طراحی مکانیزم ارزیابی میزان تحقق سند چشم‌انداز 20 ساله
بابک زنده‌دل
در راستای حمایت از برنامه‌های عملیاتی به منظور تحقق اهداف استراتژیک و چشم انداز نظام جمهوری اسلامی ایران، سیستم مدیریت استراتژیک مبتنی بر کارت امتیازی متوازن(Balanced Scorecard) معرفی می‌گردد.

مسوولان محترم نظام با استفاده از این سیستم قادر خواهند بود تا انسجام و یکپارچگی را در بین واحدهای مختلف اعم از صنف و ستاد برقرار سازند و از این طریق به خلق هم‌افزایی و ارزش آفرینی دست یابند. این سیستم همچنین این امکان را برای مدیران در تمامی سطوح به‌وجود می‌آورد تا کلیه واحدهای تحت نظر خود را ارزیابی و کنترل نمایند.
طبق بیانیه رییس‌جمهوری محترم، در خصوص تغییر نام سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور به سازمان برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی، سیستم مدیریت استراتژیک مبتنی بر کارت امتیازی متوازن می‌تواند به عنوان ابزاری جهت تحقق استراتژی‌های کلان نظام جمهوری اسلامی ایران مورد استفاده قرار گیرد.
کارت امتیازی متوازن، به عنوان یکی از مطرح‌ترین سیستم‌های کنترل مدیریتی در جهان مطرح است. گواه این مدعا استقرار این سیستم در سازمان‌ها، شرکت‌ها، مراکز و بانک‌های بزرگ در سراسر جهان می‌باشد که برخی از آنها عبارتند از: ارتش آمریکا، وزارت دفاع انگلیس، پلیس سواره نظام کانادا، شرکت BMW، شرکت دایملر کرایسلر، شرکت ال.جی و فیلیپس، بانک میتسوبیشی، بیمه ملی ایالات متحده و... که منابع آن در سایت www.bscol.com موجود است.
این سیستم که در اواخر دهه ۱۹۹۰ مطرح شد، به سازمان‌ها و مراکز مختلف تولیدی و خدماتی کمک می‌کند تا استراتژی‌های خود را که معمولا در قالب چشم‌انداز(Vision) و ماموریت(Mission) مطرح می‌شوند را به صورت عملیاتی و قابل فهم برای مدیران و کارکنان در کلیه سطوح سازمانی‌ترجمه نمایند.
از علل اصلی پیدایش این تئوری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
-گستردگی فعالیت‌های مدیران و انجام برخی کارهای غیر ضروری در سازمان موجب شده که انجام بسیاری از فعالیت‌های مهم و استراتژیک به تاخیر بیافتد.
-ضعف در جامعیت و یکپارچگی معیارهای ارزیابی عملکرد واحد‌های مختلف سازمان، در راستای اهداف استراتژیک آن موجب اتلاف زمان و منابع ارزشمند موجود می‌شود.
- فقدان توجه به امکانات بالقوه افزایش سطح انگیزشی کارکنان موجب عدم برخورداری از امکان ارتقای سطح بهره‌وری نیروی کار می‌گردد.
- ضعف در ارزیابی اقتصادی پروژه‌های بهبود و سرمایه‌گذاری‌های انجام شده بدون در نظر گرفتن میزان تاثیرگذاری آنها بر اهداف کلان و استراتژیک، موجب اتلاف منابع مالی سازمان می‌شود.
-عدم انتقال مناسب استراتژی‌های کلان به مدیران و کارکنان در کلیه سطوح سازمان کاهش اثربخشی فعالیت‌ها در راستای تحقق اهداف و استراتژی‌های کلان را به دنبال خواهد داشت.
