8 عامل کلیدی موفقیت

یکی از مهم‌ترین عوامل توسعه اقتصادی کشورها، رشد بخش خارجی اقتصاد و بازرگانی بین‌المللی است. به عبارت دیگر، داشتن مبادلات تجاری گسترده یکی از عوامل اصلی رشد اقتصادی کشورها محسوب می‌شود. دولت‌ها و سازمان‌های بین‌المللی در دهه‌های گذشته تلاش زیادی را انجام دادند تا از طریق کاهش تعرفه‌ها و آزادسازی صادرات و واردات، تجارت بین‌المللی را گسترش دهند. یک روش برای حل این مساله، ایجاد پنجره واحدی است که به وسیله آن اطلاعات و مدارک (اسناد) تجاری تنها از یک نقطه ورودی ارائه بشوند. پنجره واحد تجاری، می‌تواند زمینه بهبود کارآیی و اثربخشی فرآیندهای نظارتی دولت روند اجرای امور تجاری را فراهم کند و هزینه بخش‌های دولتی و خصوصی را به دلیل استفاده بهتر از منابع کاهش دهد. بنابراین پنجره واحدتجاری، ابزار تسهیل تجارت است که با کاهش موانع غیرتعرفه‌ای، مزایای قابل توجهی برای فعالان تجاری ایجاد می‌کند. مفهوم پنجره واحد، به تسهیلاتی گفته می‌شود که به طرف‌های مشارکت کننده در یک تبادل تجاری کمک می‌کنند تا اطلاعات و اسناد استاندارد شده را از طریق یک نقطه ورودی واحد مبادله کنند و از این طریق، تمامی الزامات قانونی مربوط به صادرات، واردات و قوانین نقل و انتقال را تکمیل کنند. راه‌اندازی این سیستم به همکاری و مشارکت میان واحدهای دولتی مرتبط نیاز دارد، بنابراین مستلزم تعهد و هدایت قوی سطوح بالای دولتی است. دولت‌ها باید جریان اطلاعات مربوط به تجارت بین‌المللی را تا حد ممکن ارتقا دهند و روان کنند. پس از اینکه اطلاعات رسمی و تجاری مورد نیاز تعیین شدند، این داده‌ها باید استاندارد و هماهنگ شوند. همزمان با توسعه اطلاعات هماهنگ، استاندارد و ساده‌تر، کاربرد اثربخش فناوری اطلاعات، باعث می‌شود جریان تبادل داده‌ها افزایش یابد که نتیجه آن تجارت سریع‌تر، آسان‌تر و با هزینه کمتر است. به منظور تسهیل و هماهنگ کردن اطلاعات مورد نیاز تجاری در سطح تجارت بین‌الملل، توصیه‌ها و استانداردهایی از سوی سازمان‌های بین‌المللی نظیر سازمان جهانی گمرک (WCO) و سازمان ملل ارائه شده است.

در شرایط عملی، هدف پنجره واحد، تسریع و تسهیل جریان‌های اطلاعاتی بین بازرگانان و دولت است که برای همه دست‌اندرکاران در تجارت بین‌المللی منافع معنی‌داری به همراه دارد. در کل، پنجره واحد تجاری توسط یک بنگاه پیشتاز اداره می‌شود و دولت و بنگاه‌ها را مقدور می‌سازد تا اطلاعات مربوطه را برای این منظور دریافت کرده یا به آنها دسترسی داشته باشند. همچنین متصدیان و سازمان‌های مشارکت کننده باید عوامل کنترلی خود را هماهنگ سازند.در زمان اجرای یک پنجره واحد، دولت‌ها و بازرگانان برای استفاده از توصیه‌های موجود، استانداردها (معیارها) و ابزاری که در چند سال گذشته توسط سازمان‌های دولتی و بین‌المللی تدوین شده‌اند را تشویق می‌کنند. استفاده از استانداردها و ابزار موجود اطمینان می‌دهد که سیستم‌های به وجود آمده برای اجرای پنجره واحد تجاری احتمالا با سیستم‌های مشابه در کشورهای دیگر مطابقت داشته باشند؛ همچنین می‌تواند به تبادل اطلاعات بین چنین مراکزی با گذشت زمان کمک بکنند.معرفی و استقرار موفق مفهوم پنجره واحد، بستگی بسیار زیادی به پیش‌شرط‌های خاص و عوامل موقعیتی دارد که از یک کشور به کشور دیگر و از یک پروژه به پروژه‌ای دیگر متفاوت هستند.

۱. اراده سیاسی: وجود خواست و اراده سیاسی قوی از سوی بخش دولتی و خصوصی برای اجرای پروژه پنجره واحد، یکی از ضروری‌ترین عوامل برای معرفی موفق پنجره واحد است. رسیدن به این خواست سیاسی، نیازمند توزیع مناسب اطلاعات شفاف و بی‌غرضانه درباره اهداف، مفاهیم، مزایا و موانع احتمالی در استقرار پنجره واحد بین بخش‌های ذی‌نفع است. در دسترس بودن منابع برای ایجاد پنجره واحد، اغلب به‌طور مستقیم با سطح خواست سیاسی و تعهد به اجرای پروژه در ارتباط است.

۲. مجری قوی: یکی دیگر از پیش‌شرط‌های موفقیت در اجرای پنجره واحد، وجود یک سازمان مجری قوی، کاردان و دارای اختیار کافی هم برای راه‌اندازی پروژه و هم برنامه‌ریزی اجرای آن در گام‌های مختلف توسعه است. این سازمان، باید از حمایت دولت و مراجع قانونی مربوط برخوردار بوده و ضمن بهره‌مندی از منابع انسانی و مالی قوی، ارتباط موثری با بخش خصوصی داشته باشد.

