جایگاه هوش ارتباطی در رفتار مدیران پروژه
غلامرضا صفاکیش
دبیر، عضو هیات مدیره و شورای عالی انجمن مدیریت پروژه ایران
با ورود ده‌ها راهنما و استاندارد مدیریت پروژه در ویرایش‌های مختلف، مردان و زنان پروژه‌زیست ایران با الگوبرداری و گاه کپی‌برداری از آنها، تلاش برای مدیریتی معقول و استاندارد دارند. آنها اغلب در طول اجرای پروژه خود، غرق در حوزه‌های خشک و تعیین شده مندرج در چارچوب قرارداد و تعهدات بین سازمانی می‌شوند و با وسواس وصف‌ناپذیری، یا کار اضافه انجام نمی‌دهند و یا برای روزهای پر چالش خود، کارهای انجام شده و اضافه را به‌عنوان ابزاری برای چانه‌زنی در قرارداد مستند و نگهداری می‌کنند.
غلامرضا صفاکیش
دبیر، عضو هیات مدیره و شورای عالی انجمن مدیریت پروژه ایران
با ورود ده‌ها راهنما و استاندارد مدیریت پروژه در ویرایش‌های مختلف، مردان و زنان پروژه‌زیست ایران با الگوبرداری و گاه کپی‌برداری از آنها، تلاش برای مدیریتی معقول و استاندارد دارند. آنها اغلب در طول اجرای پروژه خود، غرق در حوزه‌های خشک و تعیین شده مندرج در چارچوب قرارداد و تعهدات بین سازمانی می‌شوند و با وسواس وصف‌ناپذیری، یا کار اضافه انجام نمی‌دهند و یا برای روزهای پر چالش خود، کارهای انجام شده و اضافه را به‌عنوان ابزاری برای چانه‌زنی در قرارداد مستند و نگهداری می‌کنند.
صدها برگ در قطع‌های مختلف رنگی و سیاه و سفید که بعضا نقش برنامه زمان‌بندی دارند، ماهانه تولید می‌شود. طومارهایی از آزمون‌ها و بازرسی‌های فنی مداوم، نفس‌گیر و گاه تنش‌زا در روزهای پروژه آرامش خیال یا نگرانی تزریق می‌کنند. اغلب این افراد، کسانی هستند که تعداد تحلیل فرمول‌های ریاضی دوران تحصیل آنها در رشته‌های مهندسی بی‌شمار است و در مسیر شغلی خود با تکیه بر استقراء ریاضی مبنی بر آنکه چون کارشناسان خوبی بوده‌اند، بی تردید مدیران کارآیی هم خواهند بود، بر مدیریت پروژه‌ها/ سبد پروژه‌ها اهتمام می‌ورزند. تعامل با انسان‌ها (که هریک از آنها روان‌شناسی و پیچیدگی‌های خاص خود را دارند)، هنری است که متاسفانه برخی مدیران پروژه از آن بی‌بهره‌اند، تا آنجا که معاشران آنها، دل‌سوخته و حسرت به دل، بخاطر فرهنگ ایرانی رودربایستی می‌کنند و روی بیان و یا تحمل عواقب آن را ندارند.
انبوه همان استانداردها، بارها بیان داشته‌اند که مدیران پروژه بیشترین زمان خود را (بالغ بر ۹۰ درصد) به برقراری ارتباط موثر با افراد پروژه با تنوعی از دل‌مشغولی‌ها، دل‌بستگی‌ها، فرهنگ و خرده فرهنگ‌های گوناگون، جنسیت‌های مختلف، سنین و نسل‌های متفاوت، پیشینه‌های زندگی متنوع و.... می‌گذرانند. از این رو، بیشتر از چانه‌زنی روی موضوعات پروژه، مهارت در گفت‌وگو و درک درست مخاطبان، حیاتی به نظر می‌رسد. شاید بتوان برای دسته‌بندی روحیه‌های متفاوت، درک اعضای تیم پروژه و برقراری ارتباطی موثر، از دسته‌بندی ساده زیر استفاده نمود:
افراد درون‌گرا: افرادی هستند که نمی‌خواهند کانون توجه باشند. از تنهایی خود انرژی می‌گیرند و بیشتر، شنونده‌های خوبی هستند.
افراد برون‌گرا: افرادی هستند که همواره وجد به چشم آمدن دارند و علاقه دارند کانون توجه باشند و بنابراین در نشست‌های اداری بیشتر حرف می‌زنند و شنونده خوبی نیستند.
افراد حسی: برای دریافت اطلاعات، از تمام حواس خود بهره می‌برند. به زمان حال توجه دارند و از تکرار یک مهارت خسته می‌شوند.
افراد شهودی: اعتقاد دارند که دریافت قلبی و الهام وجود داشته و یکی از مراجع مهم برای تصمیم‌گیری است. برای نوآوری و تخیل ارزش زیادی قائل هستند.
افراد عاطفی: به همدلی و درک دیگران اهمیت می‌دهند و به‌راحتی از دیگران تشکر یا عذرخواهی می‌کنند. معمولا از طرف دیگران بیش از اندازه عاطفی ارزیابی می‌شوند.
