اطلاعاتی که باید جمع‌آوری شود
سارا محمودی
بهتر است قبل از شروع مذاکره یک «فهرست کنترل» در ذهن خود تهیه کنید. ترجیح بر این است که این لیست را به همراه خود به صورت مکتوب نیز داشته باشید. این فهرست ممکن است به خاطر پیچیدگی‌های مذاکره تغییر کند، اما لزوم نوشتن آن پا برجاست. در نظر داشته باشید که حتی برای مذاکرات ساده و واضح هم، نوشتن و در نظر داشتن نکات اساسی قبل از شروع مذاکره خیلی موثر است.
مثلا در مذاکره برای خرید یک اتومبیل دست دوم، نکاتی که باید نوشته شود می‌توان اطلاعاتی مثل قیمت اتومبیل مورد نظر و نیز اطلاعات مربوط به انتخاب بعدی شما باشد.
بهتر است قبل از شروع مذاکره یک «فهرست کنترل» در ذهن خود تهیه کنید. ترجیح بر این است که این لیست را به همراه خود به صورت مکتوب نیز داشته باشید. این فهرست ممکن است به خاطر پیچیدگی‌های مذاکره تغییر کند، اما لزوم نوشتن آن پا برجاست. در نظر داشته باشید که حتی برای مذاکرات ساده و واضح هم، نوشتن و در نظر داشتن نکات اساسی قبل از شروع مذاکره خیلی موثر است.
مثلا در مذاکره برای خرید یک اتومبیل دست دوم، نکاتی که باید نوشته شود می‌توان اطلاعاتی مثل قیمت اتومبیل مورد نظر و نیز اطلاعات مربوط به انتخاب بعدی شما باشد.
سارا محمودی
بهتر است قبل از شروع مذاکره یک «فهرست کنترل» در ذهن خود تهیه کنید. ترجیح بر این است که این لیست را به همراه خود به صورت مکتوب نیز داشته باشید. این فهرست ممکن است به خاطر پیچیدگی‌های مذاکره تغییر کند، اما لزوم نوشتن آن پا برجاست. در نظر داشته باشید که حتی برای مذاکرات ساده و واضح هم، نوشتن و در نظر داشتن نکات اساسی قبل از شروع مذاکره خیلی موثر است.
مثلا در مذاکره برای خرید یک اتومبیل دست دوم، نکاتی که باید نوشته شود می‌توان اطلاعاتی مثل قیمت اتومبیل مورد نظر و نیز اطلاعات مربوط به انتخاب بعدی شما باشد. اطلاعات مربوط به شرایط فروشنده مانند قیمت پیشنهاد شده از سوی او، محدودیت زمانی او برای فروش و دیگر مسائل مربوط به او را نیز مکتوب کنید.
در واقع یادداشت کردن چیزهایی که در هر برخورد از طرف مذاکره متوجه می‌شوید، می‌تواند مهم‌تر از نوشتن اطلاعات جمع‌آوری شده درباره موضوع مذاکره باشد. اطلاع نداشتن در مورد کسی که قرار است مذاکره با او انجام شود، یکی از رایج‌ترین اشتباهات افراد در مذاکرات است. اگر می‌خواهید از افتادن در این دام جلوگیری کنید، لازم است هر گونه اطلاعاتی را در مورد طرف مقابل نگه‌داری کنید. این اطلاعات را بنویسید، نگه دارید و هر بار به آن اضافه کنید. این‌ها داشته‌های پربهایی هستند.
در حال حاضر از قابلیت کامپیوترها هم باید برای جمع‌آوری و نگه‌داری اطلاعات استفاده کرد. این اطلاعات را که باید به یاد آورده شود می‌توانید به کامپیوتر بسپرید تا در موقوع لزوم یادآوری شود. چنین اطلاعاتی می‌تواند یادآوری تاریخ تولد، نام همسر، فرزندان و دیگر اطلاعات آدم‌های دخیل در مذاکره باشد. هیچ کدام از این اطلاعات نامربوط نیستند.
