پیاده‌سازی مبنای تعهدی: الزام قانونی تا واقعیت!
دکترمهدی علی‌نژاد ساروکلائی استادیار حسابداری دانشگاه آزاد تبریز چند وقتی است براساس بخشنامه‌ای، سازمان‌های دولتی که به نحوی از بودجه استفاده می‌کنند ملزم شده‌اند تا مبنای حسابداری خود را به«تعهدی» تغییر دهند و اکنون مشاهده می‌کنیم برخی از سازمان‌هایی که تا قبل از این هم با اسم این واژه چندان آشنایی نداشتند اکنون به فکر پیاده‌سازی آن افتادند. آیا واقعا می‌توان از چنین سازمان‌هایی که تعدادشان هم اصلا کم نیست انتظار داشت در ظرف مدت چند ماه یا چند سال این سیستم را به نحو احسن و نه به‌صورت صوری پیاده کنند؟ سوالی که مطرح می‌شود این است که پیاده‌سازی چنین سیستم‌هایی در سازمان‌هایی که حتی بعضا هیچ بویی از آن نبرده‌اند به چه صورتی باید باشد یا اینکه آیا با یکی، دو کنفرانس و سمینار، می‌توان به آنها توجیهات لازم را ارائه داد؟
آیا فراموش کرده‌ایم قبل از پیاده‌سازی هر سیستمی باید فرهنگ آن‌جا بیفتد؟ آیا فکر نمی‌کنیم این هم مانند سایر سیستم‌ها و امور ممکن است با شکست مواجه شود؟
هر سیستمی برای پیاده‌سازی نیازمند فرآیندی است که از ابتدا تا انتهای آن خردمندانه باشد و با نگرش سیستمی مناسب به آن نگریسته شود تا امیدوار بود پایان خوبی در انتظار آن است.
آیا فراموش کرده‌ایم قبل از پیاده‌سازی هر سیستمی باید فرهنگ آن‌جا بیفتد؟ آیا فکر نمی‌کنیم این هم مانند سایر سیستم‌ها و امور ممکن است با شکست مواجه شود؟
هر سیستمی برای پیاده‌سازی نیازمند فرآیندی است که از ابتدا تا انتهای آن خردمندانه باشد و با نگرش سیستمی مناسب به آن نگریسته شود تا امیدوار بود پایان خوبی در انتظار آن است.
دکترمهدی علی‌نژاد ساروکلائی استادیار حسابداری دانشگاه آزاد تبریز چند وقتی است براساس بخشنامه‌ای، سازمان‌های دولتی که به نحوی از بودجه استفاده می‌کنند ملزم شده‌اند تا مبنای حسابداری خود را به«تعهدی» تغییر دهند و اکنون مشاهده می‌کنیم برخی از سازمان‌هایی که تا قبل از این هم با اسم این واژه چندان آشنایی نداشتند اکنون به فکر پیاده‌سازی آن افتادند. آیا واقعا می‌توان از چنین سازمان‌هایی که تعدادشان هم اصلا کم نیست انتظار داشت در ظرف مدت چند ماه یا چند سال این سیستم را به نحو احسن و نه به‌صورت صوری پیاده کنند؟ سوالی که مطرح می‌شود این است که پیاده‌سازی چنین سیستم‌هایی در سازمان‌هایی که حتی بعضا هیچ بویی از آن نبرده‌اند به چه صورتی باید باشد یا اینکه آیا با یکی، دو کنفرانس و سمینار، می‌توان به آنها توجیهات لازم را ارائه داد؟
آیا فراموش کرده‌ایم قبل از پیاده‌سازی هر سیستمی باید فرهنگ آن‌جا بیفتد؟ آیا فکر نمی‌کنیم این هم مانند سایر سیستم‌ها و امور ممکن است با شکست مواجه شود؟
هر سیستمی برای پیاده‌سازی نیازمند فرآیندی است که از ابتدا تا انتهای آن خردمندانه باشد و با نگرش سیستمی مناسب به آن نگریسته شود تا امیدوار بود پایان خوبی در انتظار آن است. برای درک بهتر قضیه باید بدانیم که جهت پیاده‌سازی هر سیستم باید به سه مرحله اصلی و یک پیش‌نیاز اساسی توجه شود که در شکل زیر ترسیم شده است:
قبل از پیاده‌سازی هر سیستم، ابتدا باید فرهنگ پیاده‌سازی و استفاده از آن را در سازمان مورد نظر ایجاد کرد. چیزی که مهم‌تر از خود سیستم است لزوم تغییر هرگونه نگرشی به نگرش سیستمی برای حل اساسی و بنیادی مشکلات است، چرا که اگر این اتفاق نیفتد، هر سیستمی با شکست مواجه خواهد شد؛ همان‌گونه که امروزه شاهد این قضیه هستیم.
