تاثیر جادویی تشریفات بر نگرش و رفتار مخاطبان

تشریفات در فارسی از مصدر عربی تشریف و از ریشه شرف می آید که معادل لاتین کلمه Protocol (پروتکل)است. پروتکل از ریشه یونانی پروتکلوم/ پروتکلن Protocollum/Protocollun می‌آید که در منابع خارجی به دو معنی است: اول، به معنی صندوقی که اسناد را در آن می‌گذاشتند و دوم، برگه‌ای که حاوی خلاصه‌ای از مندرجات مجموعه‌ای از مدارک بود که روی آن مجموعه الصاق می‌شد. ظاهرا هنوز هم‌این کلمه به برگه‌ای که حاوی اطلاعات یک کالا است و بر آن کالا یا جعبه حاوی آن الصاق می‌شود، اطلاق می‌گردد. کلمه پروتکلن خود از دو جزء "پروت"-Prot به معنای پاپیروس(کاغذ) و "کولا" Kolla به معنی چسب تشکیل شده است. در رم باستان نیز پروتکلونت Protocollunt به نوشته‌ای می‌گفتند که در صدر صفحه نخست یک سند، توسط سردفتران اسناد رسمی‌درج می‌شد.

در زبان عرب، شرف به معنای مجد، علو و بزرگی است و در بعضی از کتب لغت تشریفات را‌این گونه تعریف کرده اند: "آداب و رسومی‌که در استقبال و دیدار دولتمردان به کار می‌رود." در منابع فارسی از جمله فرهنگ معین، در تعریف تشریفات آمده است: "مراسم پذیرایی آبرومندانه"، و نیز"لوازم پذیرایی آبرومندانه". لغت نامه دهخدا دو معنای متفاوت ارائه می‌کند: آرایش و زینتی که جهت پذیرایی میهمان محترم در خانه دهند و آنچه از مأکون و مشروب(نوشیدنی) حاضر نمایند." اما معنای دوم که دهخدا عرضه می‌دارد، مایه تفسیر و تعبیر متفاوت شده است: "تکلفی که میزبان جهت خوشگذرانی میهمان کند."‌این تعریف دوم دهخدا از تشریفات که به احتمال قوی نتیجه مشاهدات او از ترتیبات تشریفاتی معاصرش بوده است، منشأ تعابیر و تفاسیر منفی کارها و امور تشریفاتی دوره حاضر است. البته نمی توان انکار کرد که بسیاری از کارهای تشریفاتی اواخر عصر قاجار و دوره پهلوی در‌ایران که بعضا به طور کامل و آشکار از تشریفات معمول در دربارهای اروپای غربی تقلید می‌شد، و برخی دیگرکه به دلایل متعدد انتخابی بود و پنهانی صورت می‌گرفت، می‌توانست بر تفکر مردمان فرهیخته هم اثر بگذارد.

اما در غرب، امروزه کلمه پروتکل چند معنی و کاربرد دارد که به آنها اشاره می کنیم :

پروتکل در معنی نخست به ترتیباتی اطلاق می‌شود که برای خطاب و تعامل، میزبانی و میهمانی، ملاقات و مذاکره با سران کشورها، دولت‌ها و سایر مقامات رسمی‌کشورهای دیگر تنظیم و اجرا می‌شود. مثل نحوه خطاب کردن یک رییس جمهور، یک وزیر، یک سفیر و سایر مقامات همردیف آنها، نحوه استقبال، پذیرش، تعیین محل جلوس، نحوه مذاکره، بدرقه، و ترتیبات لازم در دیدارها و میهمانی‌هایی که برای آنها برگزار می‌شود، رعایت ترتیب تقدم مقامات دارای موقعیت برابر شغلی هنگامی‌که در یک زمان و در یک جا با هم حاضر می‌شوند، مثل ترتیب تقدم سفرای مقیم یک پایتخت در یک مراسم رسمی‌و نحوه مکاتبه با‌این مقامات و چگونگی کاربرد اصطلاحات و عبارات تشریفاتی که درسنت مکاتبات مرتبط با نمایندگی‌ها و نمایندگان خارجی معمول شده است. برخی ، حتی رعایت ظرایف امور دیپلماتیک و مانند آن راهم تشریفات می‌گویند.