ممکن است بپرسید که چرا لازم است برای نوشتن اطلاعات جمع‌آوری شده به زحمت بیافتید؟ دو دلیل برای این موضوع، عبارت است از:
- صرف این که چیزی را بنویسید، احتمال در یاد ماندن آن را به طور قابل‌ملاحظه‌ای افزایش می‌دهد، حتی اگر کاغذ را بلافاصله دور بیاندازید. به عبارت دیگر، ممکن است شما پس از ثبت چیزی و یادداشت کردن آن، دیگر برای یادآوری به آن رجوع نکنید و دوباره آن را نخوانید، ولی این اطلاعات ثبت شده، بهتر از اطلاعاتی که ننوشته‌اید در ذهن شما می‌ماند و به یاد آورده می‌شود.
- نوشتن اطلاعات باعث می‌شود یک سیستم دسترسی راحت، برای شما فراهم شود. مثلا اگر فروشنده در مذاکره وسوسه شود که حقایق را کمی دستکاری کند، لزومی نیست که شما نیز واقعیت را زیر سوال ببرید تا او را قانع کنید که حقیقت را نمی‌گوید. خیلی ساده در این مواقع می‌توانید بگویید: «بگذارید به یادداشت‌هایم نگاهی بیندازم.» دوباره اصل گفته‌های قبلی را بخوانید. این کار به مراتب توهین کمتری را در بر دارد نسبت به این که مثلا بگویید «اما شما گفته بودید...» و تلویحا او را به دروغگویی عمدی متهم کنید. در صورتی که این (جمله دوم) را بگویید، اغلب بحثی را آغاز خواهید کرد که برنده‌ای ندارد و می‌تواند به جای مذاکره بر سر موضوع مشخص، وارد مسائل شخصی و اتهام‌زنی شود، اما جمله اول، عموما نیازی به بحث بیشتر ندارد و پایان‌دهنده آن است. این کلمات را به یاد داشته باشید: «یادداشت‌های من می‌گوید...» و «اما شما می‌گویید...».
حالا می‌توانید به مذاکره بعدی فکر کنید و هر چه را در مورد طرف مذاکره‌تان می‌دانید بنویسید. در ادامه فهرست اطلاعاتی که نشان می‌دهد آمادگی در مورد طرف مذاکره واقعا چقدر می‌تواند وسیع باشد، آمده است. البته باید توجه کنید همه این اطلاعات در هر مذاکره‌ای و همیشه ضروری و حتی مفید نیستند؛ بنابراین فهرست اطلاعات شما باید متناسب با موقعیت هر مذاکره تنظیم شود.
اطلاعاتی از قبیل نام، نام شرکت، رابطه شما با طرف مقابل، مدت ارتباط با سازمان و برنامه آینده شما با سازمان می‌تواند در این فهرست قرار بگیرد. همچنین پاسخ به این پرسش می‌تواند مفید باشد که آیا طرف مقابل قصد ترک سازمان خود را دارد و در صورتی که پاسخ مثبت است، این کار در چه زمانی و به چه قصدی
انجام می‌شود؟علاوه بر این، یک موضوع دیگر که بهتر است برای خود روشن کنید این است که طرف مقابل، تا چه حد برای این مذاکره مناسب است؟ یا اینکه در این نوع مذاکره، چه نوع سیاست‌های سازمانی را اعمال می‌کند؟ این سازمان، از مذاکره‌کننده خود چگونه قدردانی می‌کند و اگر این مذاکره باعث صرفه‌جویی مالی برای آنها شود، آیا آنها برنامه‌ای برای تشویق مذاکره‌کننده خود دارند؟ سوال دیگر در این مورد این است که آیا تشویق انجام شده، بر اساس حق‌العمل کاری انجام می‌شود یا حقوق خالص؟ پاسخ به این پرسش‌ها کمک می‌کند که میزان انگیزه درونی و جدیت او را برای پیشبرد منافع سازمانی خود در مذاکره ارزیابی کنید.
