چطور با نرم افزار اتوماسیون اداری هزینه ها را کاهش دهیم ؟
احتمالاً این دیالوگ خیلی از کارکنان و مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها در گذشته بوده است، یعنی تا قبل از این‌که سر و کله نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری پیدا بشود.
البته سازمان‌ها و شرکت‌هایی هم هستند که هنوز به شکل سنتی و قدیمی فعالیت‌های مربوط به داده‌ها و مکاتبات و نامه‌ها را انجام می‌دهند ولی اگر به طور دقیق اطلاعاتی از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و تکاملش داشته باشند، آن‌ها هم مثل خیلی از مدیران و مشاوران سازمان‌ها ترغیب می‌شوند هرچه زودتر با استفاده از این سیستم به سمت کاهش هزینه‌ها و سرعت بخشیدن فعالیت‌های اداری‌شان بروند و با انجام دیجیتالی روند کاری‌شان، در نتیجه بهره‌وری بیشتری هم داشته باشند.
حالا پیشنهاد می‌کنیم با ما همراه باشید که در ادامه این مطلب به بررسی نرم‌افزار اتوماسیون اداری و نحوه عملکرد و بخش‌های آن بپردازیم.
می‌دانید نرم‌افزار اتوماسیون اداری چیست؟
بی مقدمه می‌رویم سر اصل مطلب. نرم افزار اتوماسیون اداری برنامهای است که برای خودکارسازی، سرعت بخشیدن به فعالیت‌ها و رویه‌های اداری، بهبود مدیریت کسب وکار و یکپارچه‌سازی همه فرایندهای اداری به بهترین شکل ممکن طراحی شده است. خب می‌بینید که با کلی کارایی طراحی شده است.
در واقع شکل تکامل‌یافته سیستم دبیرخانه است که جایگزین روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات در انواع نامه‌های اداری شده است. خلاصه این‌که این نرم‌افزار مثل یک ابزار همه فن حریف امکان نوشتن، ارسال و دریافت ایمیل، نوشتن متن، انجام محاسبات کم و بیش پیچیده، ایجاد گرافیک و ارائه، ذخیره و بازیابی اطلاعات را به کاربر می‌دهد. با این نرم‌افزار تمام نامه‌های دستی و مکاتبات و رفت و آمدها کنار رفته و اتلاف وقت نیز کاهش می‌یابد.
نحوه عملکرد نرم افزار اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری اساساً از فناوری‌های کامپیوتری و ارتباطی و بسته‌های نرم افزاری تشکیل شده است. ترکیبی مبتنی بر سخت‌افزارهایی مثل کامپیوتر رومیزی، نوت‌بوک، سرور، اسکنر، تجهیزات شبکه، ذخیره‌سازی و همچنین نرم افزاری که معمولاً در قالب مجموعه‌ای از برنامه‌های کاربردی است، به دست می‌آید.
با این حساب متوجه شده‌اید که چارچوب اتوماسیون اداری فقط از کامپیوترها و تجهیزات جانبی تشکیل شده است که این موارد به شبکه محلی متصل و همچنین دارای اتصال به وب هم هستند که با این قابلیت محدودیت مکانی و زمانی هم برداشته شده است. تلفن‌ها و فکس‌ها هم بخشی از اتوماسیون اداری محسوب می‌شوند.
به طور خلاصه هدف نرم‌افزار اتوماسیون اداری جایگزینی فرایندهای سنتی که همان جمع‌آوری فرم‌ها، به روز رسانی دستی فایل‌ها، بایگانی فیزیکی اسناد است با فعالیت‌ها و رویه‌های دیجیتالی کاملاً یکپارچه است. مثلاً اتوماسیون اداری به کارمند اجازه می‌دهد تا حساب‌های شرکت خود را با استفاده از گزینه‌های حافظه که عملیات را آسان می‌کند، در یک فایل دیجیتال نگهداری کند. می‌تواند فایل‌های مورد نظر را در رایانه ذخیره، تأیید یا از طریق اینترنت ارسال کند.
مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری را بدانید
• افزایش بهره وری
• کاهش هزینه ها(کاغذف لوازم تحریرُ نیروی انسانی و...)
• حذف مکاتبات کاغذی در سازمان
• برداشته شدن محدودیت مکان و زمان
• ثبت و بایگانی سوابق در حجم کمتر با ایمنی بالا و دسترسی آسان
• حذف دفاتر حجیم اندیکاتور
• به حداقل رساندن خطا و دخالت انسان و همچنین تکرار و بیهوده‌کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک
• مدیریت متمرکز و شفاف‌سازی در طی گردش اسناد
• رفع نقص اسناد و مدارک پرونده مخاطبان توسط خودشان به سادگی
• تعامل و ارتباط الکترونیکی با سایر سازمان‌ها
• جلوگیری از اتلاف وقت با عملیات خودکارسازی فرایندهای اداری
• صرفه‌جویی در هزینه‌ها
• امنیت بالا
• رضایت بیشتر ارباب رجوع‌ها
ویژگی‌های مهمی که یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید داشته باشد
تا اینجا ما به تعریف و عملکرد اتوماسیون اداری و مزایای آن پرداختیم. در ادامه به بیان ویژگی‌هایی می‌پردازیم که یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری با بهره‌مندی از آن‌ها به کمک سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌آید و کارها را پیش می‌برد.
ویژگی کارتابل آفلاین: مسلماً زمانی که به اینترنت وصل هستید کار راحت است. اما وقتی اینترنت در دسترس نباشد هم با این ویژگی می‌توانید با نرم افزار اتوماسیون کار کنید. چطوری؟ خب شما می‌توانید تمام کارهای مربوط به نامه‌های اداری یعنی خواندن یا ارجاع را انجام بدهید. به محض برقراری ارتباط تمام تنظیمات شما اجرا خواهد شد.
