ابزاری برای مدیریت عملکرد کارکنان

سیدمحمد اعظمی‌نژاد عضو هیات‌‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران منبع: MindTools hrjournalist.blogfa.com یکی از دغدغه‌های مهم سازمان‌های امروزی توانایی ایجاد مزیت‌های رقابتی از طریق اطمینان از وجود کارکنانی با مهارت‌های کافی و انگیزه مناسب است. مدیریت مناسب عملکرد کارکنان، از جمله رویکردهایی است که می‌تواند برای مدیران، سازمانی پویا با کارکنانی با ویژگی‌های یاد شده را مهیا سازد. در این نوشتار مدل ACHIEVE به‌عنوان ابزاری جهت مدیریت عملکرد کارکنان معرفی می‌شود. معرفی ابزار

یکی از مسائل شایع در فرآیند مدیریت این است که مدیران به جای تعیین دلایل بروز مشکلات، علاقه‌مند به شناسایی و یادآوری مشکلات عملکردی کارکنان موثر هستند. به عبارت دیگر، اغلب مدیران در شکار مشکلات عملکردی کارکنان افرادی ماهر هستند درحالی‌که در تجزیه و تحلیل دلایل بروز این مشکلات بسیار ضعیف هستند و این دقیقا همان گام حیاتی برای بهبود عملکرد افراد است. مدیران به‌منظور اثربخشی هرچه بیشتر در ارزیابی و حل مشکلات عملکردی کارکنان، نیاز به تعیین دلایل بروز مشکل دارند. مدل ACHIEVE ابزار راهنمایی است که به مدیران کمک می‌کند با شناسایی دلایل بروز مسائل عملکردی افراد در سازمان استراتژی‌هایی نظیر توسعه سازمانی با هدف حل ریشه‌ای مشکلات را به‌کار گیرند. این ابزار از عوامل اصلی زیر تشکیل شده است:

Ability- توانایی (دانش و مهارت): این واژه به دانش و مهارت‌های کارکنان اشاره دارد. توانایی برای انجام موفقیت‌آمیز کاری که در سازمان محول شده است. این مهم است که فراموش نکنیم همه افراد دارای صلاحیت نیستند. مجموعه مواردی که می‌تواند به توانایی یک فرد در کار منجر شود شامل مواردی چون آموزش‌های رسمی و غیررسمی مرتبط، تجارب کاری قبلی و استعداد فردی است. یک مدیر در تجزیه و تحلیل عملکرد یک شخص، با استفاده از مولفه «توانایی» باید از خود بپرسد: «آیا این فرد دانش و مهارت کافی برای اتمام موفقیت‌آمیز کار محوله را دارد؟» چنانچه فرد مورد نظر دارای مشکلاتی از نظر توانایی باشد، راه‌حل‌هایی مانند آموزش‌های ویژه، مربیگری، آموزش‌های عمومی برای آن پیشنهاد می‌شود. انتخاب این راه‌حل‌ها از نظر میزان اثربخشی به نظر مدیر مربوطه وابسته است.

Clarity- شفافیت (تفهیم یا درک نقش): این مولفه به میزان درک فرد از کار محوله اشاره دارد. زمانی که به فردی کاری محول می‌کنید نیاز است به خوبی موضوع را تفهیم کنید. باید به او بگویید چه کاری را باید انجام دهد و چه کاری را نباید انجام دهد. برای رسیدن به شفافیت کامل کار، فرد نیاز دارد تا اهداف و دلایل اصلی کار را به خوبی درک کند. اگر احساس می‌کند فرد مورد نظر، در درک کار دچار مشکل شده است، شاید نیاز باشد تا یک بار دیگر مسیر تفهیم کار را با وی طی کنید. در بسیاری از موارد، توافق شفاهی در اهداف مورد نظر کافی نیست. شاید لازم باشد تا اهداف مد نظر خود در فعالیت‌های تعریف شده را پس از شفاف کردن مکتوب و به تایید برسانید.

