لیلا حامدی Leila_hamd@yahoo.com طی ماه‌های اخیر ایران دوره شلوغ نمایشگاهی خود را در حوزه گردشگری پشت‌سر گذاشت. نمایشگاه بین‌المللی گردشگری تهران و کیش برگزار شد، نمایندگان ایران به فیتور رفتند و همچنین در نمایشگاه ITB برلین شرکت کردند و نمایشگاه گردشگری باکو در سال جدید نیز در دستور کار قرار دارد. استفاده از فرصت‌های نمایشگاهی برای بازاریابی گردشگری، یکی از روش‌های موثر و پذیرفته شده در بازاریابی گردشگری است که کارشناسان بر استفاده از آن برای معرفی جاذبه‌ها و خدمات هر کشور و شرکت‌های فعال در آن تاکید دارند. همچنین شرکت در نمایشگاه‌های بین‌المللی و استفاده از این فرصت در برنامه سازمان میراث فرهنگی نیز جا گرفته و از سوی اداره کل بازاریابی و توسعه گردشگری سازمان میراث فرهنگی پیگیری می‌شود و مسوولان این سازمان شخصا در نمایشگاه‌های متعدد داخلی و خارجی حضور می‌یابند. اما این فرصت به واقع تیغ دولبه‌ای است که عدم به‌کارگیری دقیق و درست آن می‌تواند آن را به ضد خود بدل کند و در برنامه بازاریابی اثر عکس بگذارد. ضرورت شناخت آداب و روش غرفه‌داری و حضور در نمایشگاه‌ها، به‌کار گرفتن افراد خبره و کارآزموده و مسلط به ظرافت‌های این کار موجب افزایش بهره‌گیری از این رویدادها خواهد شد.

مسلما همه شرکت‌ها و فعالان گردشگری که در نمایشگاه‌های داخلی و خارجی غرفه می‌گیرند یا کارکنانشان را به خارج از کشور می‌فرستند و برای آن هزینه می‌کنند، به اهمیت حضور در نمایشگاه‌ها پی برده‌اند. ولی سوال اینجا است که آیا آموزش‌های لازم را در این زمینه به کارکنانشان درباره غرفه‌داری و برخورد با بازدیدکنندگان و مدیران داده‌اند یا خیر؟

رفتار هوشمندانه غرفه‌دار و بازدید‌کننده می‌تواند سرنوشت سازمان یا شرکت‌ها را در آینده تغییر دهد؛ چراکه نمایشگاه‌ها نقطه شروع روابط کاری هستند.

اصول رفتار غرفه‌داران

در همه جای دنیا نشستن غرفه‌دار بی‌احترامی به بازدیدکننده تلقی می‌شود و این تصور را ایجاد می‌کند که روی سازمانی که کارمند آن برای مشتری چند دقیقه وقت نمی‌گذارد، برای همکاری و بستن قرارداد نمی‌توان حساب کرد.

اگر ساعت حضور در نمایشگاه طولانی است، باید مکانی به دور از چشم بازدیدکنندگان برای استراحت غرفه‌داران در نظر گرفته شود و هنگام ناهار به هیچ عنوان جلوی کانتر و مقابل دید بازدیدکنندگان غذا سرو نشود. مثلا در نمایشگاه بین‌المللی گردشگری تهران بسیاری از غرفه‌داران در مقابل دید بازدید‌کنندگان یا کانتر غرفه به سرو ناهار مشغول بودند که منظره ناخوشایندی ایجاد کرده بود و باعث عدم مراجعه بسیاری از افراد برای دریافت اطلاعات می‌شد.

نکته بعدی که حائز اهمیت است و ایجاد دافعه می‌کند، درخواست سریع برای گرفتن یا دادن اطلاعات است که باعث عدم امنیت ذهنی در افراد می‌شود. هر شخصی دارای نقطه آسایشی است که ورود سریع به آن باعث ایجاد ناامنی و ناراحتی برای او می‌شود. بهتر است که غرفه دار پس از دیدن علاقه‌مندی فرد و تمایل وی برای گرفتن اطلاعات در مورد فعالیت‌های شرکت شروع به ارائه توضیحات کند و پس از آشنایی درخواست اطلاعات تماس داشته باشد.

در هنگام برخورد با مدیرعامل سازمان یا شرکت بزرگی که جایگاه بالاتری نسبت به شما از نظر کاری و اجتماعی دارد، درخواست کارت ویزیت نامتعارف است. در صورت تمایل می‌توانید کارت ویزیت خود را به شخص بدهید و در مقابل فرد، کارت ویزیت خود را در صورت تمایل می‌دهد یا به تشکری بسنده می‌کند.

اگر به قصد برگزاری جلسه وارد غرفه‌ای می‌شوید، بهتر است خواسته خود را در لحظه اول مطرح نکنید، بلکه با مسوول غرفه صحبت کنید و پس از معرفی شرکت خود و مسوولیت‌تان تقاضای وقتی برای جلسه داشته باشید، در این حالت شما در موضع ضعف نخواهید بود و موقعیت خود را بالا برده و آداب نمایشگاهی را رعایت کرده‌اید. هیچ گاه نباید مدیر یک شرکت یا سازمان، شخصا برای گرفتن وقت جلسه وارد غرفه‌ای بشود، بلکه یکی از کارمندان باید برای گرفتن وقت جلسه اقدام کند. در این صورت شانس برگزاری جلسه با مسوولان یا مدیران رده بالای شرکت بیشتر خواهد بود. هنگام برگزاری جلسه مدام به اطراف نگاه نکنید، چرا که نگاه سرگردان نشانه ضعف شما و تسلط محیط بر شما است. نگاه تیز و هوشیار شما به فرد مقابل تسلط شما را نشان می‌دهد و رفتار توام با آرامش و اطمینان حرفه‌ای بودن شما را به رخ می‌کشد. هوشمندانه است که هنگام حضور در نمایشگاه‌های خارج از کشور پروفایلی برای معرفی شرکت خود طراحی کنید که شامل خدمات ارائه شده، فعالیت‌ها، سرمایه‌گذاری‌ها، تعداد پرسنل سازمان و... باشد. برای این کار از یک طراح کمک بگیرید و کاتالوگ‌ها را در تعداد کم چاپ کنید. اینکار باعث تمایز سازمان یا شرکت شما شده و حرفه‌ای بودنتان را نشان می‌دهد.

هنگام حضور مدیرعامل شرکت، بجا است که ایشان خود را به عنوان نماینده شرکت برای حضور در نمایشگاه معرفی کند، چرا که نشان از اهمیت و بزرگی شرکت خواهد داشت.

ناگفته پیدا است که تاثیر حضور در نمایشگاه‌های داخلی و خارجی تنها برای یک سال پیش‌رو نیست و تاثیرات آن سال‌ها در پس زمینه ذهن مخاطبان بر جای می‌ماند، پس بجا است که سیاست‌های دقیقی برای سرمایه‌گذاری در بخش آموزش کارکنان و فراگیری آداب و روش‌های نمایشگاهی اتخاذ شود، تا بتوان بازخورد مثبتی از این ویترین شرکت که یکی از پارامترهای موثر در جلب شرکت‌های دیگر و در نهایت گردشگران است، گرفت.