آیا سازمان شما به تعهدات خود پایبند است؟

مترجم: فریبا ولیزاده منبع: strategy-business با وجود نیات مثبت مدیران، بسیاری از سازمان‌ها در تحقق تعهدات خود ناتوان هستند. کسب‌وکارها امروزه تعهدات بسیاری دارند، از تولید محصولات باکیفیت برای مشتریان و ایجاد فرصت‌های شغلی استثنایی برای جویندگان کار و کارکنان گرفته تا استراتژی‌های بلندپروازانه و برنامه‌های نوآورانه که رشد و توسعه سازمان را سرعت می‌بخشند. وجود طیف وسیعی از تعهدات اخلاقی و مسوولیت‌های اجتماعی و زیست محیطی نیز در این میان قابل توجه است. این وعده‌ها در عصری رواج پیدا کرده‌اند که هیچ‌کسب‌وکار بدقولی به واسطه ظهور رسانه‌های اجتماعی از تیررس نقد دور نیست. در میدان عمل بسیاری ازبنگاه‌ها و سازمان‌ها به سختی در تلاش برای حفظ تعهدات خود هستند. بسیاری از سازمان‌ها به‌واسطه فشار ناشی از سهمیه‌بندی‌ها، هدف‌گذاری‌ها و زمان‌بندی‌های خاص هنوز هم قادر به تحقق وعده‌های خود نیستند. عدم پایبندی به تعهدات خطرناک است، زیرا منجر به غفلت از سرمایه‌گذاری‌های مورد نیاز برای حفظ قابلیت‌های کلیدی، حفظ روابط با مشتری، حفظ و بقای کارکنان و پیاده‌سازی و اجرای استراتژی و تلاش برای ایجاد نوآوری می‌شوند. ناتوانی در اجرای تعهدات موجب ضعف در ایمنی، ناتوانی در حفظ حریم خصوصی و رعایت اخلاقیات و بروز عدم اعتماد در میان کارکنان و مشتریان، سهامداران، ذی‌نفعان و جامعه می‌شود. سیر نزولی ناشی از عدم مشارکت به مشکلی منجر می‌شود که محققان دانشگاه هاروارد از آن با عنوان «فساد نهادی» یاد می‌کنند. چنین مشکلی سازمان را از دستیابی به تعهدات و اهدافش باز می‌دارد.

من ۲۵ سال از فعالیت‌های خود را صرف کار در موسسات تجاری بزرگ و کوچکی کرده‌ام که در تلاطم ادغام‌ها و اقدامات گسترده استراتژیک و نوآورانه گرفتار بوده‌اند و با بسیاری از متخصصان در خصوص انگیزه‌ها و ارزش‌ها سخن گفته‌ام. به این نتیجه رسیده‌ام که بسیاری از تجار اهمیت بسیاری نسبت به پایبندی به تعهداتشان می‌دهند و همواره فداکاری‌هایی را به‌منظور تحقق وعده‌های خود به مشتری، کارکنان یا جامعه از خود نشان می‌دهند. اما در کنار این رویکردها و دیدگاه‌های ارزشمند، متفکران کسب اطمینان از تاثیر

مسوولیت پذیری فردی بر تحقق وعده‌های سازمانی را موضوعی بسیار چالش‌برانگیز می‌دانند. همان‌گونه که لین شارپ معتقد است بسیاری از سازمان‌ها به‌گونه‌ای طراحی نشده‌اند که در طول زمان تعهدات خود را به خاطر بسپارند، چه رسد به اینکه این وعده‌ها را به‌طرز شفافی به واحد‌ها و گروه‌های مختلف سازمانی انتقال دهند و تحقق آنها را به اولویت‌های سازمان تبدیل کنند. به‌منظور جلوگیری از شکست در پایبندی به تعهدات و واکنش‌های زنجیره‌ای حاصل از آن، رهبران و مدیران سازمانی باید از برخی مشکلات شایع پیشگیری کنند. هفت استراتژی ذیل به‌نظر راهگشا خواهند بود:

۱. تعهدات کمتر و بهتری داشته باشید

مشتری می‌گوید «می‌خواهم یکی دیگر از محصولات شما را خریداری کنم، اما مطمئن نیستم پیشنهاد شما با نیاز من مطابقت داشته باشد.» بهترین تعهدات منجر به ایجاد ارزش با کمترین هزینه می‌شوند. اما اغلب متخصصان با پیشنهاد وعده‌های گران‌قیمت دچار اشتباه و مشکل می‌شوند. برای مثال کارکنان فروش ممکن است پیشنهاد تخفیف بسیار زیادی را به مشتری بدهند، درحالی‌که ممکن است مشتری بیش از تخفیف به اعتماد بیشتر به سازمان و خدماتش نیاز داشته باشد. به‌طور مشابه در صورت درک نیاز‌های ذی‌نفعان می‌توانید تعهدات خود را هدفی برای ایجاد تغییر و یا تحقق اهداف متمایز قرار دهید.

۲. پیگیری تعهدات کلیدی

حجم خالص تعهدات مدیران و رهبران سازمانی می‌تواند آنان را با مشکلات فراوانی روبه‌رو کند. در سازمان‌های مسطح، مدیران مجبور به برقراری ارتباطات بیشتر، مشارکت بیشتر در فعالیت‌های مختلف و پذیرش نظرات و ایده‌های گوناگون به‌دلیل فشار بسیار زیاد هستند، در نتیجه افراد در چنین سازمان‌هایی مجبور به دادن وعده‌هایی می‌شوند که به‌دلیل زمانی یا از نظر منابع و امکانات قادر به حفظ آنها نیستند.

به‌منظور پیگیری تعهدات بهتر است لیستی از افرادی که به آنها وابسته هستید و لیست افرادی را که به شما وابسته هستند تهیه و سپس برای هر رابطه لیست تعهدات موجود را تهیه کنید. این امر به وسیله ابزارهای نرم‌افزاری نیز به‌راحتی قابل انجام و پیگیری مستمر است.

۳. پیگیر تعهدات دیگران باشید

مدیران اغلب از عدم پیاده‌سازی کامل و مناسب فعالیت‌ها به‌دست کارکنان بهت زده هستند. این گروه از رهبران همواره در انتقال انتظارات خود به گروه‌های سازمانی ناتوان هستند و در نهایت پس از چند جلسه که روشن می‌شود تغییر عمده‌ای در شرایط موجود ایجاد نشده است، مشخص می‌شود که دلیل این امر عدم اطلاع کارکنان از هدف اجرای طرح بوده است. استفاده از عباراتی ساده برای تشریح درخواست مدیریت از کارکنان کمک بزرگی به تغییر شرایط می‌کند. این نصیحت را به یاد داشته باشید: مهم است که وعده‌ای حقیقی داشته باشید، اما بهتر است افراد را مجبور به برداشت‌های غلط در خصوص تعهدات خود نکند.

۴. گروه‌ها را به هم متصل کنید

به باور یک مدیر ارشد، «بزرگ‌ترین مانع بر سر راه تحقق تعهدات ما به‌عنوان یک سازمان، حضور رهبرانی در سازمان است که در تلاش برای حفظ تعهدات شخصی خود فعالیت می‌کنند». وقتی رهبران بیش از برقراری ارتباط میان گروه‌های مختلف بر داشته‌های خود تمرکز می‌کنند، با مشکلات روبه‌رو خواهند شد. اما این پیوندها تاثیر قابل توجهی بر تحقق وعده‌های سازمانی خواهند داشت.

مدیر تولیدی به دنبال عدم توانایی سازمانش در تحقق وعده تولید محصول جدید به من گفت درست پیش از اجرای طرح متوجه شدیم یکی از بخش‌های سازمان در اولویت‌بندی نیازهای ما برای تولید اختلالی ایجاد کرده و حتی این موضوع را با ما در میان نگذاشته است. با بررسی بیشتر متوجه شدیم واحد یاد شده حتی به تبعات ناشی از این تصمیم‌گیری بر تحقق تعهدات دقت نداشته است. روشن است سازمان‌ها باید از درک تیم‌های مختلف از هویت فعالیت‌های مشترک اطمینان حاصل کنند و آنان را نسبت به اولویت‌بندی فعالیت‌های خود براساس اهداف سازمانی تشویق کنند.

