گارو هوانسیان فر *

سخن من این بار در مورد فرآیند ارسال درخواست تاییدیه توسط حسابرس مستقل است. گرچه به ظاهر این مطلب ممکن است برای بعضی‌ها یک موضوع بسیار پیش پا افتاده به نظر رسد و حتی ممکن است بعضی‌ها بر این باور باشند که بهتر است آن‌را در یک کتاب حسابرسی مطالعه کنند تا به صورت یک مقاله، ولی با توجه به تجربه‌ای که در اثر پرسش و همچنین مشاهده این موضوع در عمل کسب کرده‌ام، به این نتیجه رسیده‌ام که بعضی از حسابرسان برای ارسال درخواست تاییدیه از روش‌هایی برخلاف استانداردهای حسابرسی استفاده می‌کنند و در نتیجه، کل این قسمت از کار حسابرسی و موارد مرتبط با آن‌ها را زیر سوال می‌برند، به نحوی که در بعضی موارد ارزش کار تاییدخواهی برون سازمانی را از نظر حرفه‌ای به درجه بسیار پایین و گاهی هم به صفر می‌رسانند.

برای کلیه حسابرسان مستقل، ارزش و جایگاه پاسخ‌های دریافتی از درخواست‌کنندگان تاییدیه روشن است و چه بسا این قسمت از کار حسابرسی می‌تواند موارد بسیاری را که حسابرس از طریق اجرای رسیدگی‌های مختلف کشف نکرده، روشن و آشکار سازد.

گرچه فرآیند درخواست تاییدیه کار چندان پیچیده‌ای نیست، ولی از آنجا که نتیجه این قسمت از کار حسابرسی بسیار پر ارزش است، بنابراین باید به نحو صحیح و طبق استانداردهای حسابرسی انجام شود. هدف این مقاله نوشتن مراحل تاییدخواهی برون سازمانی نیست. بلکه بیان دو انحراف اساسی از استانداردهای حسابرسی است که در فرآیند ارسال درخواست تاییدیه توسط بعضی از حسابرسان مستقل مشاهده می‌شود.

۱ - انتخاب حساب یا اشخاصی که باید از آنها درخواست تاییدیه کرد. برای مثال، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی، بانک‌ها، حق‌العمل کاران، وکیل حقوقی و ... بعضی از حسابرسان انتخاب حساب‌ها یا اشخاصی که باید از آنها درخواست تاییدیه کرد را به مسوولان مالی واحد مورد رسیدگی محول کرده و از آنها می‌خواهند که برای مثال، برای بدهکاران، بستانکاران و ... مواردی را انتخاب کنند که مانده حساب‌های آنها در پایان سال یا دوره مالی مورد رسیدگی قابل‌ملاحظه باشد یا برای مواردی که مانده حسابی برای آنها در دفاتر واحد مورد رسیدگی وجود ندارد، به تشخیص خود درخواست اطلاعات کنند.

لازم به ذکر است که انتخاب حساب‌ها یا اشخاص برای ارسال درخواست تاییدیه یا اطلاعات باید تنها توسط حسابرس

(البته در رده بالا) و بر اساس معیارهای خاصی که خارج از موضوع این مقاله است، صورت گیرد.

در صورتی‌که این کار به مسوولان مالی واحد مورد رسیدگی محول شود، چه بسا برای بعضی از حساب‌ها یا اشخاص که واحد مورد رسیدگی یا فرد یا افرادی در واحد مورد رسیدگی در مورد آنها (مانده حساب‌ها یا موارد دیگر) مشکلات و مسائل خاصی داشته باشند، آنها را در انتخاب خود منظور نکنند.

۲ - ارسال پاکت‌های درخواست تاییدیه‌ها. با این فرض که ارسال درخواست تاییدیه‌ها از طریق پاکت‌های پستی انجام می‌شود، بعضی از حسابرسان پاکت‌های پستی یاد شده را به کادر واحد مورد رسیدگی می‌سپارند تا آنها را به وسیله پست سفارشی ارسال و قبض‌های پستی را تحویل حسابرس دهند.

این عمل به هیچ وجه از نظر استانداردهای حسابرسی قابل‌قبول نیست زیرا این احتمال وجود دارد که واحد مورد رسیدگی یا فرد یا افرادی در واحد مورد رسیدگی، بنا به عللی، مایل نباشند که بعضی از درخواست‌های تاییدیه به دست اشخاصی که مورد نظر حسابرس است برسد یا بعضی از اطلاعات مندرج در فرم‌های یاد شده از آنها پرسیده شود.

بنابراین واحد مورد رسیدگی یا آن فرد یا افرادی در واحد مورد رسیدگی می‌توانند پاکت‌های پستی مذکور را باز کرده و قسمت‌هایی یا کل مندرجات فرم‌ها را تغییر داده یا حذف کنند یا به طور کلی به جای فرم یاد شده، محتویات پاکت‌ها را تغییر دهند، برای مثال، کارت تبریک عید یا کارت تبریکی به مناسبت دیگری یا ... جایگزین فرم تاییدیه حسابرس کنند. ارسال این پاکت‌ها حتما باید توسط حسابرس (کادر حسابرسی یا یکی از کارکنان موسسه حسابرسی) صورت گیرد.

حسابرس (کادر حسابرسی یا یکی از کارکنان موسسه حسابرسی) باید خود پاکت‌ها را در صندوق پستی بیندازد یا ترجیحا آنها را به اداره پست برده و به صورت پست سفارشی ارسال کند و قبض‌های پست سفارشی در پرونده جاری حسابرسی بایگانی شود.

رعایت نکردن استانداردهای حسابرسی، همان‌طور که در بندهای ۱ و ۲ فوق توضیح داده شد، برابر با انجام نشدن تاییدخواهی برون سازمانی است و می‌تواند قصور بسیار اساسی در کار یک حسابرس محسوب شود.

نتیجه‌گیری نهایی این است که حسابرس باید در کلیه فرآیند ارسال درخواست تاییدیه نظارت و کنترل داشته باشد. طبق استانداردهای حسابرسی، «حسابرس هنگام اجرای روش‌های تاییدخواهی باید بر فرآیند انتخاب اشخاص برای ارسال درخواست تاییدیه، تهیه و ارسال درخواست‌های تاییدیه و دریافت پاسخ‌های مربوط، کنترل داشته باشد.»

*حسابدار رسمی - عضو پیوسته انجمن حسابداران خبره مدیریت انگلستان