اگر بخواهیم تجزیه و تحلیل شغل را به شکل بهتری انجام دهیم، تجزیه و تحلیل فرد شاغل هم می‌تواند کمک خوبی باشد. یعنی علاوه‌بر تعریف وظایف و مسوولیت‌های شغلی و تنظیم فهرست فعالیت‌ها، مدلی هم استخراج کنیم که یک فرد مشخص که می‌خواهد در این شغل، شاغل باشد باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

برای اینکه بگوییم چه کسی می‌تواند یک همکار مناسب برای سازمان یا یک گزینه مناسب برای یک شغل باشد، روش و ابزار و متر سنجش واحدی وجود ندارد. در هر مقطع زمانی، یک نگرش بیش از سایر نگرش‌ها رایج بوده است.

زمانی جنسیت معیار مهمی بود که مشخص می‌کرد من و شما برای یک شغل یا یک موقعیت سازمانی مناسب هستیم یا نه. زمان دیگری سن به عنوان یک عامل پررنگ دیده می‌شد. زمانی تحصیلات معیار مهمی بود. تاکید می‌شد که مدیر چنین سازمانی باید تا فلان مقطع تحصیلی یا در فلان رشته دانشگاهی درس خوانده باشد. زمانی ویژگی‌های شخصیتی پررنگ شد؛ اینکه اگر کسی می‌خواهد عهده‌دار یک شغل خاص بشود، باید تیپ شخصیتی مناسب این شغل داشته باشد. خلاصه در هر مقطع زمانی، یکی از این شیوه‌ها بیشتر از بقیه مورد توجه و استقبال سازمان‌ها و به‌طور خاص مدیران منابع انسانی آنها قرار گرفته است.

اما طی سال‌های اخیر، توجه به مفهوم شایستگی وCompetency در مدیریت منابع انسانی بسیار بیشتر از گذشته شده است. منسفیلد در تعریف شایستگی می‌گوید: ویژگی‌های یک فرد که کمک می‌کند او اثربخش‌تر بوده یا عملکرد بهتری داشته باشد.

شاید مدیران منابع انسانی به این دلیل عنوان شایستگی را دوست دارند که در تعریف شایستگی، صرفا و به‌طور مشخص کارآیی و عملکرد انسان‌ها مورد توجه است. مهم نیست که ویژگی‌هایی که گفته می‌شود از جنس شخصیت است یا رفتار یا دانش یا هر چیز دیگر. یک ویژگی خوب دیگر هم وجود دارد. اگر بحث شایستگی‌های مورد نیاز برای موفقیت در یک شغل یا برای رشد در یک سازمان یا برای موفقیت کل سازمان تعریف شوند و همه اعضای سازمان هم آن را بدانند، حرف زدن با همکاران و گفت‌وگو در جلسات و بیان انتظارات و نقد رفتارهای همکاران، همگی یک چارچوب رسمی و مشخص و شفاف پیدا می‌کند و ارتباطات سازمانی تا حد بسیار خوبی تسهیل می‌شوند.

از طرف دیگر، حرف زدن در مورد شایستگی‌ها زبان ساده‌ای است که هرکس در سازمان می‌تواند آن را بیاموزد. پس باعث می‌شود که در شرایط مختلف، همه افراد بتوانند از ابزار یکسان و قابل درکی برای بحث در مورد عملکرد مورد انتظار صحبت کنند.

معمولا شایستگی‌ها را به دو دسته تقسیم می‌کنند: شایستگی‌های رفتاری و شایستگی‌های فنی.

شایستگی فنی یا Technical Competency به این موضوع توجه دارد که افراد باید چه چیزهایی را بدانند و چه کارهایی را بتوانند انجام دهند و چه مهارت‌هایی را داشته باشند که کارها و وظایف تخصصی خود را به خوبی به انجام برسانند. تسلط بر زبان برنامه‌نویسی یا پایگاه داده و تجربه کار در این حوزه برای کسی که در یک شرکت نرم‌افزاری به عنوان توسعه‌دهنده نرم‌افزار استخدام می‌شود، در گروه شایستگی‌های فنی قرار می‌گیرد.

شایستگی رفتاری یا Behavioral Competency هم همچنان‌که از نامش پیدا است درباره حوزه‌های رفتاری (با خود و دیگران و همین‌طور ویژگی‌ها و توانمندی‌های ذهنی) صحبت می‌کند. کار گروهی، مهارت ارتباطی، رهبری و تصمیم‌گیری و سایر مواردی که به صورت روزمره در سازمان‌ها می‌شنویم و می‌بینیم که مدیران از نبود آنها گله می‌کنند یا تقویت آنها را به همکاران خود توصیه می‌کنند در گروه این شایستگی‌ها قرار می‌گیرند.

شاید برای شما جالب باشد که آیا فهرست استانداردی از این شایستگی‌ها وجود دارد؟ اگر بخواهیم صادقانه بگوییم، باید بگوییم نه! سازمان‌های مختلف، شرکت‌ها و موسسات، وزارتخانه‌ها و نهادهای دولتی در سراسر جهان، همه و همه بسته به شرایط و نیازهای خود، چارچوبی را برای شایستگی‌های مورد انتظار خود تعریف می‌کنند. شاید شما هم لازم باشد که برای سازمان خود چنین چارچوبی را تعریف کنید.اما اگر به جای مدیر منابع انسانی، در موقعیت یک عضو از سازمان، علاقه‌مند هستید بدانید که چارچوب‌های شایستگی معمولا حول چه مواردی متمرکز هستند، می‌توانید به گزارش زیر مراجعه کنید:

مایکل آرمسترانگ تحقیقی را گزارش می‌کند که به بررسی ۴۹ مدل مختلف پرداخته و از داخل آنها ۵۵۳ عنوان را استخراج کرده است. البته طبیعتا بعضی از این عنوان‌ها مشابه هستند یا همپوشانی دارند. در جدول زیر می‌توانید فهرست بخشی از عناوینی را که در بیش از ۲۰ درصد این مدل‌ها مشترک بوده‌اند ملاحظه کنید.

چه‌کسی می‌تواند یک همکار مناسب باشد؟