چگونه بین انتظارات مدیران ارشد و حس ارزشمندی کارکنان زیردست تعادل ایجاد کنیم؟
راهنمایی برای مدیران میانی جدید
تبریک! شما اولین نقش مدیریتی خود را به دست آورده‌‌‌اید. دیگر هم‌‌‌سطح همکاران سابق خود نیستید. اما یکی از رهبران ارشد یا مدیران اجرایی هم به حساب نمی‌‌‌آیید.
شما در میانه قرار دارید، یعنی باید بفهمید چگونه نیازهای مقامات مافوق و زیردستان خود را برآورده کنید. من به عنوان یک مدیر میانی سابق و مربی بسیاری از مدیرانی که در این موقعیت قرار گرفته‌‌‌اند، می‌‌‌دانم که ممکن است مسیریابی این راه کار دشواری به نظر برسد. اما به این سرعت وحشت نکنید.
ماهیت مدیریت میانی درک چشم‌‌‌انداز جامع‌‌‌تر سازمان و تبدیل آن به دستورالعمل قابل اجرایی است که اعضای تیمتان بتوانند از آن استفاده کنند. این کار نیازمند حفظ تعادل ظریفی است و شما می‌توانید با طی مراحلی به آن دست یابید و تبدیل به مدیرمیانی قدرتمندی شوید.
در اینجا به گام‌‌‌هایی می‌‌‌پردازیم که به کمک آنها بتوانید خیالتان را راحت کنید که نه‌تنها تیم شما به شاخص‌‌‌های تعیینشده توسط رهبران ارشد سازمان می‌‌‌رسد، بلکه فضایی ایجاد می‌‌‌کنید که در آن افراد احساس می‌کنند ارزشمندند و درک می‌‌‌شوند.
۱- انتظارات سطوح بالاتر را روشن کنید
برای هدایت موفقیت‌‌‌آمیز تیم خود، باید درک روشنی از اهداف استراتژیک تعیینشده توسط مدیریت ارشد داشته باشید.
شما می‌توانید به واسطه جلسات منظم با رئیس خود و صحبت در خصوص انتظارات مدیران ارشد به این آگاهی دست یابید و معیارهای سنجش موفقیت را تعیین کنید.
مدیر شما باید پنجره ارتباطی شما با این ذی‌نفعان باشد و باید بتواند اهداف مشخص سازمان و معیارهای سنجش موفقیت و جدول زمانی دستیابی به آن اهداف را برای شما روشن و شفاف کند.
اگر همین حالا جلسات هفتگی یا دو هفته یک‌بار ندارید، از مدیر خود بخواهید که بنای این کار را بگذارد. از فرصت این جلسات استفاده کنید تا درباره اولویت‌‌‌های جاری شرکت پرس و جو کنید و در خصوص اهدافی که انتظار می‌رود تیم شما محقق کند، به اتفاق نظر برسید.
به عنوان نمونه می‌توانید در اولین جلسه خود بگویید: «می‌‌‌خواهم از این فرصت استفاده کنم تا به دیدگاه مشترکی درباره اهداف سه‌ماهه تیم و نحوه تاثیر آنها در ماموریت بزرگ‌تر شرکت برسیم. به این ترتیب می‌توانم برای زیردستان مستقیمم اهدافی تعیین کنم که حتما انتظارات شما را برآورده کند.»
نکته تخصصی: با ادامه این جلسات، می‌توانید از آنها برای به‌‌‌روزرسانی مدیر خود در مورد اهدافی که برای تیم تعیین کرده‌‌‌اید استفاده کنید و اطمینان یابید که در مسیر درست قرار دارید. همچنین می‌توانید از او در مورد عملکردتان مشاوره و بازخورد دریافت کنید. این نشان‌‌‌دهنده تمایل شما به رشد و پیشرفت است.
۲- اهداف را به تیم خود منتقل کنید
پس از درک درست و دقیق انتظارات مقامات مافوق، برقراری ارتباط موثر با تیم برای انتقال آن اهداف و تقسیم آنها به دو بخش زیر چالش جدید شما می‌شود:
اهداف تیمی که به اهداف سازمان کمک می‌کنند.
اهداف فردی که به اهداف تیمی کمک می‌کنند.
برای شروع، توصیه می‌‌‌کنم یک جلسه تیمی برگزار کنید. در آن جلسه اهداف سه‌ماهه سازمان را مرور کنید و مشخص کنید که تیم شما مسوول کدام حوزه‌‌‌هاست.
