برخی از اشتباهات تکراری در مدیریت مدیران

اسماعیل شایسته

امروزه بسیاری از سازمان‌ها در دنیا رشد بالایی دارند و روزانه ارزش سهامی آنها روند صعودی طی می‌نماید. در این میان نیز سازمان‌هایی وجود دارد که در آستانه ورشکستگی هستند و یا وضعیت مطلوبی در میان رقیبان ندارند. یکی از عوامل اصلی و مهم در بروز این ناهنجاری‌ها که کمتر در سازمان‌ها مورد توجه قرار می‌گیرد مدیران سازمان‌ها می‌باشند. ناتوانی اغلب مدیران شرکت‌ها و انجام برخی از اشتباهات که عموما به‌صورت تکراری در نحوه مدیریت آنها صورت می‌گیرد باعث کاهش اثربخشی نحوه فعالیت آنها می‌گردد. پنج شرط اولیه موفقیت تجاری در سازمان‌ها کیفیت یا محصول منحصربه‌فرد، زمان‌بندی مناسب، سرمایه کافی، منابع انسانی و مدیریت کارآمد می‌باشد. متاسفانه اغلب مدیران دارای اشتباهاتی در نوع و نحوه انجام فعالیت‌های خود می‌باشند که در هر ۵ شرط یاد شده سبب اختلالاتی می‌گردد که میزان این موفقیت را کاهش می‌دهد. در ذیل برخی از اشتباهات تکراری مدیران بیان می‌گردد که به‌نظر می‌رسد دوری جستن از آنها در اداره کردن سازمان و کیفیت آن موثر است. ۱ - عدم مسوولیت‌پذیری:

مدیران لایق درون‌گرا هستند و همواره مسوولیت‌های شکست‌ها، موفقیت‌ها و ... را خود می‌بینند نه دیگران. یک مدیر خوب باید دارای ویژگی داشتن اعتماد به‌نفس کافی برای پذیرش اشتباهات خود باشد و بداند که این خطاها باعث بی‌آبرویی او نمی‌شود و باید بدانند که همه عالم نیستند. زیرا چنین تصوراتی باعث بی‌اعتباری زودهنگام خواهد شد.

یک مدیر باید برای انجام هر کاری یک اصل را بسنجد و آن این است که انجام آن فعالیت به نفع کارمندانش است یا خیر. چرا که مدیریت، مهارت رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده، از طریق یا با همکاری داوطلبانه و سعی افراد دیگر است.

۲ - عدم موفقیت در ایجاد پیشرفت در کارمندان:

مدیران باید سبب شکوفا شدن استعدادهای کارکنان شوند. در کارمندان انگیزه ایجاد کنند تا بتوانند ۹۰درصد از استعدادهای بالقوه خود را شکوفا کنند. عدم پذیرفتن تجربه شخصی زیردستان سبب گرفتن فرصت پیشرفت و مایوس شدن آنها می‌شود. مدیران باید باغبانان بذرهای در حال رشد و پیشرفت باشند (ماری کی اش).

سازمان‌ها باید طوری شکل بگیرند که در صورت غیبت طولانی یا کوتاه‌مدت کارمندان یا مدیران فلج نشوند و بدون مشکل به کار خود ادامه دهند. در غیر این صورت، به‌عنوان مدیر، تعهد خود را نادیده گرفته‌ایم. یکی از عواملی که عمدتا سبب کاهش عمر شرکت‌ها (حدودا یک نسل و نیم) شده است. نادیده گرفتن کارمندان می‌باشد.

۳ - سعی در کنترل نتایج به جای تاثیر بر فکر:

«هنگامی که انسان با تمام وجود فکر می‌کند، انسان است» (انجیل)

اغلب مدیران در سازمان‌ها سعی دارند تا نتایج هر فعالیت را پایش نمایند و عوامل اصلی دیگر که تفکر و فقدان یک فکر مناسب است نمی‌بینند.

۴ - پیوستن به یک گروه نامناسب:

گاهی مدیران، خود و گروه خود را از سایر قسمت‌های سازمان جدا می‌بینند و سعی می‌کنند سایر فعالیت‌های سازمان را برای خود و کارمندان بیهوده جلوه دهند و خط مرزی میان واحد خود و سایر واحدها بکشند.

