ابزارهای کار آمد مدیریت

تحلیل شکاف ابزاری در تحلیل استراتژیک

ساسان قاسمی، میلاد کوچکیان (ala. ir) همان‌طور که می‌دانیم و در ادبیات مدیریت استراتژیک می‌خوانیم، شالوده اصلی برنامه‌ریزی استراتژیک، شناسایی وضعیت موجود، بررسی نقاط قوت و ضعف سازمان از یکسو و به تصویر کشیدن آینده مطلوب در قالب تدوین چشم‌انداز و مقاصد استراتژیک از سوی دیگر و در نهایت پیدا کردن راهی برای رسیدن به این آینده مطلوب است که در اصطلاح به آن استراتژی گفته می‌شود. امروزه برای تدوین استراتژی از ابزارهای گوناگونی استفاده می‌شود که از معروف‌ترین آنها می‌توان به ماتریس SWOT، تدوین و تحلیل سوالات بحرانی، ماتریس‌های ارزیابی داخلی و خارجی اشاره کرد.

ساسان قاسمی، میلاد کوچکیان (ala.ir) همان‌طور که می‌دانیم و در ادبیات مدیریت استراتژیک می‌خوانیم، شالوده اصلی برنامه‌ریزی استراتژیک، شناسایی وضعیت موجود، بررسی نقاط قوت و ضعف سازمان از یکسو و به تصویر کشیدن آینده مطلوب در قالب تدوین چشم‌انداز و مقاصد استراتژیک از سوی دیگر و در نهایت پیدا کردن راهی برای رسیدن به این آینده مطلوب است که در اصطلاح به آن استراتژی گفته می‌شود. امروزه برای تدوین استراتژی از ابزارهای گوناگونی استفاده می‌شود که از معروف‌ترین آنها می‌توان به ماتریس SWOT، تدوین و تحلیل سوالات بحرانی، ماتریس‌های ارزیابی داخلی و خارجی اشاره کرد. یکی از بهترین و ایده‌آل‌ترین ابزارهای موجود برای برنامه‌ریزی استراتژیک روش تحلیل شکاف (GAP ANALYSIS) است. در این روش همان‌طور که در شالوده مبحث برنامه‌ریزی استراتژیک عنوان شد هدف، شناسایی و تحلیل شکاف بین وضعیت موجود سازمان و وضعیت مطلوب آن در حوزه مربوطه و نیز یافتن راهکارهای نو و مناسب برای پوشش این شکاف است. در تعریفی دیگر تحلیل شکاف «تعیین فاصله بین مکانی که هم‌اکنون قرار داریم و مکانی که در نظر داریم به آنجا برسیم و شناسایی روش طی این فاصله» عنوان می‌شود. نکته قابل‌تامل و شاید بزرگ‌ترین مزیت این ابزار این است که در همه حوزه‌های سازمانی و نیز در همه سطوح سازمانی این ابزار مورد استفاده است، به عبارت دیگر از زیرساخت‌های سازمان گرفته تا خردترین برنامه‌های عملیاتی، می‌توان به‌صورت کاملا نظام‌مند شکاف‌ها را شناسایی کرد و برای پوشش آنها برنامه‌ریزی مقتضی را انجام داد.

چارچوب اصلی روش تحلیل شکاف به شکل نمودار روبه‌رو است:

همان‌طور که در چارچوب ارائه شده مشاهده می‌شود، شکاف می‌تواند در هر کدام از مراحل برنامه‌ریزی در هرکدام از حوزه‌ها و سطوح سازمانی مطرح شود. ممکن است با توجه به بلوغ یک سازمان در حوزه مثلا توسعه منابع انسانی و در بخش آموزش، آگاهی و دانش کافی در زمینه اندازه‌گیری اثربخشی یک دوره آموزشی وجود داشته باشد، اما شکاف شناسایی شده در مرحله اجرا باشد، به عبارتی بین دانش و اجرا فاصله به وجود آمده است، بنابراین با تحلیل چرخه عمر داده در این موضوع باید برنامه ایده‌آل برای پوشش شکاف بین دانش و اجرا تدوین شود و درواقع باید با بهره‌گیری از الگوریتم مدیریت دانش، سازمان دریابد که شکاف موجود بر اثر ضعف در کدام مرحله از مدیریت دانش رخ داده است.

