نویسنده: پل ویلمت ترجمه: حمید حسن آبادی* بخش دوم 9 سوال حیاتی وجود دارد که اعضای هیات‌مدیره باید در هنگام بحث با مدیران فناوری اطلاعات و کسب‌و‌کار راجع به سیاست فناوری شرکت، بپرسند. سه سوال از این مجموعه را در ادامه می‌خوانیم:
4- آیا سبد سرمایه‌گذاری‌های ما در حوزه فناوری با فرصت‌ها و تهدیدها همراستا هستند؟
سبد سرمایه‌گذاری هر سازمان باید فرصت‌ها و تهدیدهای پیشروی آن را منعکس سازد. این سبد همچنین باید پویا باشد، به این معنا که مدیران باید از هوس استفاده مجدد بودجه سال گذشته سازمان بدون یک مرور دقیق اجتناب ورزند. شرکت‌ها باید سود و زیان فرصت‌های کوتاه‌مدت (برای مثال، ارتقای کانا‌ل‌های دیجیتالی)، سرمایه‌گذاری‌های میان‌مدت (از قبیل پایگاه داده‌های مشتریان) و طرح‌های دراز مدت (به‌عنوان نمونه، اجرای آزمایشی مدل‌های جدید و دیجیتال کسب‌و‌کار) را متعادل سازند. این فرضیه که متعادل‌سازی سبد سرمایه‌گذاری، به‌طور منظم و اغلب سه‌ماهه ضروری است، می‌تواند سریعا تغییر کند. خیلی از شرکت‌ها سرمایه‌گذاری‌های خود را روی کانال‌های ارتباطی اینترنتی کاهش داده‌اند؛ چراکه علاقه مشتریان به استفاده از برنامه‌های کاربردی روی تلفن‌های همراه بیشتر شد‌ه‌ است. سبد سرمایه‌گذاری‌ها همچنین باید به گونه‌ای مدیریت شود، تا ریسک اجرا را در بازه قابل‌قبول نگه‌دارد. به‌طور متوسط، پروژه‌های فناوری اطلاعات بزرگ ۴۵ درصد از بودجه تعیین شده و ۷ درصد از زمان تعیین شده فراتر می‌روند، درحالی‌که ارزش بازگشتی آنان ۵۶ درصد کمتر از میزان پیش‌بینی شده هستند. این ریسک‌ها با نظارت دقیق روی سبد و پیاده‌سازی فرآیند‌‌های موثری که ارزش‌های خلق شده در آینده را اندازه‌گیری می‌کنند، قابل‌مدیریت هستند.
* سوالاتی که باید پرسیده شوند:
• سبد سرمایه‌گذاری‌های ما در حوزه فناوری اطلاعات تا چه میزان با ارزش کسب‌و‌کار ما با توجه به فرصت‌ها و تهدید‌‌‌ها همراستا است؟
• این سبد چگونه نیاز‌های کوتاه‌مدت و درازمدت را متعادل می‌کند؟
• آیا ما فرآیندهای موثر درمورد ارزیابی ارزش برای کاهش ریسک‌های اجرایی را داریم؟
۵- فناوری اطلاعات چگونه چابکی استراتژیک و عملیاتی ما را بهبود می‌بخشد؟
فناوری اطلاعات تاثیر چشمگیری هم روی چابکی عملیاتی کسب‌و‌کار (برای مثال، تعیین زمان بازاریابی برای محصولات جدید) و هم روی چابکی راهبردی کسب‌و‌کار (برای نمونه، توانایی استخراج هم‌افزایی از یک کسب‌و‌کار یا توانایی اتصال سیستم‌ها به یک شریک توزیع محصولات) دارد.