به این ترتیب، قبل از اینکه اهداف را به وظایف یا پروژه‌‌‌های خاص و قابل اجرا برای هر فرد تقسیم کنید، می‌توانید مطمئن شوید که همه افراد اهداف کلی سازمان و اهداف کل تیم را درک کرده‌‌‌اند.
شما می‌توانید به راحتی اهداف کلی سازمان را به اهداف تیمی کوچک‌تری تبدیل کنید. فقط هنگام ایجاد هر هدف تیمی حواستان باشد که این هدف مشخص، قابل اندازه‌‌‌گیری، دست‌‌‌یافتنی، مرتبط و زمان‌‌‌دار باشد. این کار به شما کمک می‌کند تا همگی بدانید چه کاری باید انجام شود، چگونه باید انجام شود و تا چه زمانی باید انجام شده باشد. به عنوان مثال، فرض کنید شما مدیر یک تیم توسعه محصول هستید و در سه‌ماهه سوم سال مالی جاری خود قرار دارید. در این سناریو، هدف سازمان شما راه‌‌‌اندازی یک اپلیکیشن موبایل جدید تا پایان سه‌ماهه چهارم است. می‌توانید آن هدف سازمانی را به یک هدف تیمی کوچک‌تر برای طراحی و پیاده‌سازی رابط کاربری اپلیکیشن موبایل جدید در این سه‌ماهه تقسیم کنید.
در یک جلسه تیمی، ممکن است بگویید: «طی سه ماه آینده، اولویت ما این است که اپلیکیشن موبایل جدید، تست بتا را رد کند. وظیفه ما به عنوان تیم محصول، این است که مطمئن شویم نه تنها اپلیکیشن عالی به نظر برسد، بلکه رابط کاربری ساده‌‌‌ای هم داشته باشد. ما این کار را به چند گام مشخص تقسیم می‌‌‌کنیم: طراحی، تست با کاربران واقعی و تنظیم بر اساس بازخوردهای دریافتی. هدف ما این است که از تست‌‌‌کنندگان ورژن بتا حداقل رضایت ۸۵درصدی را دریافت کنیم. این کار را با جلسات بررسی هفتگی پیش ببریم تا مطمئن شویم در مسیر درستی قرار داریم. تا انتهای سه‌ماهه سوم فرصت داریم این کار را به نحو احسن انجام دهیم که برای راه‌‌‌اندازی در سه‌ماهه چهارم آماده شویم. آخر این هفته تک به تک صحبت می‌‌‌کنیم تا مشخص کنیم که هرکسی باید چه کاری را انجام دهد.»
در این مثال، شما با توضیح واضح هدف شرکت، چگونگی مشارکت تیم خود در آن، مراحلی که آنها برای برآوردن آن انتظارات باید انجام دهند و زمان انجام آن، تیم خود را برای موفقیت آماده می‌‌‌کنید. هنگامی که صحبت از تقسیم اهداف تیمی به اهداف فردی می‌شود، به نقش هر فرد، مسوولیت‌‌‌های فعلی و حوزه‌‌‌های تخصصی آنها فکر کنید. پروژه‌‌‌های بلندمدت و وظایف روزانه آنها چگونه به اهداف فعلی تیم کمک می‌کند؟ آیا کار یا پروژه‌‌‌ای وجود دارد که دیگر اولویت نباشد و باید حذف شود؟ کاری که باید اضافه یا تنظیم شود چطور؟
در نهایت، وظیفه شما این است که اطمینان حاصل کنید کار هر فرد با وظایف روشن و انجام‌‌‌پذیری که متناسب با مهارت‌‌‌های او و اولویت‌‌‌های تیم است، مستقیما به هدف کلی کمک کند.
نکته تخصصی: تعیین اهداف خاص برای هر فرد و توضیح درست اینکه کار آنها چه کمکی به هدف کلی شرکت می‌کند، تضمین می‌کند که همه می‌‌‌دانند از آنها چه انتظاری می‌رود و چرا کارشان ارزشمند است. وقتی افراد احساس ارزشمندی می‌کنند، عملکرد بهتری دارند.
۳- به تیم خود کمک کنید به اهداف فردی‌‌‌شان دست یابند
بعد از انتقال دقیق و شفاف اهداف، توانمندسازی تیم برای دستیابی به آن اهداف اولویت بعدی شماست.
این توانمندسازی شامل فراهم کردن منابع، آموزش و پشتیبانی لازم برای کمک به موفقیت اعضای تیم می‌شود.
