چگونه داده‌های الکترونیکی را مدیریت کنیم؟
مترجم: میثاق شمشیری رئیس‌تان در کنار شما نشسته و شما در حال پیدا کردن اطلاعات خواسته شده‌اید: «الان. . . یک دقیقه. . . فکر می‌کنم اینجا باشه. . . » این جمله‌ها، برای مدیر شرکت یا مشتری اصلا خوشایند نیست. اگر قرار است شما کسی باشید که می‌خواهد به داد مردم برسد، زمان‌های زیادی با این روند تلف خواهد شد. اهمیت چیدمان خوب پرونده‌های کامپیوتری، با گسترش تکنولوژی رو به افزایش است و چینش مناسب آنها به دسترسی شما به آن کمک می‌کند. مشکلات ناشی از چیدمان ضعیف فایل‌های کامپیوتری
در یک روز کاری ممکن است فایل‌های متعدد کامپیوتری از هر جهت روی شما سرازیر شود.
در یک روز کاری ممکن است فایل‌های متعدد کامپیوتری از هر جهت روی شما سرازیر شود.
مترجم: میثاق شمشیری رئیس‌تان در کنار شما نشسته و شما در حال پیدا کردن اطلاعات خواسته شده‌اید: «الان... یک دقیقه... فکر می‌کنم اینجا باشه...» این جمله‌ها، برای مدیر شرکت یا مشتری اصلا خوشایند نیست. اگر قرار است شما کسی باشید که می‌خواهد به داد مردم برسد، زمان‌های زیادی با این روند تلف خواهد شد. اهمیت چیدمان خوب پرونده‌های کامپیوتری، با گسترش تکنولوژی رو به افزایش است و چینش مناسب آنها به دسترسی شما به آن کمک می‌کند. مشکلات ناشی از چیدمان ضعیف فایل‌های کامپیوتری
در یک روز کاری ممکن است فایل‌های متعدد کامپیوتری از هر جهت روی شما سرازیر شود. بسیاری از این اطلاعات را بعدها باید بازیابی کنید، پس حتما نیاز به نگه داشتن آنها دارید. ولی وقتی می‌خواهید آنها را دوباره پیدا کنید، زمان زیادی طول می‌کشد. این اتلاف وقت، هم شما و هم کسی که آن اطلاعات را از شما می‌خواهد خسته می‌کند. سردرگم شدن به دنبال یک پرونده کاری استرس‌زا و همچنین غیرحرفه‌ای است. از طرف دیگر، در مواردی که اطلاعات به صورت شبکه‌ای ذخیره می‌شوند، عدم دسترسی مناسب دیگران را هم گرفتار می‌کند.
ساختار سلسله مراتبی
در این نوع دسته‌بندی به جای استفاده از یک پوشه برای تمام مدارک، تمام اسناد مورد نیاز برای یک پروژه یا شخص در یک پوشه جداگانه نگهداری می‌شود. به‌عنوان مثال، فرض کنید سه پروژه در حال انجام یا خاتمه یافته در دست است. در مرحله اول سه پوشه آ، ب و پ، که هرکدام نام یک پروژه است، داریم. در مرحله بعدی در هر پوشه اطلاعات جزئی‌تری قرار دارد. مثلا در پوشه آ، زیر پوشه‌های گزارش، هزینه، فاکتور، ارتباطات و برنامه کاری جای می‌گیرد. این شاخه‌ها به زیرشاخه‌های کوچک‌تر تا رفع کامل نیاز شما تقسیم می‌شود. در مرحله آخر می‌توانید دسته‌ها را براساس مورد خاص پروژه مرتب کنید. به‌عنوان مثال در قسمت ارتباطات و در زیرشاخه ارتباط با مدیریت، می‌توانید مدارک را در قالب یکسری پوشه‌هایی که با ترتیب زمانی خاص چیده شده‌اند قرار دهید. مثلا: هفته اول، هفته دوم و... این دسته‌بندی می‌تواند بر حسب نیاز شما تغییر کند. مثلا می‌تواند بر اساس تاریخ، موضوع، اهمیت یا هر مورد دیگری که دسترسی را برای شما آسان‌تر می‌کند باشد.