پس از اینکه این نگرش در سازمان به‌طور کامل جا افتاد، نوبت به اجرایی کردن سه مرحله اصلی می‌رسد. در مرحله اول باید خود سیستم را شناخت؛ یعنی تمامی مدیران و کارکنان شرکت باید بدانند که سیستمی که قصد پیاده‌سازی و اجرای آن را دارند به‌طور واقعی چیست؟ تصور غلطی که برخی از مدیران دارند این است که چرا ما باید بدانیم؟! قرار است افراد دیگر این کار را انجام دهند. این نگرش باعث می‌شود مدیران درک درستی از سیستم نداشته باشند و نتوانند به‌عنوان یک حامی خوب عمل کنند. در پیاده‌سازی هر سیستمی دو بعد رفتاری باید الزاما وجود داشته باشد تا شاهد موفقیت سیستم باشیم: ۱. حمایت مدیران ارشد و ۲. مشارکت پرسنل. امروزه شاهد آن هستیم که در اکثر سازمان‌ها یا یکی از دو مورد یا هر دو مورد وجود ندارد. تمامی این عوامل باعث شکست سیستم‌هایی می‌شوند که بابت آنها هزینه‌ها و زمان بسیار زیادی صرف شده است.بنابراین باید برای تمامی افراد سازمان سیستم مورد نظر به‌طور کامل تشریح شود و از برگزاری صرف کلاس‌های نه چندان سودمند پرهیز شود، چرا که وقتی افراد ندانند چه چیزی را می‌خواهند پیاده کنند و ندانند با چه چیزی قرار است کار کنند، مشخص است چه اتفاقی خواهد افتاد!
در سیستم تعهدی نیز وضع چنین است، چرا که افراد سازمان سال‌های متمادی با سیستم نقدی فعالیت کردند و نمی‌توان انتظار داشت به یکباره سیستم به تعهدی تغییر کند.مرحله بعدی چرایی سیستم است. یعنی اینکه افراد سازمان باید بدانند اصولا چرا باید سیستم تعهدی در سازمانشان پیاده شود؟ چه لزومی به انجام این کار وجود دارد؟ چه مزایایی نسبت به سیستم نقدی دارد؟ و... فلسفه این گام مهم این است که چرایی تغییر سیستم به‌طور کامل برای افراد نهادینه شود. تاکید می‌شود که نباید این مساله را با یکی، دو سمینار تئوری خلاصه کرد، چرا که اکثرا دیده می‌شود تاثیر چندانی در تغییر نگرش افراد و توجیه آنها ندارد.از مزایای سیستم تعهدی می‌توان به افزایش شفافیت، بهبود مسوولیت پاسخگویی، ارائه اطلاعات بهنگام و صحیح و... اشاره کرد. بنابراین در این مرحله باید به مزایای دقیق سیستم اشاره کرد و به‌طور کامل برای افراد سازمان تشریح شود.
در مرحله آخر بحث چگونگی پیاده‌سازی و انجام سیستم است. با فرض اینکه تمامی مراحل فوق در سازمان به‌طور کامل و صحیح اجرا شده باشد، اکنون سوال این است که سیستم باید چگونه و توسط چه کسانی پیاده شود؟ آیا باید سیستم فعلی را به یکباره کنار گذاشت و سیستم جدید را اجرا کرد یا اینکه به موازات استفاده از سیستم قبلی سیستم جدید را پیاده‌سازی کرد؟ آیا سازمان مورد نظر نیاز به مهندسی مجدد دارد؟ آیا سیستم باید به صورت یکپارچه اجرا شود؟ و سوالات زیادی از این دست که باید حتما به نحو درستی به آنها پاسخ داد و هر یک از آنها را موشکافانه بررسی کرد. البته هر یک از این سوالات نیاز به بحث و بررسی زیادی دارد که در این بحث امکانش نیست! اما یکی از مفاهیمی که ارتباط تنگاتنگی با سیستم تعهدی دارد مفهوم بهایابی است. در حقیقت یعنی محاسبه دقیق و صحیح بهای تمام شده محصولات و خدمات.