۵ - مدیریت یکسان بر افراد:

مدیری که سعی می‌کند به کارمندان خود به یک طریق و با استفاده از یک روش سرپرستی کند، باید خود را آماده رویارویی با ناکامی‌ها کند. چنین فردی هرگز در کار خود موفق نخواهد شد یک مدیر موفق، تفاوت‌های ذاتی شخصیت افرادش را می‌شناسد و با آگاهی از نقاط ضعف و قوت آنها به صورت نفر به نفر بر آنها ریاست می‌کند. برخی از دام‌هایی که مدیران به‌دلیل ضعف و فقدان آگاهی، درون آن می‌افتند عبارتند از: ردای مدیریت، مدیریت گروهی، حمله به بی‌گناه و گناهکار، به اسم خواندن کسی در انظار عمومی و ... .

۶ - فراموش کردن اهمیت سود:

در تمام سازمان‌ها واحدهای مختلفی در کنار هم قرار گرفته و فعالیت می‌نمایند. مدیر یک سازمان تمامی واحدهای سازمان را همانند شعبده‌بازی که گوی‌های زیادی در دست دارد هدایت می‌نماید هیچ یک از این گوی‌ها نباید به زمین بیفتد، یکی از این گوی‌ها سود است. این شاخص، شاخصی است که حتی عملکرد مدیران را می‌سنجد. ذکر این نکته ضروری است که نمی‌توان بدون سود به حیات ادامه داد و پذیرفتن مسوولیت محدودیت زمانی نیز عاملی اصلی در میزان خرج بودجه و سوددهی می‌باشد. همچنین مدیران باید رابطه بین فعالیت خود و سود را ببینند تا مانع از افتادن گوی سود در هر شرایطی شوند.

۷ - تکیه بر مشکلات به جای اهداف:

یکی از دلایل عدم کارایی در حوزه بسیاری از مدیران این است که آنها روی مسائل بسیار جزئی تکیه می‌کنند. بسیاری از مدیران ۹۰درصد وقت خود را صرف بررسی مشکلاتی می‌نمایند که تنها روی ۱۰درصد از میزان بهره‌وری شرکت موثر است. فراموش کردن اهداف و تکیه بر مشکلات ابتکار عمل را سرکوب می‌کند. دیدن هدف همانند دیدن ساحل از دید شناگری است که در فاصله با ساحل قرار گرفته است اگر به‌طرف هدف و بدون جنگیدن با آب حرکت نماید به ساحل خواهد رسید. به‌عبارتی گاهی به‌علت پرداختن زیاد به کارهای اضطراری سبب دور شدن و عدم تحقق کارهای مهم گردد.

۸ - دوست به جای رییس:

رفتار دوگانه دوست و رییس برای مدیر صحیح نمی‌باشد. یک مدیر نمی‌تواند برای ساعت‌ها دوست یک فرد باشد و سپس بر او مدیریت نیز نماید. برای یک مدیر در هر وضعیتی حضور در میان کارمندان حکم یک رابطه‌ حرفه‌ای را دارد. یک مدیر باید حداقل روابطی را که برای ارباب‌رجوع یا مشتریان ثابت خود روا نمی‌دارد برای کارمندان نیز انجام ندهد. اهمیت این موضوع زمانی آشکارتر می‌گردد که فاصله سنی میان مدیر و کارمند کم باشد. در خصوص افرادی که طی فرآیند اداری به مدارج بالاتری رسیده‌اند و مدیر همکار‌های قبلی و هم‌درجه خود شده‌اند کار بسی مشکل است. آنها نیز باید با ترفند زیرکانه‌ای بدون ناراحت شدن کارمندان و بدون اینکه احساس مغرور شدن پیدا کند روابط رییس و مرئوسی را پیاده نمایند.

۹ - ناتوانی در ایجاد استانداردها:

استاندارد در هر سازمانی وجود دارد که به‌وسیله آن افراد و عملکرد آنها سنجیده می‌شود. عملکرد افراد عمدتا از روی ۴ زمینه اصلی کمیت، کیفیت، وقت و هزینه سنجیده می‌شود هر سازمانی می‌بایست در هر گروه ذکر شده استانداردی داشته باشد و از آن تبعیت کند. تبعیت از این استانداردها به معنی احترام گذاردن به حقوق کلیه اعضای شرکت می‌باشد و عدم رعایت آن پاس و ناامیدی برای کارکنان به همراه دارد. همچنین استانداردها می‌تواند هرگونه نظر شخصی را از تصمیم‌گیری‌های دشوار مدیران دور بدارد. به‌عبارتی استانداردها می‌خواهند تعادل کار مدیریتی خود را حفظ نماییم.