برای ساختن زیر پوشه‌ها، بهتر است که بیش از پنج زیرپوشه در هر پوشه قرار ندهید. زیرا در هر صورت در هر پوشه لایه‌های این ساختار بسیار زیاد شده و از هدفمان که صرفه‌جویی در زمان برای پیدا کردن اطلاعات است فاصله می‌گیریم. در آن صورت تعداد کلیک‌هایی که می‌کنید آنقدر زیاد می‌شود که اگر تمام فایل‌ها در یک پوشه هم باشد همین مقدار زمان برای یافتنش نیاز است! نوع دسته‌بندی‌های پوشه‌ها به نوع استفاده شما از اطلاعات بستگی دارد. مثلا اگر مسوول فروش هستید می‌توانید اطلاعات را براساس هر مشتری دسته‌بندی کنید. یا اگر در بخش تولید مشغول هستید می‌توانید برای هر محصول یک پوشه اختصاص دهید. بهتر است برای پیدا کردن اطلاعات از جستوجوگرها استفاده نکنید. زیرا با اینکه سرعت جستوجوگرها بسیار بالا است، ولی دقت آنها وابسته به قدرت نام‌گذاری فایل‌ها است. در صورت استفاده از این جستوجوگرها، باید نام‌گذاری فایل‌ها بسیار دقیق و معرف خوبی برای محتوای آنها باشد.
چند نکته که نباید فراموش کنید
از یک شیوه ثابت برای نام‌گذاری استفاده کنید. برای اینکه دسترسی به پوشه‌های مورد نیازتان سریع‌تر انجام شود، می‌توانید از یک الگو برای نام‌گذاری پوشه‌هایتان استفاده کنید. مثلا همانطور که برای نشان دادن تاریخ به ترتیب سال، ماه و روز نوشته می‌شود، شما می‌توانید نام پوشه‌ها را با یک الگوی ثابت انتخاب کنید تا بازیابی اطلاعات ساده‌تر و با سرعت بیشتری صورت گیرد.
از ذخیره کردن اطلاعات غیرضروری خودداری کنید. روزانه تعداد زیادی از ایمیل‌هایی که به دست شما می‌رسد، ارتباطی با کار شما ندارند. اگر بتوانید در یک نگاه اطلاعات با ارزش و بی‌ارزش را از هم تشخیص دهید حجم کارتان را بسیار کاهش داده‌اید.
ذخیره پشتیبان. این کار کمی ملال‌آور است، ولی بسیار ضروری است. اگر حادثه‌ای برای حافظه جانبی شما پیش آمد، فقط با همین کار می‌توانید خسارات ناشی از آن را کاهش دهید. ذخیره پشتیبان به صورت‌های مختلف ازجمله حافظه جانبی یا حتی فضاهایی که امروز در اینترنت در اختیار کاربران قرار دارد، می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد، البته برای ذخیره کردن اطلاعات، حتما با گروه فناوری اطلاعات شرکت هماهنگ باشید تا هم از لحاظ امنیتی گرفتار نشوید و هم از امکان به اشتراک گذاشتن اطلاعات بهره‌مند شوید.