گزارش‌گیری متنوع: خب در فعالیت‌های مربوط به مکاتبات، تهیه و ثبت گزارش بخش جدا نشدنی و مهمی محسوب می‌شود. در سیستمی که امکان ثبت و بایگانی نامه‌ها در آن فراهم باشد، بدون ارائه گزارش‌های مختلف کاربردی نیست. از طرفی اتوماسیون اداری باید قابلیت کمک کردن در تنظیم و نوشتن گزارش دقیق و جامع را داشته باشد.
اطلاع رسانی: از آنجا که تمام افراد سازمان شما به این سیستم متصل هستند، می‌توانید با اتوماسیون اداری اطلاع رسانی‌ها را انجام دهید.
مدیریت تماس‌ها: سیستم اتوماسیون اداری با این ویژگی می‌تواند یک پایگاه اطلاعاتی متمرکز برای اطلاعات تماس کاربران و مخاطبان را داشته باشد.
امکان برقراری ارتباط با سایر سیستم‌ها در سازمان: در هر سازمان و شرکتی برای مدیریت داده‌ها و اطلاعات رو به سیستمهای مختلفی مثل سیستم حقوق و دستمزد، سیستم حضور و غیاب و... می‌آورند. سیستم اتوماسیون اداری با ویژگی برقراری ارتباط با سایر سیستمهای موجود در سازمان، امکان یکپارچه سازی با دیگر نرم افزارهای سازمان را فراهم می‌کند.
محیط کاربری ساده و مشخص: مسلماً باید محیط کاربری طوری باشد که کاربران با آن مشکل خاصی نداشته باشند. پیچیدگی در اتوماسیون اداری کاربر را پس می‌زند.
دسترسی در وب، ویندوز و گوشی هوشمند: این ویژگی محدودیت مکان و زمان را از بین می‌برد و سرعت را بالا می‌برد. مثلاً فکر کنید مدیر سازمان خارج از ساعت کاری و در مکان دوری نیاز به چک کردن داده‌های سازمان خود دارد. به راحتی با گوشی تلفن همراه یا لپ‌تاپ خود این کار را با اتوماسیون اداری انجام خواهد داد.
هدف نرم‌افزار اتوماسیون اداری جایگزینی فرایندهای سنتی یعنی جمع آوری فرم‌ها، به روز رسانی دستی فایل‌ها و بایگانی فیزیکی اسناد با فعالیت‌ها و رویه‌های دیجیتالی کاملاً یکپارچه است.
انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری
در ارتباط با نحوه انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری که کارایی و کیفیت خوبی داشته باشد باید بدانید که سیستمهای مختلفی از نظر اندازه، شکل و موضوع وجود دارد. اما مدیران باید با دقت و مطالعة قبلی خود به سمت انتخاب مناسب آن پیش بروند. در حال حاضر شرکت یگانه سافت یکی از موفق‌ترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری را به بازار ارائه می‌دهد. این نرم‌افزار که تحت وب و ویندوز است، قابلیت‌های متنوع و مهمی را داراست. امکانات و فرایندهای نرم‌افزار اتوماسیون یگانه شامل موارد زیر است:
• امکانات ثبت نامه
• قالب نامه word و تایپ
• تحت وب Full Web
• تقویم کاری و مدیریت جلسات
• فرم ساز جهت مدیریت فرم‌های سازمانی
• امکان تفکیک و تعریف شعب و نمایندگی‌ها
• مدیریت فکس و دریافت و ارسال فکس
• مدیریت پست الکترونیکی، ایمیل سرور
• تعریف سطح دسترسی برای کاربران
• ارتباط با پروتکل ECE
• امکانات اسکن و بایگانی الکترونیک سازمانی
• کارتابل الکترونیکی
• ارجاع و گردش نامه
• چند دبیرخانه‌ای
وجود این فرایندها و امکانات که در هر کدام فعالیت‌های جزئی‌تر و کامل‌تری انجام می‌شود، همچنین خدمات پشتیبانی اتوماسیون اداری (نصب، آموزش و پشتیبانی رایگان) حضوری و آنلاین و قیمت نرم افزار اتوماسیون متناسب با کیفیت محصولات و خدمات باعث شده است نرم‌افزار اتوماسیون اداری یگانه یک سر و گردن از رقبا بالاتر قرار بگیرد و انتخاب را برای مخاطبان راحت‌تر کند.
از طرفی با کنار زدن روش‌های قدیمی و ایجاد سرعت و امنیت در امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد شده است که این مورد گامی محکم به سمت استاندارد‌های فناوری جهان در این رابطه است.
کلام آخر:
نرم‌افزار اتوماسیون اداری برنامهای است که اجزای اطلاعاتی قسمت‌های مختلف سازمان را به صورت یکپارچه طبقه‌بندی، تنظیم و ویرایش می‌کند. این نرم‌افزار در سازمان‌ها و شرکت‌ها با امکانات و قابلیت‌هایی که ارائه می‌دهد، استفاده از روش‌های سنتی در مکاتبات را کنار زده است. نرم‌افزار اتوماسیون اداری یگانه یکی از بهترین نرم‌افزارهایی است که با فرایندها و امکانات به روز خود زمینه را برای انجام هر چه بهتر فعالیت‌های سازمان‌ها ایجاد می‌کند. این نرم‌افزار که تحت وب و ویندوز است دارای مزایا و ویژگی‌های مهمی است که در این مطلب به آن‌ها اشاره کردیم.
تولید محتوای بخش «وب گردی» توسط این مجموعه صورت نگرفته و انتشار این مطلب به معنی تایید محتوای آن نیست.