افراد منطقی: در بها دادن به منطق و عدالت زیاده‌روی می‌کنند. دیگران، آنها را خشک و غیر منعطف ارزیابی می‌کنند. بزرگ‌ترین انگیزه آنها در کار، موفق شدن (گاه به هر قیمت) است.
افراد قضاوت کننده: این افراد اعتقاد دارند که کار بر هر امری مقدم است و زمان را منبعی تمام شدنی دانسته و نتیجه گرا هستند.
افراد دریافت کننده: برعکس افراد قضاوت کننده، تفریح و خوشی را در کار مهم دانسته و زمان را عنصری تجدید‌پذیر و اعمال را قابل جبران می‌دانند. این‌ها معمولا نتیجه‌گرا نبوده و به کیفیت و جزئیات فرایند رسیدن به نتیجه هم اهمیت می‌دهند.
به این ترتیب فارغ از شاخص هوش بهری (IQ)، شاخص‌های مرتبط دیگر همچون هوش عاطفی (EQ) وجود داشته و امروزه زیر مجموعه بسیار مهمی به نام هوش ارتباطی (C-IQ) نیز مورد توجه قرار گرفته است. هوش ارتباطی، دست‌مایه‌ای است که به فرد می‌آموزد با چه کسی، چگونه رفتار نماید. برای این مهارت و هوش سه سطح کلان در برقراری ارتباط متصور است:
سطح اول: برقراری ارتباط عادی در دنیای کار برای انتقال و تبادل اطلاعات (Transactional).
سطح دوم: شیوه‌ای از برقراری ارتباط و متقاعد کردن مخاطب نسبت به نظر و دیدگاهی که به آن باور داریم (Positional).
سطح سوم (بالاترین سطح): سطحی از برقراری ارتباط که فراتر از متقاعد کردن بوده و باعث دگردیسی و تغییر در دیدگاه‌های وی شده تا واقعیتی جدید خلق شود و شنونده را با خود همراه کند (Transformational).
گفته واقعی و به دور از چاپلوسی کارکنان از رفتار و مهارت مدیری که واقعا در سطح سوم قرار دارد، نشان از نوعی تحول و انقلاب در قلب و روح آنها می‌دهد و گویی ژنی جدید و طرحی نو در انداخته‌اند که گاه تا نسل بعدی در نسوج سازمان ریشه می‌دواند. محققان روان‌شناس با مطالعه تصاویر و نقشه‌های خطوط اعصاب در مغز، به این نتیجه رسیده‌اند که مغز همه ما برای برقراری ارتباط در سطح سوم آمادگی دارد، ولی برقراری ارتباط را در همه شرایط با سطح سوم مناسب نمی‌داند. خوشبختانه هوش ارتباطی برعکس هوش ریاضی که مبتنی بر خود فرد است، همچون یک بذر با مراقبت، تمرین و دقت در احوال محیط اجتماعی رشد یافته و صیقل می‌خورد. جالب آنکه این هوش مسری است و تیم پروژه نیز با داشتن مدیری توانا و متبحر ـ در این عرصه ـ از آن بی‌بهره نمانده و در نتیجه، هوش ارتباطی تیم پروژه نیز افزایش می‌یابد. به این ترتیب یکی از مصادیق تیم‌سازی و در لایه‌ای بالاتر فرهنگ‌سازی (حتی برای سازمان‌های ماتریسی که مدیران پروژه از خود اختیاری ندارند)، باغبانی و مراقبت از این نهال کوچک است. افرادی که دارای چنین هوشی هستند، افزون بر دایره کلمات، به واقعیت‌هایی همچون: آنچه در ذهن دارند، نیت اصلی خود از برقراری ارتباط، آنچه دیگران دریافت و درک می‌کنند و حسی که در شنونده پس از محاوره جوانه می‌زند، می‌اندیشند و با اشراف بر جمیع این‌ها گفت وگوی خود را آغاز و پی‌ریزی می‌کنند. با اندکی دقت در احوال این افراد زمینه‌های مشترک از شیوه تعامل آنها با محیط اطراف را می‌توان در ارکان زیر دسته‌بندی نمود:
- می‌دانند که تک تک واژه‌ها، حسی در خود نهفته دارند.
- همواره باور و در نظر دارند که گفت‌وگوی آنها می‌تواند احساسات مثبت و منفی را در طرف مقابل برانگیزد. احساس انسان‌ها به طور عجیبی پیش از آنکه ذهن و منطق‌شان تک تک کلمات را کنار هم بچیند و پردازش کند، واکنش نشان می‌دهد.
- همواره می‌دانند کلماتی که به‌کار می‌برند، از هر نظر، رشته‌ای از خاطرات را در ذهن طرف مقابل زنده کرده و به‌ندرت بار خنثی در ذهن شنونده خواهند داشت.
- آمار و تجارب آموخته از پروژه‌های موفق ملی و بین‌المللی نشان می‌دهد که فارغ از پیچیدگی و دشواری یک پروژه، یکی از کلیدی‌ترین رموز موفقیت یک پروژه، مهارت ارتباطی مدیران و تیم آن با ذی‌نفعان مختلف برون و درون سازمانی است.
ارسال نظر