دسته‌بندی بر اساس تاریخ. یکی از راه‌هایی که در بسیاری از موارد می‌تواند شما را برای بازیابی اطلاعات کمک کند، اختصاص دادن بخشی از نام پوشه‌ها به تاریخ ایجاد یا اعمال تغییراتی است که روی آنها صورت گرفته است.اهمیت مدیریت اطلاعات روز به روز پررنگ‌تر می‌شود. وقتی بتوانید پوشه مورد نظر و اطلاعاتی را که به آنها نیاز دارید به سرعت و دقت پیدا کنید، در وقت شما بسیار صرفه‌جویی خواهد شد. دسترسی سریع‌تر به اطلاعات کارآیی شما را هم افزایش می‌دهد و برای اینکه حرفه‌ای‌تر جلوه کنید بسیار موثر خواهد بود. به‌طور خلاصه، برای اینکه بتوانید به راحتی به اطلاعات‌تان دسترسی داشته باشید، باید هوش و ذکاوت به خرج دهید. ساختاری درست برای آدرس‌دهی به پوشه‌هایتان تشکیل دهید. فایل‌ها را به‌گونه‌ای نام‌گذاری کنید که به خوبی محتوای آن را نشان دهد. یادتان باشد که یکی از مشکلات متداول در اسناد و مدارک الکترونیکی، حذف اطلاعات در اثر آسیب دیدن سخت‌افزار است. بهتر است برای اینکار از حافظه پشتیبان یا Back Up استفاده کنید. با اعمال این توصیه‌ها می‌توانید روزهای بسیار آرامتری را سپری کنید!
منبع: forbes
در یک روز کاری ممکن است فایل‌های متعدد کامپیوتری از هر جهت روی شما سرازیر شود. بسیاری از این اطلاعات را بعدها باید بازیابی کنید، پس حتما نیاز به نگه داشتن آنها دارید. ولی وقتی می‌خواهید آنها را دوباره پیدا کنید، زمان زیادی طول می‌کشد. این اتلاف وقت، هم شما و هم کسی که آن اطلاعات را از شما می‌خواهد خسته می‌کند. سردرگم شدن به دنبال یک پرونده کاری استرس‌زا و همچنین غیرحرفه‌ای است. از طرف دیگر، در مواردی که اطلاعات به صورت شبکه‌ای ذخیره می‌شوند، عدم دسترسی مناسب دیگران را هم گرفتار می‌کند.
ساختار سلسله مراتبی
در این نوع دسته‌بندی به جای استفاده از یک پوشه برای تمام مدارک، تمام اسناد مورد نیاز برای یک پروژه یا شخص در یک پوشه جداگانه نگهداری می‌شود. به‌عنوان مثال، فرض کنید سه پروژه در حال انجام یا خاتمه یافته در دست است. در مرحله اول سه پوشه آ، ب و پ، که هرکدام نام یک پروژه است، داریم. در مرحله بعدی در هر پوشه اطلاعات جزئی‌تری قرار دارد. مثلا در پوشه آ، زیر پوشه‌های گزارش، هزینه، فاکتور، ارتباطات و برنامه کاری جای می‌گیرد. این شاخه‌ها به زیرشاخه‌های کوچک‌تر تا رفع کامل نیاز شما تقسیم می‌شود. در مرحله آخر می‌توانید دسته‌ها را براساس مورد خاص پروژه مرتب کنید. به‌عنوان مثال در قسمت ارتباطات و در زیرشاخه ارتباط با مدیریت، می‌توانید مدارک را در قالب یکسری پوشه‌هایی که با ترتیب زمانی خاص چیده شده‌اند قرار دهید. مثلا: هفته اول، هفته دوم و... این دسته‌بندی می‌تواند بر حسب نیاز شما تغییر کند. مثلا می‌تواند بر اساس تاریخ، موضوع، اهمیت یا هر مورد دیگری که دسترسی را برای شما آسان‌تر می‌کند باشد.برای ساختن زیر پوشه‌ها، بهتر است که بیش از پنج زیرپوشه در هر پوشه قرار ندهید. زیرا در هر صورت در هر پوشه لایه‌های این ساختار بسیار زیاد شده و از هدفمان که صرفه‌جویی در زمان برای پیدا کردن اطلاعات است فاصله می‌گیریم. در آن صورت تعداد کلیک‌هایی که می‌کنید آنقدر زیاد می‌شود که اگر تمام فایل‌ها در یک پوشه هم باشد همین مقدار زمان برای یافتنش نیاز است! نوع دسته‌بندی‌های پوشه‌ها به نوع استفاده شما از اطلاعات بستگی دارد. مثلا اگر مسوول فروش هستید می‌توانید اطلاعات را براساس هر مشتری دسته‌بندی کنید. یا اگر در بخش تولید مشغول هستید می‌توانید برای هر محصول یک پوشه اختصاص دهید. بهتر است برای پیدا کردن اطلاعات از جستوجوگرها استفاده نکنید. زیرا با اینکه سرعت جستوجوگرها بسیار بالا است، ولی دقت آنها وابسته به قدرت نام‌گذاری فایل‌ها است. در صورت استفاده از این جستوجوگرها، باید نام‌گذاری فایل‌ها بسیار دقیق و معرف خوبی برای محتوای آنها باشد.
