گارو هوانسیان‌فر*

مخاطبین این مقاله کمک حسابرسان و حسابرسان هستند. در بعضی از شرکت‌ها مشاهده می‌شود که ضمیمه اسناد حسابداری هزینه‌ها یا خرید‌ها و غیره، کپی فاکتورهای مربوطه است و خود اصل فاکتورها در پرونده‌های اشخاص طرف حساب شرکت یا پرونده‌های خاصی بایگانی می‌شود. این نحوه عمل یک اشکال اساسی دارد و آن هم این است که ممکن است از یک فاکتور، چندین کپی تهیه و برای آن کپی‌ها، سندهای حسابداری مختلف صادر و در متن سندها قید شود که اصل فاکتور در پرونده مربوطه بایگانی شده است. در چنین حالتی ممکن است که حسابرس به پرونده مربوطه مراجعه و اصل فاکتور را مشاهده کند ولی او به هیچ وجه متوجه نمی‌شود که برای آن فاکتور اصلی، چندین سند حسابداری با ضمیمه کپی فاکتور اصلی صادر شده است.

برای جلوگیری از چنین عملی، باید پیشنهاد کرد که همیشه اصل فاکتور ضمیمه سند حسابداری مربوطه شود و در مواقعی که با توجه به نیازهای واحد مورد رسیدگی، اصل فاکتور باید در پرونده خاصی بایگانی شود، حتما روی اصل فاکتورهای بایگانی شده، شماره سند حسابداری مربوطه و تاریخ آن به صورت درشت قید شود. بدین ترتیب، دیگر نمی‌توان برای یک فاکتور اصل، چندین سند حسابداری با ضمیمه کپی فاکتور اصل صادر کرد.

* عضو پیوسته انجمن حسابداران خبره مدیریت انگلستان