بخش نهم ب- موارد مذکور در بند «الف» بلافاصله پس از مبادله قرارداد و قبل از پایان مدت اعتبار پیشنهاد‌ها، باید مستند و در دستگاه مناقصه‌گزار طبق جزء «یک» بند «ب» ماده (۳) بایگانی شوند.

پ- اطلاعات زیر پس از مبادله قرارداد و قبل از پایان مدت اعتبار پیشنهاد‌ها، باید به بانک اطلاعات مناقصات ارسال شوند:

۱ - نام برنده یا برندگان مناقصه.

۲ - نام طرف قرارداد.

تبصره- در صورتی که طرف قرارداد برنده اول مناقصه نباشد، دلایل رد برنده اول باید اعلام شود.

۳ - مبلغ و نوع تضمین ارائه شده از سوی طرف قرارداد.

۴ - اطلاعات اصلی قرارداد شامل شماره قرارداد، مبلغ و مدت قرارداد، محل انعقاد و اجرای قرارداد و نام و سمت امضاکنندگان.

ماده ۱۴- مستندسازی تجدید یا لغو مناقصه

الف- در صورت تجدید یا لغو مناقصه لازم است که صورتجلسه‌ای با رعایت ماده (۵) این آیین‌نامه، تنظیم و علت تجدید یا لغو مناقصه در آن تعیین شود.

ب- مستند‌های مربوط به تجدید مناقصه به دلیل بالا بودن قیمت (موضوع جزء «۵» بند «الف» ماده «۲۴» قانون)، طی ترتیبات زیر تهیه و تنظیم می‌شود:

۱ - مستندسازی ارجاع موضوع به کمیته فنی- بازرگانی طبق تبصره جزء ۴ بند «الف» ماده (۱۰) این آیین‌نامه.

۲ - گزارش بررسی مبانی قیمت و ارتباط آن با توجیه اقتصادی طرح از سوی کمیته فنی- بازرگانی.

۳ - تهیه صورتجلسه تصویب گزارش توسط کمیسیون مناقصه.

۴ - نامه ابلاغ تجدید یا لغو مناقصه به تمام مناقصه‌گرانی که در مناقصه شرکت کرده‌اند، به روشی قابل تصدیق (طبق ماده «۲۲» قانون).

۵ - بایگانی مستند‌ها در دستگاه مناقصه‌گزار طبق جزء (یک) بند «ب» ماده (۳) این آیین‌نامه.

۶ - ارسال مستندات به بانک اطلاعات مناقصات.

ماده ۱۵- مستندسازی در موارد عدم الزام به مناقصه

الف- مستند‌های مربوط به موارد عدم الزام به مناقصه (موضوع ماده «۲۹» قانون، به استثنای مستند‌های خرید خدمات مشاوره، موضوع بند «۵» این ماده)، عبارتند از:

۱ - صورتجلسه ارجاع معامله شامل:

۱-۱ - خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).

۱-۲ - معرفی کمیسیون معامله.

۱-۳ - تعیین نوع معامله (با تصریح به موارد مذکور در ماده «۲۹» قانون).

۱-۴ - متن دعوتنامه.

۱-۵ - نام و عنوان طرف معامله.

۲ - اسناد معامله (قرارداد‌، ضمائم و ملحقات قرارداد).

۳ - مستند‌های تامین منابع مالی که در آن اطلاعات زیر باید درج شود:

۳-۱ - روش تامین منابع مالی.

۳-۲ - محل تامین اعتبار و نحوه ضمان تاخیر تعهدات برای انجام معامله.

۳-۳ - برآورد اولیه موضوع معامله، حسب مورد.

تبصره- در صورتی که عدم الزام به مناقصه به دلیل انحصار باشد، مستند‌های مربوط به شرایط انحصار یا تشخیص مرجع مذکور در بند «الف» ماده (۲۹) قانون به صورتجلسه (موضوع جزء «یک» بند «الف» این ماده) افزوده می‌شود.