۱۰ - عدم موفقیت در آموزش به کارکنان:

یکی از وظایف اصلی مدیر و همچنین یکی از تعهدات اصلی مدیران به کارکنان، آموزش و هدایت آنها می‌باشد. اگر یک مدیر در انتخاب کارمند خود اشتباه نکند، تنها سه دلیل باقی می‌ماند که چرا شخص کار خود را درست انجام نمی‌دهد:

۱) یک کارمند، نمی‌داند که شغل مورد نظر او چیست! ۲) کارمند، نمی‌داند چگونه آن کار را انجام دهد ! ۳) کسی یا چیزی باعث می‌شود، او نخواهد یا نتواند کار مورد نظر را به‌درستی انجام دهد. مادامی‌که این سه سر مشق را به کارمندان نگوییم و اطمینان از آگاهی آنها نجوییم به عنوان یک مدیر تعهد خود را در قبال آنها انجام نداده‌ایم. چهار عامل عمدتا سبب می‌شود که مدیران وظیفه خود را در آموزش نادیده بگیرند:

۱) فکر می‌کنیم افراد مهارت لازم را دارند چون قبلا شغل مشابه داشته‌اند. ۲) هیچ‌کس یک مدیر را آموزش نداده است و او به خاطر استعداد و نظم شخصیتی تا این حد ارتقا یافته است. برای چنین افرادی درگیر شدن با افراد تازه‌کار ناراحت‌کننده است.

۳) ما نمی‌دانیم چه موردی برای اصلاح کردن رفتار و شکوفا کردن مهارت‌ها لازم است

۴) فکر می‌کنیم آموزش وظیفه ما نیست و این کار واحد دیگری است.

۱۱ - نادیده گرفتن بی‌کفایتی کارمندان:

به سه دلیل این اشتباه توسط مدیران رخ می‌دهد: ۱) چون به دنبال محبوبیت در اداره می‌گردیم. ۲)امیدواریم اگر از این مشکل چشم‌پوشی کنیم به خودی خود حل می‌شود.

۳)توان یا میل برخورد با دیگران را نداریم. یک مدیر نیاز به محبوبیت را باید در خارج از اداره دنبال نماید و در اداره تنها به دنبال احترام باشد و هرگز وظایف او تحت‌تاثیر قرار نگیرد، زیرا چنین مدیری ضعیف و بی‌اراده جلوه می‌کند برخورد با بی‌کفایتی کارمندان، نیازمند مهارت و وقت‌شناسی است. مهارت به این مفهوم که در هنگام برخورد هرگز با عصبانیت به کارمند حمله نکنیم و وقت‌شناسی یعنی در ابتدا جلوی مشکلات بایستیم.

۱۲ - قدردانی صرف از کارمندان برجسته

بسیاری از مدیران شرکت‌ها عمدتا سعی دارند که تنها از کارمندان برجسته خود قدردانی کنند و سایر کارمندان که در تولید و سودآوری نقش دارند را نمی‌بینند، این عمل یک اشتباه است که سبب خلق برنده و بازنده می‌شود. اما در عوض میان کارمندان تفاوت‌هایی نیز وجود دارد که نادیده‌گرفتن آنها منجر به بی‌حالی و کسل‌شدن سریع افراد می‌گردد. راه‌حل این مشکل این است که باید از هر کسی به میزان موفقیت و پیشرفتش قدردانی کرد و البته این کار به معنای دادن یک پول هنگفت نیست، بلکه به تشخیص شخص مدیر بستگی دارد.

۱۳ - سعی در تحت نفوذ قراردادن دیگران:

ریاست کارآمد نیازمند همکاری داوطلبانه افراد شما است، نه ناشی از تحت نفوذ قراردادن آنها، انسان یک پیکره یکپارچه است و نمی‌تواند آن را به بخش‌‌های مختلف تقسیم کرد. در هر زمینه که برای انسان مشکلی پیش بیاید در تمام قسمت‌های زندگی اثرگذار خواهد بود. بنابراین مدیر باید افراد خود را کاملا بشناسد. مشکلات مالی و اقتصادی و خانوادگی بر عملکرد افراد تاثیر دارد. به یاد داشته باشید یک مدیر باید جلوی اشتباهات خود را بگیرد، زیرا اگر این کار را نکند این اشتباهات هستند که درنهایت جلوی او را خواهند گرفت.