اطلاعات پیرامونی دیگر در مورد طرف مذاکره، می‌تواند با سوالاتی از قبیل این به دست آید که طرف مقابل، چه محدودیت‌های زمانی دارد و چه نوع فشارهای دیگر از طرف محل کار مذاکره‌کننده وجود دارد یا اینکه این شخص قبل از تصمیم‌گیری نهایی با چه کسی باید مشورت کند؟ آیا اختیارات مذاکره‌کننده محدود است، یعنی آیا نقطه‌ای هست که پیش از آن باید مذاکره را تمام کند تا بعد از آن مقام بالاتری حضور پیدا کند؟ در این صورت آن نقطه کجاست و مقامات بالاتر احتمالی، چه دیدگاهی دارند؟
در نهایت بهتر است متوجه شوید که نظر مذاکره‌کننده به شما، سازمانتان و موضوعات مورد نظر شما، چگونه است؟ آیا کسی در گذشته در مورد موضوعات مشابه با او معامله کرد و اگر کرده، آیا می‌توانید با آن شخص تماس بگیرید و ببینید در مورد این مذاکره‌کننده چه می‌گوید؟
بهتر است قبل از شروع مذاکره یک «فهرست کنترل» در ذهن خود تهیه کنید. ترجیح بر این است که این لیست را به همراه خود به صورت مکتوب نیز داشته باشید. این فهرست ممکن است به خاطر پیچیدگی‌های مذاکره تغییر کند، اما لزوم نوشتن آن پا برجاست. در نظر داشته باشید که حتی برای مذاکرات ساده و واضح هم، نوشتن و در نظر داشتن نکات اساسی قبل از شروع مذاکره خیلی موثر است.
مثلا در مذاکره برای خرید یک اتومبیل دست دوم، نکاتی که باید نوشته شود می‌توان اطلاعاتی مثل قیمت اتومبیل مورد نظر و نیز اطلاعات مربوط به انتخاب بعدی شما باشد. اطلاعات مربوط به شرایط فروشنده مانند قیمت پیشنهاد شده از سوی او، محدودیت زمانی او برای فروش و دیگر مسائل مربوط به او را نیز مکتوب کنید.
در واقع یادداشت کردن چیزهایی که در هر برخورد از طرف مذاکره متوجه می‌شوید، می‌تواند مهم‌تر از نوشتن اطلاعات جمع‌آوری شده درباره موضوع مذاکره باشد. اطلاع نداشتن در مورد کسی که قرار است مذاکره با او انجام شود، یکی از رایج‌ترین اشتباهات افراد در مذاکرات است. اگر می‌خواهید از افتادن در این دام جلوگیری کنید، لازم است هر گونه اطلاعاتی را در مورد طرف مقابل نگه‌داری کنید. این اطلاعات را بنویسید، نگه دارید و هر بار به آن اضافه کنید. این‌ها داشته‌های پربهایی هستند.
در حال حاضر از قابلیت کامپیوترها هم باید برای جمع‌آوری و نگه‌داری اطلاعات استفاده کرد. این اطلاعات را که باید به یاد آورده شود می‌توانید به کامپیوتر بسپرید تا در موقوع لزوم یادآوری شود. چنین اطلاعاتی می‌تواند یادآوری تاریخ تولد، نام همسر، فرزندان و دیگر اطلاعات آدم‌های دخیل در مذاکره باشد. هیچ کدام از این اطلاعات نامربوط نیستند.
ممکن است بپرسید که چرا لازم است برای نوشتن اطلاعات جمع‌آوری شده به زحمت بیافتید؟ دو دلیل برای این موضوع، عبارت است از:
- صرف این که چیزی را بنویسید، احتمال در یاد ماندن آن را به طور قابل‌ملاحظه‌ای افزایش می‌دهد، حتی اگر کاغذ را بلافاصله دور بیاندازید. به عبارت دیگر، ممکن است شما پس از ثبت چیزی و یادداشت کردن آن، دیگر برای یادآوری به آن رجوع نکنید و دوباره آن را نخوانید، ولی این اطلاعات ثبت شده، بهتر از اطلاعاتی که ننوشته‌اید در ذهن شما می‌ماند و به یاد آورده می‌شود.
