نویسنده: پرستون بیلی

مترجم: مهدی نیکوئی

منبع: کتاب تجارت کردن با قلب

پرستون عزیز

من کسب‌وکار خود را به‌تازگی شروع کرده‌ام و دوست دارم که روابط خوبی با دیگر فروشندگان و تامین‌کنندگان همکار خود داشته باشم. آیا می‌توانید توصیه‌هایی به من بکنید که با استفاده از آنها بتوانم همکاری‌های موثر و حرفه‌ای با آنها داشته باشم؟

با احترام،

به دنبال شروع درست

***

دوست عزیز

جای خرسندی است که به اهمیت ارتباطات مثبت با همکاران و تامین‌کنندگان خود پی برده‌اید. کسب‌وکارهای خدماتی تنها توسط یک فرد انجام نمی‌شوند و به‌طور معمول برای انجام آنها به یک تیم کامل احتیاج است. همانطور که «هلفورد‌ای لوکاک» گفته است: «هیچ‌کس نمی‌تواند یک سمفونی را به تنهایی اجرا کند. برای اجرای آن، نیاز به یک ارکستر کامل است.» ما و تمام کسانی که در بخش خدماتی به فعالیت مشغول هستند، نیاز داریم که برای محقق کردن رویاهای مشتریان خود از کمک دیگر افراد حرفه‌ای و مجرب هم استفاده کنیم. ما به این شرکا متکی هستیم تا به ما در انجام بهتر پروژه‌ها و سفارش‌های کاری کمک کنند و به همین دلیل به آنها مدیونیم.

در کسب‌وکارهای خدماتی و خلاقانه، تامین‌کنندگان و فروشندگانی که مواد اولیه را از آنها تهیه می‌کنید، مانند خانواده ما هستند و برای انجام کارهای خود به آنها وابسته هستیم. به همین دلیل به دنبال آن هستیم که بهترین فروشندگان را بیابیم که سفارش‌ها و پروژه‌های کاری بدون هیچ نقصی به انتهای خود برسد، در صورتی که تامین‌کنندگان شما، کار خود را به خوبی انجام دهند، حتی می‌توانند منجر به بهبود کیفیت کارهای شما هم بشوند. من برای آنکه، روابط خود را با آنها در سالم‌ترین و بهره‌ورترین شکل نگه دارم، از چند اصل و قانون کلی پیروی می‌کنم که استفاده از آنها می‌تواند برای شما هم اثربخش باشد.

1. در خلال کار، به خوبی ارتباط برقرار کنید

اتفاقات بد زمانی رخ می‌دهد که برخی از اعضای یک «تیم» به اطلاعاتی دسترسی دارند که آن را در اختیار دیگران قرار نمی‌دهند. زمانی به عنوان یک «طراح چیدمان» یک مراسم ازدواج با «برنامه‌ریز» آن همکاری می‌کردم. در آن پروژه کاری، هر دوی ما دسترسی مستقیم به مشتری و صاحب‌مجلس خود داشتیم. تعداد میهمانان این مراسم در چند هفته مانده به برگزاری از ۲۰۰ نفر به ۲۲۵ نفر رسید و برنامه‌ریز مجلس از این تغییر باخبر بود. مشکل اینجا بود که مشتریمان فکر می‌کرد من و برنامه‌ریز در این مورد صحبت می‌کنیم و برنامه‌ریز هم تصور می‌کرد که من هم به‌طور مستقیم و از زبان مشتری از این تغییر آگاه می‌شوم. به همین دلیل بود که در روز برگزاری جشن عروسی، با کمبود میز، رومیزی و آذین برای ۲۵ نفر مواجه شدیم!

