راه‌هایی برای استفاده بهتر از ایمیل

ندا لهردی: فرد باهوش و همراه همیشگی گوگل در سال‌های اخیر، رئیس هیات‌مدیره گوگل و مدیرعامل پیشین آن یعنی اریک اشمیت به تازگی از علایق و عادت‌هایش در دنیای اینترنت و فضای مجازی صحبت کرده است. او در جایی اعلام کرده است که برای ایمیل زدن یا شاید جی‌میل زدن (!) مثل یک کاربر حرفه‌ای، ۹ قانون برای خودش دارد. اشمیت این قوانین را در مطلبی برای مجله الکترونیکی تایم نوشته و ارسال کرده است که در اینجا آمده است: ارتباطات در قرن اینترنت صرف‌نظر از راه‌های مختلف مربوط به شبکه‌های اجتماعی، معمولا به معنای استفاده از ایمیل و ایمیل کردن است. در اینجا قوانین شخصی من را برای جلوگیری از سوءاستفاده و کاربری حرفه‌ای‌تر از ایمیل می‌بینید:

۱- به سرعت پاسخ دهید. بعضی‌ها به سرعت به ایمیل‌ها پاسخ می‌دهند و بعضی دیگر این‌طور نیستند؛ سعی کنید از دسته اول باشید. اغلب افراد پرمشغله و البته حرفه‌ای معمولا سرعت عمل بیشتری دارند و به سرعت به ایمیل‌هایشان پاسخ می‌دهند. آنها فقط به ایمیل‌های خاص و انتخاب‌شده پاسخ نمی‌دهند، بلکه به همه ایمیل‌هایشان پاسخ می‌دهند. سعی کنید یک فرد پاسخگو باشید تا بتوانید در روابط‌تان بازخوردهای مثبتی دریافت کنید. این ایمیل‌ها گاهی ممکن است حاوی مباحث مهمی مربوط به‌کار یا تحصیل‌تان باشند و شما با دیر جواب دادن به آنها خودتان را از روال موضوع عقب بیندازید. من معمولا ترجیح می‌دهم همه ایمیل‌هایم را به سرعت پاسخ دهم و اغلب این پاسخ‌ها هم کوتاه و تک‌جمله‌ای هستند. بنابراین وقتی به خودتان مطمئن هستید که همه ایمیل‌ها را به سرعت جواب می‌دهید، می‌توانید با اطمینان به همه بگویید که هرگز امکان ندارد شما هیچ ایمیلی را بدون پاسخ بگذارید. پاسخ‌های کوتاه قطعا بسیار بهتر از جواب ندادن به ایمیل‌ها است. به نظر من جواب ندادن به ایمیل‌ها می‌تواند به این معنا باشد که سر من بسیار شلوغ است و نمی‌دانم چه زمانی فرصت می‌کنم ایمیل شما را بخوانم و اگر پاسخ من را می‌خواهید باید به مدت نامعلومی منتظر بمانید و اینکه قطعا من از شما خوشم نمی‌آید!

۲- وقتی یک ایمیل را می‌نویسید به این موضوع توجه کنید که هر کلمه اهمیت دارد و بنابراین نباید از کلمات بی‌معنی و بیهوده استفاده کنید. سعی کنید در رساندن منظورتان صریح باشید. اگر در حال توضیح یک مشکل هستید، آن را کاملا شفاف و راحت شرح بدهید. این کار فقط به کمی زمان بیشتر نیاز دارد. باید یک پیش‌نویس تهیه کنید و سپس با حذف کلمات و جملات غیرضروری، آن را به‌عنوان متن اصلی ارسال کنید. به موضوعی که رمان‌نویس معاصر -المور لئونارد- گفته بود فکر کنید. او در جایی درباره موفقیتش در نویسندگی گفته بود: «من به چیزهایی توجه کردم که مردم آنها را از قلم می‌انداختند.» اغلب ایمیل‌ها پر از مواردی هستند که ما از قلم می‌اندازیم.

