ایمنی مسافرت کارمندان با هفت گام تضمین می‌شود
سفر کاری با کدام ضوابط؟
سفر کاری به‌‌‌طور کلی، سطحی از استرس را به مسافر وارد می‌کند. هرچه شخصی بیشتر برای تجارت، سفر کند، خطرات مربوط به سلامتی او بیشتر می‌شود و این خطرات و هزینه‌‌‌های مربوطه فقط بر کارمندان و خانواده‌‌‌های آنها تاثیر نمی‌‌‌گذارد. بلکه از نظر بیمه و از دست دادن موقت یا طولانی‌مدت یک کارمند بر کارفرما نیز تاثیر می‌‌‌گذارد. در زمینه سفر کاری و سلامت کارکنان، وظیفه مراقبت، کارفرما را ملزم به تحقیق، برنامه‌‌‌ریزی، توسعه و اجرای مجموعه‌‌‌ای از سیاست‌‌‌ها و رویه‌‌‌های عملیاتی می‌کند تا خطراتی را که کارکنان ممکن است هنگام سفر کاری با آن مواجه شوند، کاهش دهد. وظیفه مراقبت شامل مسوولیت قانونی و اخلاقی سازمان‌ها برای مراقبت از کارکنان خود در هنگام سفر است. مهار موفقیت‌آمیز خطرات نیازمند یک برنامه‌‌‌ریزی دقیق است.
پس از کووید-۱۹، بسیاری از شرکت‌ها تمرکز خود را بر سلامت کارکنان، به‌ویژه برای سفرهای کاری، افزایش داده‌‌‌اند. سدریک فرایسینت، مدیرکل سازمان بین‌المللی SOS در اروپای مرکزی، سیاست‌‌‌های سلامت و امنیت سفر را کاملا مرتبط با یکدیگر می‌‌‌داند و معتقد است، همان‌طور که حادثه ۱۱ سپتامبر قوانین امنیتی صنعت حملونقل هوایی را کاملا تغییر داد، کووید-۱۹نیز همین کار را با شیوه‌‌‌های مدیریت ریسک سفر انجام داده است. از نظر او، رویکرد خاموش برای خطرات بهداشتی و امنیتی دیگر کافی نیست. ارزیابی آمادگی کارکنان برای سفر و پشتیبانی در سفر، اکنون بیش از هر زمان دیگری موردنیاز است. از همین رو با بررسی تعداد زیادی مشاغل و مجموعه‌‌‌ای از تحقیقات در حوزه سفرهای کارهای و تجدیدنظر درباره آن، این سازمان رویکرد ۷ مرحله‌‌‌ای را برای دستیابی به وظیفه مراقبت برای سفر کاری توصیه کرده است.
بازخورد سیاست‌‌‌های سفر
شرکت‌ها باید برای تعیین مولفه‌‌‌های اساسی که بنیان برنامه سفر را به طور کلی تشکیل می‌دهند و نحوه ارتباط آن با سلامت کارکنان به طور خاص، یک «ارزیابی داخلی» انجام دهند. گردآوری همه مطالب مرتبط نه فقط توضیحات درباره موقعیت، بلکه دستورالعمل‌‌‌های راجع به سیاست‌‌‌های سفر موجود و خطرات قابل پیش‌بینی همه چیز را برای بررسی، تجزیه و تحلیل و در نهایت هماهنگی فراهم می‌کند. برای سازمان‌هایی که به دنبال بازنگری در سیاست‌‌‌های سفر شرکتی تحت مدل وظیفه مراقبت هستند، پیشنهاد می‌شود از بازخورد کارمندان، کسانی که مسوول سفرهای کاری هستند، شرکا یا فروشندگان و هر ذی‌نفع کلیدی دیگری دعوت شود.
برآورد چهار خطر
گام بعدی ارزیابی سلامت، ایمنی، خطرات امنیتی، آسیب‌‌‌پذیری‌‌‌ها یا مواجهه با الزامات سفر تجاری سازمان است. هدف هر برنامه مدیریت و کاهش ریسک تا سطح قابل قبولی است که با اهداف تجاری سازمان، قوانین و مقررات دولتی و استانداردهای رایج صنعت سازگار باشد. در این راستا، ۴ عامل خطر کلیدی باید در نظر گرفته شوند. ابتدا، خطرات مربوط به مقصد و مکان که آب و هوا، نرخ جرم و جنایت، ناآرامی‌‌‌های مدنی، عوامل سیاسی و اجتماعی-اقتصادی مورد توجه قرار می‌گیرد. دوم، خطرات حوزه سفر که باید مشکلات مربوط به گذرنامه و ویزا، تاخیر در سفر، ارتباط از دست رفته، تاخیر هواپیما و خستگی را درنظر گرفت. پس از آن خطرات بهداشتی است که خطرات بهداشتی و سلامت همچون بیماری‌‌‌های عفونی یا ناشی از غذا یا آب و ناآشنایی با محیط اطراف درنظر گرفته می‌شود و در نهایت، خطرات ایمنی از خطرات کلیدی به‌‌‌شمار می‌رود که سازمان باید نحوه سفر، محل اقامت، محله‌‌‌ای که قرار است هتل یا جلسه کاری در آن برگزار شودو ایمنی حملونقل محلی را مورد توجه قرار دهد.