طبق گزارش شرکت مکینزی، تامین ابزار لازم برای افراد با هدف اینکه بتوانند هوشمندانه تصمیم‌گیری کنند و کارشان را مستقل انجام دهند، کلید بهبود عملکرد و نوآوری است. گام‌‌‌های مناسب این‌کار ممکن است شامل موارد زیر باشد:
شناسایی و حذف موانعی که ممکن است مانع پیشرفت کسی شود.
ارائه بازخورد مداوم و تامین فرصت‌‌‌های یادگیری برای اطمینان از اینکه همه به دانش و مهارت‌‌‌های لازم برای تصمیم‌گیری هوشمندانه و انجام وظایف فردی خود مجهز هستند.
تشویق فضای تیمی مشارکتی با درک نقاط قوت و علایق منحصر به فرد هر فرد و تخصیص کارهایی به آنها که در صورت امکان با هر دو مورد مطابقت داشته باشد.
علاوه بر این، ارتباط شفاف و ساختاریافته، شما و تیمتان را متمرکز و هماهنگ نگه می‌دارد.
نکته تخصصی: ایجاد فضایی که در آن بازخورد دادن، تشویق و یک امر ارزشمند تلقی شود، هم بسیار مهم است.
طبق گفته گالوپ کارکنانی که به صورت هفتگی بازخورد معناداری دریافت می‌کنند، مشارکت بسیار بیشتری دارند. در جلسات تک‌‌‌به‌‌‌تک خود، اهداف فردی را بررسی کنید و از این زمان برای شناسایی نقاط قوت اعضای تیم استفاده کنید و پیشنهادهایی ارائه دهید که به آنها کمک کند بر چالش‌‌‌هایشان غلبه کنند.
۴-تلاش و دستاوردهای تیم را برای سطوح بالاتر قابل مشاهده کنید
شما اهداف سازمانی را مشخص کرده‌‌‌اید، آنها را به تیم خود منتقل کرده‌‌‌اید، اهداف فردی را تعیین کرده‌‌‌اید و هر فرد را در مسیر موفقیت قرار داده‌‌‌اید. حالا زمان آن رسیده که کاری کنید این موفقیت‌‌‌ها به چشم مدیران ارشد بیاید.
این کار به مدیران ارشد اجازه می‌دهد که مستقیما استعداد و توانایی درون سازمان خود را ببینند و فرهنگ قدردانی و احترام را ترویج می‌دهد. همچنین باعث می‌شود اعضای تیم شما احساس کنند دیده می‌‌‌شوند و از کارشان قدردانی می‌شود که می‌تواند نقش مهمی در تقویت روحیه و انگیزه آنها داشته باشد.
آسان‌‌‌ترین راه برای نشان دادن کار تیم خود، تنظیم جلسات گزارش‌‌‌دهی منظم با مدیر و سایر ذی‌نفعان مربوطه است. این جلسات بسته به سرعت پروژه و فوریت اهداف باید دوهفته‌‌‌ای یا ماهانه برگزار شوند.
این رویکرد باعث می‌شود پیشرفت‌‌‌ها به موقع به اشتراک گذاشته شوند، امکان تنظیمات سریع بر اساس بازخوردها وجود داشته باشد و بدون اینکه تیم را با جلسات زیاد تحت فشار قرار دهید، همه روی اولویت‌‌‌ها تمرکز کنند. از این جلسات گزارش‌‌‌دهی برای برجسته‌‌‌سازی مهم‌ترین دستاوردهای تیم خود، درس‌‌‌های آموخته‌‌‌شده و تاثیری که کار آنها روی اهداف استراتژیک سازمان دارد، استفاده کنید. هرگونه داده یا معیاری را که دستاوردهای شما را کمّی می‌کند، ثبت کنید و آن را به ذی‌نفعان خود ارائه دهید. داده‌‌‌های کمی نقش بسزایی در نشان دادن میزان موفقیت شما دارند.
نکته تخصصی: پس از جلسه، یک ایمیل پیگیری برای مدیران ارشد بفرستید. به خاطر وقتشان تشکر کنید و خلاصه انتظارات و اهداف مورد بحث را ارسال کنید.
شما با تمرکز بر این چهار حوزه کلیدی، نه‌تنها موفقیت تیم خود را رقم خواهید زد، بلکه جایگاه خود را به عنوان یک مدیر میانی موثر و استراتژیک مستحکم خواهید کرد.
منبع: HBR