۳- به‌طور مداوم اینباکس خودتان را پاک کنید. معمولا چقدر زمان صرف می‌کنید تا به ایمیل‌های اینباکس‌تان نگاه کنید تا بفهمید ایمیل بعدی که باید به آن جواب بدهید، کدام است؟ احتمالا بارها پیش آمده است که ایمیل‌هایی را که قبلا خوانده‌اید دوباره باز کنید و فکر کنید که آن را نخوانده‌اید. اینها زمان‌های تلف شده هستند که می‌توانید آنها را برای پاسخ دادن به ایمیل‌های رسیده یا ارسال ایمیل‌های جدید صرف کنید. بنابراین برای اینکه وقت‌تان را برای این کارهای بیهوده تلف نکنید، بهتر است ایمیل‌های رسیده را به سرعت پاسخ دهید یا اگر در آنها کاری از شما خواسته شده در اسرع وقت انجام دهید تا بلافاصله بتوانید آن ایمیل را پاک کنید. به این ترتیب از شلوغی و پر شدن اینباکس‌تان از ایمیل‌های قدیمی و خوانده شده جلوگیری خواهید کرد.

۴- از ایمیل‌تان با ترتیب Last) LIFO In First Out) یعنی از آخر به اول استفاده کنید. گاهی ایمیل‌های قدیمی‌تر در صورتی که خوانده نشوند ممکن است حاوی کار یا موضوعی مهم باشند که از زمان آنها بگذرد یا در صورت بی‌توجهی شما به شخص دیگری واگذار شود.

۵- به خاطر داشته باشید که شما یک پیشرو هستید. وقتی که یادداشتی با اطلاعات مفید دریافت می‌کنید، به این فکر کنید که این مطلب برای چه افراد دیگری می‌تواند مفید باشد. با این پرسش می‌توانید به این نتیجه برسید که این ایمیل را برای چه افرادی باید فوروارد کنید. در پایان روز به فهرست ایمیل‌هایی که در آن روز دریافت کرده‌اید، نگاه کنید تا ببینید هیچ ایمیلی از قلم نیفتاده باشد.

۶- وقتی از قابلیت BCC (نسخه ناپیدا) برای ارسال ایمیل استفاده می‌کنید، از خودتان بپرسید که چرا این کار را می‌کنید. جواب این سوال نشان می‌دهد که همیشه شما سعی می‌کنید چیزی را مخفی کنید که این کار در فرهنگ روابط شفاف درست نیست. وقتی پاسخ روشنی برای این کارتان پیدا نکردید، بهتر است از BCC استفاده نکنید و به‌سادگی اجازه دهید که همه چیز روشن و عادی پیش برود.

۷- دعوا نکنید. اگر لازم است با کسی دعوا کنید این کار را رو در رو انجام دهید، چون دعوا در دنیای مجازی و به صورت الکترونیکی اصلا کار ساده‌ای نیست.

۸- سعی کنید درخواست‌هایتان را پیگیری کنید. وقتی که مطلبی را برای شخصی ایمیل می‌کنید، آن را در عنوان پیگیری (Follow Up) قرار دهید تا بتوانید آن را راحت و سریع پیدا کنید. برای پیگیری کردن هم می‌توانید متن اصلی را با یک سوال در ابتدای آن «آیا این انجام شده است؟» دوباره ارسال کنید.

۹- به خودتان برای جست‌وجوهای آینده کمک کنید. اگر ایمیلی دریافت می‌کنید که فکر می‌کنید ممکن است در آینده بخواهید از آن استفاده کنید و دوباره آن را بخوانید، آن ایمیل را با یک کلیدواژه که موضوع را برایتان روشن می‌کند، برای خودتان فوروارد کنید. در این مورد به خودتان فکر کنید و اینکه چطور در آینده بهتر می‌توانید این ایمیل را پیدا کنید.