۳. مشارکت بخش‌های دولتی و خصوصی: اجرای یک پروژه پنجره واحد، مصداق عملی همکاری بین سازمان‌های بخش دولتی و نیز همکاری بین بخش دولتی و خصوصی است. اجرای این پروژه، فرصت مناسبی را برای مشارکت بخش دولتی و خصوصی در جهت استقرار و اجرای این سیستم فراهم می‌کند. در نتیجه از ابتدای کار، نمایندگان همه بخش‌ها و سازمان‌های دولتی و خصوصی مربوط باید برای مشارکت در توسعه سیستم دعوت به همکاری شوند. این همکاری، شامل مشارکت در همه مراحل پروژه، از مرحله ابتدایی تدوین اهداف پروژه، تجزیه و تحلیل موقعیت و طراحی کار تا اجرای پروژه را شامل می‌شود. موفقیت نهایی پنجره واحد، به طور قابل توجهی در گرو مشارکت، تعهد و آمادگی طرف‌های ذی‌نفع است.

۴. تعیین شفاف مرزهای پروژه و اهداف آن: همانند هر پروژه دیگر، تدوین اهداف و مقاصد شفاف و تعریف شده برای پنجره واحد، پروژه را در مراحل مختلف توسعه آن کمک و هدایت خواهد کرد. این کار باید مبتنی بر تجزیه و تحلیل دقیق نیازها، آمال و منافع ذی‌نفعان کلیدی باشد. همچنین با توجه به زیرساخت‌های موجود و رویکردهای حاضر برای ارائه اطلاعات مرتبط تجاری به سازمان‌های دولتی تهیه شود. همان‌گونه که قبلا گفته شد، این تجزیه و تحلیل باید مشارکت همه ذی‌نفعان کلیدی را چه در بخش دولتی و چه در بخش خصوصی در برگیرد.

۵. کاربر پسند بودن و قابلیت دسترسی: قابلیت دسترسی و کاربر پسند بودن از جمله عوامل کلیدی در موفقیت پروژه پنجره واحد است. راهنمای جامع استفاده از آن باید برای کاربران سیستم تهیه شود. بخش پاسخگویی به سوالات کاربران و ارائه خدمات پشتیبانی نظیر آموزش‌های مربوط باید به ویژه در گام‌های ابتدایی اجرای پروژه برقرار شود. ایجاد بخش پاسخگویی می‌تواند ابزار مناسبی برای ‌ورود اطلاعات و بازخورد از کاربران در حوزه‌های مشکل دار و گلوگاه‌های سیستم باشد و این اطلاعات می‌تواند ابزار ارزشمندی برای توسعه آتی سیستم باشد.

۶. محیط قانونی پشتیبان: ایجاد یک محیط قانونی مناسب، یکی از پیش‌شرط‌های اجرای پنجره واحد است. محدودیت‌های قانونی و حقوقی مرتبط باید شناسایی و به دقت تحلیل شوند. برای مثال، گاهی اوقات ایجاد تغییراتی در مواد و لوایح قانونی می‌تواند به منظور تسهیل جریان ارائه/ تبادل الکترونیک داده‌ها یا استقرار یک سیستم امضای الکترونیک لازم باشد. مسائل قانونی مربوط به تفویض قدرت و اختیار به سازمان مجری نیز از دیگر مواردی است که باید مورد بررسی قرار گیرد.

۷. استانداردهای بین‌المللی: اجرای یک پنجره واحد عموما شامل هماهنگ‌سازی و تنظیم اسناد و مجموع داده‌های مرتبط تجاری است. به منظور حصول اطمینان از قابلیت سازگاری و انطباق این اسناد با سایر سیستم‌ها و نرم‌افزارهای بین‌المللی دیگر، این اسناد و مدل‌های داده باید مبتنی بر استانداردها و توصیه‌نامه‌های بین‌المللی تنظیم شوند. این موضوع حتی زمانی که پنجره واحد برای اجرا، بدون استفاده از تبادل الکترونیک داده‌ها طراحی شده است، نیز صدق می‌کند. هر زمان که تبادل الکترونیک داده‌ها مورد استفاده قرار گیرد، هماهنگ کردن، روان‌سازی و استاندارد کردن همه داده‌های استفاده شده در عرصه تجارت بین‌المللی از الزامات اصلی برای تسهیل عملیات خودکار پنجره واحد است. هماهنگ سازی داده‌های استفاده شده توسط مشارکت‌کنندگان مختلف در سیستم قانون‌گذاری خودشان می‌تواند یکی از بزرگترین چالش‌های اجرای خودکار پنجره واحد باشد.

۸. شناسایی موانع احتمالی: این احتمال که همه بازیگران بخش دولتی یا خصوصی با اجرای پنجره واحد موافق نباشند، وجود دارد. در چنین شرایطی، موارد خاص و مورد توجه مخالفان اجرای سیستم، باید شناسایی و تا حد ممکن در مراحل اولیه کار حل و فصل شوند. موانع شناسایی شده باید تک‌تک بررسی شوند و موقعیت و الزامات آنها مدنظر قرار گیرند. به‌طور مشخص، مورد هزینه، یکی از موانع اصلی است، اما با معرفی منافع آتی اجرای پروژه، این هزینه‌ها را باید توجیه کرد. مباحث قانونی نیز یکی دیگر از حوزه‌های مهم و احتمالا مشکل‌زا در این مسیر است.