در وزارت خانه‌های امور خارجه بسیاری از کشورها، به اداراتی که امور مندرج در بند اول را مدیریت می‌کنند، مثل تنظیم ملاقات‌ها، میهمانی‌ها، دستور مذاکرات و محل جلوس اعضای هیأت‌های سیاسی در جلسات مختلف و به اداراتی که امور مربوط به ورود و خروج، اقامت و مسائل گمرکی اعضای کادر سیاسی نمایندگی‌های خارجی مقیم یک کشور را تنظیم می کنند، "اداره پروتکل" می‌گویند که معادل اداره یا اداره کل تشریفات، در‌ایران است. در تعدادی از کشورهای عربی،‌این نهاد را" اداره مراسم " می‌خوانند.

سندی را که حالت پیش نویس [اولیه] دارد و به عنوان سابقه مذاکرات مقدماتی در خصوص یک تفاهم و توافق درنظرگرفته شده را، گاه پروتکل و گاه "مقاوله نامه" می‌خوانند، مانند انواع مقاوله نامه‌هایی که در پایان برخی از سفرهای مقامات رسمی، میان کشورهای مختلف به امضا می‌رسد. همچنین تعدادی از صورتجلسات و اسنادی که نمایندگان سیاسی کشورها (دیپلماتها- اعضای کادر سیاسی سفارتخانه‌ها) در کنفرانس‌ها و کنگره‌ها، پس از انجام مذاکرات مفصل در یک مقطع زمانی، نسبت به آنها تفاهم کرده اند را پروتکل نامیده اند، مثل پروتکل معروف کیوتوKyoto Protocol on Climate Change در خصوص گرم شدن کره زمین ناشی از گازهای گلخانه‌ای.

در برخی دیگر از منابع، پروتکل به مثابه نزاکت و منش دیپلماتیک، نزاکت اجتماعی، و نیز به عنوان دستورکار یک اجلاس، سیاهه یک معامله، نسخه دوم از هر سند اصلی و کنوانسیونی که هنوز به تصویب نرسیده آمده است و کلا در مورد انواع اسناد حقوقی، مالی، تجاری، از جمله قرارداد، توافقنامه، پیمان، تفاهم نامه، صورتجلسه، آیین نامه نحوه انجام و اعمال دستورالعمل‌های مختلف و حتی حقوق مدنی و حقوق بین الملل، واژه پروتکل به کار رفته است.

در شبکه ارتباطات کامپیوتری نیز کلمه "پروتکل" مصرف دارد و منظور از آن عبارت است از: مقررات حاکم بر مبادله اطلاعات، استانداردهای تبادل اطلاعات/داده‌ها بین هر سیستم کامپیوتری با تأیید استاندارد، سیگنال‌ها، کدها و فرامین از پیش تعریف شده برای تبادل داده‌ها بین سیستم‌ها وارتباطات بین واحدها در‌ایستگاههای کاری مختلف که قواعد و فرمت‌هایی را برای مبادله پیام‌ها تعریف می‌کند.

حد اقل در دو زمینه دیگر نیز از کلمه پروتکل استفاده شده که به طور مختصر به آنها اشاره می‌شود:

شرح تفصیلی یک تجربه علمی‌یا درمانی یا روش درمانی در برخی از حرف پزشکی، علمی‌وایمنی، مانند پروتکل برخی از کارهای دندانپزشکی، دانشگاهی و‌ایمنی

در فلسفه عملی، به بیانی که تجربه بلافصل یا ادراک را تعریف می‌کند، نیز "پروتکل" می‌گویند.

نکته آخر اینکه امروزه بسیاری از مردم و دیپلماتها در دنیای پیشرفته از واژه ceremony به معنای تشریفات استفاده می‌کنند.