هنگام مذاکره فردی موفق‌تر هستید یا زمانی که به عنوان عضوی از یک تیم مذاکره می‌کنید؟ معمولا با استفاده از تیم‌های مذاکره‌کننده، احتمال کسب حالت برنده-برنده افزایش می‌یابد؛ چرا که در مذاکره تیمی، سوال‌های مناسب‌تری پرسیده می‌شود. همچنین قضاوت‌های بهتر و منطقی‌تری درخصوص خواسته‌ها و منافع طرف مقابل انجام می‌شود. در حالی که در مذاکره‌های بین دو فرد، معمولا پرسش‌های کمتری مطرح می‌شود و احتمال اینکه افراد به فرضیه «کیک با حجم ثابت» اتکا کنند، بیشتر می‌شود. در مذاکره بین دو فرد، کمتر به محکم بودن احتمال منافع توجه می‌شود و معمولا طرفین احساس می‌کنند که منافع آنها در تضاد قرار دارد. در دنیای کسب‌وکار و مذاکره‌های گروهی، معمولا مذاکره‌کننده‌ها در شرایطی قرار می‌گیرند که باید در مورد ترکیب تیم خود تصمیم‌گیری کنند. همیشه باید به انتخاب عضو مناسب در تیم خود توجه داشته باشید. برخی از اشتباهاتی که در انتخاب هم‌تیمی مناسب انجام می‌شود، عبارت است از: تشکیل تیمی که خیلی بزرگ است؛ تشکیل تیمی که همه اعضا در آن مشابه هم فکر می‌کنند؛ هر یک از اعضای تیم به‌عنوان یک فرد مستقل و بدون توجه به دیگران عمل می‌کند؛ نبود یک نظم مشخص برای فرآیند مذاکره و نیز عدم تعریف نقش مشخص برای هریک از اعضای تیم.

در اینجا به چند توصیه در مورد شکل‌دهی یک تیم مناسب می‌پردازیم:

• پیش از هر چیز، افرادی را انتخاب کنید که در زمینه مورد مذاکره تخصص داشته و در امر مذاکره و ارتباط میان‌فردی از توانایی و تجربه کافی برخوردار باشند. بسیار مهم است که اعضای انتخاب‌شده برای تیم، در زمینه‌ای که قرار است مذاکره انجام شود، متخصص باشند. مهارت‌های ارتباط میان‌فردی نیز اهمیت بسزایی دارد. ضعف در همین قابلیت، می‌تواند فرآیند مذاکره را به کلی با شکست مواجه کند.

• تیم مذاکره را بیش از حد چاق نکنید! تعداد اعضا را در حدی انتخاب کنید که از لحاظ تخصصی، تمام موضوعات مورد مذاکره را پوشش دهند. یک تیم ایده‌آل باید بین ۳ تا ۶ نفر عضو داشته باشد. تعداد اعضای تیم را دورقمی نکنید!

• برنامه‌ریزی برای مذاکره را به صورت جمعی انجام دهید. بگذارید زبان مشترکی بین شما شکل گیرد. اگر هر یک از اعضای تیم موضوعات مورد بحث را با واژه‌های متفاوتی نامیده و گزینه‌های مختلف را به زبان دیگری مورد اشاره قرار دهد، برقراری یک تعامل سازنده غیرممکن می‌شود.

• برای هر یک از اعضای تیم، یک نقش معنادار در نظر بگیرید. باید یک نفر به عنوان سخنگوی اصلی تیم در نظر گرفته شود. در صورتی که موضوع بحث حاوی اطلاعات عددی و تحلیلی است، باید یکی از اعضا مسوول ارزیابی پیشنهادهای طرفین و مقایسه آنها باشد.

• اعضای گروه باید درمورد ارزش‌های کلیدی توافق داشته باشند. گزینه‌های دیگر، نقطه ترک مذاکره و نقطه هدف، باید برای همه به صورت مشترک و یکسان تعریف شده باشد.

• اعضای تیم باید تصمیم بگیرند که چه اطلاعاتی را قصد دارند در اختیار طرف مقابل قرار دهند و چه اطلاعاتی باید پنهان بماند.

منبع: کتاب ۵۳ اصل مذاکره - انتشارات نص