ساسان قاسمی روژین صدیق بهزادی پنج گام مدیریت دانش بر طبق فرآیند ارائه شده از سوی سازمان بهره‌وری آسیا (APO) عبارت است از: شناسایی دانش، ایجاد دانش، ذخیره دانش، به اشتراک‌گذاری دانش و به کارگیری دانش. کافه‌های دانش به‌عنوان ابزاری کاربردی در هر یک از پنج گام عنوان‌شده شناخته شده‌اند. کافه دانش شیوه‌ای برای انجام یک بحث گروهی باز و خلاق به منظور توسعه و به اشتراک‌گذاری ایده‌ها، تشویق گفت‌وگو و همکاری در محیطی آرام است. یک کافه دانش در جوی بدون قضاوت برگزار می‌شود و منجر به بینش عمیق‌تر و اشتراک دانش ضمنی و تجربی گروه زیادی از افراد می‌شود.

مدیریت دانش باید افراد را در درک مسائل کسب و کار خود یاری دهد، از این رو برخی از صاحب نظران حوزه مدیریت دانش مکالمه را موثرترین ابزار مدیریت دانش می‌دانند. در کافه دانش تاکید بر جریان گفت‌وگوهایی است که به افراد فرصت به اشتراک‌گذاری دانش، درک عمیق‌تر و یادگیری را می‌دهد.

روش‌های مختلفی متناسب با هدف استفاده از این شیوه برای برگزاری کافه دانش وجود دارد. حتی سایر تکنیک‌های مدیریت دانش مانند مساعدت همتایان یا مرور بعد از عملیات می‌تواند در قالب کافه‌های دانش برگزار شوند.

کافه دانش می‌تواند به‌صورت چهره به چهره یا مجازی برگزار شود. همچنین این گردهمایی می‌تواند به‌عنوان بخشی از یک کنفرانس بزرگ، کارگاه یا نمایشگاه باشد. اجرای یک کافه دانش نیازمند فرآیندی است که بر مبنای آن این کار به‌طور موثر صورت گیرد. یکی از پیشگامان کافه‌دانش دیوید گورتین است. وی روند زیر را برای تکنیک کافه‌دانش توصیه کرده است:

کافه دانش با نشستن شرکت‌کنندگان روی صندلی‌ها پیرامون یک محیط دایره‌ای آغاز می‌شود. تسهیل‌گر هدف از کافه را توضیح می‌دهد و شروع به رهبری جلسه می‌کند. وی موضوع جلسه را بیان کرده و یک یا دو سوال کلیدی مرتبط با موضوع را مطرح می‌کند برای مثال اگر موضوع «اشتراک‌گذاری دانش» باشد، می‌تواند این سوال مطرح شود که «موانع به اشتراک‌گذاری دانش در یک سازمان چیست و چگونه شما بر آنها غلبه می‌کنید؟»

هنگامی که جلسه معرفی به اتمام رسید، گروه به گروه‌های کوچک‌تر حدودا ۵ نفره تقسیم می‌شود. حدود ۴۵ دقیقه در گروه‌های کوچک پیرامون سوالات بحث می‌شود. بحث گروه‌های کوچک توسط تسهیلگر رهبری نمی‌شود و هیچ خلاصه‌ای از بحث برای بازخورد به گروه بزرگ‌تر گردآوردی نمی‌شود.

شرکت‌کنندگان پس از آن به دور دایره برگشته و تسهیلگر ۴۵ دقیقه آخر جلسه را رهبری می‌کند. در این قسمت افراد ایده‌ها و نظراتی را که در گروه‌های کوچک بحث کرده‌اند برای کلیه افراد به اشتراک می‌گذارند. برگزاری کافه دانش با حدود ۱۵ تا ۵۰ شرکت‌کننده بیشترین اثربخشی را دارد. تعداد ایده‌آل برای شرکت‌کنندگان ۳۰ نفر است. اگر شرکت‌کنندگان بیش از ۵۰ نفر باشند باید از میکروفن در هنگام اظهار نظر در گروه بزرگ استفاده کرد. در این شیوه یک الی دو ساعت برای برگزاری کافه دانش مورد نیاز است. تنها قانون مهم در این جلسات این است که بیشتر زمان صرف گفت‌وگو شود. توجه شود که سخنرانی و جلسات بازخورد، هیچ جایگاهی در این شیوه ندارند.

در شیوه‌ای دیگر از برگزاری کافه‌های دانش برای هر یک از میزها موضوع خاصی در نظر گرفته می‌شود. موضوعات در قالب منو در اختیار افراد قرار می‌گیرد و هر فرد می‌تواند موضوعی را که به آن علاقه مند است انتخاب کند. هر میز یک میزبان خواهد داشت که در طول بحث‌ها به‌عنوان تسهیل‌گر عمل می‌کند. بحث پیرامون هر موضوع حدود ۳۰ دقیقه به طول می‌انجامد و پس از به صدا درآمدن زنگ، افراد ۵ دقیقه برای بازدید از میزهای دیگر فرصت خواهند داشت و به این ترتیب امکان در جریان قرار گرفتن افراد از کلیه مباحث نیز میسر می‌شود. به‌طور کلی در برگزاری یک کافه دانش موارد زیر باید در نظر گرفته شود:

• بهره‌مندی از یک تسهیل گر با تجربه کلید موفقیت یک کافه دانش است. همچنین ثبت و یادداشت برداری برای اکتساب دانش حائز اهمیت است.

• ایجاد محیط و فضای مناسب برای گفت‌وگوی آزاد.

• طراحی سوالات مناسب برای هدایت هر چه بهتر جلسه.

• دعوت افراد علاقه‌مند به موضوعات و بازاریابی برای کافه‌دانش.

• مفهوم کافه دانش توسط تسهیل گر در ابتدای کافه دانش باید برای افراد توضیح داده شود و دستورالعمل کار و قوانین برایشان تشریح شود در این شیوه باید قوانین یک گفت‌وگوی سالم برای کلیه افراد توضیح داده شده و از سوی آنان رعایت شود. از جمله این قوانین می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:عدم قضاوت، گوش فرا دادن به یکدیگر، استقبال از تفاوت‌ها و کاوش آنها، بازگو کردن تابو‌ها در محیطی آرام، حفظ آرامش در هنگام بحث، جست‌وجو و پیگیری مسائل اصلی و با اهمیت وحفظ نوبت در صحبت کردن.

• سازماندهی و ترتیب سوالات باید به گونه‌ای باشد که مرتبط کردن نتایج آن به ایده‌ها یا موضوع اصلی راحت باشد. به عبارت دیگر سوالات باید به گونه‌ای هدفمند مطرح شوند. به‌طور خلاصه برگزاری کافه‌های دانش به منظور اهداف زیر صورت می‌گیرد:ارائه دیدگاه‌های مختلف پیرامون یک موضوع، جمع آوری دانش ضمنی و تجربی تعداد زیادی از افراد، پشتیبانی و گسترش یادگیری جمعی و ساخت شبکه‌های ارتباطی و شناسایی گزینه‌ها.

در یک سازمان به ویژه در یک سازمان سلسله مراتبی اغلب فرصت منعکس کردن بحث‌ها به افراد داده نمی‌شود. افراد معمولا تحت فشار عملکرد قرار می‌گیرند و به این ترتیب بیشتر ارزشی که می‌تواند از یک گفت‌وگو و بحث خوب حاصل شود از دست می‌رود. برگزاری متناوب کافه‌های دانش این فرصت را برای افراد فراهم می‌کند که بهتر بحث کنند، انگیزه پیدا کنند و الهام بگیرند.

info@ala.ir