ابزار چگونگی انتخاب یک مشاور مدیریت مناسب
سیدمحمد اعظمی‌نژاد* منبع: Mindtools-CMC در حال حاضر تعداد زیادی شرکت‌ها و سازمان از خدمات مشاوره مدیریت استفاده می‌کنند. آمارها نشان می‌دهد تنها در کشور کانادا بیش از 70 درصد شرکت‌ها، حداقل یک مشاور مدیریت در اختیار دارند. اما سوال اینجا است به‌عنوان یک مدیر ارشد سازمان چطور می‌توان اطمینان حاصل کرد که در انتخاب یک مشاور مدیریت خوب دقیقا به هدف زده‌ایم. در این نوشتار ابزار مورد نیاز برای انتخاب و همکاری بهره‌ور با یک مشاور مدیریت معرفی خواهد شد. معرفی ابزار
برای استفاده از این ابزار گام‌های زیر را بردارید:
۱. نیازهای خود را برای استفاده از خدمات مشاور مدیریت مشخص کنید. بسیاری از شرکت‌ها از مشاورین مدیریت برای کسب اطلاعات تکمیلی و کمک گرفتن برای شناسایی و حل مسائل سازمانی استفاده می‌کنند. تجربه نشان می‌دهد سازمان‌ها دلایل و انگیزه‌های مختلفی برای به‌کارگیری مشاورین مدیریت دارند، اما مهم‌ترین دلایل آن عبارت است از:
مشاور در تعیین اهداف و استراتژی‌ها تسهیل‌گری می‌کند.
با توجه تخصص خود، وضعیت سازمان را از حالت روزمره به وضعیت یادگیرنده و نوآور تبدیل می‌کند.
با توجه به تجارب خود می‌تواند در حل مسائل سازمانی موثر واقع شود.
با توجه به میزان تجربه و تخصص و همکاری پاره‌وقت با سازمان، از نظر هزینه نسبت به همکار تمام وقت بسیار مقرون به‌صرفه‌تر است.
۲. مشاور مدیریت را انتخاب کنید. سهم عمده رضایت در هر خدمات حرفه‌ای، انتخاب مناسب و صحیح است.
۲-۱ - نیازمندی‌ها را به خوبی درک کنید- اولین گام برای انتخاب مشاور مدیریت شناسایی مساله، موضوع یا فرصتی برای مشاوره است. یک کارفرما با انگیزه:
مساله را به‌طور شفاف تعریف می‌کند.
برای ایجاد تغییر متعهد می‌شود.
برنامه زمان‌بندی مشخص می‌کند.
محدودیت‌های بودجه‌ای را تعیین می‌کند.
۲-۲- گزینه‌های مشاوره مدیریت دارای صلاحیت را انتخاب کنید. شاید بزرگ‌ترین چالش انتخاب مشاور مدیریتی شایسته باشد. برای این کار می‌توانید:
از افراد صاحب برند در حوزه مشاور کسب و کار کمک بگیرید.
از مشاورین و اعضای حرفه‌ای انجمن‌های تخصصی مدیریت استفاده کنید.
از همکاران خود که از یک مشاور کمک گرفته‌اند مشورت بگیرید.
در اینترنت جست‌وجو کنید.
انتخاب مشاور مدیریت براساس معیارهای زیر صورت می‌گیرد:
مهارت و شایستگی علمی
تجربه عملی و اجرایی
در دسترس بودن
تعهد، وفاداری و رازداری
۳-۲ - پروپزال (بسته پیشنهادی) درخواست کنید. بعد از انتخاب اولیه گزینه مشاوره مدیریت از او درخواست پروپزال در خصوص موضوع مورد نظر کنید. بسته پیشنهادی مشاور باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:
درک درستی از مساله داشته باشد.
دارای یک رویکرد و روش مشخص برای انجام کار باشد.
برنامه کاری و زمان‌بندی داشته باشد.
اقلام تحویلی پروژه در آن مشخص باشد.
رزومه مشاور و همکاران او ارائه شده باشد.
هزینه انجام کار در آن مشخص شده باشد.
۴-۲ - مشاوران احتمالی را مورد ارزیابی قرار دهید. پس از دریافت پیشنهادهای مشاوران احتمالی سعی کنید با انجام مصاحبه رو در رو مواردی چون تجربه عملی مشاور، رویکردهای پیشنهادی انجام کار، نحوه انتقال مهارت‌ها، میزان سازگاری و میزان ارزش‌آفرینی (نه از نظر قیمت بلکه از نظر ارزش سازمانی) مورد ارزیابی دقیق قرار دهید.
۳. با مشاوره مدیریت انتخابی خود تعامل موثر داشته باشید. فرآیند مشاور مدیریت یک فعالیت مکانیکی نیست بلکه حاصل تعامل مشترک میان کارفرما و مشاور است. برای موفقیت هر پروژه مشاوره‌ای مدیریت هم کارفرما و هم مشاور مسوولیت‌های ویژه‌ای دارند:
۱-۳ - مسوولیت‌های کارفرما- پس از انتخاب نهایی یک مشاور مدیریت، کارفرما باید از وی برای اجرای برنامه‌های ارائه شده به‌طور کامل حمایت و محیط سازمان را برای کسب موفقیت در پروژه آماده کند. برای این منظور کارفرما باید اطمینان حاصل کند که کارکنان سازمان:
دلیل حضور مشاور را می‌دانند.
از موضوع مورد مشاوره اطلاع دارند.
همکاری کامل را با مشاور برای کسب بهترین نتیجه دارند.
ضمنا کارفرما علاوه‌بر ایجاد محیط مناسب باید اقدامات زیر را انجام دهد:
کار را به‌طور رسمی به مشاور واگذار کند. (صدور حکم سازمانی)
جهت پیشگیری از تاخیر، در نقاط کلیدی پروژه مطابق اعلام مشاور، تصمیم‌گیری و اقدام کند.
با مشاور صریح و بی‌پرده باشد به ویژه اگر در مواردی نارضایتی وجود دارد.
۲-۳ - مسوولیت‌های مشاور مدیریت: مشاور نیز در طول انجام هر پروژه مسوولیت‌هایی برعهده دارد:
اهداف و مسوولیت‌های پروژه را به‌خوبی درک کند.
جنبه‌های منحصربه‌فرد سازمان را بشناسد.
اطمینان حاصل کند که کارفرما از مفاهیم پروپزال ارائه شده آگاه است.
صریح و بی‌پرده به منابع مورد نیاز خود اشاره کند.
در زمان کلیدی توصیه‌های لازم را گوشزد کند.
به تعهدات خود عمل کند.
به یاد داشته باشید استفاده از مشاور مدیریتی مناسب در سازمان می‌تواند سرعت رسیدن به نتایج خیره‌کننده را در سازمان دوچندان کند.
* عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران (hrjournalist.blogfa.com)