وحید منتی حسابدار رسمی، دانشجوی دکترای حسابداری دانشگاه تهران بخش دوم نظرات و ایده‌های آنها را مدنظر قرار دهید: اگر به‌طور جدی بگوییم که «باید آن را برطرف کنید» ممکن است خشم و غضب طرف مقابل را برانگیزانیم، اما اگر عبارت «من متعجبم چه اتفاقی می‌افتد اگر...» به کار ببریم، صاحبکار را در موضع دیگری قرار خواهد داد. به‌کارگیری کلمات مدبرانه در پرسش‌ها، اغلب به‌عنوان بهترین راهکار جهت مدنظر قرار دادن سایر گزینه‌ها توسط صاحبکار است. لذا مراقب پرسش‌ها و نحوه پرسیدن باشید. برخی از این پرسش‌ها عبارتند از: «فکر می‌کنید چه اتفاقی خواهد افتاد اگر ما این کار را انجام دهیم؟» یا «در این خصوص چه می‌اندیشید؟»، لذا با نظر‌خواهی و واکاوی نظرات ایشان به جای دستور دادن یا درخواست کردن، می‌توانید ضمن نشان دادن احترام، احساس خوشایند تصمیم‌گیری را در آنها به وجود آورید.

نشان دهید که در یک تیم قرار دارید: به جای گفتن عبارت «شما حقیقتا باید...» سعی کنید از عبارت «ما ممکن است مدنظر قرار دهیم» یا «شما فکر نمی‌کنید ما باید این کار را انجام دهیم؟» استفاده کنید. به این ترتیب اگر چارچوب پیشنهاد‌ها را طوری شکل دهید که به جای واژه شما از واژه ما استفاده شود، نشان خواهید داد که شما و صاحبکار در یک جبهه قرار دارید.

تاکید بر نقاط مثبت: حتی اگر درخصوص یک فعالیت یا فرآیند، نقطه ضعف یا نارسایی ملاحظه کردید، ابتدا سعی کنید که مواردی درخصوص نقاط مثبت آن بیابید و بگویید. لذا به جای عبارت این درست کار نمی‌کند سعی کنید از عبارت این قسمت فرآیند حقیقتا درست کار می‌کند، استفاده کنید. فکر می‌کنید اگر ما این فرآیند را این‌طور دنبال کنیم، به اثر بخشی افزوده نمی‌شود ؟

به منظور ارائه موارد اساسی و حائز اهمیت، از موارد جزئی در گذرید: اگر می‌خواهید به تصدیق نکات خاص مدنظر برسید، باید جایگاه محکمی داشته باشید. البته باید با احتیاط رفتار کرد. ما نمی‌توانیم تصمیم بگیریم تا نارسایی‌های قابل ملاحظه را گزارش نکنیم، اما اغلب راه‌های مختلفی برای انجام کارها وجود دارد. شما می‌توانید موارد فاقد اهمیت و غیر‌قابل گزارش را چشم‌پوشی کنید یا جمله‌بندی و نحوه نگارش را تغییر دهید. به این ترتیب ملاحظه خواهید کرد که صاحبکار با ذهن و آغوش باز پذیرای موارد و سایر نکات حائز اهمیت خواهد شد (مترجم: تجارب نشان می‌دهد که پرداختن به موارد جزئی حساسیت پیگیری و رفع نارسایی‌های قابل ملاحظه را از میان بر می‌دارد).

کمتر صحبت کنید و بیشتر گوش کنید: شخصی که بیشتر صحبت می‌کند الزاما به این معنی نیست که مذاکره یا مباحثه را برنده شده یا کسی یا چیزی را متقاعد کرده است. مودبانه گوش دادن و استفاده از زمان به منظور درک نظرات صاحبکاران به حسابرسان داخلی کمک می‌کند تا بتوانند به‌راحتی آنها را با گزینه‌ها و راهکار‌های جایگزین متقاعد کنند. یاد بگیرید تا اهداف، اعتقادات و انگیزه‌های پس زمینه را شناسایی کنید، چرا‌که این شناسایی نیمی از مسیر درک نظرات شما را هموار می‌کند.

جوانب را با دقت مطالعه کنید: دانستن تمام جنبه‌های حقایق قبل از ارائه راهکار و پیشنهاد، بسیار حائز اهمیت است. اگر شرایط و وضعیت دو‌طرف (حسابرس داخلی- صاحبکار) را درک کرده و مدنظر قرار دهید و در ارائه نکات از نمونه‌ها و مثال‌های ملموس و حقیقی استفاده کنید، پذیرفته می‌شوید و اعتماد طرف مقابل را به‌دست خواهید آورد.

بر‌خلاف سیاست چماق و هویج، هویج را نشان دهید، اما از چماق استفاده نکنید: برای تغییر نظرات، برجسته کردن منافع و مزایا بسیار کارساز‌تر از تصویر کردن تهدید‌ها و زیان‌های مربوطه است. اگر قادر باشید که با ارائه پیشنهادی که به نفع صاحبکار است آن را متقاعد ‌سازید، نتایج به‌طور چشمگیری همراه با موفقیت خواهد بود. این ترفند مشتاقانه مورد پذیرش قرار می‌گیرد و نیازی به بیش نمایی ندارد. اغلب مردم در مورد وعده و قول‌های بسیار جذاب، جانب احتیاط را پیشه می‌کنند بنابراین اگر صادقانه نتایج مورد انتظار و منافع مثبت آتی را ارائه کنید، به‌طور محتمل می‌توانید توافق صاحبکار خود را کسب کنید.

احترام متقابل را حفظ کنید: ناگفته پیداست محال است بتوانید کسی یا چیزی را متقاعد‌سازید، اگر آنها معتقد باشند که برایشان احترام قائل نیستید. در برخی از مواقع لازم است که سکوت را لحاظ داریم، به‌عنوان مثال: هنگامی که صاحبکار صحبت می‌کند، باید با تماس چشمی و بدون پریدن وسط گفته‌های ایشان، ارتباط لازم را برقرار کنید. استفاده از تن گفتار‌های منفی(Body Language Negative) یا توجه نکردن به نظرات ایشان، صدمات جدی را بر ارتباطات با صاحبکاران به وجود خواهد آورد.

سر آیزاک نیوتن می‌گوید: تدبیر، هنر ایجاد نظر بدون دشمن‌تراشی است. با درایت بودن ارتباطات مناسب را با صاحبکاران به وجود خواهد آورد. با درایت بودن به معنی توانا بودن در شفاف مخابره کردن پیام‌ها با عنایت به فضای اطراف است. با درایت بودن به معنی آن نیست که حسابرسان داخلی باید حقایق را نادیده بگیرند یا اعتقاداتمان را پنهان کنیم. با درایت بودن به معنای آن است که ما باید ایده‌هایمان را به نحوی ارائه کنیم که خوش طعم و قابل پذیرش باشد. در طولانی مدت با درایت بودن منجر به تصمیم‌گیری بهتر و ارتباطات مناسب با صاحبکار می‌شود.