ببینیم چه مراحلی را باید طی کنیم تا به راه‌حل مناسب برسیم.

من با بسیاری از کارمندان رابطه نزدیک دارم و تا به حال از هیچ‌یک از آنها نشنیده‌ام که درباره مایک بدگویی کنند. با مایک برخورد زیادی نداشته‌ام و واقعا از ماهیت اختلاف او با آلن چیزی نمی‌دانم. به هر حال هر اختلافی دو سو دارد اما آلن حاضر نبود درباره آن بخشی از مشکل که به خودش مربوط می‌شود صحبت کند. وقتی از او سوال کردم احساس کرد به او توهین کرده‌ام. او فقط می‌خواست مایک هرچه سریع‌تر اخراج شود.

نمی‌خواهم از آلن انتقاد کنم یا به او بگویم: «به هیچ وجه قصد ندارم در اخراج مایک به تو کمک کنم»، اما نمی‌خواهم در اخراج یک کارمند سهیم باشم تنها به‌خاطر خودخواهی یا تضاد شخصیتی یک کارمند دیگر.به آلن پیشنهاد کردم که اول خودم به تنهایی با مایک ملاقات کنم و سپس یک قرار ملاقات سه نفره بگذاریم. احساس می‌کنم وقتی پیشنهادم را شنید حسابی از کوره در رفت. گفت: «پس تو دوست‌داری یک فرآیند مشاوره‌ای را در پیش بگیریم؟» و من گفتم: «باید تلاش کنیم تا به بهترین راه‌حل دست پیدا کنیم، از طریق مشورت و نظرخواهی از یکدیگر».

از قرار معلوم، آلن به نقطه‌ای رسیده که احساس می‌کند هر کسی که بر سر راه او قرار بگیرد و نگذارد که تلاش‌های او برای اخراج مایک به نتیجه برسد، دشمن اوست. وقتی از دفترم خارج شد، از عصبانیت در حال انفجار بود. چه باید کرد؟ نمی‌خواهم مدیر ارشد اجرایی سازمان را که می‌دانم از تصمیم من حمایت می‌کند، وارد ماجرا کنم. اما این صحنه که آلن سراغ مدیر ارشد اجرایی سازمان می‌رود و او را وادار می‌کند که مایک را اخراج کنم، درست مثل یک فیلم ترسناک در ذهنم مرور می‌شود.

پاسخ: دوست عزیز، به نظر می‌رسد که تو موقعیت را به خوبی مدیریت کرده‌ای. تو می‌گویی که وقتی آلن از دفتر تو خارج شد، از شدت عصبانیت برافروخته بود. مهم نیست. متاسفانه، ما مدیران منابع انسانی دوست داریم نسبت به احساسات افراد بیش از حد واکنش نشان دهیم یا احساس می‌کنیم این وظیفه ماست که احساسات افراد را کنترل کنیم. این اتفاق برای آلن یک تجربه جدید بوده.

او به رویه جدید عادت ندارد. عادت ندارد مدیر منابع انسانی بشنود که «هدف از تشکیل جلسه درباره مشکلات یک کارمند، کشف مساله و پیدا کردن راه‌حل است». او عادت دارد «بله» بشنود. این یک فرصت ارزشمند برای آلن است که اصول حرفه‌ای را یاد بگیرد. او را از این فرصت محروم نکن.

برنامه تو کاملا مشخص است. با مایک دیدار کن و به صحبت‌هایش گوش کن. البته باید بی‌طرف باشی اما از او بپرس که فکر می‌کند چرا آلن از او ناراحت است و برای آرام کردن تنش‌ها، چه کارهایی می‌تواند انجام دهد. از او بپرس که دوست دارد آلن کدام رفتارهایش را تغییر دهد و متقابلا خودش چه تغییراتی در رفتارش ایجاد خواهد کرد. بپرس که چطور می‌توانی کمکش کنی.

اگر مایک از تو پرسید که «آیا اجازه می‌دهید آلن مرا اخراج کند؟» بگو: «وظیفه من این است که ببینم مشکل کجاست و کمک کنم تا مساله حل شود. باید درک کنی که آلن به شدت از تو ناامید است و همان‌طور که خودت می‌دانی، یک دست صدا ندارد. تو و مایک قصد دارید چگونه ارتباط کاری خود را ارتقا دهید؟» وقتی عصبانیت آلن فروکش کرد، با او نیز دوباره ملاقات کن. بد نیست با مدیران بخش‌های دیگر نیز صحبت کنی و ببینی آیا مایلند مایک را به‌عنوان کارمند خود بپذیرند. شاید در یکی از بخش‌ها مدیری پیدا شود که با مایک سازگاری بیشتری داشته باشد یا شاید یکی از ‌بخش‌ها به کارمندی با مهارت‌های مایک نیاز داشته باشد. در این صورت مایک می‌تواند در بخش دیگری کار کند.

هیچ مدیر ارشد یا مدیر مسوولیت‌پذیری، برای استخدام یا اخراج یک کارمند به تنهایی تصمیم نمی‌گیرد. به‌عنوان رئیس بخش منابع انسانی، این حق توست که در تک تک تصمیم‌گیری‌ها برای اخراج یک کارمند سهیم باشی. در حرفه منابع انسانی، نقش‌هایی مثل نقش ریتا در حال انقراض هستند.البته کارهای دفتری و اداری نیز جزئی از فعالیت‌های بخش منابع انسانی‌اند اما موقعیتی که در آن قرار داری به مراتب تاثیرگذارتر است. تو در واقع مربی آلن و سایر مدیران هستی و این مهم‌ترین دستاورد تو به‌عنوان مدیر منابع انسانی است.

این یک مشکل مدیریتی است نه یک مشکل مربوط به عملکرد. باید جواب این سوال را پیدا کنی که «چه چیزی باعث شد تا یک مدیر فهمیده و عاقل مثل آلن، منطق خود را از دست بدهد و ناغافل مایک را اخراج کند؟» شاید در گذشته بین آنها اتفاقاتی افتاده که اصلا به عملکرد شغلی مایک ربطی ندارد. این یک اتفاق رایج است.مطمئنم که تو موقعیت را به‌خوبی مدیریت خواهی کرد و این اتفاق به یک خاطره تبدیل خواهد شد.