توسعه سیاستگذاری و رویه‌‌‌ها
سیاست سفر صرفا مربوط به کنترل یا مدیریت هزینه نیست. باید تعادل عادلانه‌‌‌ای بین استفاده کارآمد از منابع شرکت و تلاش برای حفظ سلامت، ایمنی، رفاه و روحیه کارکنان مسافر برقرار شود، به نحوی که کارمندان را به پیروی از خط‌مشی سازمان تشویق کند. در اینجا باید عناصر کلیدی را جهت ایجاد و بازنگری خط‌مشی و رویه‌‌‌های سازمان ارائه کنند که می‌توان به بیان هدف سیاست، بیان شفاف اهداف مراقبتی، شناسایی محصولات مرحله ۲ شامل تعیین سفرهای ضروری و غیر‌ضروری و مکان‌‌‌های تایید شده برای سفر، تعیین رهبر یا مسوول برای گروه‌‌‌های سازمان، ایجاد دستورالعمل‌‌‌ها یا استثنائات، فرآیندها و رویه‌‌‌های قابل قبول برای گروه‌‌‌ها یا مکان‌‌‌های مربوطه، مستندسازی خط‌‌‌مشی‌‌‌ها و رویه‌‌‌ها برای هر مرحله از فرآیند، از جمله پیش تاییدیه‌‌‌ها، ارزیابی ریسک قبل از سفر و رزرواسیون، در نهایت نظارت، واکنش به حادثه و بازخورد اشاره کرد.
آموزش کارکنان
«ارتباطات پیشگیرانه»، کلیدی برای ایجاد آگاهی و پیش‌بینی یا به چالش کشیدن اطلاعات نادرست است. با آموزش همه کارکنان، یک سازمان فرهنگ آگاهی و تشخیص ریسک را ایجاد و تقویت می‌کند. آموزش همه، از جمله رهبر سازمان، در مورد خط‌مشی و رویه برای انجام مسوولیت‌‌‌های مراقبتی ضروری است. همه کارکنان باید در مورد کلیت خود خط‌مشی، رویه‌‌‌ها، فرآیندها و پروتکل‌‌‌های مرتبط، و هر فناوری پشتیبانی یا سایر ابزارهای مورد استفاده توسط سازمان آموزش ببینند.
ارزیابی ریسک قبل از سفر
هر چیزی که ممکن است ایمنی، امنیت و رفاه یک کارمند مسافر را در رابطه با هر سفر کاری خاص به خطر بیندازد، شناسایی شود. مدیران بخش و سایر مسوولان مدیریت سفر باید قبل از هر سفر بررسی‌‌‌های لازم را درک کرده و انجام دهند.
نظارت بر سفر کارکنان
در این مرحله، سازمان‌ها حداقل باید بتوانند برنامه‌‌‌های سفر را ردیابی کنند و در تمام طول سفر کارمند خود را نظارت کنند که چه کسی در حال سفر است، کجاست، کجا می‌‌‌ماند، مدت زمان اقامت و نحوه تماس با آنها در صورت بروز شرایط اضطراری چگونه خواهد بود.
واکنش به حادثه
در صورت وقوع حادثه، سازمان باید بتواند تلاش‌‌‌ها را برای واکنش سریع به وضعیت موجود هماهنگ کند و کمک‌‌‌های فوری و مناسب را به کارمند ارائه دهد. میزان واکنش سریع و کارآمد اغلب به اقدامات انجام شده برای ردیابی و نظارت بر رفاه کارکنان بستگی دارد. علاوه بر این، سازمان‌ها باید برنامه‌‌‌های جامعی برای واکنش اضطراری، از جمله توانایی تعیین اینکه چه چیزی یک وضعیت اضطراری است، پیاده‌سازی فوری پروتکل‌‌‌های اضطراری، ارائه پشتیبانی مناسب و فعال کردن پشتیبانی محلی در صورت نیاز داشته باشند.
البته شرکت‌ها باید به‌‌‌جای واکنش‌‌‌پذیری، سیاست‌‌‌هایی را تدوین کنند که به طور کامل و صریح به سلامت، ایمنی و رفاه کارکنان می‌‌‌پردازد. سیاست‌‌‌های منسوخ یا ناکارآمد باعث سردرگمی و اشتباه در کارمندان و اغلب مدیران آنها می‌شود. نظارت منظم، تجزیه و تحلیل در مورد انطباق‌‌‌پذیری و جمع‌‌‌آوری بازخورد، «ابزارهای مهمی» در اجرای سیاست‌‌‌ها و تغییرات رویه‌‌‌ای هستند که انطباق را بهتر تضمین می‌کنند.