برای پیدا کردن میزان و به‌نوعی عدد شکاف در موضوع و حوزه مورد نظر، در هر کدام از سطوح چهارگانه (آگاهی، دانش، اجرا و تثبیت) بر اساس شاخص‌های تعریف‌شده برای آنها، یک عدد به‌عنوان امتیاز داده می‌شود و شکاف‌ها براساس سطوح چهارگانه اولویت‌بندی می‌شوند که معلوم شود بیشترین و کمترین شکاف مربوط به چه سطحی است و از میانگین گرفتن این اعداد امتیاز نهایی که نشان‌دهنده وضعیت ما در حوزه مورد بحث است، مشخص می‌شود. این روش همانند اکثر مدل‌های کیفیت فراگیر و مدل‌های تعالی سازمانی براساس چرخه دمینگ امتیازدهی می‌شود، با این تفاوت که در اینجا بلوغ در چرخه عمر داده نیز دخالت دارد، به عبارت دیگر مثلا برای تثبیت که آخرین مرحله از چرخه مفهومی است باید ببینیم در کجای چرخه داده‌ای قرار داریم و آیا استفاده مجدد از داده‌ها برای تثبیت می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد یا باید وارد مرحله بعدی از چرخه داده شد.

تمام آنچه درمورد شناسایی و تحلیل شکاف‌های موجود بیان شد وابسته به اهداف استراتژیک تعیین شده، بر اساس مقاصد استراتژیک و نهایتا چشم‌انداز تدوین شده است، یعنی آنچه شما به‌عنوان آینده مطلوب به تصویر کشیده‌اید. به عبارت دیگر افق زمانی برای پوشش هدف X راهنمایی لازم را به تحلیلگر برای تعیین شکاف‌های استراتژیک خواهد داد. برای مثال مسلما میزان اهمیت یک شکاف و عدد به‌دست‌آمده برای آن برای یک هدف دوساله با یک هدف چهار ساله متفاوت خواهد بود. برای محقق ساختن هدف X شاید شکاف دانشی دارای بیشترین مقدار باشد یا به عبارتی دانش سازمان در آن حوزه دارای بزرگ‌ترین ضعف است، اما در محقق کردن هدف Y شکاف از جنس اجرایی بیشترین اهمیت را داشته باشد و مقدار آن از همه شکاف‌ها بیشتر باشد، پس همه‌چیز به هدف شما بستگی دارد.

با توجه به آنچه گفته شد سه چیز در استفاده از ابزار تحلیل شکاف بسیار کلیدی است:

۱. توانایی شناسایی نقاط ضعف و قوت در قالب شکاف و اندازه‌گیری و امتیازدهی به آنها.

۲. توانایی در تعیین هدف‌هایی که سازمان را به آینده مطلوب تعیین شده نزدیک کند.

۳. دقت و ظرافت در اولویت‌بندی پوشش شکاف‌ها بر اساس اهداف تعیین شده و تخصیص منابع اثربخش.

مورد سوم شاید ازکلیدی‌ترین موارد در اجرای اثربخش این ابزار استراتژیک باشد. اکثر سازمان‌های ایرانی در اولویت‌بندی پروژه‌های بهبود و شکاف‌های استراتژیک خود در حوزه‌های مختلف بازاریابی، منابع انسانی، مالی و حتی تحقیق و توسعه دارای چالش‌های اساسی هستند و بعضا نمی‌دانند که سرمایه و منابع سازمان را چگونه تقسیم کنند که بهترین اثربخشی را داشته باشند، اگر منابع سازمان بر اساس اولویت‌بندی استراتژیک صورت گرفته و طبق اولویت‌بندی شکاف‌های موجود منطبق بر مقاصد استراتژیک در سازمان صورت گیرد، بسیاری از این چالش‌ها مرتفع خواهد شد، در این صورت سازمان منابع خود را صرف پوشش شکاف‌هایی می‌کند که به اهداف استراتژیک سازمان متصل است و با پوشش شکاف، اهداف نیز بیشتر محقق می‌شوند و این یعنی بهترین حالت اثربخشی در تخصیص منابع است، اما گاهی پیش می‌آید که سازمان‌ها در تعیین مقاصد استراتژیک خود اشتباهات فاحشی انجام می‌دهند و بعضا اهداف به‌صورت مناسبی تعیین نمی‌شوند و در مراحل اجرای روش تحلیل شکاف، سازمان را دچار مشکلات زیادی می‌کند، پس برای مقابله با این ریسک، قبل از شناسایی و تحلیل شکاف‌های استراتژیک باید یک ممیزی بر اهداف کلان و استراتژی‌های تدوین شده انجام گیرد و از مناسب چیده شدن این اهداف اطمینان حاصل شود. این ممیزی را در علم استراتژیک باعنوان تطابق استراتژی مطرح می‌کنند و مفهوم آن، تطبیق دادن استراتژی‌ها با شرایط و مقتضیات محیطی کنونی سازمان است، به گونه‌ای که استراتژی دقیقا با شرایط محیطی که سازمان در آن قرار دارد هماهنگ شود.