از طرفی پیاده‌سازی کارت امتیازی متوازن به عنوان یک سیستم اطلاعاتی مدیریت استراتژیک مزایای زیر را برای سازمان در بر خواهد داشت:
- تقویت هم‌افزایی بین واحد‌های مختلف سازمان در راستای اهداف استراتژیک آن
-تخصیص هدفمند و استراتژیک منابع سازمان به برنامه‌های عملیاتی آن
- افزایش کارایی کارکنان از طریق مدیریت مؤثر زمان به کمک طراحی و استقرار سیستم مکانیزه گزارش دهی
- برقراری امکان دسترسی بهنگام مدیران به وضعیت عملکرد واحد‌های تحت نظر
-فراهم‌آوری امکان اخذ گزارش‌های متنوع درخواستی مدیران در حوزه‌های استراتژیک
- شناسایی فرآیندهای غیر ضروری یا کم اهمیت از لحاظ تاثیرگذاری بر اهداف استراتژیک
- ایجاد رویکردی یکپارچه در شناسایی و تعریف شاخص‌های ارزیابی عملکرد در کلیه سطوح سازمان(طراحی نقشه استراتژی در سازمان)
- ایجاد مکانیزمی برای سنجش میزان اثربخشی ماموریت، چشم‌انداز و استراتژی‌های تدوین شده
-برقراری چارچوبی نظام‌مند برای گسترش وفاق، شفافیت و تعهد به اجرای استراتژی
گام‌های اجرایی جهت استقرار سیستم مدیریت استراتژیک مبتنی بر کارت امتیازی متوازن(BSC) عبارتند از:
۱.شناسایی، شفاف‌سازی و‌ترجمه ماموریت، چشم‌انداز و استراتژی
این فاز برای اجماع و توافق نظر روی استراتژی‌های کلان سازمان صورت می‌گیرد تا از صحت و اعتبار کافی برای اجرا برخوردار باشد. شناسایی اهداف و استراتژی‌های خرد و کلان به وسیله انجام مطالعات اسناد و ابلاغیه‌های مختلف از سوی نهادهای بالا دستی(نهاد محترم رهبری، مجمع محترم تشخیص مصلحت نظام، مجلس و دولت) صورت می‌گیرد.
۲.اولویت بندی اهداف تعریف شده
این گام توسط تیم‌های تخصصی مربوطه برای اولویت‌بندی اهداف و تعیین سهم هر هدف از لحاظ میزان و شدت تاثیر‌گذاری روی چشم‌انداز انجام می‌شود. سهم هر عملکرد در تحقق اهداف و سهم هر هدف در تحقق چشم‌انداز در این مرحله شناسایی می‌گردد.
۳.تهیه نقشه‌های استراتژی
تهیه نقشه‌های استراتژی (برقراری ارتباطات علت و معلولی بین اهداف خرد و کلان منشعب از استراتژی‌ها) در تیم‌های مختلف اجرایی صورت می‌گیرد. نقشه‌های استراتژی برای تفهیم اهداف در سطوح مختلف و برای کلیه افراد تنظیم می‌گردد. اینکه هر تیم، فرد و گروهی چه جایگاهی در کل چشم‌انداز داشته و مسوولیت تحقق کدام هدف را دارد در این فاز مشخص می‌شود. این نقشه‌ها، اهداف کلان و کیفی را برای تمام افراد در کلیه سطوح قابل فهم و شفاف می‌نماید. این شفاف‌سازی می‌تواند در جهت ایجاد انگیزه‌های کاری نیز مفید واقع شود چرا که هر نفر خود را در تحقق چشم‌انداز موثر می‌داند.
۴.تدوین شاخص‌های ارزیابی
تعیین این شاخص‌ها در جهت کمی‌سازی چشم‌انداز و اهداف، برای ارزیابی عملکرد انجام می‌شود. این شاخص‌ها برای‌ اندازه‌گیری اهداف تدوین شده در نقشه‌های استراتژی تعریف می‌شود. ممکن است برای یک هدف از نقشه چندین شاخص تعریف شود که در آن صورت هر شاخص مبین بعدی از هدف می‌باشد. به‌عنوان مثال برای هدفی مانند افزایش درآمد شاخص‌هایی مثلROI، EPS و میزان سود خالص تعریف می‌شود که هر کدام به نوبه خود بعدی از هدف را از دیدگاه سهامداران، مدیران و کارکنان نشان می‌دهد.
۵.تهیه شناسنامه برای شاخص‌های ارزیابی
اطلاعاتی در مورد مسوول جمع‌آوری اطلاعات هر شاخص، شخص مسوول و پاسخگو نسبت به عملکرد هر شاخص، روند آن طی سنوات گذشته، هدف ماکزیمم و مینیمم کردن، اقدامات اجرایی برای بهبود شاخص و اینکه هر شاخص مربوط به چه سطحی بوده (کلان، ادارات و سرپرستی‌ها، شعبه، فرد و...) و از ‌اندازه‌گیری آن چه اهدافی را دنبال می‌کنیم، در این فاز مشخص می‌گردد.
