پلمب دفاتر را چرا و چگونه انجام دهیم؟
در واقع الزامات قانونی وجود دارند که با شروع فعالیت خود باید آن‌ها را انجام دهید. در غیر این صورت تمام فعالیت‌ها غیرقانونی است و چه بسا جریمه‌هایی برای شما دارد. یکی از این الزامات قانونی، پلمپ دفاتر تجاری به‌صورت سالیانه است. این دفاتر علاوه بر ثبت حساب و کتاب مالی، در امور مالیاتی هم کاربرد دارد. نحوه تنظیم این دفاتر و دریافت به‌موقع آن اهمیت زیادی دارد و رعایت نکردن آن مشکلات زیادی را برای شما به‌وجود خواهد آورد. در ادامه با معرفی این دفاتر، نحوه تنظیم و مهلت پلمپ آن را در اختیار شما قرار می‌دهیم.
پلمب دفاتر چیست و چگونه انجام می‌شود؟
اصطلاح پلمب به معنی مهر و شماره گذاری دفتر است. به صورتی که تمامی صفحات آن دارای شماره هستند که به ترتیب تاریخ باید تکمیل شوند. برای پلمب دفاتر شرکت‌های تجاری، شماره ثبت شرکت وارد و مهر اداره ثبت شرکت‌ها در آن درج می‌شود. با این کار امکان هیچ‌گونه جابجایی و تغییر اطلاعات وجود ندارد.
چه کسانی باید دفاتر خود را پلمب کنند؟
هر شخصی که فعالیت اقتصادی انجام می‌دهد الزاما نیازی به پلمپ کردن دفاتر ندارد. اما شرکت‌ها، موسسات غیرتجاری، صاحبان اصناف و اشخاص حقیقی که ملزم به تسلیم اظهارنامه مالیاتی هستند باید سالانه درخواست پلمب دفتر بدهند.
در این بین تفاوتی ندارد که شرکت در طول سال فعالیتی داشته یا بدون فعالیت بوده است. در هر صورت در مهلت تعیین شده باید درخواست پلمب را بدهد. اگر از جمله شرکت‌های بدون فعالیت باشد، پس از پایان سال مالی باید دفاتر خود را به‌صورت سفید و کاملا خالی به اداره مالیات تحویل دهد.
چه دفاتری را باید پلمب کنیم؟
قانون، چهار دفتر را با عنوان دفاتر قانونی معرفی کرده است. اما این مساله به معنی الزامی بودن پلمب همه آن‌ها نیست. در بین دفاتر، دفتر روزنامه و دفتر کل، به‌صورت سالانه پلمپ و تکمیل می‌شوند. دفتر روزنامه برای وارد کردن معاملات و مراودات تجاری در هر روز است. در دفتر کل نیز خلاصه مراودات مالی به‌صورت هفتگی از دفتر روزنامه استخراج و ثبت می‌شود. تمامی مواردی که در دو دفتر ثبت می‌شوند باید با هم مطابقت داشته باشند.
دفاتر پلمب را چگونه تکمیل کنیم؟
تنظیم و تکمیل دفاتر به اندازه دریافت به موقع آن اهمیت دارد. در واقع دفاتر پلمب باید بدون هیچ‌گونه ایرادی تنظیم شوند. در غیر این صورت پس از تحویل به اداره مالیات رد خواهند شد. از جمله ایرادات تکمیل پلمپ دفاتر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
● قلم خوردگی یا خط خوردگی
● حاشیه‌نویسی
● تراشیدگی
● وارد کردن حساب‌های مالی سال گذشته در سال جدید
● رعایت نکردن ترتیب در ورود معاملات
● و...
مهلت پلمب دفاتر تا چه زمانی است؟
دفاتر پلمپ باید سالانه تکمیل و به اداره مالیات تحویل داده شوند. به همین دلیل مهلت دریافت و تنظیم هر دفتر در همین یک سال خواهد بود. برای مثال جهت ثبت درخواست پلمپ دفاتر سال ۱۴۰۰ از فروردین تا اسفند ۱۴۰۰ مهلت دارید. اما باید دو نکته را در این زمینه در نظر بگیرید:
● دفاتر سال بعد را می‌توان در سال جاری دریافت کرد. برای مثال شما می‌توانید در حال حاضر پلمب دفاتر ۱۴۰۱ را نیز انجام دهید.
● پیش از نزدیک شدن به ماه‌های پایانی سال، درخواست پلمب دفاتر بدهید. چرا که به دلیل شلوغی سامانه ممکن است نتوانید در زمان مقرر دفاتر را پلمب کنید و با دردسرهای مالیاتی مواجه شوید. ضمن اینکه باید فرصت کافی برای تکمیل آن را نیز داشته باشید.