Help-کمک (حمایت سازمانی): گام بعدی مربوط به کمک و حمایت از فرد برای اتمام موفقیت‌آمیز فعالیت محوله است. برخی حمایت‌های سازمانی می‌تواند شامل مواردی چون بودجه مناسب، امکانات و تجهیزات کافی، همراهی دیگر واحدهای سازمانی و مواردی مشابه برای انجام موفقیت آمیز یک فعالیت باشد.

در صورتی‌که فقدان کمک و حمایت سازمانی وجود داشته باشد، مدیران باید به وضوح آنها را مورد شناسایی قرار دهند و در خصوص تامین آن اقدام کنند.

Incentive-تشویق (ایجاد انگیزش): واژه تشویق اشاره به موضوع پاداش(مستقیم و غیرمستقیم) برای ایجاد انگیزش در افراد دارد. باید به یاد داشته باشیم که همه افراد دارای انگیزه‌های کافی برای تکمیل موفق یک فعالیت تعریف شده نیستند. بسیاری از کارکنان با استفاده از رویکردهای مستقیم و غیرمستقیم جبران خدمات، انگیزه‌های بیشتری برای انجام موفقیت‌آمیز کار محوله به‌دست می‌آورند. اگر احساس می‌کنید کارکنان فاقد انگیزه‌های کافی هستند، شاید اولین گام برای رفع این مساله بررسی روش‌های پاداش و تنبیه سازمان است. کارکنان باید به خوبی درک کنند که انجام کار صحیح آنها ارتباط مستقیم با میزان پرداختی، ارتقا و امنیت شغلی آنها دارد. بررسی‌ها نشان می‌دهد که افراد به‌طور طبیعی تمایل به انجام کارهایی دارند که برای آن تشویق در نظر گرفته شده است. البته پاداش می‌تواند مشهود یا غیرمشهود باشد. گاهی یک بازخورد مستقیم عملکرد به فرد، یک تمجید در جمع همکاران یا حتی ضربه‌ای دوستانه به شانه فرد می‌تواند یک تشویق اساسی برای او تلقی شود.

Evaluation- ارزشیابی (مربیگری و بازخورد عملکرد): این بخش از ابزار اشاره به بازخوردهای غیررسمی روزانه و همچنین بررسی‌های دوره‌ای رسمی از عملکرد فرد دارد. یک فرآیند ارائه بازخورد موثر به فرد این امکان را می‌دهد تا به خوبی از وضعیت عملکردی خود آگاه شود. وقتی فردی از نحوه عملکرد خود آگاه نباشد، غیرمنطقی است که انتظار داشته باشید بتواند آن را بهبود دهد. اغلب مشکلات عملکردی از نحوه ارائه بازخورد عملکرد و مربیگری ناشی می‌شود. بسیاری از مدیران فقط در هنگام بروز خطاهای کاری به یاد این موضوع می‌افتند درحالی‌که شاید یکی از بهترین زمان‌ها برای بازخورد در هنگام انجام صحیح کارها توسط فرد است چرا که به آسانی می‌توان به انگیزش وی کمک کرد.

Validity- اعتبار (قوانین مرتبط با کارکنان): این واژه به اعتبار تصمیمات اتخاذ شده توسط یک مدیر از نظر درستی و قانونی بودن در حوزه منابع انسانی اشاره دارد. مدیران باید اطمینان حاصل کنند تمامی تصمیمات آنها در مورد افراد منطبق با قوانین و ضوابط و منطبق بر سیاست‌های سازمان گرفته می‌شود. یک مدیر باید مطمئن شود در نحوه ارزیابی عملکرد افراد دچار تبعیض نمی‌شود و تصمیمات وی از اعتبار کافی برخوردار است.

Environment-محیط (تناسب محیطی): عوامل محیطی نامتناسب می‌تواند بر عملکرد افراد اثر بگذارد. مواردی چون رقبا، شرایط بازار، مقررات دولتی، تامین‌کنندگان و غیره. در صورتی‌که یکی از این عوامل محیطی خارج از کنترل سازمان باشد، کارکنان نباید بابت عملکرد مرتبط با آن دچار تنبیه شوند.