یکی از مشکلات اکثر سازمان‌ها اعم از خصوصی و دولتی نحوه محاسبه بهای تمام شده و ناتوانی در مدیریت صحیح آن است و اکثرا شاهد آن هستیم که این شرکت‌ها براساس روش‌های اشتباه سنتی که چند دهه از منسوخ شدن آنها می‌گذرد، به محاسبه بهای تمام شده محصولات و خدمات خود می‌پردازند. اکنون سوالی که مطرح می‌شود این است که آیا با توجه به این سیستم‌های نادرست بهای تمام شده در بخش دولتی و نبود اطلاعات صحیح و دقیق در این رابطه، می‌توان انتظار داشت سیستم تعهدی به نحو احسن پیاده شود؟
بنابراین یکی از اولین گام‌هایی که در مرحله چگونگی پیاده‌سازی سیستم تعهدی مطرح می‌شود، تغییر اساسی در محاسبه بهای تمام شده است تا به این ترتیب ابتدا بهای دقیق خدمات و محصولات با کمترین خطا محاسبه شود، سپس به فکر پیاده‌سازی سیستم تعهدی افتاد!!
نتیجه‌گیری
از این مطالب می‌توان نتیجه گرفت که برای پیاده‌سازی هر سیستمی نیاز به یکسری اقدامات اولیه است تا بتوان با اطمینان نسبت به پیاده‌سازی هر سیستمی اقدام کرد و همچنین باید از اشتباهات گذشته درس گرفت و براساس همان مثل معروف که «تجربه را تجربه کردن خطاست» نباید راه‌های اشتباه گذشته را مجددا تکرار کرد. در سیستم تعهدی نیز وضع به همین صورت است، چرا که پیاده‌سازی آن از لحاظ علمی و مسوولیت پاسخگویی انکارناپذیر است. بنابراین ای کاش با تعمق و تفکر بیشتر به مسائل بنگریم و از آزمون و خطاهای بی‌اساسی که سالیان سال انجام می‌دهیم، فاصله بگیریم تا به این طریق شاهد اعتلای کشور عزیزمان باشیم.
Mehdi12may@yahoo.com
آیا فراموش کرده‌ایم قبل از پیاده‌سازی هر سیستمی باید فرهنگ آن‌جا بیفتد؟ آیا فکر نمی‌کنیم این هم مانند سایر سیستم‌ها و امور ممکن است با شکست مواجه شود؟
هر سیستمی برای پیاده‌سازی نیازمند فرآیندی است که از ابتدا تا انتهای آن خردمندانه باشد و با نگرش سیستمی مناسب به آن نگریسته شود تا امیدوار بود پایان خوبی در انتظار آن است. برای درک بهتر قضیه باید بدانیم که جهت پیاده‌سازی هر سیستم باید به سه مرحله اصلی و یک پیش‌نیاز اساسی توجه شود که در شکل زیر ترسیم شده است:
قبل از پیاده‌سازی هر سیستم، ابتدا باید فرهنگ پیاده‌سازی و استفاده از آن را در سازمان مورد نظر ایجاد کرد. چیزی که مهم‌تر از خود سیستم است لزوم تغییر هرگونه نگرشی به نگرش سیستمی برای حل اساسی و بنیادی مشکلات است، چرا که اگر این اتفاق نیفتد، هر سیستمی با شکست مواجه خواهد شد؛ همان‌گونه که امروزه شاهد این قضیه هستیم.
پس از اینکه این نگرش در سازمان به‌طور کامل جا افتاد، نوبت به اجرایی کردن سه مرحله اصلی می‌رسد. در مرحله اول باید خود سیستم را شناخت؛ یعنی تمامی مدیران و کارکنان شرکت باید بدانند که سیستمی که قصد پیاده‌سازی و اجرای آن را دارند به‌طور واقعی چیست؟ تصور غلطی که برخی از مدیران دارند این است که چرا ما باید بدانیم؟! قرار است افراد دیگر این کار را انجام دهند. این نگرش باعث می‌شود مدیران درک درستی از سیستم نداشته باشند و نتوانند به‌عنوان یک حامی خوب عمل کنند. در پیاده‌سازی هر سیستمی دو بعد رفتاری باید الزاما وجود داشته باشد تا شاهد موفقیت سیستم باشیم: ۱. حمایت مدیران ارشد و ۲. مشارکت پرسنل. امروزه شاهد آن هستیم که در اکثر سازمان‌ها یا یکی از دو مورد یا هر دو مورد وجود ندارد. تمامی این عوامل باعث شکست سیستم‌هایی می‌شوند که بابت آنها هزینه‌ها و زمان بسیار زیادی صرف شده است.بنابراین باید برای تمامی افراد سازمان سیستم مورد نظر به‌طور کامل تشریح شود و از برگزاری صرف کلاس‌های نه چندان سودمند پرهیز شود، چرا که وقتی افراد ندانند چه چیزی را می‌خواهند پیاده کنند و ندانند با چه چیزی قرار است کار کنند، مشخص است چه اتفاقی خواهد افتاد!
