دستگاه‌های فتوکپی و فاکس از کالاهایی هستند که امروزه در اداره‌ها، مراکز آموزشی و... کاربرد فراوانی دارند و از تنوع مارک و مدل بالایی برخوردارند. به همین دلیل بسیاری از کاربران، هنگام خرید و گاه استفاده صحیح از این کالاها دچار مشکلاتی می‌شوند که اغلب این موضوع به دلیل عدم آگاهی از روش صحیح نگهداری یا استفاده از این کالاها رخ می‌دهد. طبق اعلام یکی از فروشندگان انواع دستگاه فتوکپی و فاکس در بازار، افزایش عمر و همچنین حفظ کیفیت دستگاه‌های مذکور نیازمند توجه به نکاتی است که در زیر آمده است.

۱. دستگاه را طوری نصب کنید که فاصله آن از دیوار حداقل ۱۰سانتی‌متر باشد تا فن‌های دستگاه بتواند به راحتی کار خود را انجام دهد.

۲. از قرار دادن دستگاه در محلی که گازهای قابل اشتعال یا گازهایی مانند آمونیاک وجود دارد اجتناب کنید.

۳. دستگاه را در محلی نصب کنید که پایدار باشد و گرد و غبار زیادی وارد آن نشود. چرا که وجود گرد و غبار، کیفیت کپی‌برداری دستگاه را کاهش می‌دهد.

۴ - از قراردادن دستگاه در معرض نور مستقیم خورشید خودداری کنید، چرا که در غیر این صورت نه تنها کیفیت کپی‌برداری کاهش می‌یابد بلکه ممکن است بدنه دستگاه تغییر شکل یا رنگ پیدا کند.

۵ -برای اتصال دستگاه به جریان برق از پریزی استفاده کنید که قدرت کافی داشته باشد.

۶ - از مواد مصرفی (تونر، درام، روال فاکس و...) با هولوگرام مخصوص و شناخته‌شده استفاده کنید. چرا که بسیاری از افراد سودجو با توزیع مواد مصرفی تقلبی و شبیه‌سازی باعث پایین آمدن کیفیت دستگاه و نیز کاهش عمر آن می‌شوند.

۷ - توصیه می‌شود دستگاه را با گارانتی معتبر از نمایندگی‌های مجاز خریداری کنید تا در صورت بروز اختلال در روند کار دستگاه، برای رفع ایراد با مشکل مواجه نشوید.