چند توصیه

امتحان یک مدیر کاری که او به تنهایی می‌تواند انجام دهد نیست، بلکه کاری است که کارکنانش بدون حضور او می‌توانند انجام دهند. مدیران نباید خود را در مقام کاپیتان فوتبال ببینند، بلکه آنان یک مربی هستند و باید قبل از بازی مشکلات را شناسایی و آموزش‌های لازم را دهند. مربیان هرگز به توپ دست نمی‌زنند و وظیفه بازیکنان را انجام نمی‌دهند. بسیاری از محدودیت‌های موجود در سازمان‌ها مثل سیم‌خاردار اطراف کارمندان را احاطه نموده است، ولی این محدودیت‌ها الان وجود ندارد. این محدودیت‌ها را شناسایی کنید و به افراد نشان دهید که وجود ندارند، این کار سبب پیشرفت افرادتان می‌گردد. هر کلیدی برای دری است، باید کلید مناسب را یافت. به یاد داشته باشید افرادی که هرگز مسوولیت تصمیم‌گیری که برای ادامه کار یک شرکت یا موسسه ضروری است را به عهده نمی‌گیرند. یکی از بزرگ‌ترین تجربیات زندگی خود را از دست می‌دهند مدیران موفق از دل تهدید‌ها فرصت می‌آفرینند و مدیران ناموفق فرصت‌ها را به تهدید تبدیل می‌کنند.جلوگیری از هزینه‌های زائد یعنی پس‌انداز ایکس ریال و در حقیقت یعنی به دست آوردن ایکس ریال.

هیچ چیز خطرناک‌تر از این فکر نیست که تنها یک پاسخ و راه صحیح برای کارها وجود دارد. مدیرانی موفق هستند که نه تنها یاد می‌گیرند از محیط به عنوان وسیله‌ای برای رسیدن به هدف خود سود ببرند،‌ بلکه به افراد خود می‌آموزند که از این فکر خلاق استفاده نمایند. یک مدیر هیچ‌گاه نباید نقش پدر یا مادر، کشیش، دوست یا روان‌پزشک را ایفا کند. این نقش‌ها متعلق به دیگران هستند، وظیفه یک رییس، مدیریت بر زندگی کاری یک کارمند است و نه بیشتر. یک مدیر نباید هرگز بیشتر از خود کارمندان نگران موفقیت یا شکست آنها باشد، بلکه مسوولیت پیروزی یا ناکافی کارمندان، به عهده خود آنها است نه مدیر. این درس را خوب یاد بگیرد: شما مسوول افراد نیستید،‌ اما به طور قطع نسبت به آنها وظایفی دارید. به عنوان یک مدیر هرگز خود را در انجام وظایف محدود نکنید با کارمندان مثل یک فرد بالغ برخورد کنید نه به چشم فرزندان. این کار سبب می‌شود که شما برخی از قصور آنها را نبینید، زیرا مسوولیت کاری هر فرد به عهده او است. اگر مدیری نتواند وسیله‌ای برای تشخیص میزان کارایی خود و کارکنانش طرح کند، بازدهی ضعیفی خواهد داشت. این مقیاس اندازه‌گیری، باید واقع‌گرایانه و صادقانه باشد و ارتباط زیادی با حفظ توپ یا همان سود داشته باشد.استاندارد‌های هر سازمانی می‌بایست برای تمامی کارکنان، با عبارات مثبت و واضح بیان شده باشد. ارتباط با شناخته شدن شروع نمی‌شود، بلکه باید ابتدا دیگران را شناخت. پاداش با کیفیت و کمیت خدمات ارائه شده، نسبت مستقیم دارد. در حالت کلی وظیفه یک مدیر را می‌توان در دو تلاش خلاصه نمود:

۱) سوق دادن افراد از سطح ابتدایی به عملکرد در سطح استاندارد‌های حداقل یا بالاتر از آن.

۲)‌حفظ کارایی افراد در سطح استاندارد‌های حداقل یا بالاتر به هنگام رسیدن به آنها.

این وظیفه یک مدیر است که به کارمندان جهت دهد. کافی است تنها به آنها بگوییم که دقیقا چه می‌خواهیم تا انجام دهند.