در سیستم تعهدی نیز وضع چنین است، چرا که افراد سازمان سال‌های متمادی با سیستم نقدی فعالیت کردند و نمی‌توان انتظار داشت به یکباره سیستم به تعهدی تغییر کند.مرحله بعدی چرایی سیستم است. یعنی اینکه افراد سازمان باید بدانند اصولا چرا باید سیستم تعهدی در سازمانشان پیاده شود؟ چه لزومی به انجام این کار وجود دارد؟ چه مزایایی نسبت به سیستم نقدی دارد؟ و... فلسفه این گام مهم این است که چرایی تغییر سیستم به‌طور کامل برای افراد نهادینه شود. تاکید می‌شود که نباید این مساله را با یکی، دو سمینار تئوری خلاصه کرد، چرا که اکثرا دیده می‌شود تاثیر چندانی در تغییر نگرش افراد و توجیه آنها ندارد.از مزایای سیستم تعهدی می‌توان به افزایش شفافیت، بهبود مسوولیت پاسخگویی، ارائه اطلاعات بهنگام و صحیح و... اشاره کرد. بنابراین در این مرحله باید به مزایای دقیق سیستم اشاره کرد و به‌طور کامل برای افراد سازمان تشریح شود.
در مرحله آخر بحث چگونگی پیاده‌سازی و انجام سیستم است. با فرض اینکه تمامی مراحل فوق در سازمان به‌طور کامل و صحیح اجرا شده باشد، اکنون سوال این است که سیستم باید چگونه و توسط چه کسانی پیاده شود؟ آیا باید سیستم فعلی را به یکباره کنار گذاشت و سیستم جدید را اجرا کرد یا اینکه به موازات استفاده از سیستم قبلی سیستم جدید را پیاده‌سازی کرد؟ آیا سازمان مورد نظر نیاز به مهندسی مجدد دارد؟ آیا سیستم باید به صورت یکپارچه اجرا شود؟ و سوالات زیادی از این دست که باید حتما به نحو درستی به آنها پاسخ داد و هر یک از آنها را موشکافانه بررسی کرد. البته هر یک از این سوالات نیاز به بحث و بررسی زیادی دارد که در این بحث امکانش نیست! اما یکی از مفاهیمی که ارتباط تنگاتنگی با سیستم تعهدی دارد مفهوم بهایابی است. در حقیقت یعنی محاسبه دقیق و صحیح بهای تمام شده محصولات و خدمات.
یکی از مشکلات اکثر سازمان‌ها اعم از خصوصی و دولتی نحوه محاسبه بهای تمام شده و ناتوانی در مدیریت صحیح آن است و اکثرا شاهد آن هستیم که این شرکت‌ها براساس روش‌های اشتباه سنتی که چند دهه از منسوخ شدن آنها می‌گذرد، به محاسبه بهای تمام شده محصولات و خدمات خود می‌پردازند. اکنون سوالی که مطرح می‌شود این است که آیا با توجه به این سیستم‌های نادرست بهای تمام شده در بخش دولتی و نبود اطلاعات صحیح و دقیق در این رابطه، می‌توان انتظار داشت سیستم تعهدی به نحو احسن پیاده شود؟
بنابراین یکی از اولین گام‌هایی که در مرحله چگونگی پیاده‌سازی سیستم تعهدی مطرح می‌شود، تغییر اساسی در محاسبه بهای تمام شده است تا به این ترتیب ابتدا بهای دقیق خدمات و محصولات با کمترین خطا محاسبه شود، سپس به فکر پیاده‌سازی سیستم تعهدی افتاد!!
نتیجه‌گیری
از این مطالب می‌توان نتیجه گرفت که برای پیاده‌سازی هر سیستمی نیاز به یکسری اقدامات اولیه است تا بتوان با اطمینان نسبت به پیاده‌سازی هر سیستمی اقدام کرد و همچنین باید از اشتباهات گذشته درس گرفت و براساس همان مثل معروف که «تجربه را تجربه کردن خطاست» نباید راه‌های اشتباه گذشته را مجددا تکرار کرد. در سیستم تعهدی نیز وضع به همین صورت است، چرا که پیاده‌سازی آن از لحاظ علمی و مسوولیت پاسخگویی انکارناپذیر است. بنابراین ای کاش با تعمق و تفکر بیشتر به مسائل بنگریم و از آزمون و خطاهای بی‌اساسی که سالیان سال انجام می‌دهیم، فاصله بگیریم تا به این طریق شاهد اعتلای کشور عزیزمان باشیم.
Mehdi12may@yahoo.com
ارسال نظر