۵. بر فرآیندها تمرکز داشته باشید

کارکنان همیشه از مشکلات موجود در سازمان اطلاع دارند و از گوشزد کردن مکرر این مشکلات به مدیرانشان خسته شده‌اند و در نهایت روزی تسلیم می‌شوند. همه مدیران به خوبی می‌دانند کارکنان متعهد نسبت به پایبندی به تعهدات اهمیت قائل هستند. اما مدیرانی که اغلب بر نیروهای افسانه‌ای به‌جای تلاش‌ها و فرآیندهای موثر تاکید دارند، همواره با مشکل روبه‌رو هستند. ضعف در طراحی فرآیندها و دستکاری در آنها بدون درک منجر به بی‌کفایتی، دوباره‌کاری، تاخیر و تحمیل هزینه‌های گزاف برای دستیابی به کیفیت مورد نظر می‌شود. در صورتی که سازمان‌ها با سرمایه‌گذاری در توسعه فرآیندهای تکرارپذیر، کارکنان را در تحقق تعهدات یاری می‌رسانند و فضای مورد نیاز برای تفکر خلاق را برای آنان فراهم می‌کنند.

۶. از تعهدات نقش و سمت خود اطلاع داشته باشید

با رواج تغییر در فرآیندها و نقش‌های سازمانی احتمال بروز ریسک افزایش پیدا می‌کند. مدیران اغلب با تمرکز شدید بر نقش‌های جدید خود به‌دنبال دستیابی به اهداف هستند. البته اگر بدون اطلاع از تعهدات گذشته اقدامات خود را آغاز کنید، ناخواسته وعده‌های پیشین را نقض کرده، اعتماد را از بین خواهید برد و شانس مقاومت و معارضه را افزایش خواهید داد. با پاسخ به پرسشی ساده پیش از دست زدن به هر اقدامی می‌توانید از رعایت اولویت‌ها اطمینان حاصل کنید یا هر گونه تغییر را بدون تخریب اعتماد و پیشگیری از تعارض اعمال کنید.

۷. به‌طور مستمر تناقضات را پیگیری کنید

سازگاری تنها روشی است که افراد به کمک آن در خصوص صداقت و قابل اعتماد بودن شما تصمیم می‌گیرند. در واقع به لطف بخشی از تلاش‌های نام‌های تجاری و سوابق قانونی و حقوقی، مشتریان و ذی‌نفعان و فعالان اغلب از سازمان‌ها و شرکت‌ها انتظار مسوولیت‌پذیری و پاسخگویی دارند. برای یک سازمان فعالیت براساس صداقت به معنای یکپارچه‌سازی مستمر برای جلوگیری از بروز تعارضات است.

وعده‌های قابل اطمینان ایجادکننده ارزش هستند. ایجاد اعتماد، مشتریان را قادر می‌سازد تا نسبت به خرید تصمیم‌گیری کنند، کارکنان را به مشارکت بیشتر وا می‌دارد و سرمایه‌گذاران را به سرمایه‌گذاری بیشتر ترغیب می‌کند. مدیران اغلب بدون دقت به توانایی سازمان در تحقق تعهدات وعده‌هایی را پیشنهاد می‌دهند. آنان در جهت تحقق اهداف سخت می‌کوشند البته به روشی که اعتماد را دچار اختلال می‌کند و ارزش‌ها را کاهش می‌دهد. این روش درست مثل دویدن ۲۵ مایل از ماراتن و سپردن یک مایل آخر به دست سرنوشت است.

وقتی مدیران دقت بیشتری به تعهدات می‌کنند آغازگر حرکت و جنبش در سازمان هستند. شجاعت بر زبان آوردن واژه‌های «بله» یا «خیر» و پایبندی به تعهدات در طول زمان منجر به کاهش فشار کاری و افزایش تاثیرگذاری می‌شود.

به نوبه خود رهبران ارشد نیاز به سرمایه‌گذاری در سیستم‌ها، پاداش‌ها و عاداتی دارند که آنان را در رویارویی با پیچیدگی‌های سازمانی و ایجاد تغییرات در تعهدات، ایجاد پیوند در میان گروه‌ها توانا می‌سازد. این امر روش مناسبی در ایجاد رونق کسب‌وکار و اعتماد روزافزون و بهره‌برداری از نتایج قوی است.