چند توصیه برای جذب کارمندان جدید:

۱) از ابتدا باید به جای کارمندان خود فکر کرد، زیرا باعث می‌شود به او خط و راه را نشان داده و مزیتی نیز برای برنده شدن به او می‌دهید. این کار باعث کاهش استرس‌های غیرضروری می‌شود.

۲) هر کارمند جدید باید ترجیحا حداقل سه‌بار با مدیر یا سرپرست خود نشست داشته باشد یا در صورتی که دور از هم می‌باشند، به صورت تلفنی صحبت کنند.

۳) جهت اطمینان از اینکه کارمندتان به درستی فهمیده است که کار خود را چگونه انجام دهد، درباره فعالیت او پرسش‌هایی داشته باشید.

عدم‌پیگیری فعالیت‌ها از کارمندان همانند دادن تکلیف سخت به دانش‌آموز می‌باشد، اگر معلم آن را از او نگیرد او دیگر تکالیف خود را انجام نمی‌دهد.

۴) هرگز به کارمندتان توصیه غیرعملی نکنید، زیرا نه تنها کمکی به شما و سازمان نمی‌کند بلکه سریعا از کار زده می‌شود.

۵) همکار، زندگی را برای یک تازه‌وارد سخت می‌کند. برای رفع هر گونه اذیت و ابهام، یک فرد با تجربه‌ای را برای نظارت‌بر هر کارمند تازه‌ استخدام‌ شده‌ای قرار دهید که او را در زمینه‌های مختلف کمک کند.

۶ ) به جز همکاران، دوستان، مشتریان، خانواده و مدیران نیز می‌توانند عواملی باشند که مانع از انجام صحیح کارها توسط کارکنان می‌شوند.

۷) پس از مسوولیت‌سپاری کتابچه شرح وظایف را که دقیقا می‌گوید چه انتظاری از او دارید به او بدهید، به یاد داشته باشید عنوان یک شغل، به طور دقیق بیانگر تمامی وظایف صاحب آن عنوان شغلی نمی‌باشد.

در صورت نیاز به برخورد با کارمندان موارد ذیل را رعایت کنید:

۱) هرگز با عصبانیت با کارمندان برخورد نکنید زیرا این عمل باعث واکنش از سوی کارمند شده و احترام در نزد سایر کارمندان نیز از بین می‌رود.

۲) جهت جلوگیری از وقوع مشکلات بزرگ‌تر، در صورت نیاز به برخورد با کارمند، بلافاصله برخورد کنید و زمان آن را به عقب نیندازید.

۳) در خلوت با شخص خاطی برخورد کنید و هرگز با حضور کارمند به اتاق، درب اتاق را نبندید زیرا این کار سبب می‌شود دیگران احساس کنند مسوولی را به خاطر اشتباهش به دفتر خوانده‌اید.

۴) دقیق باشید و صریحا کاری را که انجام نداده است به او یادآور شوید. مثلا نگویید شما سهل‌انگار هستید بلکه بگویید شما دو روز پیش این گزارش را باید می‌دادید.

۵) از اطلاعات استفاده نمایید، با بیان اعداد و ارقام به نفع خود استفاده نمایید. مثلا عملکرد افراد را از دیدگاه کمیت، کیفیت، زمان و هزینه ارزیابی کنید و از این ابزار هم برای اصلاح فرد استفاده نمایید.

۶) واضح سخن بگویید و اگر کسی را توبیخ کردید، اطمینان یابید که او می‌داند مورد توبیخ قرار گرفته است. هرگز از توبیخ و تعریف با هم استفاده نکنید زیرا تسکین دادن درد توبیخ یا تعریف باعث گیجی فرد می‌شود و فکر می‌کند با این کار او را تمجید می‌کنید.

۷) تغییر رفتار کارمند را با یادآوری رفتارهایی که از او می‌خواهید انجام دهید. از او بخواهید نه تنها کار موردنظر را بلکه مدت زمان لازم برای اصلاح رفتارش را برای خود منظور نمایید.

۸) تقویت رفتاری را در کارمند پیگیری کنید و از یادآوری کوتاهی‌ها خودداری نمایند.

در آخر یادآور می‌شویم پیروی و الگو‌گیری از فعالیت‌های خوب دیگران همیشه خوب نیست و سبب بالا رفتن اثربخشی کارها نمی‌گردد ولی دوری جستن از هر نوع اشتباه همواره مفید و کارآمد خواهد بود.