ابزار مدیریت سازمانی با موقعیت جغرافیایی پراکنده

سیدمحمد اعظمی‌نژاد منبع: mindtools *عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران خیلی پیش از این- قبل از آنکه ویدئو کنفرانس، اینترنت و ایمیل اختراع شود!- برای اینکه اعضای تیم‌های کاری در شرکت‌ها بتوانند موثرتر عمل کنند، نیاز به حضور فیزیکی در کنار هم داشتند. اما آن روزها گذشته است!

این روزها، بسیاری از ما با اینکه در ساختمان‌های جدا از هم، شهرها، کشورها یا حتی قاره‌های مختلف در یک شرکت مشغول به‌کار هستیم، به‌طور منظم و با برنامه‌ریزی عمل می‌کنیم.

معرفی ابزار

ممکن است مالک شرکتی باشید که دارای دفاتر کاری جدا از هم است. بدیهی است مدیریت کارکنان چنین شرکتی-بدون داشتن حضور فیزیکی- یک چالش به شمار می‌آید. اما راه‌هایی وجود دارد تا بتوانید سازمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت و هدایت کنید. در این نوشتار ابزار لازم برای مدیریت سازمانی با موقعیت جغرافیایی پراکنده معرفی می‌شود.

برای استفاده از این ابزار اقدامات زیر را انجام دهید:

۱. کارکنانی مناسب انتخاب کنید. وقتی در سازمانی با دفاتر کاری غیرمتمرکز و موقعیت جغرافیایی پراکنده هستید، ضریب اهمیت انتخاب کارکنان دوچندان می‌شود. در انتخاب کارکنان خود به این موارد توجه داشته باشید.

• آنها باید خودانگیخته باشند. این بسیار مهم است که افرادی که انتخاب می‌کنید انگیزشی بالاتر از حد متوسط داشته باشند و به جای نیاز به تشویق و توجه مداوم، علاقه‌مند به استقلال کاری باشند.

• کارکنان باید مهارت‌های ارتباطی خوبی داشته باشند. داشتن مهارت ارتباطی بخش مهمی از ویژگی کارکنانی است که در شرکت‌هایی با پراکندگی جغرافیایی مشغول به فعالیت هستند. با وجود اینکه ممکن است ارتباطات شما با افراد چهره به چهره نباشد، اما آنها باید به آسانی با ابزارهایی نظیر Skype یا webcam، با شما و دیگر ذی‌نفعان ارتباط موثر برقرار کنند.

• آنها باید نتیجه‌گرا باشند. شما نیاز به کارکنان نتیجه گرا دارید. می‌توانید با تعریف KPI(این ابزار قبلا در همین ستون معرفی شده است)، به آسانی آنها را مورد ارزیابی قرار دهید.

• آنها باید با شما باز و صادق باشند. از آنجایی که مدیر سازمان اغلب اوقات در کنار کارکنان به‌دلیل پراکندگی جغرافیایی قرار ندارد، ورودی‌های اطلاعاتی او انتقادات، پیشنهادها و نظرات افراد است. به همین دلیل انتخاب افرادی با روحیه این چنینی یک ضرورت است.

۲. برای سازمان هدف‌گذاری شفاف انجام دهید. پراکندگی جغرافیایی باعث می‌شود تا میزان اهمیت هدف‌گذاری نسبت به سازمان‌های معمول، بسیار بیشتر شود. به‌ویژه آنکه برای اعضای سازمان علاوه‌بر یکپارچگی برای رسیدن به اهداف، پذیرش و توافق بر آن نیز حائز اهمیت است.

۳. در تیم‌های کاری پویایی ایجاد کنید. وقتی در حال تشکیل یا ترمیم تیم‌های کاری خود هستید، به پویایی آنها توجه ویژه‌ای داشته باشید. علائمی که نشان می‌دهد تیم کاری شما پویایی لازم و کافی را برای انجام کارهای محوله ندارد عبارت است از:

• خروجی‌های تیم به‌طور محسوسی کاهش می‌یابد.

• نامه‌ها و ایمیل‌هایی با متن کوتاه و ناگهانی از اعضای تیم دریافت می‌کنید.

• افراد بی‌میلی شدیدی برای حضور در ویدئوکنفرانس‌ها یا مکالمات تلفنی از خود نشان می‌دهند.

• میزان خلاقیت و نوآوری به طرز محسوسی کم می‌شود و ایده جدیدی برای بهبود مطرح نمی‌شود.

۴. به عملکرد افراد بازخورد و پاداش بدهید. ارائه بازخورد برای بالا نگاه داشتن روحیه و انگیزه کارکنان یک الزام است، به‌ویژه در شرایطی که پراکندگی سازمان از نظر جغرافیایی وجود دارد، مهم‌تر است.

• با همه افراد در تماس باشید. برای ارتباط موثرتر با تیم کاری دفترکاری که به شما نزدیک نیست، سعی کنید با روش‌های مختلف با همه افراد در تماس باشید. ممکن است این کار را از طریق تماس تلفنی، ارسال ایمیل و روش‌های دیگر انجام دهید. شما می‌توانید در هر تماس به افراد بازخوردهای خود را نسبت به عملکرد ایشان منتقل کنید.

• اطمینان حاصل کنید که بازخورد ارائه شده عادلانه است. از آنجایی که در شرکت‌هایی که دفاتر کاری پراکنده دارند، امکان حضور فیزیکی و تماس چهره به چهره وجود ندارد، ممکن است بازخوردی که به فرد ارائه می‌شود، ناعادلانه و به دور از انصاف باشد. بنابراین نیاز است قبل از ارائه بازخورد، با گردآوری دقیقی از اطلاعات عملکردی افراد، بهترین بازخورد ممکن را به آنها ارائه دهید.

• اطمینان حاصل کنید که پاداشی متناسب با عملکرد افراد داده شود. تناسب پاداش و جبران خدمت با میزان عملکرد تاثیر زیادی بر انگیزش افراد دارد. بنابراین برای ارائه پاداش به افراد سعی کنید تصمیم درست و مبتنی بر تلاش آنها اتخاذ کنید.

۵. ارتباط با دفتر مرکزی را تقویت کنید. ارتباط دفاتر غیرمتمرکز و پراکنده با دفتر مرکزی، از این نظر مهم است که همکاران با انجام آن احساس تعلق بیشتری به سازمان خواهند داشت. بسته به میزان بودجه که برای این موضوع اختصاص داده‌اید، می‌توانید از رویکردهای مختلفی استفاده کنید. بعضی اقداماتی که برای این موضوع می‌توانید انجام دهید عبارت است از:

• سایت اینترانت داخلی ایجاد کنید. با استفاده از این رویکرد می‌توانید اطلاعات دانشی، تجارب و کلیه اخبار سازمان را با کلیه دفاتر به اشتراک بگذارید.

• از webcam استفاده کنید. این ابزار، روشی آسان و ارزان برای ارتباط با سایر اعضای سازمان است. شما می‌توانید در مکالمات تلفنی خود به‌راحتی تصویر شخص مخاطب را ببینید و احساس ارتباطی بسیار بهتری داشته باشید.