چند نکته که نباید فراموش کنید
از یک شیوه ثابت برای نام‌گذاری استفاده کنید. برای اینکه دسترسی به پوشه‌های مورد نیازتان سریع‌تر انجام شود، می‌توانید از یک الگو برای نام‌گذاری پوشه‌هایتان استفاده کنید. مثلا همانطور که برای نشان دادن تاریخ به ترتیب سال، ماه و روز نوشته می‌شود، شما می‌توانید نام پوشه‌ها را با یک الگوی ثابت انتخاب کنید تا بازیابی اطلاعات ساده‌تر و با سرعت بیشتری صورت گیرد.
از ذخیره کردن اطلاعات غیرضروری خودداری کنید. روزانه تعداد زیادی از ایمیل‌هایی که به دست شما می‌رسد، ارتباطی با کار شما ندارند. اگر بتوانید در یک نگاه اطلاعات با ارزش و بی‌ارزش را از هم تشخیص دهید حجم کارتان را بسیار کاهش داده‌اید.
ذخیره پشتیبان. این کار کمی ملال‌آور است، ولی بسیار ضروری است. اگر حادثه‌ای برای حافظه جانبی شما پیش آمد، فقط با همین کار می‌توانید خسارات ناشی از آن را کاهش دهید. ذخیره پشتیبان به صورت‌های مختلف ازجمله حافظه جانبی یا حتی فضاهایی که امروز در اینترنت در اختیار کاربران قرار دارد، می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد، البته برای ذخیره کردن اطلاعات، حتما با گروه فناوری اطلاعات شرکت هماهنگ باشید تا هم از لحاظ امنیتی گرفتار نشوید و هم از امکان به اشتراک گذاشتن اطلاعات بهره‌مند شوید.
دسته‌بندی بر اساس تاریخ. یکی از راه‌هایی که در بسیاری از موارد می‌تواند شما را برای بازیابی اطلاعات کمک کند، اختصاص دادن بخشی از نام پوشه‌ها به تاریخ ایجاد یا اعمال تغییراتی است که روی آنها صورت گرفته است.اهمیت مدیریت اطلاعات روز به روز پررنگ‌تر می‌شود. وقتی بتوانید پوشه مورد نظر و اطلاعاتی را که به آنها نیاز دارید به سرعت و دقت پیدا کنید، در وقت شما بسیار صرفه‌جویی خواهد شد. دسترسی سریع‌تر به اطلاعات کارآیی شما را هم افزایش می‌دهد و برای اینکه حرفه‌ای‌تر جلوه کنید بسیار موثر خواهد بود. به‌طور خلاصه، برای اینکه بتوانید به راحتی به اطلاعات‌تان دسترسی داشته باشید، باید هوش و ذکاوت به خرج دهید. ساختاری درست برای آدرس‌دهی به پوشه‌هایتان تشکیل دهید. فایل‌ها را به‌گونه‌ای نام‌گذاری کنید که به خوبی محتوای آن را نشان دهد. یادتان باشد که یکی از مشکلات متداول در اسناد و مدارک الکترونیکی، حذف اطلاعات در اثر آسیب دیدن سخت‌افزار است. بهتر است برای اینکار از حافظه پشتیبان یا Back Up استفاده کنید. با اعمال این توصیه‌ها می‌توانید روزهای بسیار آرامتری را سپری کنید!
منبع: forbes
ارسال نظر