۶.طراحی سیستم ارزیابی عملکرد استراتژیک
ارتباط سیستم تشویقی با عملکردهای همسو با اهداف استراتژیک در این مرحله صورت می‌گیرد. اینکه هر فرد و گروه متناسب با عملکرد خود از چه میزان پاداش برخوردار شوند در این فاز مشخص می‌شود. میزان پرداخت‌ها متناسب با هر سطح عملکرد توسط مدیران و مسوولان ذی‌ربط مشخص می‌گردد. این پاداش‌ها باید هم به صورت فردی و هم به صورت پاداش گروهی اختصاص یابد. این روش هم انگیزاننده عملکرد مطلوب فردی و هم انگیزاننده عملکرد مطلوب گروهی می‌باشد. اگر عملکرد فردی خوب بوده ولی عملکرد گروهی به علت ناکفایتی برخی افراد ضعیف باشد در آن صورت پاداش فردی فدای پاداش جمعی نخواهد شد.
۷.جمع‌آوری اطلاعات برای محاسبه شاخص‌ها
اگر شاخص‌های تعریف شده دارای سابقه اطلاعاتی باشند از آنها برای محاسبه استفاده و در غیر این صورت با تشکیل تیم‌های درون سازمانی کارفرما و آموزش‌های مربوطه اقدام به جمع‌آوری اطلاعات برای محاسبه شاخص می‌نماییم.
۸. بررسی روند تغییرات شاخص‌ها و تجزیه و تحلیل برای تعیین مقادیر مطلوب(Target Setting)
از آنجایی که تعیین مقدار مطلوب بدون تجزیه و تحلیل روند شاخص‌ها در سنوات گذشته مقدور نیست لذا در این فاز نمودارهای مربوطه برای انجام این مهم صورت می‌پذیرد. تهیه مقادیر مطلوب (اهداف کمی) بر عهده تیم متشکل از خبرگان در حوزه‌های مختلف می‌باشند. تهیه برخی گزارش‌های مورد نظر از جمله نمودارهای روند و نمودار‌های مقایسه ای بنچ مارکینگ نیز در این فاز انجام می‌گیرد.
۹.تعیین اقدامات اجرایی (پروژه‌های بهبود) برای ارتقای وضع موجود شاخص‌ها
10.اولویت‌بندی اقدامات و پروژه‌های بهبود
اولویت بندی نهایی اقدامات و پروژه‌های بهبود بر اساس میزان و شدت تاثیر‌گذاری روی اهداف و استراتژی‌های کلان می‌باشد.
11.بازنگری عملکرد و بررسی میزان تحقق اهداف
بازنگری در عملکرد طبق گزارش‌های دریافتی در خصوص پیشرفت و تحقق اهداف در این فاز بررسی می‌شود. اینکه تا چه‌اندازه اقدامات و عملکردها در راستای تحقق اهداف موثر بوده یا اینکه نیاز به بازنگری و تعریف اقدامات جدید احساس می‌شود در این فاز مشخص می‌گردد.
12.بازنگری در ماموریت/ چشم‌انداز و استراتژی‌ها و انجام اصلاحات مورد نیاز
از آنجایی که ممکن است با گذشت زمان و گرفتن بازخورد از اجرای برنامه، اهدافی تغییر، حذف یا اضافه شوند لذا این سیستم قابلیت به روز کردن اهداف و استراتژی‌ها را داشته و در این صورت این چرخه مجدد اجرا خواهد شد.
محدوده پروژه:
استراتژی‌های تدوین شده در سازمان در سطوح زیر تعریف می‌شوند:
1 - کلان
۲ - ادارات و سرپرستی‌ها
3 - مدیران و کارکنان
طراحی نقشه استراتژی چشم‌انداز ۲۰ ساله نظام جمهوری اسلامی ایران:
هدف از طراحی این نقشه شفاف‌سازی وظایف بخش‌های مختلف نظام جمهوری اسلامی در راستای تحقق چشم‌انداز می‌باشد. این نقشه در شکل زیر آمده است.