کسب‌و‌کارهای پیشتاز، همواره در حال استفاده از فناوری اطلاعات به‌منظور بهبود چابکی کسب‌و‌کار هستند. برای مثال، یک شرکت پشتیبانی حمل‌ونقل، یک اتاق کنترل ایجاد کرده که مکان و شرایط تمامی دارایی‌ها از قبیل ناوگان را به‌صورت بلادرنگ پایش می‌کند و در صورت بروز خرابی در تجهیزات پاسخی سریع ایجاد می‌کند. چابکی کسب‌و‌کار توسط چابکی کاربرد‌‌های فناوری اطلاعات (توانایی طراحی و پیاده‌سازی تغییرات در سیستم‌ها به‌طور سریع با هزینه و ریسک پایین) پشتیبانی می‌شود. چابکی فناوری اطلاعات را می‌توان توسط موارد ذیل افزایش داد: تغییر مقیاس سیستم‌ها (برای مثال، با کاهش تعداد سیستم‌ها)، بهبود کیفیت داده‌ها (برای نمونه، با ایجاد استانداردهای داد‌ه‌ در سطح کلان)، بهینه‌سازی فرآیندهای بهره‌گیر از فناوری اطلاعات (برای مثال، با به‌کارگیری تکنیک‌های مدیریتی ناب) و ایجاد انعطاف‌پذیری در امور تهیه مواد اولیه (برای نمونه، با خرید مواد اولیه بر اساس ظرفیت تقاضا).
کسب‌و‌کارهای پیشتاز، چابکی کسب‌و‌کار و چابکی فناوری اطلاعات را با اطمینان از اینکه کسب‌و‌کار می‌تواند، به‌طور رقابتی پاسخگو باشد، با‌هم سنجیده و مدیریت می‌کنند.
* سوالاتی که باید پرسیده شوند:
• چابکی کسب‌و‌کار و فناوری اطلاعات ما در مقایسه با رقیبان ما تا چه میزان برابری می‌کند؟
• برنامه‌های فناوری اطلاعات سازمان ما چگونه چابکی کسب‌و‌کار و چابکی فناوری اطلاعات ما را افزایش می‌دهند؟
• ارتباطات ما با تامین‌کنندگان مواد اولیه سازمان، چابکی ما را افزایش یا کاهش می‌دهند؟
۶- آیا ما ظرفیت‌های لازم برای استفاده از ارزش‌آفرینی‌های فناوری اطلاعات را داریم؟
فناوری به تنهایی هیچ ارزشی نمی‌آفریند. این، ترکیب استراتژی شفاف، فناوری درست، کیفیت بالای داده‌ها، مهارت‌های مقتضی و فرآیند‌های ناب هستند که در کنار یکدیگر ارزش‌آفرینی می‌کنند. هر رابطه ضعیف در این زنجیره سبب ارزش‌آفرینی ناکافی از فناوری ‌اطلاعات می‌شود.
برای مثال، اخیرا یک شرکت مخابراتی، سیستمی مبتنی بر فناوری ‌اطلاعات برای پشتیبانی فروش متقابل معرفی کرد، ولی متوجه شد که درآمد‌ها تا زمانی‌که کیفیت داد‌‌ه مشتریان بهبود نیابد، افزایش نخواهند یافت. از این‌رو کارکنان شرکت آموزش دیدند چگونه مکالماتی صحیح با مشتریان داشته باشند و فرآیند‌ها و مشوق‌های فروش دوباره تعریف شدند.
سازمان‌‌های پیشتاز، به‌طور فعالانه‌ای توانمندی‌های خود را در این ابعاد ارزیابی می‌کنند و نقاط ضعف خود را هدف قرار می‌دهند. برای نمونه، اخیرا یک بانک، تیمی با عنوان «خدمات داد‌ه‌ای» برای بهبود کیفیت داده‌ها در میان بازار ایجاد کرده است. در بسیاری از بخش‌ها، کمبود استعداد‌های دانش‌آموخته فناوری اطلاعات در کسب‌و‌کار، تنگنا ایجاد می‌کند. برخلاف عقیده عوام، اکثر مدیران با آموزش مناسب می‌توانند بیاموزند که چگونه از فناوری اطلاعات ارزش‌آفرینی کنند، اما ایجاد توانمندی‌ها باید از سطوح بالا آغاز شود. برخی از شرکت‌ها به‌عنوان راهی برای شروع، ۲۰۰ نفر از مدیران ارشد خود را به دوره‌های فشرده آموزشی فناوری اطلاعات فرستاده‌اند.
* سوالاتی که باید پرسیده شوند:
• آیا ما ظرفیت‌های لازم را برای استفاده همه‌جانبه از سیستم‌های فناوری اطلاعات موجود داریم؟
• نقاط ضعف در ظرفیت‌های ما کدامند؟
• آیا ما مدیران کافی آشنا به فناوری اطلاعات در سازمان داریم؟
*باشگاه مدیران فردای ایران www.modiriran.ir