- نوشتن اطلاعات باعث می‌شود یک سیستم دسترسی راحت، برای شما فراهم شود. مثلا اگر فروشنده در مذاکره وسوسه شود که حقایق را کمی دستکاری کند، لزومی نیست که شما نیز واقعیت را زیر سوال ببرید تا او را قانع کنید که حقیقت را نمی‌گوید. خیلی ساده در این مواقع می‌توانید بگویید: «بگذارید به یادداشت‌هایم نگاهی بیندازم.» دوباره اصل گفته‌های قبلی را بخوانید. این کار به مراتب توهین کمتری را در بر دارد نسبت به این که مثلا بگویید «اما شما گفته بودید...» و تلویحا او را به دروغگویی عمدی متهم کنید. در صورتی که این (جمله دوم) را بگویید، اغلب بحثی را آغاز خواهید کرد که برنده‌ای ندارد و می‌تواند به جای مذاکره بر سر موضوع مشخص، وارد مسائل شخصی و اتهام‌زنی شود، اما جمله اول، عموما نیازی به بحث بیشتر ندارد و پایان‌دهنده آن است. این کلمات را به یاد داشته باشید: «یادداشت‌های من می‌گوید...» و «اما شما می‌گویید...».
حالا می‌توانید به مذاکره بعدی فکر کنید و هر چه را در مورد طرف مذاکره‌تان می‌دانید بنویسید. در ادامه فهرست اطلاعاتی که نشان می‌دهد آمادگی در مورد طرف مذاکره واقعا چقدر می‌تواند وسیع باشد، آمده است. البته باید توجه کنید همه این اطلاعات در هر مذاکره‌ای و همیشه ضروری و حتی مفید نیستند؛ بنابراین فهرست اطلاعات شما باید متناسب با موقعیت هر مذاکره تنظیم شود.
اطلاعاتی از قبیل نام، نام شرکت، رابطه شما با طرف مقابل، مدت ارتباط با سازمان و برنامه آینده شما با سازمان می‌تواند در این فهرست قرار بگیرد. همچنین پاسخ به این پرسش می‌تواند مفید باشد که آیا طرف مقابل قصد ترک سازمان خود را دارد و در صورتی که پاسخ مثبت است، این کار در چه زمانی و به چه قصدی
انجام می‌شود؟علاوه بر این، یک موضوع دیگر که بهتر است برای خود روشن کنید این است که طرف مقابل، تا چه حد برای این مذاکره مناسب است؟ یا اینکه در این نوع مذاکره، چه نوع سیاست‌های سازمانی را اعمال می‌کند؟ این سازمان، از مذاکره‌کننده خود چگونه قدردانی می‌کند و اگر این مذاکره باعث صرفه‌جویی مالی برای آنها شود، آیا آنها برنامه‌ای برای تشویق مذاکره‌کننده خود دارند؟ سوال دیگر در این مورد این است که آیا تشویق انجام شده، بر اساس حق‌العمل کاری انجام می‌شود یا حقوق خالص؟ پاسخ به این پرسش‌ها کمک می‌کند که میزان انگیزه درونی و جدیت او را برای پیشبرد منافع سازمانی خود در مذاکره ارزیابی کنید.
اطلاعات پیرامونی دیگر در مورد طرف مذاکره، می‌تواند با سوالاتی از قبیل این به دست آید که طرف مقابل، چه محدودیت‌های زمانی دارد و چه نوع فشارهای دیگر از طرف محل کار مذاکره‌کننده وجود دارد یا اینکه این شخص قبل از تصمیم‌گیری نهایی با چه کسی باید مشورت کند؟ آیا اختیارات مذاکره‌کننده محدود است، یعنی آیا نقطه‌ای هست که پیش از آن باید مذاکره را تمام کند تا بعد از آن مقام بالاتری حضور پیدا کند؟ در این صورت آن نقطه کجاست و مقامات بالاتر احتمالی، چه دیدگاهی دارند؟
در نهایت بهتر است متوجه شوید که نظر مذاکره‌کننده به شما، سازمانتان و موضوعات مورد نظر شما، چگونه است؟ آیا کسی در گذشته در مورد موضوعات مشابه با او معامله کرد و اگر کرده، آیا می‌توانید با آن شخص تماس بگیرید و ببینید در مورد این مذاکره‌کننده چه می‌گوید؟
ارسال نظر