نخستین درسی که از این اتفاق شوک‌آور و ناخوشایند آموختم، این بود که در هر سفارش کاری، تنها یک راه ارتباطی با مشتری باید وجود داشته باشد. وظیفه شخصی که این مسوولیت را بر عهده گرفته است، ارتباط برقرار کردن و ارسال اطلاعات به همه است. او باید با مشتری صحبت کند و پس از آن، مطالب را به تمام تامین‌کنندگان و فروشندگان انتقال دهد. دومین درسی که از این جریان گرفتم، آن است که تمام افراد درگیر در یک سفارش کاری باید به‌طور کامل از تمام جزئیات برنامه خبردار باشند؛ هیچ اهمیتی ندارد که جزئیات چه اندازه کوچک هستند. خوشبختانه در عصر ارتباطات، ایمیل و تلگرام زندگی می‌کنیم و آگاه کردن همه از جزئیات پروژه کاری و اطلاعات مختلف کار بسیار ساده‌ای است. به خوبی از امکانات این عصر استفاده کنید.

2. به تخصص تامین‌کننده خود احترام بگذارید

همه ما می‌دانیم که یکی از کلیدهای ارتباط خوب، تعامل همراه با احترام است. با این حال، زمانی که صحبت از همکاری‌های حرفه‌ای می‌شود، چیزی که اهمیت فراوانی پیدا می‌کند، احترام گذاشتن به «تخصص» یکدیگر است. من نمی‌توانم به اندازه کافی از اهمیت این موضوع سخن بگویم و باز هم دِین آن ادا نخواهد شد. زمانی که یک فرد برای انجام پروژه کاری خود از تعداد زیادی تامین‌کننده استفاده می‌کند، هر کدام از آنها شأن و ارزش خود را دارند. با دخالت در زمینه‌هایی که حوزه تخصص شما نیست، نه به دیگر همکارانتان بی‌احترامی کنید و نه احترام خود را پایین بیاورید. به عنوان مثال، من در مجالسی که خودم طراحی آنها را برعهده دارم، تا حد زیادی درگیر کار می‌شوم و ایده‌های زیادی هم درباره «برنامه‌ریزی» دارم؛ حتی در بین کارکنان من یک برنامه‌ریز حرفه‌ای هم وجود دارد. با این حال، زمانی که با یک برنامه‌ریز خارجی کار می‌کنم، هیچ‌گاه نظرات خود را درباره مسائلی که مرتبط با برنامه‌ریزی مجلس است، اعلام نمی‌کنم (مگر آنکه برنامه‌ریز، به‌طور مستقیم نظر مرا بخواهد). این رفتار من دو طرفه است و در صورتی که برنامه‌ریز هم درباره بهبود طراحی‌های من سخن بگوید، آزرده‌خاطر خواهم شد. در گذشته این اشتباه را زیاد انجام می‌دادم و در زمان نادرست، لب به سخن گفتن می‌گشودم و به دنبال آن دچار عذاب وجدان می‌شدم. با این حال، در گذر زمان تمرین کردم که این نقص را برطرف کنم.

این مشکل فقط برای من وجود ندارد و بیشتر کسانی که در حرفه‌های خدماتی خلاقانه مشغول به‌کار هستند، نظرات زیادی در حوزه‌های مختلف کار دارند. به این دلیل است که سخن نگفتن برای آنها دشوار است. این موضوع زمانی دشوارتر می‌شود که مشتریمان، نظرمان را درباره چیزی می‌پرسد که ارتباطی با وظیفه ما ندارد. بسیاری از شما می‌دانید که این اتفاق همیشه می‌افتد. مشتریان به دنبال اطمینان خاطر هستند و برای این منظور به ما رو می‌کنند. آنها به ارتباط ما با دیگر تامین‌کنندگان و فروشندگان فکر نمی‌کنند! با این حال، حتی در چنین موقعیت‌هایی هم بهترین کار آن است که مشتری خود را به متخصص حوزه مورد سوالش ارجاع دهید. مشتری خود را تشویق کنید که با همکار شما صحبت کند و بگویید که او در کارش، عالی است. حتی اگر برای اطمینان‌خاطر مشتری‌تان، نظر خود را هم اعلام می‌کنید، حوزه اختیارات همکار خود را سست نکنید. این کار دقیقا خلاف احترام است.

ادامه دارد...

nikoueimahdi@gmail.com