برای پلمب دفاتر چه مدارکی لازم است؟
با توجه به اینکه هم اشخاص حقوقی و هم اشخاص حقیقی ملزم به پلمب دفاتر خود هستند، مدارک هر یک از آن‌ها برای ثبت درخواست پلمپ متفاوت خواهد بود.
مدارک اشخاص حقوقی:
● کپی کارت ملی مدیر عامل
● اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی دریافت شده از سامانه (اظهارنامه باید به امضای یکی از مدیران شرکت رسیده باشد)
● کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی شرکت (در خصوص تغییر مدیران، دارندگان امضا، نام، نوع شخصیت حقوقی و مرکز اصلی)
● اصل یا تصویر مصدق وکالت‌نامه یا معرفی‌نامه (در خصوص اشخاص حقوقی دولتی)
مدارک اشخاص حقیقی:
● کپی کارت ملی
● کپی شناسنامه
● اصل اظهارنامه دریافت شده از سامانه
● فرم تکمیل شده اظهارنامه
پلمب دفاتر سال‌های گذشته
پلمپ دفاتر هر ساله انجام و پس از پایان سال مالی به اداره مالیات تحویل داده می‌شود. اما اگر شخص یا شرکتی، با اتمام یک سال مالی دفاتر خود را پلمپ نکرده باشد، چگونه می‌تواند این کار را انجام دهد؟ از نظر قانونی امکان پلمپ کردن دفاتر سال‌های گذشته وجود ندارد. برای مثال یک شرکت یا شخص نمی‌تواند در سال ۱۴۰۰، پلمپ دفاتر سال ۹۹ خود را انجام دهد.
پلمب نکردن دفاتر چه مشکلی دارد؟
پلمب کردن دفتر روزنامه و دفتر کل از نظر قانونی اجباری است. عدم درخواست پلمپ در زمان مقرر می‌تواند شما را با مشکلات زیادی مواجه کند که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
● فعالیت غیرقانونی خواهد بود.
● با پلمب نکردن در زمان مقرر جریمه‌های مالیاتی سنگین در نظر گرفته می‌شود.
● سالانه اشخاص زیادی مشمول معافیت‌های مالیاتی می‌شوند که یک شرط آن پلمپ دفاتر است. در نتیجه پلمب نکردن دفاتر باعث محرومیت از این‌گونه معافیت‌ها می‌شود.
● امکان ارائه اظهارنامه مالیاتی برای اشخاص وجود ندارد.
● امکان دریافت کارت بازرگانی نیز برای اشخاص حقیقی و حقوقی وجود ندارد.
همچنین علاوه‌بر الزام قانونی، این دفاتر کاربردهایی دارند:
● این دفاتر برای ثبت حساب‌های مالی طراحی شده‌اند که از اختلاف حساب جلوگیری می‌کنند.
● باعث شفافیت مالیاتی می‌شوند و مالیات بر درآمد از این طریق محاسبه می‌شود.
● این دفاتر سند هستند و در صورت بروز اختلاف حساب، قابلیت استناد کردن دارند.
چگونه درخواست پلمب دفاتر بدهیم؟
درخواست پلمب دفتر روزنامه و کل در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت می‌شوند. با این توصیف شما باید درخواست خود را به این مرجع بدهید. اما با توجه به اینکه کاربرد دفاتر پلمب در امور مالیاتی است، پس از تکمیل دفاتر و با انتهای سال مالی باید آن را به اداره مالیات تحویل دهید. برای اینکه ریسک‌های رد شدن درخواست را به حداقل برسانید، می‌توانید از طریق ثبت‌یار درخواست خود را ثبت کنید و به‌صورت آنلاین و با مشاوره رایگان دفاتر خود را در آدرس ثبت شده تحویل بگیرید.
این دفاتر با توجه به میزان فعالیت اشخاص و شرکت‌ها شامل دفاتر ۵۰، ۱۰۰ و ۲۰۰ برگ هستند. اگر میزان فعالیت‌های مالی شرکت یا اشخاص زیاد است، توصیه می‌شود از ابتدا درخواست خود را برای دفاتر ۲۰۰ برگ ثبت کنید تا نیازی به ثبت درخواست دوباره نداشته باشید.
تولید محتوای بخش «وب گردی» توسط این مجموعه صورت نگرفته و انتشار این مطلب به معنی تایید محتوای آن نیست.
